Handbuch

1. Cloudfakt in fünf Minuten

1.1 Wofür es gemacht ist

Cloudfakt verwaltet Kunden, Verträge und Rechnungen für Betriebe, die wiederkehrende Leistungen verkaufen: Webhosting, Domains, Wartungsverträge, Lizenzen, Agenturleistungen. Alles, was sonst auf drei Systeme verteilt liegt — Kundenkartei, Fakturierung, Korrespondenz — steht hier an einer Stelle und ist miteinander verbunden.

Der Unterschied zu einem gewöhnlichen Rechnungsprogramm liegt im Vertrag: Cloudfakt merkt sich, wer was zu welchem Preis in welchem Rhythmus bekommt, und stellt zum Stichtag von selbst die Rechnung zusammen. Aus dreihundert Kunden mit zweitausend Verträgen wird so ein Arbeitsgang, der Minuten dauert.

1.2 Die sechs Begriffe, die man kennen muss

1.3 Wie ein Monat abläuft

So sieht der übliche Rhythmus aus. Jeder Schritt hat sein eigenes Kapitel.

1. Laufend: Kunden anlegen, Verträge erfassen, Post beantworten, Zeiten erfassen.
2. Zum Monatsanfang: Fakturierung → Rechnungslauf, Vorschau ansehen, Als Entwürfe anlegen, die Entwürfe durchsehen, finalisieren. Damit sind die Rechnungen erzeugt, nummeriert und versendet.
3. Danach: die Belege der Postversand-Kunden unter Fakturierung → Postversand drucken.
4. Wenn Lastschrift im Einsatz ist: den SEPA-Sammler ziehen und ins Banking laden.
5. Laufend: Zahlungseingänge erfassen.
6. Nach Ablauf der Zahlungsfrist: Fakturierung → Mahnwesen, Kandidaten ansehen, Mahnlauf starten.
7. Zum Jahresende: Rechnungsabgrenzung und FiBu-Export fürs Steuerbüro.

Merksatz — Cloudfakt tut nichts von selbst, was Geld oder Post bewegt, solange man es nicht eingeschaltet hat. Alle Läufe lassen sich von Hand starten, alle lassen sich automatisieren, und es gibt einen zusätzlichen Schalter, der jeden automatischen Versand zurückhält (Kapitel 17).

1.4 Erst ansehen: die Demo

Wer Cloudfakt zuerst ausprobieren will, braucht dafür keine Installation: unter demo.cloudfakt.com läuft eine vollständige Vorführung. Ein Klick auf Demo starten genügt, ein Passwort ist nicht nötig; die Kundensicht öffnet derselbe Weg unter /portal.

Der Bestand ist erfunden — Firmen, Personen, Beträge und Domains sind ausgedacht. Es wird nichts versendet, auch keine Antwort auf eine Mail; Ausprobieren ist also gefahrlos. Jede Änderung wird täglich um 00:00 verworfen, und wer sofort einen sauberen Stand braucht, klickt im gelben Band oben auf Demo jetzt zurücksetzen.

2. Anmelden und Grundbedienung

2.1 Anmelden

Die Verwaltung liegt unter der Adresse des Betriebs, üblicherweise https://<ihrbetrieb>.ihredomain.at. Nach Kennung und Passwort folgt, sofern eingerichtet, die Zwei-Faktor-Abfrage: der sechsstellige Code aus der Authenticator-App.

Kein Zugriff auf die App? Unter der Code-Abfrage steht der Link Kein Zugriff auf die App? — dort lässt sich einer der zehn Wiederherstellungscodes eingeben. Jeder Code funktioniert genau einmal.

Passwort vergessen schickt einen Link an die hinterlegte Adresse. Ein Passwortwechsel beendet die Sitzungen auf allen anderen Geräten — das ist gewollt.

2.2 Der Aufbau des Bildschirms

Links das Menü, oben rechts die Suche, das eigene Konto und der Umschalter für die helle und die dunkle Darstellung.

Das Menü ist in acht Gruppen geteilt:

Merksatz — fehlt ein Menüpunkt, ist das kein Fehler, sondern ein nicht freigeschaltetes Modul oder ein fehlendes Recht. Kapitel 15 und 17 erklären beides.

Unter der Kopfzeile liegt eine frei bestückbare Schnellzugriff-Leiste: Häufig gebrauchte Bereiche legt man als feste Verknüpfungen ab und erreicht sie aus jeder Ansicht mit einem Klick. Die Zusammenstellung wird je Mitarbeiter gespeichert.

Was ein Symbol bedeutet, sagt es selbst — fahren Sie ein Symbol an, steht sein Zweck sofort daneben, ohne die Sekunde Wartezeit, die der Browser sonst verstreichen lässt. Das gilt überall im Desk, auch in Listen und Fenstern, die erst nachgeladen werden.

2.3 Listen: suchen, filtern, sortieren

Alle Listen arbeiten gleich:

• Suchfeld oben. Bei Kunden durchsucht es Nachname, Vorname, Firma, zweiten Firmennamen und Kundennummer. Mehrere Wörter müssen alle zutreffen — „müller wien“ findet den Müller in Wien, nicht jeden Müller und jeden Wiener.
• Spaltenköpfe sortieren. Ein Klick sortiert aufsteigend, der nächste dreht die Richtung; ein Pfeil zeigt, wonach gerade sortiert ist.
• Kundennummern werden natürlich sortiert: WF-999 steht vor WF-10001, nicht dahinter.
• Filter je nach Liste: Status, Gruppe, Zeitraum, Versandart.
• Zurück zur Liste. Nach dem Bearbeiten landet man wieder dort, wo man hergekommen ist — auf derselben Seite, mit denselben Filtern.

2.4 Anlegen, ändern, löschen — und der Papierkorb

Zu jedem Anlegen gibt es ein Ändern und ein Entfernen. Was gelöscht wird, landet — wo es sinnvoll ist — zuerst in einem Papierkorb und lässt sich von dort wiederherstellen oder endgültig entfernen. Das gilt für Artikel, Lieferanten, Server, Vertreter, Vorlagen und Portalnachrichten.

Rückfragen erscheinen nur, wo eine Aktion sich nicht zurückholen lässt: endgültiges Löschen, Massenläufe, Belegbewegungen. Alles, was im Papierkorb landet oder sich wieder einschalten lässt, läuft ohne Rückfrage durch — sonst klickt man Rückfragen irgendwann blind weg.

2.5 Als App installieren

Cloudfakt lässt sich wie eine Anwendung auf Rechner und Telefon legen: im Browser über Installieren beziehungsweise Zum Home-Bildschirm. Danach erscheint ein eigenes Symbol, und die Verwaltung startet ohne Adresszeile. Das Symbol lässt sich je Betrieb hinterlegen (Kapitel 16.15).

2.6 Belege und Rechnungen ansehen

Ein abgelegter Beleg und jede Rechnung öffnen sich in einem Fenster im Panel, statt heruntergeladen zu werden. Im Kopf des Fensters stehen In neuem Tab öffnen, Herunterladen und Schließen.

Angeschlossen sind Mail-Anhänge, Kunden- und Lieferantendokumente, Eingangsrechnungen, Kassabelege, die Buchhaltungs-Auswertung und das Kundenzenter — dazu die Rechnungen selbst: Rechnungsliste, Rechnungsblatt samt Zahlungserinnerung und Mahnungen, Fakturierungslauf und die Rechnungen am Kunden.

Ist JavaScript abgeschaltet, öffnet der Link wie bisher einen neuen Reiter. SVG-Dateien werden weiterhin heruntergeladen statt angezeigt.

Wenn das Fenster nur ein Dateisymbol mit Öffnen zeigt: Dann steht der Browser auf PDFs herunterladen statt PDFs öffnen. In Chrome unter chrome://settings/content/pdfDocuments umstellen und die Seite neu laden. Das ist eine Einstellung des Arbeitsplatzes und gilt für jede Webseite.

3. Die erste Einrichtung

Diese Reihenfolge hat einen Grund: jeder Schritt setzt den vorigen voraus.

3.1 Firmendaten

Einstellungen → Firmendaten. Firma, zweiter Namenszusatz, Anschrift, UID, Steuernummer, Firmenbuchnummer und -gericht, Geschäftsführung, Kontakt, Telefax. Diese Angaben stehen auf jedem Beleg — solange sie fehlen, fehlen sie auch auf der Rechnung.

Darunter die Bankverbindungen: mehrere möglich, eine davon Standard. Die Standardverbindung steht auf der Rechnung und wird für die SEPA-Lastschrift verwendet.

Wer Lastschriften einziehen will, trägt hier auch die Gläubiger-ID ein. Sie kommt kostenlos von der Nationalbank, beantragt wird sie über die Hausbank.

3.2 Nummernkreise

Einstellungen → Nummernkreise. Je Belegart der zuletzt vergebene Stand — der nächste Beleg bekommt diesen Wert plus eins.

Achtung — beim Umstieg von einem Altsystem den Stand von Hand setzen und nicht aus dem übernommenen Datenbestand ableiten. Sonst vergibt Cloudfakt eine Nummer, die es im alten System schon gibt. Darauf achten, dass sich die Kreise nicht überschneiden.

3.3 Steuersätze und Konten

Einstellungen → MwSt-Sätze: die Sätze, die auf Positionen wählbar sein sollen, je Land.

Einstellungen → Konten & BCC: Erlöskonten und Steuercodes für das Buchungsjournal, dazu je Belegart eine BCC-Adresse — eine stille Kopie jeder Rechnung, Mahnung oder Auftragsbestätigung ins eigene Haus.

Erlöskonten je Buchungsfall (ab Version 7.33). Die Seite führt oben eine Tabelle mit sechs Zeilen — je ein Buchungsfall, je ein Erlöskonto; rechts daneben steht, welche Spalte im Artikelstamm denselben Fall trägt. Inland, steuerpflichtig gilt, sobald die Position einen Steuersatz über null trägt — gleichgültig, wo der Kunde sitzt. Bei null Prozent entscheiden Land und UID: Inland, steuerfrei · EU-Unternehmen mit hinterlegter UID (Übergang der Steuerschuld) · EU-Privatkunde ohne UID · Drittland, Unternehmen · Drittland, Privatkunde.

Merksatz — der Steuersatz entscheidet vor dem Land. Ein Erlöskonto sagt mit, wie der Umsatz besteuert ist. Wer einem ausländischen Privatkunden österreichische Steuer verrechnet — und das ist der Normalfall, solange die Umsatzschwelle für den One-Stop-Shop nicht erreicht ist —, hat einen Inlandsumsatz vor sich. Er gehört auf das Inlandskonto, nicht auf ein EU-Konto: sonst weist das Journal ihn als im Ausland steuerpflichtig aus, während die Steuer daraus in der österreichischen Voranmeldung steht.

Innerhalb der EU entscheidet allein die UID darüber, ob die Steuerschuld übergeht. Das Kennzeichen Firma am Kunden zählt dort nicht. Im Drittland gibt es keine UID aus dem EU-Register, dort zählt das Kennzeichen. Zwei Konten darf man auslassen: ohne eigenes Konto fällt Inland, steuerfrei auf das Inlandskonto zurück und Drittland, Privatkunde auf das Drittlandskonto.

Ein leeres Feld wird nicht ersetzt. Ist für einen Fall gar kein Konto hinterlegt, bleibt die Spalte im Journal leer — es wird keines geraten. Unter Fakturierung → Buchhaltung steht dann eine Warnung mit den betroffenen Fällen und einem Weg in die Einstellungen. Eine erfundene Kontonummer sieht im Journal stimmig aus und bringt niemanden zum Nachsehen, ein leeres Feld fällt auf.

Steuercodes und Debitorenkreis. Die Karte darunter trägt die Codes, die das Buchhaltungsprogramm des Steuerbüros erwartet, in zwei Reihen: je Steuersatz für alles über null Prozent, und je Buchungsfall für null Prozent. Dort sagt der Satz nämlich nicht, warum keine Steuer anfällt — Übergang der Steuerschuld, nicht steuerbare Drittlandsleistung und echte Befreiung tragen verschiedene Codes. Der Versatz der Debitorennummer wird auf die Kundennummer addiert, damit die Personenkonten in den Nummernkreis des Steuerbüros fallen: aus Kunde 1234 wird mit dem Versatz 20000 der Debitor 21234. Leer lässt die Nummer unverändert.

Journal ab — der Stichtag. Das letzte Feld derselben Karte grenzt den Altbestand ab (ab Version 7.34). Belege, die aus einem Vorsystem übernommen wurden, tragen den Bruttobetrag im Nettofeld und keine Steuerzeile; sie stehen damit mit null Prozent da und liefen im Journal als steuerfreier Inlandsumsatz — einen, den es nie gab. Beginnt der auf der Buchhaltungsseite gewählte Zeitraum vor diesem Tag, steht über der Seite ein Hinweis mit der Begründung und zwei Wegen — Zeitraum ab … stellt den Beginn auf den Stichtag, Trotzdem herunterladen holt die Datei dennoch —, und der Knopf Buchungsjournal führt zurück auf die Buchhaltungsseite und sagt, warum keine Datei kam. Bleibt das Feld leer, gibt es keine Abgrenzung.

Der Zeitraum wird nicht gekürzt. Cloudfakt zieht den Beginn nicht stillschweigend auf den Stichtag: eine gekürzte Datei sähe vollständig aus, und niemand fragte, wo die ersten Monate geblieben sind. Und der Stichtag macht das Journal nicht von selbst sauber — er hält die Jahre davor draußen; ob eine Position danach zu Recht null Prozent trägt, bleibt der Blick auf den Einzelfall.

Ein Konto je Artikel. Trägt ein Artikel in den fünf FiBu-Spalten des Artikelstamms ein eigenes Konto, geht es dem Konto aus den Einstellungen vor. Leer ist der Regelfall. Ein eigenes Konto lohnt dort, wo ein Artikel anders gebucht wird als der Rest — der übliche Anlass ist der Unterschied zwischen Ware und Dienstleistung: Hosting, Domains und Webarbeiten sind Dienstleistungen, Hardware, Druckwerke und Versand sind Lieferungen, und für die gelten über die Grenze andere Konten.

3.4 Rechnungsdaten und Belegdesign

Einstellungen → Rechnungsdaten: Zahlungsziel in Tagen, Fußzeile, Akzentfarbe, Logo und Briefpapier. Wer ein eigenes Belegdesign will, legt es unter System → Vorlagen → Dokument-Vorlagen an (Kapitel 14.3).

3.5 Postfach

Mail → Postfach-Einstellungen. Ohne Postfach kann Cloudfakt weder Post empfangen noch Rechnungen versenden. Unterstützt werden IMAP/SMTP, Microsoft 365 und Google.

Merksatz — die Sendefreigabe auf derselben Seite ist der wichtigste Schalter der ganzen Anwendung. Solange sie aus ist, verlässt keine automatisch erzeugte Mail das System. Für die Einführungsphase ist das genau richtig (Kapitel 17.3).

3.6 Mahnwesen

Einstellungen → Mahnwesen: Stufen, Fristen, Gebühren — und das Startdatum. Vor diesem Datum erzeugt der Mahnlauf nichts. Beim Umstieg verhindert das eine Mahnwelle auf übernommene Altposten (Kapitel 8).

3.7 Stammdaten und Kunden

Jetzt erst Artikel, Lieferanten, Server und Kunden anlegen — oder aus dem Altsystem übernehmen (Kapitel 19).

3.8 Zum Schluss: Automatik

Einstellungen → Automatik. Erst wenn alles andere steht, entscheidet man, welche Läufe von selbst starten sollen (Kapitel 17).

4. Stammdaten

4.1 Kunden

Stammdaten → Kunden. Die Liste zeigt Nummer, Name, Ort, E-Mail, Anzahl der Verträge und den Status. Über der Liste stehen Suchfeld und Statusfilter, darunter die Zählung: wie viele Kunden insgesamt, wie viele aktiv, inaktiv und gesperrt.

