Handbuch

1. Cloudfakt in fünf Minuten

1.1 Wofür es gemacht ist

Cloudfakt verwaltet Kunden, Verträge und Rechnungen für Betriebe, die wiederkehrende Leistungen verkaufen: Webhosting, Domains, Wartungsverträge, Lizenzen, Agenturleistungen. Alles, was sonst auf drei Systeme verteilt liegt — Kundenkartei, Fakturierung, Korrespondenz — steht hier an einer Stelle und ist miteinander verbunden.

Der Unterschied zu einem gewöhnlichen Rechnungsprogramm liegt im Vertrag: Cloudfakt merkt sich, wer was zu welchem Preis in welchem Rhythmus bekommt, und stellt zum Stichtag von selbst die Rechnung zusammen. Aus dreihundert Kunden mit zweitausend Verträgen wird so ein Arbeitsgang, der Minuten dauert.

1.2 Die sechs Begriffe, die man kennen muss

1.3 Wie ein Monat abläuft

So sieht der übliche Rhythmus aus. Jeder Schritt hat sein eigenes Kapitel.

1. Laufend: Kunden anlegen, Verträge erfassen, Post beantworten, Zeiten erfassen.
2. Zum Monatsanfang: Fakturierung → Rechnungslauf, Vorschau ansehen, Als Entwürfe anlegen, die Entwürfe durchsehen, finalisieren. Damit sind die Rechnungen erzeugt, nummeriert und versendet.
3. Danach: die Belege der Postversand-Kunden unter Fakturierung → Postversand drucken.
4. Wenn Lastschrift im Einsatz ist: den SEPA-Sammler ziehen und ins Banking laden.
5. Laufend: Zahlungseingänge erfassen.
6. Nach Ablauf der Zahlungsfrist: Fakturierung → Mahnwesen, Kandidaten ansehen, Mahnlauf starten.
7. Zum Jahresende: Rechnungsabgrenzung und FiBu-Export fürs Steuerbüro.

Merksatz — Cloudfakt tut nichts von selbst, was Geld oder Post bewegt, solange man es nicht eingeschaltet hat. Alle Läufe lassen sich von Hand starten, alle lassen sich automatisieren, und es gibt einen zusätzlichen Schalter, der jeden automatischen Versand zurückhält (Kapitel 17).

1.4 Erst ansehen: die Demo

Wer Cloudfakt zuerst ausprobieren will, braucht dafür keine Installation: unter demo.cloudfakt.com läuft eine vollständige Vorführung. Ein Klick auf Demo starten genügt, ein Passwort ist nicht nötig; die Kundensicht öffnet derselbe Weg unter /portal.

Der Bestand ist erfunden — Firmen, Personen, Beträge und Domains sind ausgedacht. Es wird nichts versendet, auch keine Antwort auf eine Mail; Ausprobieren ist also gefahrlos. Jede Änderung wird täglich um 00:00 verworfen, und wer sofort einen sauberen Stand braucht, klickt im gelben Band oben auf Demo jetzt zurücksetzen.

2. Anmelden und Grundbedienung

2.1 Anmelden

Die Verwaltung liegt unter der Adresse des Betriebs, üblicherweise https://<ihrbetrieb>.ihredomain.at. Nach Kennung und Passwort folgt, sofern eingerichtet, die Zwei-Faktor-Abfrage: der sechsstellige Code aus der Authenticator-App.

Kein Zugriff auf die App? Unter der Code-Abfrage steht der Link Kein Zugriff auf die App? — dort lässt sich einer der zehn Wiederherstellungscodes eingeben. Jeder Code funktioniert genau einmal.

Passwort vergessen schickt einen Link an die hinterlegte Adresse. Ein Passwortwechsel beendet die Sitzungen auf allen anderen Geräten — das ist gewollt.

2.2 Der Aufbau des Bildschirms

Links das Menü, oben rechts die Suche, das eigene Konto und der Umschalter für die helle und die dunkle Darstellung.

Das Menü ist in acht Gruppen geteilt:

Merksatz — fehlt ein Menüpunkt, ist das kein Fehler, sondern ein nicht freigeschaltetes Modul oder ein fehlendes Recht. Kapitel 15 und 17 erklären beides.

Unter der Kopfzeile liegt eine frei bestückbare Schnellzugriff-Leiste: Häufig gebrauchte Bereiche legt man als feste Verknüpfungen ab und erreicht sie aus jeder Ansicht mit einem Klick. Die Zusammenstellung wird je Mitarbeiter gespeichert.

