Das Kundenzenter

Das Kundenzenter (im Programm: Kundenportal) läuft unter der Adresse deines Betriebs und trägt dein Logo, deine Farben und deine Rechtstexte. Deine Kunden melden sich mit E-Mail-Adresse und eigenem Kennwort an; wer will, sichert den Zugang zusätzlich mit einer Zwei-Faktor-Anmeldung. Die Oberfläche gibt es in Deutsch und Englisch, hell und dunkel.

Alles, was hier steht, ist Bestandteil von Cloudfakt und kein Zusatzmodul, das gesondert zu kaufen wäre. Bestellsystem, Zahlungsanbindung und Registrar-Funktionen lassen sich je Betrieb zuschalten.

Alle Belege des Kunden, offene Beträge auf einen Blick.

• Jede Rechnung im Fenster ansehen oder als PDF laden, auch Belege aus der Zeit vor Cloudfakt
• Mehrere Rechnungen auswählen oder ein ganzes Jahr als ZIP herunterladen
• Offener Betrag, Teilzahlungen und Zahlungsstand je Beleg
• Sofort bezahlen per Karte oder SEPA, wenn du Stripe hinterlegt hast. Die Zahlung wird über einen signierten Webhook verbucht, auch wenn der Kunde das Fenster zu früh schließt

Was der Kunde bei dir hat, mit Laufzeiten und nächster Abrechnung, in vier Reitern: alle Verträge, Domains, Pakete, Dienstleistungen.

• Speicherplätze, Domains und Dienstleistungen mit Preis, Zyklus und nächstem Rechnungsdatum
• Unter Dienstleistungen steht nur, was laufend bezahlt wird; Abgeschlossenes rückt darunter als frühere Dienstleistungen
• Jede Tabelle trägt eine ausgeschriebene Status-Legende, jeder leere Reiter sagt, was das bedeutet
• Verträge und Domainliste als PDF herunterladen, für die eigene Ablage oder die Buchhaltung
• Kündigung online einreichen; sie landet bei dir im Panel und wird dort bearbeitet, nichts passiert automatisch
• Nameserver ändern und DNS-Einträge pflegen, sofern die Registrar-Anbindung das für die Endung freigibt
• Ablaufdatum und Registry-Status jeder Domain

Schaltest du die Erreichbarkeitsprüfung ein, sieht der Kunde eine Ampel zu seinen eigenen Diensten: Website, Postfach, FTP.

• Geprüft wird alle fünf Minuten, nicht nur der offene Port, sondern die Antwort des Dienstes
• Rot erst nach drei Fehlschlägen in Folge; ein einzelner Aussetzer erzeugt keine Rückfrage
• Gezeigt wird nur der aktive Vertrag, dazu der Verlauf der letzten 24 Stunden
• Steht die Prüfung auf aus, verschwindet der Block ganz, also keine Ampel, die niemand nachführt

Ein Webshop für deine eigenen Leistungen, ohne zweites System.

• Katalog aus deinem Artikelstamm, nach Kategorien geordnet
• Domain-Verfügbarkeit live prüfen (RDAP/Whois) und gleich mitbestellen
• Warenkorb mit AGB-, Widerrufs- und Datenschutzhinweis; die Zustimmung wird nachweisbar festgehalten
• Nach der Bestellung geht eine Bestellbestätigung an den Kunden, bei dir entsteht ein Auftrag
• Unter Meine Bestellungen: Stand verfolgen, zurückziehen oder dasselbe noch einmal bestellen

Was du freigibst, findet der Kunde selbst.

• Dokumente: Verträge, Datenblätter, Zertifikate, nur was du ausdrücklich fürs Portal freigibst
• System-E-Mails: welche Nachrichten Cloudfakt an ihn geschickt hat, mit dem Text zum Nachlesen
• Support-Tickets: Anfrage stellen, Verlauf lesen, antworten; bei dir landet sie in derselben Mailübersicht wie eine E-Mail
• Portal-Nachrichten: Hinweise, die du gezielt an einzelne Kunden oder Gruppen richtest

Weniger Rückfragen, weil der Kunde selbst ändern kann, was ihn betrifft.

• Anschrift, Ansprechpartner, Telefonnummern, UID-Nummer
• Eigene Rechnungs-E-Mail-Adresse und Empfänger in Kopie, dazu die Leitweg-ID für die XRechnung
• Bankverbindung und SEPA-Mandat online erteilen oder widerrufen, wahlweise über eine gesicherte Seite des Zahlungsanbieters
• Ansprechpartner anlegen und pflegen
• Service-PIN für die telefonische Auskunft, jederzeit neu erzeugbar

Der Zugang gehört dem Kunden, die Kontrolle bleibt bei dir.

• Kennwort selbst ändern, Kennwort vergessen per E-Mail-Link
• Zwei-Faktor-Anmeldung mit Authenticator-App, dazu Wiederherstellungscodes
• Nach einem Kennwortwechsel fliegen alle anderen Geräte aus der Sitzung
• Jede Anmeldung wird protokolliert und steht in der Historie des Kunden
• Jeder Kunde sieht ausschließlich seine eigenen Belege, Verträge und Nachrichten, geprüft an der Kundennummer, nicht an der E-Mail-Adresse
• Interne Angaben bleiben intern: Registrar, Bemerkungen und Zugangsdatenblätter erreicht das Portal nicht

Jede dieser Möglichkeiten ist eine Anfrage weniger. Der Kunde holt sich seine Rechnung, seinen Vertrag als PDF, seine Domainliste und seinen Zahlungsbeleg selbst, zu jeder Zeit und ohne Rückfrage. Was er ändert, steht sofort in deinen Stammdaten; was er anstoßt (Kündigung, Bestellung, Ticket), wartet in deinem Panel auf eine Entscheidung. Automatisch passiert nichts, was Geld oder Verträge betrifft.

Die vollständige Bedienung steht im Handbuch, Kapitel 10. Wie sich das Portal anfühlt, zeigt die Live-Demo. Dort ist die Kundensicht ohne Anmeldung zu betreten.