Einen Kunden anlegen

Neuer Kunde öffnet das Formular. Es ist in Blöcke geteilt, die sich zusammenklappen und in der Reihenfolge verschieben lassen — die Anordnung bleibt für den nächsten Aufruf gespeichert.

Block Adresse

Block Kontakt

E-Mail, Rechnungs-E-Mail, Kopieadressen, Telefon, Mobil, Telefax.

Merksatz — die Rechnungs-E-Mail hat Vorrang. Ist sie leer, geht die Rechnung an die allgemeine Adresse. Ist beides leer, kann der Rechnungsversand den Kunden nicht bedienen — er fällt in den Druckweg.

Block Zahlung

Block SEPA-Mandat

Kontoinhaber, IBAN, BIC, Mandatsreferenz, Unterschriftsdatum. Wird beim Speichern mit IBAN angelegt oder aktualisiert; die Mandate werden historisiert, ein widerrufenes bleibt lesbar.

Achtung — Zahlungsart SEPA-Lastschrift ohne Mandat sieht aus wie eingerichtet, ist es aber nicht: solche Kunden fallen aus dem SEPA-Sammler heraus. In der Entwürfe-Liste des Rechnungslaufs steht bei ihnen ein roter Hinweis.

Das Kundenblatt

Der Klick auf einen Kunden öffnet sein Blatt. Oben Nummer, Anschrift, Kontakt und Zahlung, dazu Kennzeichen wie Gesperrt oder Mahnstopp. Darunter zwei Schalter, die je einen eigenen Zweck haben:

• Postversand — die Rechnungen dieses Kunden gehen auf dem Postweg. Die Versandgebühr verrechnet der Rechnungslauf dann selbsttätig, sofern eine hinterlegt ist.
• Mahnstopp — der Mahnlauf überspringt diesen Kunden vollständig: keine Zahlungserinnerung, keine Mahnung, keine Gebühr. Beim Setzen lässt sich ein Grund eintragen (etwa „Ratenzahlung vereinbart“); Setzen und Aufheben stehen in der Kundenhistorie.

Darunter die Reiter:

Bemerkungen

Im Kundenblatt lassen sich Bemerkungen anlegen. Jede steht für sich und lässt sich einzeln bearbeiten oder löschen; gelöschte Bemerkungen wandern im Wortlaut in die Historie, gehen also nicht verloren.

Status und Sperren

Merksatz — inaktive und gesperrte Kunden erscheinen in keinem Rechnungslauf, auch wenn ihre Verträge noch auf aktiv stehen. Wer einen Kunden versehentlich inaktiv setzt, wundert sich später über fehlenden Umsatz.

Kunden löschen

Das Löschen eines Kunden entfernt alles, was an ihm hängt — Verträge, Rechnungen, Zahlungen, Dokumente, Mails samt Anhängen. Die Rückfrage zählt vorher auf, was betroffen ist.

Achtung — steuerlich relevante Belege unterliegen der Aufbewahrungspflicht. Statt zu löschen, gehören ausgeschiedene Kunden auf inaktiv.

Ein Kunde kann mehrere Rechnungsempfänger führen — jede hinterlegte Adresse erhält den Beleg. Über das Kennzeichen „Kunde wird nicht berechnet“ lässt sich ein Kunde vom Rechnungslauf ausnehmen, ohne ihn zu sperren; das ist am Kunden und in der Vertragsliste sichtbar.

4.2 Kundengruppen und Tags

Stammdaten → Kundengruppen & Tags.

Eine Kundengruppe je Kunde, etwa „Webhosting“, „Webdesign“, „Agentur“. Sie dient der Auswertung — und steuert das Mahnwesen: an jeder Gruppe hängt ein Häkchen mahnen. Ist es aus, überspringt der Mahnlauf jeden Kunden dieser Gruppe.

Tags sind frei vergebbare Schlagworte, beliebig viele je Kunde. Sie dienen dem Filtern in Rundsendungen und Portalnachrichten.

4.3 Artikel

Stammdaten → Artikel. Der Artikelstamm liefert Bezeichnung, Preis und Steuersatz für Positionen und Verträge.

Merksatz — Felder, die auf einen Artikel zeigen, bleiben freier Text mit Vorschlagsliste. Das ist Absicht: bei einer Übernahme aus einem Altsystem gibt es regelmäßig Artikelnummern ohne Stammsatz. Eine reine Auswahlliste hätte diese Werte beim nächsten Speichern stillschweigend gelöscht. Unbekannte Nummern werden gekennzeichnet, nicht entfernt.

4.4 Lieferanten

Stammdaten → Lieferanten. Anschrift, Kontakt, Kundennummer beim Lieferanten, Zahlungsbedingungen. An jedem Lieferanten hängt eine eigene Mailablage — eingehende Post lässt sich ihm genauso zuordnen wie einem Kunden. Ein Lieferant mit Eingangsrechnungen lässt sich nicht löschen.

4.5 Vertreter

Stammdaten → Vertreter. Vertreter werden Kunden zugeordnet; die Auswertung Provisionen rechnet den Umsatz je Vertreter zusammen.

4.6 Dokumente beim Lieferanten

Wie beim Kunden lassen sich auch beim Lieferanten Dateien ablegen — Verträge, Preislisten, Zertifikate. Die Karte Dokumente steht auf dem Lieferantenblatt unter den Eingangsrechnungen.

• Hochladen: Titel, Art und Datei wählen (PDF, Bild, Word oder Text, bis 10 MB), wahlweise eine Bezeichnung dazu.
• Jede Zeile hat Herunterladen und Löschen; Löschen entfernt auch die Datei.
• Kein Portal-Häkchen wie beim Kunden — ein Lieferant hat keinen Zugang zum Kundencenter.
• Aus einer Mail heraus geht es schneller: siehe 9.10 Anhang in die Dokumentenablage legen.
• Wird ein Lieferant im Papierkorb endgültig gelöscht, verschwinden seine Dokumente mit.

4.7 Die Historie am Kundenblatt

Der Reiter Historie zeigt, was an diesem Kunden geschehen ist — das Neueste zuerst, mit Zeitpunkt, Art, Benutzer und Text. Die Zahl am Reiter zählt alle Einträge, gezeigt werden die jüngsten 200. Wo kein Benutzer hinterlegt ist, steht System: solche Sätze stammen aus Läufen oder aus der Übernahme.

Die Arten sind ausgeschrieben — Änderung, Bemerkung, Anmeldung, Mahnwesen, Kündigung und die übrigen. Ein Schlüssel, den Cloudfakt nicht kennt, bleibt stehen, wie er ist.

Was protokolliert wird

Nicht alles, sondern das, woran Geld hängt:

• Am Vertrag: Bezeichnung, Preis, Menge, Rabatt, Zyklus, Verrechnungsdatum, Status.
• Am Kunden: Rabatt, Zahlungsart, keine Verrechnung.

Geschrieben wird am Datensatz und nicht je Maske. Dieselben Felder lassen sich vom Kundenblatt, aus Alle Felder, aus der Domainmaske, aus der Angebotsübernahme, aus dem Import und über die Schnittstelle ändern — eine Absicherung je Maske würde an der nächsten fehlen.

Merksatz — die Historie hält fest, was ein Mensch getan hat. Was ein Lauf tut, steht am Beleg. Deshalb schreibt der Rechnungslauf beim Weiterstellen des Termins nichts hinein: sonst stünde jeden Monat für jeden fälligen Vertrag eine Zeile darin und begrübe die eine, auf die es ankommt.

Ein Speichern ergibt eine Zeile, auch wenn mehrere Felder darin stehen; Vorher und Nachher stehen zusätzlich strukturiert daneben. Geschrieben wird nur bei einer echten Änderung — ein Formular, das 142.50 schickt, wo 142.5 steht, erzeugt keinen Eintrag.

5. Verträge: Domains, Speicherplatz, Dienstleistungen

5.1 Was ein Vertrag ist

Ein Vertrag ist eine verkaufte Leistung mit einem Termin. Er sagt Cloudfakt: dieser Kunde bekommt diese Leistung zu diesem Preis, das nächste Mal am soundsovielten. Aus dieser einen Angabe entsteht später der ganze Rechnungslauf.

Angelegt werden Verträge im Kundenblatt unter dem passenden Reiter — oder über Stammdaten → Dienstleistungen beziehungsweise → Domains für die betriebsweite Sicht.

5.2 Die Felder, die jeder Vertrag hat

Wie der Termin weiterrückt

Nach jeder Rechnung schiebt Cloudfakt Nächste Abrechnung um einen Zyklus weiter. Dabei bleibt der Abrechnungstag als Anker erhalten:

Ein monatlicher Vertrag mit Termin 31.08. wird als Nächstes am 30.09. fällig — und danach wieder am 31.10., nicht dauerhaft am 30. Ohne diesen Anker würde ein Termin nach jedem kurzen Monat um Tage nach vorn wandern und nach dem Februar für immer auf dem 28. kleben bleiben.

5.3 Domains

Reiter Domains im Kundenblatt oder Stammdaten → Domains.

Zusätzlich zu den allgemeinen Feldern: FQDN (der vollständige Domainname), Ablaufdatum, Nameserver und der Status beim Registrar.

• Vertragsname und Domainname bleiben im Gleichlauf. Wer den einen ändert, ändert den anderen mit — sonst laufen Rechnung und Verwaltung auseinander.
• Ist die Registrar-Anbindung eingerichtet, lassen sich Nameserver und DNS-Einträge direkt aus Cloudfakt heraus ändern, und der Kunde kann dasselbe im Portal tun.
• Nicht jede Kundendomain hat eine DNS-Zone. Das ist der Normalfall, kein Störfall.

Nameserver pflegen. In der Domainmaske stehen fünf Zeilen aus Name und optionaler IP-Adresse; eine geleerte Zeile entfernt den Eintrag. Über Vorlage übernehmen lassen sich die Standard-Nameserver der hinterlegten Registrare oder die eines eigenen Servers mit einem Klick eintragen.

Merksatz — dieser Eintrag ist Dokumentation. Die Zone beim Registrar ändert Cloudfakt damit nicht; dafür ist die Registrar-Anbindung da.

5.4 Speicherplatz

Reiter Speicherplatz im Kundenblatt.

Zusätzliche Felder: Panel-Login, Panel-Passwort, IP-Adresse, SSL, Server, Paket.

• Das Passwort steht nie im Seitenquelltext. Es wird erst auf Klick einzeln geholt, nur für Administratoren, gedrosselt — und jeder Abruf steht in der Kundenhistorie. Daneben liegt ein Knopf zum Kopieren.
• Zugangsdaten per E-Mail: über Zugangsdaten senden entsteht eine Mail mit Login und Passwort. Sie wird vorher angezeigt; versendet wird genau der Text, der auf dem Schirm steht. Der Versand landet in der Kundenhistorie.
• Domain und Speicherplatz gehören zusammen, wenn sie denselben Panel-Login tragen. Im Kundenblatt stehen sie dadurch beieinander.

Post zum Vertrag

Das Umschlagsymbol in der Vertragszeile öffnet die Maske Post zum Vertrag. Dort wird gewählt, was hinausgeht: eine Vorlage — etwa die Freischaltung eines Servers oder die Zugangsdaten — oder eine freie Nachricht mit eigenem Betreff und Text.

Angeboten wird nur, was sich aus diesem Vertrag vollständig füllen lässt. Das prüft Cloudfakt an den Platzhaltern der Vorlage, nicht an ihrem Namen: eine Rechnungsvorlage steht deshalb nicht zur Wahl, weil sie nach Belegnummer und Betrag fragt, die es an einem Vertrag nicht gibt. Legen Sie unter System → Vorlagen eine Vorlage an, die nur mit Werten aus Kunde und Vertrag arbeitet, erscheint sie hier ohne weiteres Zutun.

Postfach und FTP-Zugang wählen (ab Version 7.32). Unter Domain stehen die Felder POP / IMAP und FTP mit allen aktiven Zugängen des Kunden. Vorgewählt ist der Zugang, der diesem Vertrag zugeordnet ist; wer ein anderes Postfach braucht, wählt es, und die Vorschau baut sich neu. Das gewählte Postfach füllt {mail_block} und die Platzhalter mail_*, der FTP-Zugang {ftp_block} und ftp_*; die Blöcke kommen als Absatz mit Zeilenumbrüchen an. Der kürzere Weg führt vom Zugang aus: in den Reitern POP / IMAP und FTP trägt jeder aktive Zugang ein Umschlagsymbol, das dieselbe Maske mit genau diesem Zugang vorgewählt öffnet. Auch die Domainzeile trägt den Umschlag.

Merksatz — versendet wird genau der Text, der auf dem Schirm steht. Bleibt nach dem Bearbeiten ein Platzhalter in geschweiften Klammern stehen, wird der Versand abgewiesen und nennt, welcher fehlt; er stünde sonst wörtlich beim Kunden. Nach dem Senden liegt die Mail in der Kundenakte unter Mail, Ordner Gesendet.

5.5 Server und IP-Nummern

Infrastruktur → Server führt die eigenen Maschinen mit Standort, Kapazität, Kosten und Zahlungszyklus. Hosting-Verträge zeigen auf einen Server; wird ein Server gelöscht, werden die Zuordnungen gelöst, nicht die Verträge.

Infrastruktur → IP-Nummern verwaltet die eigenen Adressen mit Zuordnung zu Server und Kunde.

5.6 Kündigungen

Stammdaten → Kündigungen. Hier laufen die Kündigungen auf, die Kunden über das Portal eingereicht haben.

Merksatz — es passiert nichts automatisch. Der Vertrag endet, wenn die Kündigung hier ausgeführt wird. Und: Cloudfakt schaltet den Dienst nicht beim Anbieter ab — Panel und Registrar bleiben Handarbeit. Das ist Absicht: eine falsche Automatik löscht hier Kundendaten.

Bei der Ausführung werden mitgekündigte Verträge gekennzeichnet, der Kunde bekommt eine Bestätigungsmail, die den Zeitpunkt im Betreff nennt.

Merksatz — kündbar ist nur, was weiterläuft. Eine erbrachte und bereits abgerechnete Einmalleistung zeigt im Kundenzenter keinen Kündigungsknopf: dort endet nichts, was sich beenden ließe. Wiederkehrende Verträge und noch nicht abgerechnete Einmalleistungen bleiben kündbar.

In der Liste Speicherplatz auf dem Kundenblatt steht die Spalte Nächste Rechnung mit dem Datum und darunter dem Abrechnungszyklus. Fehlt das Datum, steht ein Strich und daneben das rote Kennzeichen Wird nicht berechnet — dieser Vertrag läuft in keinen Rechnungslauf.

Eine Kündigung erfassen, die nicht über das Kundenzenter kam

Kündigt ein Kunde per E-Mail, am Telefon oder mit Brief, wird die Kündigung am Vertrag erfasst: rotes Verbotszeichen in der Vertragszeile. Die Maske fragt nach Eingangsweg und Eingangstag — der Tag, an dem die Erklärung da war, nicht der Tag der Eingabe; für Fristen zählt der erste. Verbundene Verträge lassen sich mitkündigen, und Eingangs- wie Kündigungsbestätigung gehen auf Wunsch mit.

Zum Ende der Laufzeit heißt: der Vertrag läuft weiter

Ein zum Ablauf gekündigter Vertrag bleibt aktiv und wird bis zu seinem Ende weiter abgerechnet; nur die Verlängerung entfällt. Das vereinbarte Ende ist beim Erfassen Pflicht — es steht in der Erklärung des Kunden und lässt sich aus den Stammdaten nicht ableiten. Vorbelegt ist das Ende der laufenden Periode; die Kündigungsfrist schiebt es meist nach hinten.