2.3 Listen: suchen, filtern, sortieren

Alle Listen arbeiten gleich:

• Suchfeld oben. Bei Kunden durchsucht es Nachname, Vorname, Firma, zweiten Firmennamen und Kundennummer. Mehrere Wörter müssen alle zutreffen — „müller wien“ findet den Müller in Wien, nicht jeden Müller und jeden Wiener.
• Spaltenköpfe sortieren. Ein Klick sortiert aufsteigend, der nächste dreht die Richtung; ein Pfeil zeigt, wonach gerade sortiert ist.
• Kundennummern werden natürlich sortiert: WF-999 steht vor WF-10001, nicht dahinter.
• Filter je nach Liste: Status, Gruppe, Zeitraum, Versandart.
• Zurück zur Liste. Nach dem Bearbeiten landet man wieder dort, wo man hergekommen ist — auf derselben Seite, mit denselben Filtern.

2.4 Anlegen, ändern, löschen — und der Papierkorb

Zu jedem Anlegen gibt es ein Ändern und ein Entfernen. Was gelöscht wird, landet — wo es sinnvoll ist — zuerst in einem Papierkorb und lässt sich von dort wiederherstellen oder endgültig entfernen. Das gilt für Artikel, Lieferanten, Server, Vertreter, Vorlagen und Portalnachrichten.

Rückfragen erscheinen nur, wo eine Aktion sich nicht zurückholen lässt: endgültiges Löschen, Massenläufe, Belegbewegungen. Alles, was im Papierkorb landet oder sich wieder einschalten lässt, läuft ohne Rückfrage durch — sonst klickt man Rückfragen irgendwann blind weg.

2.5 Als App installieren

Cloudfakt lässt sich wie eine Anwendung auf Rechner und Telefon legen: im Browser über Installieren beziehungsweise Zum Home-Bildschirm. Danach erscheint ein eigenes Symbol, und die Verwaltung startet ohne Adresszeile. Das Symbol lässt sich je Betrieb hinterlegen (Kapitel 16.15).

2.6 Belege und Rechnungen ansehen

Ein abgelegter Beleg und jede Rechnung öffnen sich in einem Fenster im Panel, statt heruntergeladen zu werden. Im Kopf des Fensters stehen In neuem Tab öffnen, Herunterladen und Schließen.

Angeschlossen sind Mail-Anhänge, Kunden- und Lieferantendokumente, Eingangsrechnungen, Kassabelege, die Buchhaltungs-Auswertung und das Kundenzenter — dazu die Rechnungen selbst: Rechnungsliste, Rechnungsblatt samt Zahlungserinnerung und Mahnungen, Fakturierungslauf und die Rechnungen am Kunden.

Ist JavaScript abgeschaltet, öffnet der Link wie bisher einen neuen Reiter. SVG-Dateien werden weiterhin heruntergeladen statt angezeigt.

Wenn das Fenster nur ein Dateisymbol mit Öffnen zeigt: Dann steht der Browser auf PDFs herunterladen statt PDFs öffnen. In Chrome unter chrome://settings/content/pdfDocuments umstellen und die Seite neu laden. Das ist eine Einstellung des Arbeitsplatzes und gilt für jede Webseite.

3. Die erste Einrichtung

Diese Reihenfolge hat einen Grund: jeder Schritt setzt den vorigen voraus.

3.1 Firmendaten

Einstellungen → Firmendaten. Firma, zweiter Namenszusatz, Anschrift, UID, Steuernummer, Firmenbuchnummer und -gericht, Geschäftsführung, Kontakt, Telefax. Diese Angaben stehen auf jedem Beleg — solange sie fehlen, fehlen sie auch auf der Rechnung.

Darunter die Bankverbindungen: mehrere möglich, eine davon Standard. Die Standardverbindung steht auf der Rechnung und wird für die SEPA-Lastschrift verwendet.

Wer Lastschriften einziehen will, trägt hier auch die Gläubiger-ID ein. Sie kommt kostenlos von der Nationalbank, beantragt wird sie über die Hausbank.

3.2 Nummernkreise

Einstellungen → Nummernkreise. Je Belegart der zuletzt vergebene Stand — der nächste Beleg bekommt diesen Wert plus eins.

Achtung — beim Umstieg von einem Altsystem den Stand von Hand setzen und nicht aus dem übernommenen Datenbestand ableiten. Sonst vergibt Cloudfakt eine Nummer, die es im alten System schon gibt. Darauf achten, dass sich die Kreise nicht überschneiden.

3.3 Steuersätze und Konten

Einstellungen → MwSt-Sätze: die Sätze, die auf Positionen wählbar sein sollen, je Land.