Ein angenommenes Ende ändern

Stammdaten → Kündigungen → Erledigt → Ende ändern. Ein Datum, und drei Werte werden zusammen geführt: das Vertragsende, der Verrechnungstermin und die Löschvormerkung. Liegt der Termin hinter dem neuen Ende, wird er entfernt; liegt er davor, bleibt er stehen; fehlt er und das Ende liegt später, holt Cloudfakt ihn aus der zuletzt abgerechneten Periode zurück. Jede Änderung steht in der Kundenhistorie.

5.7 Sperren und entsperren

Ein Speicherplatz lässt sich am Serverpanel sperren — von Hand oder durch das Mahnwesen ab einer eingestellten Stufe. Zurück geht es auf drei Wegen:

• An der Vertragszeile, sobald der Vertrag gesperrt ist und die Anbindung des Servers sperren kann.
• Auf der Verwaltungsseite hinter dem Serversymbol; nach dem Sperren landet man dort und nicht beim Kunden.
• Von selbst: der nächtliche Lauf liest jedes Konto am Panel und trägt den Sperrzustand in beide Richtungen nach. Ein im Panel abgeschaltetes Konto stand früher in Cloudfakt weiter auf aktiv und wurde berechnet.

Achtung — drei Fälle rührt der Lauf nicht an, und er sagt das auch: eine Mahnsperre fällt mit der Zahlung und nicht mit einem Handgriff im Panel; ein gekündigter oder zum Löschen vorgemerkter Vertrag steht nicht wieder auf; ein Vertrag im Status gekündigt wird hier nie geschrieben.

Wer einen Vertrag in einer der Vertragsmasken auf aktiv zurückstellt, räumt damit auch Sperrdatum und Mahnvermerk ab. Sonst liefe der Vertrag wieder, gälte in der Tagesübersicht und im Mahnwesen aber weiter als gesperrt.

5.8 Einen Vertrag löschen

Der Papierkorb steht am Kundenblatt und in der Liste Dienstleistungen. Beide wirken gleich: der Vertrag wandert in den Papierkorb, damit geschriebene Rechnungspositionen ihren Bezug behalten; die Detailzeile zur Domain oder zum Speicherplatz fällt wirklich weg, und die Liste kommt mit ihrem Filter zurück.

Merksatz — eine Kopie eines Vertrags bekommt den Abrechnungstermin nicht mit. Sonst wäre sie im selben Augenblick über denselben Zeitraum fällig wie das Original und die Leistung stünde zweimal auf der Rechnung. Wer die Kopie abrechnen will, trägt den Termin ein.

6. Fakturierung

6.1 Rechnungen von Hand

Fakturierung → Rechnungen → Neue Rechnung. Kunde wählen, Positionen erfassen, speichern.

Jede Position trägt: Artikelnummer (mit Vorschlagsliste), Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Rabatt %, Steuersatz und optional einen Leistungszeitraum von/bis. Der Zeitraum ist die Grundlage der Rechnungsabgrenzung (Kapitel 6.7) — ein Ende vor dem Beginn wird abgewiesen.

Die Summenzeile rechnet netto, Steuer und brutto mit; bei mehreren Steuersätzen wird je Satz getrennt ausgewiesen.

Status einer Rechnung

6.2 Der Rechnungslauf — das Herzstück

Fakturierung → Rechnungslauf.

Der Lauf sammelt alle zum Stichtag fälligen Verträge ein und fasst sie je Kunde zu einer Rechnung zusammen. Ein Kunde mit zwölf Domains, drei Hostings und einem Wartungsvertrag bekommt also eine Rechnung mit sechzehn Positionen, nicht sechzehn Rechnungen.

Schritt 1: Vorschau

Oben Stichtag und Versandweg wählen, dann Vorschau.

Merksatz — die Vorschau schreibt nichts. Man darf jeden Stichtag durchprobieren, ohne etwas anzurichten.

Die Vorschau zeigt je Kunde: Nummer, Name, die Positionen im Klartext, Netto und Brutto. Über die Spaltenköpfe lässt sie sich sortieren. Am Fuß steht die Summe.

Zusätzlich je Zeile:

• Ausschließen — dieser Kunde bleibt im Lauf außen vor.
• Notiz — ein Text, der auf diese Rechnung kommt.
• Darüber das Rechnungsdatum, getrennt vom Leistungsdatum (dem Stichtag).

Schritt 2: Als Entwürfe anlegen

Als Entwürfe anlegen erzeugt je Kunde eine Rechnung im Status Entwurf:

• ohne Rechnungsnummer — es wird also keine Nummer verbraucht,
• ohne Versand,
• und die Fälligkeiten der Verträge rücken noch nicht weiter.

Damit ist nichts endgültig. Ein verworfener Entwurf hinterlässt keine Lücke im Nummernkreis.

Schritt 3: Entwürfe durchsehen

Unter der Vorschau steht die Entwürfe-Liste mit Kunde, Zahlungsart, Notiz, Netto und Brutto. Kunden mit Postversand sind gekennzeichnet; steht ein Kunde auf Lastschrift, hat aber kein gültiges Mandat, erscheint in Rot Kein SEPA-Mandat — nicht einziehbar.

Je Zeile:

Mehrere auf einmal: vor jedem Entwurf steht ein Häkchen, im Spaltenkopf eines für alle. Damit lassen sich Ausgewählte finalisieren oder Ausgewählte verwerfen. Beide Schaltflächen nennen die Anzahl und fragen vor dem Ausführen nach. Oben stehen außerdem Sammel-PDF aller Entwürfe und Alle finalisieren & E-Mail.

Schritt 4: Finalisieren

Erst beim Finalisieren geschieht das Endgültige:

1. Die lückenlose Rechnungsnummer wird vergeben.
2. Die Fälligkeiten der Verträge rücken weiter.
3. Die Rechnung wird offen und zählt in den Forderungen mit.
4. Der Versand wird ausgelöst — sofern die Sendefreigabe das zulässt.

Der Direktweg

Wer den Zwischenschritt nicht braucht, erzeugt und versendet aus der Vorschau heraus sofort. Das Ergebnis ist dasselbe, nur ohne Kontrollpunkt.

6.3 Die Regeln, nach denen der Lauf auswählt

Diese fünf Regeln erklären fast jede Rückfrage der Art „warum ist dieser Kunde nicht dabei?“.

6.4 Storno und Gutschrift

Auf der Rechnung liegt Stornieren. Cloudfakt erzeugt daraufhin eine Stornorechnung mit eigener Nummer aus dem Stornokreis. Sie nennt Nummer und Datum des stornierten Belegs, fordert kein Geld und trägt deshalb weder Zahlungsblock noch QR-Code. Die ursprüngliche Rechnung wird auf storniert gesetzt.

Eine Gutschrift ist der Beleg für eine Erstattung ohne vorherigen Fehler. Beide Arten haben eigene Vorlagen und eigene Nummernkreise.

Merksatz — eine falsche Rechnung wird nicht gelöscht, sie wird storniert. Nur so bleibt der Nummernkreis lückenlos, und nur so ist die Buchhaltung nachvollziehbar.

Seit Version 5.03 lässt sich eine Gutschrift direkt im Desk erstellen — nicht nur importieren. Auf einer gestellten Rechnung liegt dazu Gutschrift erstellen: ein Formular mit allen Positionen, zunächst alle angehakt. Hakt man Positionen ab, entsteht eine Teilgutschrift. Der Beleg bekommt negative Beträge, eine eigene Nummer aus dem Gutschrift-Kreis und den Verweis Gutschrift zu Rechnung …. Anders als der Storno hebt die Gutschrift die Rechnung nicht auf — sie ist ein eigener Beleg daneben.

Das Häkchen Offenen Betrag dieser Rechnung mit der Gutschrift ausgleichen (Vorgabe: an) bucht auf beide Belege dieselbe Summe mit umgekehrtem Vorzeichen (Zahlungsart Verrechnung mit Gutschrift); danach steht keiner der beiden offen. Verrechnet wird höchstens der offene Betrag der Rechnung. Gutschrift und Storno überspringen bei der Nummernvergabe bereits belegte Nummern.

6.5 Rechnungsdruck und Postversand

Fakturierung → Postversand sammelt alle Rechnungen von Kunden mit Versandart Druck, die noch nicht verschickt sind.

• Alle drucken und als versendet markieren erzeugt ein Sammel-PDF in Belegnummernfolge und setzt die Belege auf versendet.
• Nur Vorschau liefert dasselbe PDF, ohne etwas zu markieren.
• Je Zeile lässt sich ein Beleg von Hand als versendet oder wieder als offen führen.
• Versendete anzeigen schaltet die Liste um.

Jeder Versand steht in der Kundenhistorie. Fakturierung → Rechnungsdruck liefert Sammel-PDFs nach Zeitraum, unabhängig von der Versandart.

Ein einzelner Beleg — Rechnung, Gutschrift oder Stornorechnung — lässt sich seit Version 5.01 direkt vom Rechnungsblatt per E-Mail versenden (Knopf Per E-Mail senden), mit Rückfrage und Hinweis auf einen früheren Versand. Es gelten dieselben Regeln wie im Rechnungslauf: Postversand-Kunden werden abgewiesen, ohne Sendefreigabe geht nichts hinaus, und der Versand wird in der Mail-Ablage und in der Kundenhistorie vermerkt. Die Blindkopie folgt der Belegart, mit eigener BCC-Zeile für Gutschriften und Stornorechnungen.

Der Rechnungsdruck gibt inzwischen alle Belegarten als Sammel-PDF aus — Rechnungen, Mahnungen, Stornorechnungen und Gutschriften —, jeweils in Belegnummernfolge.

Ob ein Kunde die E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD) erhält, ist je Kunde einstellbar und greift beim Versand; das XRechnung-XML geht nur an Firmenkunden. ZUGFeRD lässt sich zusätzlich direkt am Rechnungsblatt erzeugen.

6.6 Angebote und Aufträge

Fakturierung → Angebote & Aufträge. Eigener Belegkreis mit eigenen Nummern. Ein Angebot wird per Klick zum Auftrag, ein Auftrag zur Rechnung — die Positionen wandern mit.

Positionen und Textzeilen. Jede Zeile trägt Artikel, Bezeichnung, Menge, Einzelpreis und Rabatt. Daneben legt Textzeile hinzufügen (Taste F3) eine reine Erklärzeile an: nur Text, mehrzeilig, ohne Menge, Preis, Rabatt und Summe. Sie erklärt die Position darüber, wandert von Angebot über Auftrag bis zur Rechnung mit und bleibt bei der Übernahme in Verträge außen vor. Denselben Knopf gibt es im Rechnungseditor.

Ansehen und senden. Auf dem angelegten Beleg stehen PDF ansehen und An Kunden senden. Der Versanddialog zeigt Empfänger, Betreff und Text zum Ändern; der Wortlaut kommt aus einer Vorlage. Nach dem Versand steht der Zeitpunkt am Beleg, der Vorgang samt PDF in der Mail-Ablage des Kunden.

Bearbeiten und löschen. Solange aus dem Beleg nichts entstanden ist, lässt er sich ändern und löschen. Kunde, Belegart und Nummer bleiben dabei fest. Sobald ein Auftrag, eine Rechnung oder Verträge daraus geworden sind, bleibt der Beleg, wie er ist — die Ansicht nennt den Grund und den Weg, der stattdessen gilt.

Gültigkeit, Bedingungen, Unterschrift. Ein Angebot bekommt seine Gültigkeit automatisch (einstellbar, Vorgabe vier Wochen). Unter den Positionen steht ein frei hinterlegbarer Bedingungstext — Zahlungsplan, Zahlungsziel, Garantie, Support — und darunter der Block Auftragserteilung mit Linien für Ort, Datum und Unterschrift. Beides steht nur auf dem Angebot, nicht auf Auftragsbestätigung und Rechnung, und wird unter Einstellungen → Rechnungsdaten → Angebote gepflegt.

6.7 Rechnungsabgrenzung

Buchhaltung → Rechnungs­abgrenzung. Für das Steuerbüro: welcher Anteil einer Rechnung gehört ins nächste Jahr?

Grundlage ist der Leistungszeitraum je Position. Eine Jahresrechnung vom Oktober für zwölf Monate gehört zu einem Viertel ins laufende und zu drei Vierteln ins nächste Jahr. Die Auswertung rechnet das je Position aus und liefert die Summe als Tabelle und als XLSX.

Merksatz — ohne Leistungszeitraum keine Abgrenzung. Der Rechnungslauf trägt ihn selbst ein; bei Rechnungen von Hand muss man ihn setzen.

6.8 Zweifelhafte Forderungen

Über die Rechnung lässt sich eine Forderung als zweifelhaft kennzeichnen. Sie bleibt offen, wird aber getrennt geführt und lässt sich für die Wertberichtigung auswerten.

6.9 Rechnungslauf für einen einzelnen Kunden

Nicht jede Abrechnung wartet auf den Monatslauf. Wer gerade beim Kunden ist und ihm eine erfasste Leistung berechnen will, startet den Lauf direkt dort: auf dem Kundenblatt oben rechts, zwischen Bearbeiten und Löschen, steht Rechnungslauf.

Das Fenster fragt zwei Daten — kein Zeitraum von–bis:

Zwischen den beiden Feldern stehen die Fälligkeiten dieses Kunden mit Vertragsnamen. Ein Klick auf ein Datum trägt es als Stichtag ein — damit ist zu sehen, was überhaupt ansteht.

Es entsteht ein Entwurf: ohne Rechnungsnummer, nichts versendet. Positionen prüfen, bei Bedarf bearbeiten, dann Festschreiben — das vergibt die Nummer, stellt die Verträge weiter und versendet oder druckt. Oder verwerfen; bis zum Festschreiben ist alles rückgängig zu machen. Festschreiben geht auf der Entwurfsseite selbst, der Umweg über die Entwürfe-Liste entfällt.

Merksatz — der Versandweg richtet sich nach den Stammdaten des Kunden. Wer auf Postversand steht, bekommt auch auf diesem Weg keine E-Mail; sein Beleg wartet unter Fakturierung → Postversand.

Zweimal hintereinander gestartet passiert nichts Doppeltes: die Fälligkeiten rücken erst beim Festschreiben vor, deshalb führt der Knopf auf einen bereits vorhandenen Entwurf statt einen zweiten anzulegen. Wird nichts berechnet, nennt der Hinweis den Grund — gesperrt, von der Berechnung ausgenommen, nicht aktiv, oder schlicht nichts fällig bis zum gewählten Stichtag samt dem nächsten Termin.

6.10 Rechnungseingang: Rechnungen von Lieferanten

Buchhaltung → Eingangsrechnungen führt die Kostenseite: Rechnungen, die uns Lieferanten stellen, samt dem eingescannten Beleg.

Eine Rechnung erfassen. Lieferant wählen, Belegnummer eintragen — die Nummer, die der Lieferant auf die Rechnung geschrieben hat; dieselbe Nummer beim selben Lieferanten wird abgewiesen. Dazu Rechnungsdatum, wahlweise Fälligkeit und bezahlt am. Bleibt bezahlt am leer, gilt die Rechnung als offen; liegt die Fälligkeit dann in der Vergangenheit, steht sie als überfällig in der Liste.

Netto, USt und Brutto stehen auf dem Beleg. Schneller geht es über die Prozentlinks unter dem USt-Feld: Netto eintragen, auf 20 %, 13 %, 10 % oder 0 % klicken. Überschrieben wird nichts weiter — was auf dem Beleg steht, gilt. Passt Netto + USt nicht zum Brutto, erscheint ein Hinweis, keine Sperre.

Notiz. Ein freies Feld für alles, was zum Beleg gehört. Der Text erscheint in der Buchhaltungs-Auswertung neben der Rechnung.

Ablage. Je Beleg lässt sich ein Scan oder PDF hinterlegen (bis 20 MB, auch Bild oder XML) — am schnellsten, indem die Datei ins Fenster gezogen und losgelassen wird, irgendwo auf der Seite. Endung und Größe werden vor dem Hochladen geprüft. Abrufbar ist der Beleg über das Symbol seines Dateityps in Liste und Auswertung; ein Klick zeigt ihn im Fenster, ohne ihn herunterzuladen. Eine neu gewählte Datei ersetzt die bisherige; beim Löschen der Rechnung wird auch die Datei entfernt.

Buchhaltung. Aufwandskonto und Kategorie sind freiwillig; die Kategorie schlägt bereits verwendete Werte vor.

Was der Beleg selbst hergibt. Steckt im PDF eine E-Rechnung, werden Belegnummer, Datum, Fälligkeit und die Beträge exakt übernommen; sonst wird der gedruckte Text gelesen. Das ist eine Hilfe, keine Wahrheit — die Werte gehören am Blatt geprüft. Aufwandskonto und Kategorie stehen auf keinem Beleg: sie kommen vom letzten Beleg desselben Lieferanten und füllen nur, was leer ist.

Ist der Beleg schon erfasst? Doppelt erfasst fällt in der Buchhaltung erst am Jahresende auf. Cloudfakt meldet es sofort — an der Belegnummer und, wenn die nichts findet, an Datum und Betrag. Dieselbe Rechnung kommt nämlich unter zwei Nummern vor: der des Händlers und der Referenz des Zahlungsdienstes. Gemeldet wird der vorhandene Beleg mit Lieferant, Datum, Betrag und Dateiname samt einem Weg dorthin. Gemeldet, nicht gesperrt.

Ein Zahlungsbeleg ist keine Rechnung. Die Bestätigung eines Zahlungsdienstes trägt Rechnungsnummer, Händler und Gesamtbetrag wie eine Rechnung. In den Aufwand gehört die Rechnung des Lieferanten — Cloudfakt erkennt solche Dateien und sagt es an; bringt eine Mail beides mit, wird die Rechnung vorgezogen.

Spalten wählen. Über der Liste blendet ein Menü jede Spalte einzeln ein und aus. Kategorie und Hinweis sind ab Werk aus, damit die Liste auf den Bildschirm passt; die Wahl bleibt für das nächste Mal stehen.

Die Liste filtert nach Jahr und Stand (offen, überfällig, bezahlt) und sucht über Lieferant, Belegnummer und Notiz. Die vier Zahlen oben — Belege, Netto, Brutto und noch offen — folgen dem Filter, nicht der Seite.

Kommt die Rechnung per E-Mail, genügt in der geöffneten Mail der Knopf Als Eingangsrechnung. Lieferant, Vorgang und eine Notiz mit dem Betreff sind vorbelegt, und die Anhänge der Mail stehen zur Auswahl — Herunterladen und Wiederhochladen entfällt. Der Anhang bleibt dabei an der Mail.

6.11 Kassabuch

Buchhaltung → Kassabuch. Für alles, was bar über den Tisch geht: Einnahmen und Ausgaben mit Beleg, Steuersatz und laufendem Kassastand. Jeder Beleg lässt sich mit einer Datei hinterlegen.

• Die Belegnummer läuft durch — auch über den Jahreswechsel. Ein Kassabuch beginnt nie neu, seine Nummernfolge ist der Faden, an dem eine Prüfung entlanggeht.
• Wird ein Beleg umdatiert, bleibt seine Nummer stehen; sonst entstünde eine Lücke.
• Die erste Nummer steht unter Einstellungen → Nummernkreise beim Feld Kassabuch — gedacht für ein Buch, das auf Papier begonnen wurde. Sie greift nur, solange noch kein Beleg erfasst ist.
• Fehlt eine Nummer, meldet die Seite die Lücke; gemessen wird zwischen der kleinsten und der größten vergebenen Nummer.
• Die Kassa erscheint in der Buchhaltungs-Auswertung neben den übrigen Belegen.

6.12 Wer im Postversand steht

Fakturierung → Postversand führt die Rechnungen, die auf Papier hinausgehen und noch nicht gedruckt sind.

• Versandart Post beim Kunden.
• Versandart E-Mail ohne hinterlegte Adresse — sonst hinge die Rechnung zwischen beiden Wegen und würde nie gedruckt. Diese Fälle nennt auch Auswertungen → Datenqualität.
• Kunden mit Portalzustellung gehören nicht dazu.

Aufgeführt werden nur offene, teilbezahlte und zweifelhafte Rechnungen. Entwürfe sind noch nicht fertig, stornierte und bezahlte müssen nicht mehr hinaus. Die Ansicht Bereits versendet zeigt dagegen den vollständigen Verlauf, unabhängig davon, ob die Rechnung inzwischen bezahlt ist.

Nach einer Übernahme aus einem Altsystem: Übernommene Rechnungen tragen kein Druckdatum und stünden deshalb alle im Postversand, obwohl sie vor Jahren verschickt wurden. Der Betreiber trägt das Rechnungsdatum einmalig nach; bis dahin ist die Liste unbrauchbar lang.

7. Zahlungen

7.1 Zahlungseingang erfassen

Buchhaltung → Zahlungen führt alle Zahlungen. Erfasst wird entweder dort oder direkt auf der Rechnung über Zahlung erfassen: Betrag, Datum, Zahlungsart, Verwendungszweck.

Cloudfakt rechnet daraufhin selbst: Ist der Betrag vollständig, wird die Rechnung bezahlt; ist er kleiner, teilbezahlt, und der Restbetrag bleibt offen. Eine teilbezahlte Rechnung wird weiterhin gemahnt — über den offenen Rest.

Buchen aus der Rechnungsliste

Eine Zahlung lässt sich auch direkt aus Fakturierung → Rechnungen buchen, ohne den Beleg zu öffnen. Das Fenster fragt dabei dasselbe wie das Rechnungsblatt: Abschließen oder Teilzahlung erfassen. Der Unterschied zählt — ein Restbetrag kann erlassen oder offen geblieben sein, und das weiß nur der Mensch davor.

7.2 SEPA-Lastschrift

Zwei Voraussetzungen: der Kunde steht auf Zahlungsart SEPA-Lastschrift, und er hat ein gültiges Mandat (Kontoinhaber, IBAN, Mandatsreferenz, Unterschriftsdatum). Dazu die Gläubiger-ID in den Firmendaten.

Der SEPA-Sammler erzeugt aus allen offenen Rechnungen dieser Kunden eine pain.008-Datei — das ist das Format, das jede Bank für den Lastschrifteinzug erwartet. Die Datei wird ins Banking geladen; Cloudfakt selbst bucht nichts ab.

Merksatz — Cloudfakt zieht nichts von selbst ein. Es erzeugt die Datei, den Einzug macht die Bank. Wer die Datei nicht einreicht, zieht nichts ein.

Der häufigste Stolperstein: ein Kunde steht auf Lastschrift, hat aber kein Mandat. Er fällt dann aus dem Sammler heraus, ohne dass es auffällt. Deshalb steht in der Entwürfe-Liste des Rechnungslaufs bei solchen Kunden ein roter Hinweis.

7.3 Kartenzahlung und SEPA über Stripe

Ist die Stripe-Anbindung eingerichtet, sieht der Kunde im Portal bei jeder offenen Rechnung Jetzt bezahlen und kann per Karte oder SEPA zahlen. Der Zahlungseingang wird über einen Webhook zurückgemeldet und automatisch verbucht.

Merksatz — auch hier zieht nichts von selbst ein: die Zahlung löst der Kunde aus. Ein Abbuchen ohne sein Zutun ist nicht eingebaut.

Damit sind es zwei getrennte Wege, die sich leicht verwechseln lassen:

Der SEPA-Einzug läuft im Desk. Die Seite Fakturierung → SEPA-Lastschrift zeigt vor dem Lauf, was gezogen wird: Zum Einzug bereit mit Rechnung, Kunde, Mandat, FRST/RCUR und Betrag, daneben Nicht dabei mit dem Grund je Rechnung. Das Einzugsdatum trägt fünf Tage Vorlauf; ein Datum in der Vergangenheit wird abgewiesen, und fehlende Gläubiger-ID oder eigene IBAN meldet die Seite vor dem Lauf. Bisherige Läufe stehen darunter, die pain.008-Datei lässt sich erneut herunterladen.

Mandate über Stripe. Ein Lastschriftmandat gehört dem, der es entgegengenommen hat. Auf Papier erteilte Mandate aus dem Altbestand werden weiter über die Bankdatei eingezogen; für alles Neue erteilt der Kunde das Mandat im Kundenzenter über Mandat online erteilen — auf einer gesicherten Seite des Zahlungsdienstleisters, ohne dass dabei etwas abgebucht wird. Eingezogen wird danach ohne weiteres Zutun des Kunden, ausgelöst vom Betrieb.

Merksatz — eine Rechnung steht immer nur in einem der beiden Wege. Der Banksammler lässt Mandate aus, die beim Zahlungsdienstleister liegen; eine doppelte Abbuchung ist damit ausgeschlossen. Verbucht wird erst, wenn das Geld gemeldet ist — eine SEPA-Lastschrift braucht mehrere Tage, und eine abgelehnte erscheint in der Kundenhistorie.

7.4 Rücklastschriften

Kommt eine Lastschrift zurück, wird sie am Beleg erfasst: die Zahlung fällt weg, die Forderung steht wieder offen, und die Bankgebühr wird vermerkt. Verrechnet wird sie nicht sofort, sondern auf der nächsten Rechnung dieses Kunden. Das ist Absicht: lieber eine Gebühr nachtragen als eine Rechnung stellen, die niemand erwartet.

Wiederholt sich das, ist die Mandatslage zu prüfen — ein widerrufenes Mandat erzeugt jeden Monat dieselbe Rückgabe.

7.5 Aufschlag je Zahlungsart

Unter Einstellungen → Rechnungsgebühren stehen je Zahlungsart ein Prozentsatz und ein Fixbetrag, dazu eine Fixgebühr je Land, die den Fixbetrag dieser Zahlungsart für Kunden aus diesem Land ersetzt — sie kommt nicht dazu und schaltet nichts ein.

• Maßgeblich ist die am Kunden hinterlegte Zahlungsart, nicht der Weg, auf dem eine einzelne Rechnung später wirklich bezahlt wird: der Aufschlag steht auf dem Beleg, und der Beleg entsteht, bevor jemand zahlt.
• Der Prozentsatz rechnet auf brutto vor dem Aufschlag, und zwar eine Runde — der Aufschlag geht nicht in seine eigene Bemessung ein.

Achtung — möglich ist der Aufschlag nur für PayPal und Kreditkarte. Für SEPA-Überweisung und SEPA-Lastschrift ist ein Entgelt für die Nutzung des Zahlungsmittels im EWR unzulässig (§ 27 ZaDiG 2018, in Deutschland § 270a BGB). Ein trotzdem gesetzter Wert wird beim Lesen übergangen. Bei der Kreditkarte gilt das Verbot für Verbraucherkarten aus dem EWR; die Beurteilung im Einzelfall liegt bei dem, der den Satz einträgt.

8. Mahnwesen

Fakturierung → Mahnwesen.

8.1 Wie das Mahnwesen denkt

Cloudfakt kennt vier Stufen: eine Zahlungserinnerung und drei Mahnungen. Jede Stufe hat eine eigene Frist in Tagen und eine eigene Gebühr.

Die Frist zählt jeweils ab dem letzten Ereignis: die erste Stufe ab Fälligkeit der Rechnung, jede weitere ab dem Datum der vorigen Mahnung. Ein Beispiel mit den Fristen 12 / 8 / 5 / 5:

Rechnung fällig am 01.03. → Zahlungserinnerung am 13.03. → 1. Mahnung am 21.03. → 2. Mahnung am 26.03. → 3. Mahnung am 31.03. Danach ist der Fall ein Inkasso-Kandidat.

8.2 Die Seite

Vier Reiter:

8.3 Den Mahnlauf starten

Über der Liste steht Mahnlauf starten, daneben das Häkchen E-Mails versenden.

• Mit Häkchen: je Kandidat wird die nächste Stufe erzeugt, die Gebühr gebucht und der Kunde angeschrieben. Der Mail liegen die Rechnung und der Mahnbrief als PDF bei.
• Ohne Häkchen: Stufe und Gebühr werden festgehalten, es geht nichts hinaus. Nützlich, wenn man selbst zum Telefon greifen will.

Mahnbriefe erscheinen im Hausdesign des Betriebs (eigenes Briefpapier, Kopf und Fuß auf jeder Seite). Anfallende Mahnspesen werden gesondert ausgewiesen und fließen in den GiroCode-/QR-Betrag ein, sodass der Kunde den vollen offenen Betrag inklusive Spesen bezahlt. Fällt eine höhere Stufe an, löst deren Gebühr die vorherige ab, statt sich zu summieren.

8.4 Wer nicht gemahnt wird

Das Startdatum ist die wichtigste Bremse beim Umstieg: Vor diesem Datum erzeugt der Lauf nichts, auch von Hand nicht. Ohne es würde am ersten Tag eine Mahnwelle über alle übernommenen Altposten laufen — auch über die, die im alten System längst erledigt waren.

8.5 Der Schutz vor halben Mahnungen

Merksatz — ist die Sendefreigabe aus, erzeugt ein Mahnlauf mit E-Mail gar nichts. Er meldet stattdessen, wie viele Rechnungen fällig gewesen wären.

Der Grund ist wichtiger, als er aussieht: Eine Mahnung zählt die Stufe hoch. Entstünde sie, ohne zugestellt zu werden, bekäme der Kunde nie eine Zahlungserinnerung — beim nächsten Lauf aber die 1. Mahnung samt Gebühr. Wer nur Stufe und Gebühr festhalten will, startet den Lauf ausdrücklich ohne E-Mail.

8.6 Inkasso

In den Einstellungen legt man fest, ab welcher Stufe eine Forderung als Inkasso-Fall gilt, und ob der Kunde dabei gesperrt oder deaktiviert wird. Der Inkasso-Export liefert die Fälle als Datei zur Übergabe.

8.7 Mahnporto und Mahnpauschale

Die Mahngebühr je Stufe setzt sich aus drei Teilen zusammen: dem Satz der Stufe, einer Pauschale und dem Porto, wenn die Mahnung auf Papier hinausgeht. Alle drei stehen unter Einstellungen → Mahnwesen; auf dem Beleg erscheint eine Summe, nicht drei Zeilen.

Geht die Mahnung per E-Mail hinaus, entfällt das Porto. Das entscheidet der Versandweg des Kunden, nicht die Stufe.

Merksatz — der Stufenplan ist die Quelle für beides: für die Liste und für die Übergabe ans Inkasso. Wer ihn ändert, ändert auch, ab wann ein Fall übergeben wird.

9. Mail und Tickets

9.1 Der Grundgedanke

Cloudfakt führt die gesamte Korrespondenz am Kunden. Jede ein- und ausgehende Nachricht liegt beim Kunden oder Lieferanten, mit Anhängen und der Original-Datei. Wer ein Kundenblatt öffnet, sieht die Geschichte — ohne im Postfach zu suchen.

Zwei Bereiche, nach Herkunft getrennt:

• Mail — alles aus dem Postfach.
• Tickets — alles, was Kunden über das Portal einreichen.

9.2 Postfächer einrichten

Mail → Postfach-Einstellungen. Je Postfach: Bezeichnung, Zugangsart, Zugangsdaten, Ordner für Entwürfe, und ob es senden darf.

Verbindung prüfen zählt die ungelesenen Nachrichten, ohne etwas als gelesen zu markieren.

Mehrere Postfächer sind möglich. Der Abruf läuft über alle aktiven; beim Schreiben erscheint eine Absenderwahl, sobald mehr als eines senden darf. Fällt ein Postfach aus, hält es die übrigen nicht auf.

9.3 Die Mailübersicht

Reiter für Posteingang, Abgelegt, Gesendet, SPAM, Papierkorb, Entwürfe und für jeden selbst angelegten Ordner.

Je Zeile: Betreff, Auszug, zugeordneter Kunde, Status, Datum — dazu Schaltflächen für Antworten, Weiterleiten, Zuordnen, Ablegen, SPAM und Löschen.

Ablegen heißt: in die Akte eines Kunden oder Lieferanten. Der Knopf Ablegen erscheint darum erst, wenn die Zuordnung feststeht. Ist der Absender erkannt, steht sein Name in der Zeile und ein Klick legt ab. Ist er nur vorgeschlagen, trägt die Zeile Vorschlag: Name — derselbe Klick ordnet zu und legt in einem Schritt ab. Bei mehreren möglichen Zuordnungen klappt der Knopf eine Auswahl auf. Post, die zu niemandem gehört, gehört in einen eigenen Ordner, in SPAM oder in den Papierkorb. Eigene gesendete Post bleibt unter Gesendet stehen, bis sie abgelegt wird.

Mehrfachbearbeitung: über die Auswahlspalte lassen sich mehrere Vorgänge auf einmal zuordnen, ablegen, in einen Ordner verschieben, als gelesen oder ungelesen markieren, als SPAM markieren oder löschen. Mit dem ersten Häkchen erscheint über der Liste eine Leiste mit diesen Schaltflächen und der Zahl der ausgewählten Mails; die Schaltflächen in der Zeile und im Lesebereich wirken dagegen immer nur auf eine Mail. Seit Version 7.32 bleibt die Leiste beim Scrollen am oberen Rand der Liste stehen.

Die Liste bleibt, wo sie war. Nach Löschen, Ablegen, Zuordnen oder SPAM lädt die Liste neu und steht danach wieder an derselben Stelle, auch neben dem Lesebereich (ab Version 7.32).

Wohin der grüne Knopf ablegt. Jede zugeordnete, noch nicht abgelegte Mail trägt das Kennzeichen Ablage bei: Kunde Name beziehungsweise Lieferant Name in der Zeile und neben dem Knopf im Lesebereich (ab Version 7.32). Der Klarname allein sagt nicht, welche der beiden Akten es ist.

Eigene Ordner legt man unter Mail → Ordner an. Eine abgelegte Mail verlässt Posteingang und Abgelegt; das Ablegen geht über ein Ordnersymbol in der Zeile.

Entwürfe zeigt, was in Outlook oder im Webmailer angefangen wurde. Diese Nachrichten werden bewusst nicht übernommen: ein Entwurf ändert sich mit jedem Speichern und ist nach dem Absenden weg — eine Kopie in der Ablage wäre binnen Minuten falsch.

9.4 Schreiben, Antworten, Weiterleiten

Im Verfassen-Dialog: Empfänger, Betreff, Text, dazu

• Vorlage übernehmen — eine E-Mail-Vorlage einsetzen,
• Textbaustein einfügen — einen Absatz an der Cursorposition,
• Signatur — je Postfach oder je Mitarbeiter,
• Dateianhänge — bis zu zehn Dateien à 20 MB. Ausführbare Endungen sind gesperrt. Beim Weiterleiten gehen die Anhänge des Originals automatisch mit.

Was außer Ihrem Text noch mitgeht

Antwort und Weiterleitung tragen mehr als das, was im Textfeld steht — und zwar Verschiedenes: die Antwort zitiert die letzte eingehende Nachricht, die Weiterleitung nimmt die letzte Nachricht des Vorgangs, gleich welcher Richtung, samt ihren Anhängen.

Beide Fenster zeigen das vor dem Absenden. Unter dem Textfeld steht Geht mit Ihrem Text hinaus — genau der Rumpf, den die Mail bekommt, mit Absender, Betreff und der Zahl der Anhänge. Darunter klappt Ganzen Verlauf anzeigen den gesamten Vorgang auf.

Merksatz — bei einer Weiterleitung entscheidet der Vorgang, was unter Ihrem Text landet. Wer den falschen wählt, schickt dem Empfänger die Nachricht eines Dritten mit, samt allem, was in ihr zitiert steht. Ein Blick auf den Block darüber klärt das, bevor die Mail draußen ist.

9.5 Aufräumen

Mail → Aufräumen löscht nach Alter (Tag, Woche, Monat, Jahr). Es wird erst gezählt, dann gelöscht, und das Ziel ist der Papierkorb, nicht das Nichts. Der Papierkorb wird nach einer einstellbaren Frist endgültig geleert.

Das Mailarchiv sichert auf Wunsch auf einen eigenen SFTP-Speicher: ältere Nachrichten samt Anhängen werden ausgelagert und bleiben zugreifbar, ohne die Datenbank zu belasten.

9.6 Tickets

Mailübersicht → Tickets führt die Vorgänge aus dem Portal: Betreff, Kunde, Status, Verlauf. Antworten gehen als Mail hinaus und stehen zugleich im Portal.

9.7 Rundsendung

Mailübersicht → Rundsendung. Eine Nachricht an viele: Empfängerkreis über Kundengruppe, Tag oder Server einschränken, Empfänger zählen lassen, Testmail an sich selbst, dann versenden. Der Versand läuft über die Warteschlange und setzt die Sendefreigabe voraus.

9.8 E-Mail-Protokoll

System → E-Mail-Protokoll führt jede tatsächlich versendete Nachricht mit Empfänger, Betreff und Zeitpunkt.

Merksatz — zurückgehaltene Nachrichten stehen hier nicht. Wer eine Mail vermisst, prüft zuerst die Sendefreigabe.

9.9 SPAM und automatische Erkennung

Kunde und Lieferant werden automatisch erkannt. Zu jeder eingehenden Mail sucht Cloudfakt den Absender im Stamm und vermerkt ihn — die Liste zeigt den Namen, und die Mail hängt an der Kundenakte. Gesucht wird in drei Stufen: Stamm- und Rechnungsadresse, dann Portal-Zugänge, dann die Adressen der Ansprechpartner.

Merksatz — die Mail bleibt trotzdem im Posteingang liegen, auch wenn der Kunde erkannt wurde. Sie verlässt ihn erst, wenn jemand sie ablegt — und abgelegt wird nur mit Zuordnung, denn die Ablage ist die Akte. So sieht man dem Posteingang an, was noch niemand angefasst hat. Eine eingehende Antwort holt einen abgelegten Vorgang zurück.

Steht eine Adresse bei mehreren Kunden — Sammelpostfächer, Steuerberater, verbundene Firmen —, wird keiner von selbst genommen. Eine Mail an der falschen Akte wäre schlechter als eine ohne Zuordnung. Der Knopf Ablegen zeigt dann die möglichen Kunden zur Auswahl, statt zu raten.

Von Hand gesetzte Zuordnungen werden gelernt. Ordnet man eine Mail über das Kettensymbol einem Kunden oder Lieferanten zu, merkt sich Cloudfakt die vollständige Absenderadresse. Ab der nächsten Mail dieses Absenders genügt ein Klick auf Ablegen. Der gelernte Eintrag entscheidet vor den Stammdaten; wird die Zuordnung wieder aufgehoben, verschwindet er mit. Nachzusehen und zu löschen unter Mail → Gelernte Absender.

SPAM markieren. In der Zeile das Verbotssymbol, in der geöffneten Mail der Knopf Als SPAM markieren, oder mehrere auswählen und die Leiste oben benutzen. Die Mail verschwindet aus Posteingang, Ablage und Ticket-Liste und steht nur noch im Reiter SPAM. Gelöscht wird nichts.

Die Markierung sperrt den Absender. Weitere Post dieser Adresse landet direkt unter SPAM statt im Posteingang, und die übrige Post desselben Absenders wandert beim Markieren gleich mit. Papierkorb und eigene Ordner bleiben unberührt — was dort einsortiert wurde, ist eine Entscheidung von Hand. Kein SPAM holt die Mail zurück und hebt die Sperre auf.

Drei Adressen werden nie gesperrt: Kunden, Lieferanten und die eigenen Postfächer. Dort wäre ein Fehlgriff teuer — die nächste echte Mail wäre unsichtbar weg. Diese eine Mail wandert trotzdem nach SPAM; die Meldung sagt ausdrücklich, dass der Absender nicht gesperrt wurde.

Unter Mail → Gesperrte Absender stehen alle Sperren mit Sperrdatum, der Zahl der seither gehaltenen Mails und dem letzten Treffer. Freigeben hebt eine Sperre auf; bereits abgelegte Mails bleiben, wo sie sind. Eine Sperre, die nach Monaten noch auf 0 steht, kann weg.

Es wird keine ganze Domain gesperrt und nichts nach Inhalt erkannt: gesperrt wird genau die Adresse, die jemand angesehen und entschieden hat. Eine Domainsperre träfe bei Freemail-Anbietern zwangsläufig auch erwünschte Post.

9.10 Anhang in die Dokumentenablage legen

Hat eine Mail einen Anhang, muss er nicht den Umweg über den Rechner nehmen. Unter dem Nachrichtentext steht neben jedem Anhang ein kleines Ablage-Symbol; ein Klick darauf öffnet den Dialog In die Dokumentenablage legen.

• Ablegen bei: Kunde oder Lieferant. Ist die Mail bereits zugeordnet, steht der richtige Empfänger schon da; sonst — oder wenn der Anhang zu jemand anderem gehört — im Suchfeld nach Name oder Nummer suchen.
• Titel ist mit dem Dateinamen ohne Endung vorbelegt, Bezeichnung mit Aus Mail: Betreff. Beides lässt sich überschreiben.
• Im Portal sichtbar gibt es nur beim Kunden; ein Lieferant hat keinen Portalzugang.
• Die Datei wird kopiert — der Anhang bleibt an der Mail und lässt sich dort weiter öffnen.
• Wiederfinden: beim Kunden unter Kunden → Kunde → Dokumente, beim Lieferanten unter Lieferanten → Lieferant → Dokumente.

9.11 Blindkopie je Belegart

Unter Einstellungen → Konten & BCC steht je Belegart eine eigene Blindkopie-Adresse. Sechs Zeilen, sechs Sendestellen:

Eine Belegart ohne eigene Zeile bekommt keine Kopie und einen Eintrag im Protokoll. Einen Rückfall auf die Rechnungszeile gibt es bewusst nicht: sonst ginge eine Gutschrift still an die Adresse, die für Rechnungen gedacht war.

Serveranbindung (Froxlor und Plesk)

Cloudfakt spricht mit dem Serverpanel. Angebunden sind Froxlor und Plesk; LiveConfig folgt. Der Zugang steht je Server unter Einstellungen → Server, ein Knopf prüft die Verbindung.

Panel-Inventur. Stellt die Konten am Server den Hostingverträgen gegenüber — rein lesend, in vier Gruppen (Verknüpft, Nur am Server, Nur in Cloudfakt, Vorschlag). Erkannte Paare (über E-Mail, Hauptdomain oder Kundenname) lassen sich mit einem Klick übernehmen. Statusabweichungen — am Server gesperrt, in Cloudfakt aktiv — stehen zuoberst.

Am Server anlegen. Ein Speicherplatz-Vertrag ohne Konto lässt sich aus Cloudfakt in Froxlor anlegen — mit Vorschau, Plan aus dem Paket und Login aus der Hauptdomain. Das Kennwort entsteht automatisch (mindestens 20 Zeichen), wird verschlüsselt gespeichert und einmal angezeigt.

Am Server verwalten. Ein eingerichtetes Web lässt sich sperren und entsperren, auf einen anderen Plan setzen und löschen (nur mit getippter Bestätigung des Logins). Jeder Schritt steht in der Kundenhistorie.

Domain und Speicherplatz. Hat ein Kunde mehrere Speicherplätze, zeigt das Kundenblatt, welche Domain auf welchem liegt.

Plesk. Ein Konto ist ein Plesk-Kunde. Angemeldet wird mit einem eigenen Verwalterkonto des Panels; die Adresse lautet https://<Server>:8443/api/v2. Anlegen, Sperren und Löschen laufen wie bei Froxlor — beim Anlegen bildet die erste Domain zusammen mit dem Dienstpaket das Abonnement, weitere Domains liegen im selben Abonnement. Zwei Dinge kann Plesk nicht: das Kontingent nennen und das Paket eines laufenden Abonnements wechseln. Was ein Panel nicht kann, zeigt Cloudfakt auch nicht an.

Verbrauch. Ein täglicher Lauf holt den belegten Speicher vom Panel. Er steht im Kundenblatt unter dem Kontingent und im Kundenzenter beim Vertrag. Plesk zählt dabei auch Post und Sicherungen mit — der Wert liegt deshalb oft über dem, was die Webseite braucht.

Sperren bei Zahlungsverzug. Ab einer einstellbaren Mahnstufe wird der Speicherplatz am Server gesperrt und bei Zahlungseingang wieder freigegeben. Gesperrt wird nur, was auf der offenen Rechnung steht; Domains bleiben unberührt. Freigegeben wird nur, was das Mahnwesen selbst gesperrt hat — eine von Hand gesetzte Sperre hebt eine Zahlung nicht auf.

Kündigung: Post an den Kunden. Kündigt ein Kunde im Kundenzenter, bekommt er eine Eingangsbestätigung; wird die Kündigung angenommen, eine Bestätigung mit dem verbindlichen Vertragsende. Beide Texte sind unter Vorlagen änderbar. Ist eine Vorlage inaktiv, geht die zugehörige Mail nicht hinaus.

Löschvormerkung. Eine angenommene Kündigung merkt den Speicherplatz zum Löschen vor — Vertragsende plus einstellbare Schonfrist. Die vorgemerkten Verträge stehen in einer eigenen Liste. Gelöscht wird nichts von selbst: das Löschen verlangt die getippte Bestätigung des Logins.

Erreichbarkeit der Kundendienste

Die Panel-Anbindung liest Speicher und Verkehr, sagt aber nicht, ob etwas läuft. Dafür gibt es die Erreichbarkeitsprüfung: alle fünf Minuten, je Mandant, mit dreifarbiger Ampel im Desk und im Kundenzenter.

Was geprüft wird

• Web je Domain — über HTTPS, mit Statuscode, Antwortzeit und Restlaufzeit des Zertifikats. Eine Website kann kaputt sein, während der Server tadellos läuft; genau danach fragt der Kunde.
• Mail, POP3, IMAP und FTP je Server — nicht je Kundendomain. Auf einem Panelserver beantwortet derselbe Postfix jeden Namen, den man ihn fragt; wer diese Dienste über die Kundendomain prüft, misst nicht den Dienst des Kunden, sondern das, was hinter seinem A-Eintrag steht.
• Geprüft wird Verbindung und Begrüßungszeile. Ein hängender Dienst hält den Port offen und antwortet nicht — ein reiner Portcheck meldet ihn als gesund.

Was kein Ausfall ist

Zeigt eine Domain auf den Server, ohne dort eingerichtet zu sein, legt der Server sein eigenes Zertifikat vor. Das ist geparkt, kein Ausfall; solche Ziele stehen auf keine Auskunft. Wer allerdings einmal ein Zertifikat auf den eigenen Namen vorgelegt hat und plötzlich das des Servers bekommt, hat eine gescheiterte Erneuerung — das bleibt rot. Domains, die auf einen fremden Server zeigen, bekommen gar kein Prüfziel.

Nur öffentliche Ziele (ab Version 7.31)

Die Prüfung wählt nur Adressen im öffentlichen Netz an. Zeigt eine Domain per DNS auf 127.0.0.1 oder in ein privates Netz, oder leitet sie dorthin weiter, steht in der Einzelheit Ziel liegt nicht im öffentlichen Netz beziehungsweise Weiterleitung auf ein nicht öffentliches Ziel; ein Name, der sich nicht auflösen lässt, Name nicht auflösbar. Weiterleitungen verfolgt die Prüfung selbst, Stufe für Stufe, und prüft jedes Ziel vorher. Aus demselben Grund nimmt die Servermaske keine private IP-Adresse mehr an; ein Hostname bleibt erlaubt, denn ob er öffentlich auflöst, prüft der Lauf bei jeder Messung.

Post an den Kunden

Über eine Störung an eigenen Diensten wird die Kundschaft nicht von selbst angeschrieben. Der Haken dafür steht unter Einstellungen → Automatik, getrennt vom Ablauf: der Ablauf entscheidet, ob gemessen wird, der Haken, ob aus einem Befund ein Brief wird. Vorgabe: aus. Der Wortlaut liegt als Vorlage website_down unter System → Vorlagen.

Sieben Riegel hängen daran: nur das Web · erst ab drei Fehlschlägen in Folge · einmal je Ausfall · eine Mail je Kunde statt je Domain · nur bei laufendem Vertrag · höchstens zwanzig Kunden je Lauf · und nie bei einer Störung auf der eigenen Seite.

Achtung — beim Einschalten wird der Bestand einmal stillgestellt. Ohne das schriebe der nächste Lauf jeden Kunden an, dessen Seite seit Tagen bekannt gestört ist. Gemeldet wird ab dann, was ab dann passiert.

Steht der Ablauf auf aus, verschwindet der Block im Kundenzenter ganz. Was nicht gemessen wird, gehört dem Kunden nicht gezeigt — weder als Ampel, die niemand nachführt, noch flächig grau.

10. Kundenportal

10.1 Was der Kunde dort tut

Das Portal liegt unter der Adresse des Betriebs und trägt dessen Erscheinungsbild. Der Kunde kann:

Die Übersicht: was der Kunde beim Anmelden sieht

Die Startseite ist ein Einstieg und kein Datenblatt. Von oben nach unten:

1. Begrüßung mit Name, Kundennummer und dem Zeitpunkt der vorherigen Anmeldung, dazu der Satz „Waren Sie das nicht? Dann ändern Sie bitte Ihr Passwort.“ Der Hinweis erscheint erst ab der zweiten Anmeldung — vorher gibt es keinen Zeitpunkt zu nennen.
2. Hinweise des Betriebs (Portal-Nachrichten) und die Willkommensnachricht aus Einstellungen → Portal, falls eine hinterlegt ist. Seit v7.20 tragen sie ihre Farbe als Fläche, dazu ein Sinnbild im Kreis und die Art der Meldung als Marke neben dem Titel — Information, Störung / Warnung, Aktion oder Neuigkeit. Die Willkommensnachricht nimmt dieselbe Form ohne Art und ohne Titel: sie ist die Begrüßung des Betriebs und keine Meldung über einen Zustand.
3. Zwei breite Kacheln: Meine Verträge mit der Zahl der laufenden und Offene Rechnungen mit dem offenen Betrag. Steht etwas offen, ist die zweite Kachel eingefärbt und heißt Jetzt bezahlen; sonst steht dort Nichts offen.
4. Eine Reihe schmaler Kacheln: Support, Ablage, Bestellen, Datenschutz, Mein Konto — jede mit Symbol, Titel, einem Satz und ihrer eigenen Zahl.
5. Darunter wie bisher die Tabellen: offene Rechnungen und Domains, die in den nächsten 60 Tagen ablaufen.

Die ganze Kachel ist anklickbar, nicht nur der Text am unteren Rand. Bestellen erscheint nur mit dem Bestellsystem, Datenschutz erst, wenn eine Fassung des Auftragsverarbeitungsvertrags freigeschaltet ist oder der Kunde bereits eine unterschrieben hat.

Die Stammdaten stehen hier nicht mehr. Bis Version 7.18 trug die Übersicht die vollständige Kundentabelle. Dieselben Angaben stehen unter Mein Konto → Meine Daten, dort sind sie außerdem änderbar — samt Service-PIN und Bankverbindung.

Die Vertragsseite: ein Vertrag für sich (ab v7.21)

Bis v7.20 war ein Vertrag im Kundenzenter ausschließlich eine Zeile in einer Tabelle. Alles, was in eine Zeile nicht hineinpasst — Laufzeit, Kündigungsfrist, belegter Speicher, Nameserver, die Angaben zum Panel —, stand dort nirgends. Auf Meine Verträge führt jetzt der Name der Zeile auf eine eigene Seite, und rechts steht zusätzlich der Knopf Details. Beides gibt es bei jedem Vertrag, auch bei einem gekündigten.

Links die Angaben zum Lesen: Ihr Paket mit dem belegten Speicher als Balken (Anteil in Prozent, Tag der Messung, Farbwechsel ab 90 Prozent), dazu Paket, Server, IP-Adresse, enthaltener Datenverkehr, Postfächer, FTP-Zugänge, Subdomains, Datenbanken, PHP und SSH-Zugang. Ihre Domain mit Registrar, Status bei der Registrierungsstelle, Registrierung, Ablauf, SSL, Whois-Schutz und den Nameservern. Dazu die Erreichbarkeit dieses einen Vertrags und Gehört zusammen — bei der Domain der Speicherplatz, auf dem sie liegt, beim Speicherplatz die Domains darauf.

Rechts der Stand und die Handlungen: Preis und Zyklus, nächste Verrechnung, Vertragsbeginn, Freischaltung, Laufzeit, Verlängerung, Kündigungsfrist und Vertragsende — darunter DNS, Nameserver, Hosting-Oberfläche öffnen und Kündigen an einer Stelle.

Merksatz: der Knopf Hosting-Oberfläche öffnen erscheint nur, wenn am Server eine Adresse für die Kundenoberfläche hinterlegt ist — zu pflegen unter Server → Oberflächen, Art Kunde. Der Zugangsname des Panels steht auf der Seite, das Passwort nicht.

Wie der Kunde die Artikel findet (ab v7.20, Aufbau geändert mit v7.21)

Die Bestellseite zeigt eine Kategorie auf einmal. Ganz oben stehen die Kategorien nebeneinander — je eine Marke mit Bezeichnung und Artikelzahl; reicht die Breite nicht, brechen sie in die nächste Zeile um. Darunter steht die Schrittanzeige Artikel wählen → Warenkorb → Bestellung abschicken. Die gewählte Kategorie steht in der Adresse und lässt sich damit verlinken und mit dem Zurück-Knopf verlassen. Vorgabe ist Domains, wenn es Domain-Artikel gibt.

Wo die Kategorien gepflegt werden: am Artikel, nicht an einer eigenen Liste — Stammdaten → Artikel, Artikel öffnen, Karte Shop im Kundenzenter: das Feld Shop-Kategorie und daneben Shop-Reihenfolge für die Sortierung. Es gibt zehn Kategorien: Webhosting, Domains, E-Mail, SSL-Zertifikate, Wartung, Webdesign, Onlineshop, Logo & Druck, SEO-Optimierung und Sonstiges — E-Mail, SSL-Zertifikate und Wartung sind mit Version 7.36 dazugekommen. Eine elfte lässt sich nicht selbst anlegen, die Liste steht fest im Programm.

Beim Einlesen einer Artikelliste wird die Kategorie geprüft (ab Version 7.36). Steht in der Spalte Shop-Kategorie ein Wert, den es nicht gibt, wird diese Zeile abgewiesen und im Bericht des Laufs beim Namen genannt; die übrigen Zeilen laufen durch. Vorher wurde der Wert gespeichert, und der Artikel war im Kundenzenter unsichtbar, ohne dass es eine Meldung gab. Dasselbe gilt für den Abrechnungszyklus. Immer zuerst der Probelauf — er zeigt die abgewiesenen Zeilen, bevor etwas geschrieben wird.

Der Abrechnungszyklus am Artikel (ab Version 7.38). Das Auswahlfeld Abrechnung zeigt genau die Zyklen, mit denen Cloudfakt auch abrechnet: einmalig, monatlich, vierteljährlich, halbjährlich, jährlich, alle 2 Jahre, kostenlos. Bis Version 7.37 standen dort vier weitere zur Wahl, die es im Rechnungswesen nicht gab; wer einen davon wählte, bekam beim Anlegen eines Vertrags aus einer Bestellung stillschweigend einen anderen — der Artikel sagte das eine, der Vertrag tat das andere. Trägt ein Artikel noch so einen Wert, steht er weiterhin in der Liste, gekennzeichnet als alter Wert: so bleibt sichtbar, was dort steht, statt beim nächsten Speichern still ersetzt zu werden.

Die Domain-Endungen sind begrenzt. Ohne Filter stehen zwölf da, darüber ein Buchstabenfilter aus den vorhandenen Endungen. Unter der Liste führt Alle N Endungen zeigen auf den vollen Bestand. Ein gewählter Buchstabe zeigt immer alle Endungen dazu — dort greift die Grenze nicht.

Merksatz: ein Artikel erscheint im Bestellsystem nur, wenn er aktiv ist, online steht und eine Shop-Kategorie trägt. Fehlt die Kategorie, fehlt der Artikel; leere Kategorien bekommen keinen Reiter.

Datenschutz: die Seite im Kundenzenter (ab v7.20 zweispaltig)

Links zum Lesen: Vertragstext mit eigenem Bildlauf, die Subdienstleister samt Block Angekündigt, das Unterschreiben und die bereits unterschriebenen Fassungen. Rechts der Stand — unterschrieben, ältere Fassung unterschrieben, noch nicht unterschrieben oder keine Fassung freigeschaltet, jeder Zustand mit Sinnbild und Farbe — und Zum Mitnehmen. Auf schmalen Bildschirmen stehen Stand und Knöpfe oben.

• Vorschau — der vollständige Vertrag als PDF, ohne Unterschrift und ohne Protokoll. Dieselbe Vorlage wie die Urkunde: der Kunde sieht genau das Blatt, das er gleich unterschreibt. Es wird nicht in seiner Dokumentenablage abgelegt.
• Dienstleisterliste — die Subdienstleister als eigene Anlage mit dem Tag des Abrufs im Kopf. Sie hängt nicht an einer Vertragsfassung und ist auch dann abrufbar, wenn keine freigeschaltet ist.

10.2 Zugang einrichten

Im Kundenblatt, Reiter Portalzugang: Zugang anlegen. Der Kunde bekommt eine Mail und vergibt sein Passwort selbst über Passwort vergessen. Ein Passwort wird nie im Klartext gespeichert oder angezeigt.

Serverzugangsdaten auf Knopfdruck (ab Version 7.30). Unter Stammdaten → Server zeigt die Karte Zugangsdaten sie nicht mehr von selbst: ein Knopf holt sie, ein zweiter Klick blendet sie wieder aus. Das dürfen nur Administratoren, und jede Anzeige steht im Sicherheitsprotokoll. Vorher standen die Werte im Quelltext der Seite und waren nur optisch verdeckt — auf der Stufe ansehen, und die ist bei einer neuen Rolle die Vorgabe.

Engere Rechte an mehreren Stellen (ab Version 7.30). Startseite und Suche zeigen nur, was die eigene Rolle deckt: ohne Recht an der Fakturierung keine Beträge und keine Rechnungen, ohne Recht an den Kunden keine Kundennamen. Postfach- und Postausgangseinstellungen, Post weiterleiten und Auftrag per Mail senden sind Administratoren vorbehalten. XRechnung und ZUGFeRD verlangen das Recht an den Rechnungen. SEPA-Einzug, Erreichbarkeitsprüfung und Auftragsverarbeitung lassen sich jetzt in der Rollenmaske vergeben. Und was ein Mitarbeiter über Login als im Kundencenter tut, trägt in der Kundenhistorie seinen Namen; jede schreibende Handlung steht zusätzlich im Sicherheitsprotokoll.

Mitarbeiter sperren statt löschen (ab Version 7.29). Unter Benutzer und Rollen steht neben Löschen jetzt Sperren. Wer gesperrt ist, kommt nicht mehr herein — alles, was er oder sie angelegt hat, bleibt stehen: jede Zeile der Historie, jeder Beleg, jeder Protokolleintrag mit dem Namen darin. Die Sperre wirkt an vier Stellen: Anmeldung, laufende Sitzung, Passwort vergessen und das Merken-Cookie. Den eigenen Zugang und den letzten mit Administrationsrecht sperrt niemand.

Wie lange eine Anmeldung gilt (ab Version 7.29). Eine Sitzung im Desk endet spätestens zwölf Stunden nach der Anmeldung, auch bei durchgehender Arbeit; bisher lief sie allein über die Untätigkeitsgrenze weiter. Angemeldet bleiben gilt dreißig Tage statt mehrerer Jahre. Und die Sperre eines Kunden wirkt sofort: seine Sitzung im Kundencenter endet beim nächsten Klick, ein gemerktes Gerät kommt nicht mehr ohne Kennwort herein.

Der Portalzugang ist Administratoren vorbehalten (ab Version 7.26). Anlegen, sperren, entsperren, Kennwort setzen und Zugangsdaten senden kann nur, wer Administrator ist: wer das Kennwort eines Kunden setzt, kann sich anschließend als dieser Kunde anmelden. Wer kein Administrator ist, sieht die Knöpfe nicht. Die Service-PIN bleibt jedem, der Kunden ändern darf — sie weist am Telefon aus und öffnet keine Tür.

Sperren statt löschen (ab Version 7.26). Zugang sperren nimmt dem Kunden die Anmeldung, lässt aber alles stehen: Kennwort, zweiten Faktor und Wiederherstellungscodes. Zugang entsperren gibt genau denselben Zugang zurück. Solange gesperrt ist, kommt der Kunde weder über die Anmeldung noch über Passwort vergessen hinein, eine offene Sitzung endet beim nächsten Klick, und auch Login als führt nicht hinein. Der Zustand steht im Kundenblatt als Marke Gesperrt samt Tag der Sperre; Kennwort setzen, Anlegen, Sperren und Entsperren stehen im Sicherheitsprotokoll.

Den zweiten Faktor zurücksetzen (ab Version 7.27). Hat der Kunde sein Telefon und seine Wiederherstellungscodes verloren, kommt er nicht mehr hinein. An der Karte Panel-Zugang steht dafür Zweiten Faktor zurücksetzen: Administratoren vorbehalten, und nur dort, wo ein zweiter Faktor eingeschaltet und der Zugang nicht gesperrt ist. Zurückgesetzt wird der zweite Schritt, nicht der erste — das Kennwort bleibt, der Kunde meldet sich danach damit allein an und sollte den Schutz gleich wieder einrichten. Der Knopf ist damit kein zweiter Weg in sein Konto; wer seine Sicht braucht, nimmt Login als. Jedes Zurücksetzen steht im Sicherheitsprotokoll und meldet sofort.

Die Rechnungsseite des Kundencenters (ab Version 7.28). Oben stehen drei Karten: Offene Rechnungen mit Summe und Anzahl, Getätigte Zahlungen und Ihre Zahlungsart samt Ihrer Bankverbindung. Darunter drei Reiter — Rechnungen, Zahlungen und Gutschriften und Stornos. Seine Zahlungen sah der Kunde bis dahin gar nicht: er las, was er schuldet, nie was er gezahlt hat. Der dritte Reiter erscheint nur, wenn es solche Belege gibt, und führt beide Belegarten zusammen; eine Spalte Offen gibt es dort nicht, denn eine noch nicht verrechnete Gutschrift ist keine Forderung, sondern Geld, das der Kunde bekommt. Im Reiter Zahlungen heißt eine Rücklastschrift auch Rücklastschrift, und fehlgeschlagene Versuche stehen dort nicht. Bleibt der Reiter leer, obwohl der Kunde bezahlt hat, stammen seine Rechnungen aus einer Übernahme — die Seite sagt das dort auch, statt ihm eine leere Liste hinzustellen.

Datenschutz: den AV-Vertrag selbst unterschreiben

Im Kundenzenter steht der Menüpunkt Datenschutz. Der Kunde liest dort den Vertragstext zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO in der geltenden Fassung, sieht die Subdienstleisterliste samt angekündigter Änderungen und unterschreibt gezeichnet — mit Maus oder Finger.

Was die Unterschrift trägt, ist das Protokoll daneben: Name, Funktion, Zeitpunkt, IP-Adresse, Browserkennung, die unterschriebene Fassung, das Abbild der Subdienstleisterliste zu diesem Zeitpunkt und die Prüfsumme des erzeugten PDFs. Das PDF liegt danach in der Dokumentenablage des Kunden und ist unter Datenschutz wie unter Dokumente abrufbar.

Merksatz — eigener Menüpunkt und kein Reiter unter Mein Konto: den AV-Vertrag sucht nicht nur der Kunde selbst, sondern auch sein Datenschutzbeauftragter, und der hat unter Passwort und Zwei-Faktor nichts verloren.

10.3 Portal-Nachrichten

Einstellungen → Portal. Hinweise, die im Portal erscheinen — an alle oder eingeschränkt auf Kundengruppen, Tags und Server. Mit Aktiv-Schalter, Zeitraum und Papierkorb.

10.4 Das Bestellsystem

Einstellungen → Bestellen regelt, was der Kunde bestellen kann und unter welchen Bedingungen: AGB-Link, Datenschutz-Link, Pflichthäkchen, Widerrufsbelehrung, Empfängerkreis für die Benachrichtigung, Hinweistext im Warenkorb.

Der Ablauf beim Kunden: Produkt wählen → bei Domains Verfügbarkeit prüfen → Warenkorb → AGB bestätigen → bei Verbrauchern die ausdrückliche Zustimmung zum vorzeitigen Leistungsbeginn → Zahlungspflichtig bestellen.

Der Nachweis bleibt am Beleg: Zeitpunkt der Zustimmungen, IP-Adresse, Browserkennung, die verwendeten Links und eine Prüfsumme des Belehrungstextes. Sichtbar im Auftrag, im Portal und in der Kundenhistorie.

Merksatz — fehlt ein Pflichthäkchen, entsteht serverseitig nichts. Es genügt also nicht, das Häkchen im Browser zu umgehen.

Der Betrieb bekommt eine Meldung über jede neue Bestellung, der Kunde eine Bestätigung mit Positionen, Summen, erteilten Einwilligungen und Widerrufsbelehrung.

Im Warenkorb wird nicht bezahlt. Der Kunde bestellt, der Auftrag landet im Betrieb, die Rechnung entsteht im gewöhnlichen Rechnungslauf. Im Portal bezahlen lässt sich nur eine bereits gestellte Rechnung.

Aus der Bestellung werden Verträge. Im Desk steht auf dem Auftrag der Knopf In Verträge übernehmen: je Position eine Zeile mit Bezeichnung, Art, Abrechnung, Preis, Rabatt, erster Fälligkeit und Vertragsbeginn, einzeln abwählbar. Art und Zyklus werden aus der Shop-Kategorie des Artikels vorgeschlagen — Speicherplatz und Domain jährlich, alles andere einmalig — und in der Maske entschieden; ein Artikel trägt keine Vertragsart. Danach stehen die Verträge auf dem Kundenblatt und werden über den Rechnungslauf berechnet. Zweimal übernehmen ist gesperrt.

10.5 Was der Kunde selbst pflegen kann

Unter Mein Konto pflegt der Kunde seine eigenen Angaben: Meine Daten (Art, Anrede, Vor- und Nachname, Firma, Anschrift, Land, Webseite, Telefon und Rechnungsempfänger in Kopie), Ansprechpartner, Passwort ändern und Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Bewusst nicht im Portal: Zahlungsart, Zahlungsziel, Rabatt, Preisgruppe, Kundengruppe, Steuersatz, Versandweg der Rechnung, Rechnungsvorlage, Rechnungsstopp und interne Notiz. Das ist Teil der Vereinbarung, nicht der Kontaktdaten. Mitgesendete Felder außerhalb der erlaubten Liste werden verworfen, nicht nur im Formular verschwiegen.

Bankverbindung und SEPA-Mandat. Der Kunde sieht Kontoinhaber, IBAN und BIC, darüber Mandatsreferenz und Erteilungsdatum. Eine geänderte IBAN ist ein neues Mandat: ein Mandat gilt für ein Konto, deshalb wird das bisherige widerrufen (der Datensatz bleibt — eingezogene Beträge müssen nachvollziehbar bleiben), ein neues angelegt, und der Kunde muss die Ermächtigung ausdrücklich bestätigen. Nur Kontoinhaber oder BIC zu berichtigen lässt das Mandat unberührt. Ein Widerruf steht dem Kunden ohne Rückfrage offen. Die IBAN wird auf Prüfziffer und Länge geprüft — ein Zahlendreher fiele sonst erst als Rücklastschrift auf. Die Zahlungsart bleibt der Verwaltung vorbehalten: das Mandat ist die Voraussetzung, nicht die Entscheidung.

Rechnungen herunterladen. In der Rechnungsliste stehen Auswahlkästchen je Zeile, ein Jahresfilter und zwei Knöpfe: Auswahl herunterladen und Alle des gewählten Jahres herunterladen. Geliefert wird ein ZIP mit den PDFs. Höchstens 150 Belege je Vorgang — bei mehreren Hundert liefe der Abruf in die Zeitgrenze; wer mehr wählt, bekommt den Hinweis, jahrweise zu laden.

Verträge und Kündigung. Unter Verträge & Domains stehen Bezeichnung, Art, Status, Preis, Zyklus und nächste Abrechnung. Je Domain erscheinen die Knöpfe Nameserver und DNS nach dem, was der zuständige Registrar freigibt. Ein Kündigungsknopf steht nur bei Verträgen, die weiterlaufen.

Hinweis auf der Anmeldeseite. Unter Einstellungen → Portal lässt sich ein Text hinterlegen, der über dem Anmeldeformular erscheint — etwa nach einem Umzug auf eine neue Adresse. Leer heißt: kein Hinweis.

Merksatz — die Adresse, die dem Kunden in E-Mails geschrieben wird, steht unter Einstellungen → Portal → Adresse des Kundenzenters. Ohne diese Angabe nimmt Cloudfakt die erste Domain des Mandanten. Sie gilt für Rechnungs-, Zugangs- und Bestellmails gleichermaßen.

10.6 Meine Verträge

Was früher Verträge & Domains hieß, heißt jetzt Meine Verträge und hat vier Reiter: alle Verträge, Domains, Pakete, Dienstleistungen.

• Pakete fasst Webhosting, Server, Lizenz und Postfach zusammen. Ein eigener Reiter je Art ergäbe vier fast leere Listen.
• Unter Dienstleistungen steht nur, was laufend bezahlt wird. Eine erbrachte und abgerechnete Einmalleistung gehört in die Akte, aber nicht in die Liste dessen, was gerade läuft; sie steht darunter als frühere Dienstleistungen.
• Jede Tabelle trägt eine ausgeschriebene Status-Legende, und jeder leere Reiter sagt, was das bedeutet. „Keine Einträge“ ist keine Auskunft.

Die Reiter hängen an der Adresse und nicht an einem Skript: ein Reiter lässt sich verlinken und mit dem Zurück-Knopf verlassen.

11. Zeiterfassung und Projekte

Organisation → Zeiterfassung · Projekte · Tätigkeiten. Der Bereich ist ein Modul und muss freigeschaltet sein.

11.1 Einrichtungsreihenfolge

1. Tätigkeiten anlegen (Wartung, Programmierung, Beratung …). Eine Tätigkeit kann einen eigenen Stundensatz tragen.
2. Projekte anlegen: Kunde, Stundensatz oder Abrechnungsartikel, bei Bedarf Aufgaben und Mitglieder.

Merksatz — der Stundensatz der Tätigkeit geht dem des Projekts vor. Ohne eigenen Satz gilt der des Projekts.

11.2 Zeit erfassen

Kalender mit Tages-, Wochen- und Monatsansicht; Einträge liegen als Blöcke auf der Zeitachse, ein Klick öffnet sie.

Stoppuhr: Projekt, Aufgabe, Tätigkeit, Beginn, Beschreibung, interne Bemerkung und das Häkchen abrechenbar. Projekt, Aufgabe und Tätigkeit lassen sich im Dialog direkt anlegen. Ein Start beendet eine noch laufende Uhr. Die laufende Uhr zählt mit Sekunden.

Von Hand lässt sich ein Eintrag mit Beginn und Ende nachtragen.

11.3 Zeit abrechnen

Erfasste Zeit wird nicht von selbst zur Rechnung. Im Projekt unter Zeiteinträge steht Als Dienstleistung buchen: Zeitraum wählen, Ziel bestimmen (neue oder bestehende Dienstleistung), Bezeichnung, Betrag, Artikel, Fälligkeit.

Der Umweg über eine Dienstleistung ist Absicht: Rechnungslauf, Portal und Mahnwesen kennen Verträge — Zeiteinträge kennen sie nicht.

Gebucht werden nur Einträge, die abrechenbar, abgeschlossen und noch nicht gebucht sind. Die Beschreibung listet Datum, Dauer und Tätigkeit je Eintrag, damit die Rechnungsposition belegbar bleibt.

12. Organisation

12.1 Termine

Organisation → Termine. Betreff, Zeitpunkt, Kunde, Notiz — mit Erinnerung per Mail. Der Erinnerungslauf lässt sich in der Automatik einschalten.

12.2 Aufgaben

Organisation → Aufgaben. Notizen zum Abhaken, mit Fälligkeit und Zuordnung.

Nicht verwechseln: Organisation → Aufgaben sind Merkzettel. Projektaufgaben entstehen im Projektblatt oder im Stoppuhr-Dialog und gehören zur Zeiterfassung.

13. Auswertungen und Exporte

13.1 Dashboard

Die Startseite zeigt das Umsatzdiagramm — wahlweise die letzten zwölf Monate oder ein Kalenderjahr, mit der Summe des Zeitraums. Darunter der Umsatz je Jahr mit einer Zeile je Jahrgang; ein Klick stellt das Diagramm um. Dazu offene Posten und Kennzahlen.

13.2 Auswertungen

Auswertungen führt drei Listen:

Die Datenqualität lohnt sich besonders nach einer Übernahme aus einem Altsystem.

13.3 Exporte

Merksatz — die beiden Vollexporte sind Administratoren vorbehalten, und jeder Abruf wird protokolliert. Ein vollständiger Kundenstamm ist die wertvollste Datei im Haus.

13.4 Importe

System → Werkzeuge nimmt Tabellen für Kunden, Rechnungen und Zahlungen entgegen. Zu jeder Importart gibt es eine Musterdatei zum Herunterladen.

Merksatz — Zeilen, deren erste Spalte mit BEISPIEL beginnt, werden übersprungen. So kann die Musterzeile nie einen echten Datensatz überschreiben.

13.5 Buchhaltungs-Auswertung

Auswertungen → Buchhaltungs-Auswertung fasst zusammen, was in einem Zeitraum an Belegen entstanden und an Geld geflossen ist. Zeitraster Woche, Monat oder Jahr, Zeitraum frei wählbar; ohne Angabe steht das laufende Jahr nach Monaten da. Die Kalenderwoche folgt der ISO-Zählung.

Erste Tabelle je Zeitraum:

Darunter stehen die Eingangsrechnungen des Zeitraums einzeln — mit Datum, Lieferant, Belegnummer, Kategorie, Beträgen, Stand und der Notiz. Das Büroklammer-Symbol öffnet den hinterlegten Scan.

Die zweite Tabelle nennt Netto und USt je Steuersatz — die Aufstellung für die Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Die Spalte „Ohne Aufschlüsselung". Die Aufteilung nach Steuersätzen wird aus den Positionen gerechnet, gebucht ist dagegen die Belegsumme. Bei Belegen aus einer Altsystem-Übernahme fehlen die Positionen mitunter oder kommen nicht auf die Belegsumme. Diese Differenz wird nicht verrechnet, sondern ausgewiesen — sonst wäre die gemeldete Umsatzsteuer zu niedrig. Die Zeilensumme entspricht deshalb immer der Belegsumme aus der ersten Tabelle, und ein Hinweis führt auf die betroffenen Belege.

Zwei Downloads oben rechts: die Tabelle als CSV für die Tabellenkalkulation und das Buchungsjournal — eine Zeile je Beleg und Steuersatz mit Belegdatum, Belegnummer, Debitor, Erlöskonto, Netto, USt, Brutto, Steuersatz und Steuercode, wie es BMD und DATEV einlesen. Ab Version 7.33 stehen daneben das Gegenkonto und der Buchungsfall im Klartext. Das Erlöskonto wird je Position bestimmt, nicht je Beleg, und ein am Artikel hinterlegtes Konto geht dem Konto aus den Einstellungen vor; gruppiert wird deshalb nach Konto und Steuersatz. Fehlt für einen Fall ein Konto, steht über der Tabelle eine Warnung mit dem Namen des Falls.

Zusammenfassende Meldung (ab Version 7.33). Unter Auswertungen → Zusammenfassende Meldung, auch von der Buchhaltungsseite aus erreichbar. Wer eine Leistung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Mitgliedstaat erbringt und die Steuerschuld auf den Empfänger überwälzt, muss das melden — je Empfänger-UID mit der Summe, im Meldezeitraum der Umsatzsteuervoranmeldung. Die Seite ist auf das laufende Quartal voreingestellt und gibt dieselbe Tabelle als CSV aus. Gemeldet wird der Nettobetrag der betroffenen Positionen, nicht die Belegsumme: eine Rechnung kann eine steuerfreie und eine im Inland steuerpflichtige Zeile zugleich tragen.

Merksatz — steht über der Tabelle eine Warnung Belege ohne UID des Empfängers, gehören diese Belege angesehen, bevor die Meldung hinausgeht. Sie gingen steuerfrei in einen anderen Mitgliedstaat, tragen aber keine UID. In der Meldung stehen sie nicht — es gäbe keinen Empfänger zu melden —, und ohne UID ist eine steuerfreie innergemeinschaftliche Leistung überhaupt kein zulässiger Fall für den Übergang der Steuerschuld.

Merksatz — gezählt wird nach dem Belegdatum. Entwürfe bleiben draußen: sie tragen keine Nummer und sind nicht gebucht. Mahnungen und Zahlungen tragen ihr eigenes Datum — dieselbe Zeile, aber nicht dieselben Belege.

13.6 Buchhaltung als eigener Menüpunkt

Alles, was nach der Rechnung kommt, steht unter dem Menüpunkt Buchhaltung direkt unter der Fakturierung:

• Rechnungs­abgrenzung — welcher Anteil in welches Jahr gehört.
• Zahlungen — eingegangene Zahlungen mit Status und Zahlart.
• Auswertungen — Umsatz, Datenqualität, Buchhaltungs-Auswertung.
• Eingangsrechnungen — Rechnungen von Lieferanten samt Beleg.
• Kassabuch — Barbelege mit laufendem Kassastand.

In der Fakturierung bleiben Rechnungen, Rechnungslauf, SEPA-Lastschrift, Mahnwesen, Rechnungsdruck, Postversand sowie Angebote und Aufträge.

Die Buchhaltung ist ein eigenes Modul. Jeder der fünf Bereiche behält daneben sein eigenes — ein Mandant kann also nur das Kassabuch oder nur die Auswertungen gebucht haben. Fehlt der Menüpunkt trotz gebuchter Einzelmodule, ist die Buchhaltung im Tarif noch nicht freigeschaltet.

14. Vorlagen und Belegdesign

System → Vorlagen führt die drei Arten auf einer Seite zusammen.

14.1 E-Mail-Vorlagen

Der Text, den Cloudfakt bei einem bestimmten Anlass verschickt: Rechnung, Mahnung, Bestellbestätigung, Zugangsdaten, Kündigungsbestätigung. Mit Platzhaltern, die beim Versand ersetzt werden — Kundenname, Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeit.

Für die Stornorechnung gibt es seit Version 5.02 eine eigene E-Mail-Vorlage (Schlüssel storno) und eine eigene Betreffzeile. Fehlt sie oder ist sie abgeschaltet, greift die Gutschrift-Vorlage. So benennt der Versandtext die Belegart korrekt und lässt bei Storno und Gutschrift die Zahlungsfrist weg.

14.2 Textbausteine

Absätze, die sich beim Schreiben einfügen lassen: Öffnungszeiten, Bankverbindung, ein Standardhinweis. Sie sparen Tipparbeit und halten die Formulierung einheitlich.

14.3 Dokument-Vorlagen (Belegdesign)

Das Aussehen der PDFs. Fünf Typen: Rechnung, Gutschrift/Storno, Zahlungserinnerung, Mahnung, SEPA-Mandat. Je Typ gibt es eine Standardvorlage und wahlweise eine Live-Vorlage — die Live-Vorlage hat Vorrang.

Merksatz — solange bei einer Vorlage das Häkchen Live fehlt, wird sie nicht verwendet. Das ist die häufigste Ursache für „mein neues Mahnlayout kommt nicht an“.

Bei Mahnungen lässt sich je Stufe eine eigene Vorlage hinterlegen.

Der eingebaute HTML-Editor zeigt Quelltext und Vorschau nebeneinander. Zur Verfügung stehen unter anderem:

Merksatz — Platzhalter, die auf _row oder _block enden, liefern ganze Abschnitte oder nichts. Wer stattdessen den reinen Wert einsetzt, bekommt bei leeren Feldern eine Beschriftung ohne Inhalt am Beleg stehen.

14.4 Signaturen

Mail → Signaturen. Je Mitarbeiter und je Postfach; beim Schreiben wählbar.

14.5 Betreffzeilen

Einstellungen → Betreffzeilen. Je Belegart die Betreffzeile der Versandmail, mit Platzhaltern.

15. Benutzer, Rollen und Sicherheit

15.1 Mitarbeiter anlegen

System → Benutzer und Rollen. Name, E-Mail, Rolle. Das Passwort wird erzeugt und einmalig angezeigt — danach nie wieder.

15.2 Rollen und Rechte

Statt fester Stufen legt jeder Betrieb seine Rollen selbst an. Je Rolle wird für elf Bereiche freigegeben, was erlaubt ist:

Je Bereich drei Stufen: ansehen · ändern · löschen. Sie bauen aufeinander auf — wer ändern darf, darf auch ansehen.

Startseite, Suche und das eigene Konto stehen immer offen.

Merksatz — die Prüfung hängt nicht am Menü, sondern an jeder einzelnen Adresse. Ein ausgeblendeter Menüpunkt ist Kosmetik; hier antwortet auch die Adresse nicht. Was keiner Rolle zugeordnet ist, bleibt der Administration vorbehalten.

Gegen Aussperren gesichert: die letzte Rolle mit Administrationsrecht, der letzte Administrator, das eigene Konto und eine Rolle mit zugewiesenen Benutzern lassen sich nicht entfernen.

15.3 Zwei-Faktor-Authentifizierung

Sicherheit im eigenen Konto: QR-Code scannen, Code bestätigen — fertig.

Dabei erscheinen zehn Wiederherstellungscodes. Sie erscheinen genau einmal.

Achtung — die Codes sofort in den Passwortspeicher übernehmen. Gespeichert wird nur ihre Prüfsumme; eine jederzeit abrufbare Liste wäre ein zweiter Schlüssel in der Datenbank. Ohne Telefon und ohne Codes kommt man nicht mehr hinein.

Jeder Code funktioniert einmal. Neue Codes erzeugen verlangt das Passwort und entwertet die alten. Wird die Zwei-Faktor-Anmeldung abgeschaltet, verschwinden auch die Codes.

15.4 Weitere Schutzmaßnahmen

• Passwortvorgabe: mindestens 14 Zeichen mit Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen. Erzeugte Passwörter sind 20 Zeichen lang.
• Sperrzähler gegen automatisiertes Durchprobieren, auf zwei Ebenen: je Kennung und je Herkunftsadresse.
• Passwortwechsel beendet fremde Sitzungen — auch bei Passwort vergessen.
• Verschlüsselte Geheimnisse: Panel-Passwörter und Zugangsdaten liegen verschlüsselt und werden nie in eine Seite geschrieben.
• Protokoll: Vollexporte und Passwortabrufe stehen mit Benutzer, Anzahl und Zeitpunkt fest.

16. Einstellungen im Detail

System → Einstellungen, in Reitern. Was nicht freigeschaltet ist, erscheint nicht.

17. Automatik

17.1 Der Zeitplan

Einstellungen → Automatik. Acht Abläufe, jeder einzeln ein- und ausschaltbar:

Je Ablauf lassen sich Uhrzeit, Takt und Tag im Monat setzen. Die Spalte Zuletzt gelaufen zeigt, wann er zuletzt wirklich durchlief.

Zeiten sind Serverzeit. Ein abgeschalteter Ablauf lässt sich jederzeit von Hand starten — das Abschalten nimmt also keine Funktion weg, es nimmt nur die Selbsttätigkeit.

17.2 Empfohlene Reihenfolge bei der Einführung

1. Nur Postfachabruf und Papierkorb einschalten. Damit läuft die Korrespondenz, ohne dass Post hinausgeht.
2. Den Rechnungslauf einige Monate von Hand starten, über den Entwurfsweg. So sieht man jede Rechnung, bevor sie entsteht.
3. Wenn die Zahlen über mehrere Monate stimmen: Rechnungsversand einschalten.
4. Zuletzt den Mahnlauf — und erst, wenn das Mahn-Startdatum sinnvoll gesetzt ist.

17.3 Die Sendefreigabe

Mail → Postfach-Einstellungen, ganz oben: Automatischen Versand freigeben.

Was bei gesperrtem Versand passiert:

• Belege entstehen weiterhin — Rechnungen und Aufträge werden erzeugt, nur die Zustellung unterbleibt.
• Eine zurückgehaltene Rechnung wird nicht als versendet vermerkt. Sie bleibt im Rechnungsversand stehen und geht nach der Freigabe hinaus.
• Der Mahnlauf mit E-Mail erzeugt gar nichts (Kapitel 8.5).
• Nicht betroffen: Nachrichten, die man selbst im Desk verschickt — Ticket-Antworten, verfasste Mails, Testmails. Ebenso Meldungen an den Betrieb selbst und Bestätigungen auf eine Handlung des Kunden (Bestellbestätigung, „Passwort vergessen“). Diese Bestätigungen sind im Fernabsatz sogar Pflicht.

Merksatz — zum automatischen Betrieb gehören zwei Schalter: der Ablauf in der Automatik und die Sendefreigabe. Ein aktivierter Lauf allein sendet nichts.

17.4 Störmeldung über Telegram

Neben der E-Mail kann Cloudfakt Störungen über Telegram melden: ein Bot, eine Chat-Kennung, sonst nichts. Eingetragen wird beides unter Einstellungen → Automatik, daneben steht ein Knopf für eine Testnachricht — ohne ihn fällt eine abgelaufene Bot-Kennung erst an dem Tag auf, an dem man sie braucht.

• E-Mail bleibt der Rückfall. Antwortet der Messenger nicht, geht die Meldung trotzdem hinaus; eine Störmeldung, die an einer Störung scheitert, ist wertlos.
• Die Ausfallschwelle ist eine Zeit, keine Zahl von Fehlversuchen. Wer den Prüftakt später ändert, verschiebt damit nicht unbemerkt die Schwelle. Untergrenze fünf Minuten.
• Auch die Sperrfrist zwischen zwei Sammelmeldungen ist einstellbar.

Dieselbe Schwelle gilt für die Ampel im Kundenzenter. Beides zu trennen hieße, dem Kunden eine Störung zu zeigen, von der der Betrieb nichts weiß.

18. Schnittstellen

18.1 REST-Schnittstelle

System → API & MCP. Je Service-Account ein Token, getrennt nach Lese- und Schreibrecht.

Lesen: Kunden, Leistungsarten, Verträge, Server, Rechnungen, Zahlungen, Tickets. Schreiben: Kunden, Leistungsarten, Zahlungen, Bestellungen, Tickets und Antworten — sowie das Auslösen eines Rechnungslaufs.

18.2 Webhooks

Cloudfakt meldet Ereignisse an eine hinterlegte Adresse, mit Signatur zur Echtheitsprüfung:

invoice.created · dunning.created · cancellation.requested · order.created · order.withdrawn

Je Empfänger werden Fehlversuche gezählt; ein dauerhaft nicht erreichbarer Empfänger fällt auf.

18.3 MCP-Endpunkt

Für die Anbindung an KI-Assistenten, damit sie lesend und schreibend mit denselben Rechten arbeiten wie ein Service-Account.

18.4 Registrar und Panel

Die Registrar-Anbindung übernimmt Nameserver-Delegation und DNS-Verwaltung. Die Panel-Anbindung legt Speicherplatz an und sperrt ihn.

Angebunden sind vier Registrare: Antagus, Dynadot, ResellerClub und ConnectReseller. Unter Einstellungen → Domains stehen je Anbieter Zugang, Standard-Nameserver, Testbetrieb und die Freigabe fürs Kundenzenter; ein Knopf prüft die Verbindung wirklich, statt die Angaben nur zu speichern.

Am Vertrag legt das Feld Verwaltet über fest, über welche Schnittstelle eine Domain bedient wird — im Unterschied zum Freitextfeld Registrar daneben, das nur die Herkunft nennt. Im Kundenzenter erscheinen die Knöpfe Nameserver und DNS je Domain nach dem, was ihr Anbieter freigibt.

Merksatz — Registrieren und Transferieren sind in den Anbindungen vorhanden, im Desk aber noch nicht auslösbar. Das folgt als eigener Schritt mit Freigabe und Protokoll.

18.5 Bestellstrecke der Webseite

Das Bestellsystem im Kundencenter setzt einen angemeldeten Kunden voraus. Die Bestellstrecke der Webseite ist derselbe Laden für jemanden, der noch nicht angemeldet ist und vielleicht noch gar kein Kunde. Katalog, Preise, Steuer, Rechtstexte und Bankverbindung kommen aus Cloudfakt — auf der Webseite gibt es keine zweite Preisliste und keinen zweiten Kundenstamm.

Was im Laden steht. Dieselbe Regel wie im Kundencenter: ein Artikel erscheint, wenn er aktiv ist, online steht und eine Shop-Kategorie trägt. Domain-Artikel brauchen zusätzlich die Endung im Feld Toplevel; bei Hosting-Artikeln werden die gepflegten Speicherplatz-Angaben als Leistungsliste angezeigt.

Einrichten. Unter System, API-Zugänge einen Zugang mit der Berechtigung shop anlegen und unter Erlaubte Adressen die ausgehende Adresse des Webservers eintragen. Token und Unterschriftsgeheimnis erscheinen dabei einmalig im Klartext und danach nie wieder.

Warum diese Berechtigung so eng ist. Der Zugang liegt auf einem Webserver im Netz. Die Berechtigung shop ist deshalb keine Stufe, sondern eine eigene Bahn: sie öffnet Katalog, Betrag und Bestellung und sonst nichts. An Kunden, Rechnungen und Zahlungen kommt sie nicht heran — mit einem gewöhnlichen Leserecht gäbe der Zugang den ganzen Kundenstamm her.

Was bei einer Bestellung geschieht. Bestellt jemand mit einer bekannten E-Mail-Adresse, hängt der Auftrag am vorhandenen Kundenblatt und die Stammdaten bleiben unangetastet; weicht die angegebene Anschrift ab, steht sie als Vermerk am Auftrag. Eine unbekannte Adresse wird als neuer Kunde angelegt. Ob ein Beleg entsteht, hängt nicht an der Zahlart, sondern daran, ob das Geld da ist.

Rechnung nur gegen bestätigtes Geld (ab Version 7.39). Ist mit Karte oder PayPal bezahlt worden und die Zahlung bestätigt, entstehen Auftrag und Rechnung: der Beleg ist als bezahlt gebucht, hat kein Zahlungsziel, läuft in keine Mahnstufe und geht an den Kunden. Bei Überweisung oder Kauf auf Rechnung entsteht nur der Auftrag; die Rechnung kommt aus dem nächsten Rechnungslauf. Geht das Geld später ein, meldet die Webseite die Zahlung nach — gebucht wird sie nur, wenn der Betrag zur Auftragssumme passt und der Auftrag nicht schon ausgeglichen ist.

Woher das Geld kam, steht in der Kundenhistorie: Betrag, Zahlart und die Referenz des Zahlungsanbieters, mit der sich ein Eingang später einem Vorgang zuordnen lässt. Der Versand der Rechnung steht als eigener Eintrag daneben; geht die Mail nicht hinaus — etwa bei einem Postversand-Kunden oder fehlender Rechnungsadresse —, steht auch der Grund dort, und der Beleg bleibt bestehen.

Abschaltbar unter Einstellungen, Bestellen: Bezahlte Bestellungen der Webseite sofort fakturieren und die Rechnung versenden, Vorgabe an. Abgeschaltet entsteht kein Beleg, die Zahlung steht aber als Vermerk am Auftrag (Bereits bezahlt — nicht erneut fakturieren). Beim Fakturieren daran denken: sonst geht eine Zahlungsaufforderung über einen Betrag hinaus, den der Kunde längst bezahlt hat.

Bereitgestellt wird nichts automatisch. Verträge, Panel und Registrar bleiben Handarbeit — genau wie beim Bestellsystem im Kundencenter. Die Bestellung liegt unter Fakturierung, Aufträge.

In der Vorführung nachvollziehbar (ab Version 7.40). Der Demobestand trägt den Zugang für die Bestellstrecke und zwei Bestellungen der Webseite: eine mit bestätigter Kartenzahlung samt bezahlter Rechnung und den Einträgen in der Kundenhistorie, eine auf Überweisung ohne Beleg. Der Unterschied ist damit nebeneinander zu sehen.

19. Übernahme aus einem Altsystem

19.1 Was übernommen wird

Kunden, Verträge, Domains, Speicherplätze, Artikel, Lieferanten, Rechnungen samt Positionen bis ins Archiv, Zahlungen, Bemerkungen, Termine, Aufgaben — und die gesamte Mailablage mit Anhängen.

19.2 Wie vorgegangen wird

1. Frischer Export aus dem Altsystem. Immer mit einer Kopie der Datenbank arbeiten.
2. Trockenlauf je Importschritt: er zeigt nur Zahlen und ändert nichts.
3. Zahlen prüfen — passt die Kundenzahl, passt die Summe der offenen Posten?
4. Scharfer Lauf. Jeder Schritt schreibt ein Protokoll, die meisten lassen sich zurücknehmen.
5. Nachtragen, was der Export nicht hergibt (siehe unten).
6. Datenqualität aufrufen und die Meldungen abarbeiten.

Importe sind wiederholbar: bereits übernommene Sätze werden erkannt und übersprungen, ein zweiter Lauf fügt nur den Zuwachs hinzu.

19.3 Was eine Übernahme nicht mitbringen kann

19.4 Die Altablage ordnen

Nach einer Übernahme bleiben Vorgänge liegen, deren Gegenstelle nicht mehr im Stammdatenbestand steht — bei alten Beständen oft die Mehrheit. Ein eigener Lauf ordnet sie zu, räumt Fremdwerbung in den Papierkorb und legt den Rest bei einem Sammel-Lieferanten ab. Angefasst wird nur, was weder Kunde noch Lieferant trägt; der ganze Lauf lässt sich zurücknehmen.

Achtung — vor dem scharfen Lauf stichprobenartig prüfen, was als Werbung gilt. In alten Beständen stecken Kundendomains, die wie Werbung klingen, und automatische Meldungen der zugehörigen Webseiten. Beides ist keine Werbung.

20. Wenn etwas nicht geht

20.1 Rechnungen und Läufe

20.2 Versand

20.3 Mahnwesen

20.4 Belege und Vorlagen

20.5 Zugang

21. Glossar

Ende des Handbuchs. Stand 13.08.2026, Version 5.63.