Einstellungen → Konten & BCC: Erlös- und Debitorenkonten für den FiBu-Export, dazu je Belegart eine BCC-Adresse — eine stille Kopie jeder Rechnung, Mahnung oder Auftragsbestätigung ins eigene Haus.

3.4 Rechnungsdaten und Belegdesign

Einstellungen → Rechnungsdaten: Zahlungsziel in Tagen, Fußzeile, Akzentfarbe, Logo und Briefpapier. Wer ein eigenes Belegdesign will, legt es unter System → Vorlagen → Dokument-Vorlagen an (Kapitel 14.3).

3.5 Postfach

Mail → Postfach-Einstellungen. Ohne Postfach kann Cloudfakt weder Post empfangen noch Rechnungen versenden. Unterstützt werden IMAP/SMTP, Microsoft 365 und Google.

Merksatz — die Sendefreigabe auf derselben Seite ist der wichtigste Schalter der ganzen Anwendung. Solange sie aus ist, verlässt keine automatisch erzeugte Mail das System. Für die Einführungsphase ist das genau richtig (Kapitel 17.3).

3.6 Mahnwesen

Einstellungen → Mahnwesen: Stufen, Fristen, Gebühren — und das Startdatum. Vor diesem Datum erzeugt der Mahnlauf nichts. Beim Umstieg verhindert das eine Mahnwelle auf übernommene Altposten (Kapitel 8).

3.7 Stammdaten und Kunden

Jetzt erst Artikel, Lieferanten, Server und Kunden anlegen — oder aus dem Altsystem übernehmen (Kapitel 19).

3.8 Zum Schluss: Automatik

Einstellungen → Automatik. Erst wenn alles andere steht, entscheidet man, welche Läufe von selbst starten sollen (Kapitel 17).

4. Stammdaten

4.1 Kunden

Stammdaten → Kunden. Die Liste zeigt Nummer, Name, Ort, E-Mail, Anzahl der Verträge und den Status. Über der Liste stehen Suchfeld und Statusfilter, darunter die Zählung: wie viele Kunden insgesamt, wie viele aktiv, inaktiv und gesperrt.

Einen Kunden anlegen

Neuer Kunde öffnet das Formular. Es ist in Blöcke geteilt, die sich zusammenklappen und in der Reihenfolge verschieben lassen — die Anordnung bleibt für den nächsten Aufruf gespeichert.

Block Adresse

Block Kontakt

E-Mail, Rechnungs-E-Mail, Kopieadressen, Telefon, Mobil, Telefax.

Merksatz — die Rechnungs-E-Mail hat Vorrang. Ist sie leer, geht die Rechnung an die allgemeine Adresse. Ist beides leer, kann der Rechnungsversand den Kunden nicht bedienen — er fällt in den Druckweg.

Block Zahlung

Block SEPA-Mandat

Kontoinhaber, IBAN, BIC, Mandatsreferenz, Unterschriftsdatum. Wird beim Speichern mit IBAN angelegt oder aktualisiert; die Mandate werden historisiert, ein widerrufenes bleibt lesbar.

Achtung — Zahlungsart SEPA-Lastschrift ohne Mandat sieht aus wie eingerichtet, ist es aber nicht: solche Kunden fallen aus dem SEPA-Sammler heraus. In der Entwürfe-Liste des Rechnungslaufs steht bei ihnen ein roter Hinweis.

Das Kundenblatt

Der Klick auf einen Kunden öffnet sein Blatt. Oben Nummer, Anschrift, Kontakt und Zahlung, dazu Kennzeichen wie Gesperrt oder Mahnstopp. Darunter zwei Schalter, die je einen eigenen Zweck haben:

• Postversand — die Rechnungen dieses Kunden gehen auf dem Postweg. Die Versandgebühr verrechnet der Rechnungslauf dann selbsttätig, sofern eine hinterlegt ist.
• Mahnstopp — der Mahnlauf überspringt diesen Kunden vollständig: keine Zahlungserinnerung, keine Mahnung, keine Gebühr. Beim Setzen lässt sich ein Grund eintragen (etwa „Ratenzahlung vereinbart“); Setzen und Aufheben stehen in der Kundenhistorie.

Darunter die Reiter:

Bemerkungen

Im Kundenblatt lassen sich Bemerkungen anlegen. Jede steht für sich und lässt sich einzeln bearbeiten oder löschen; gelöschte Bemerkungen wandern im Wortlaut in die Historie, gehen also nicht verloren.

Status und Sperren

Merksatz — inaktive und gesperrte Kunden erscheinen in keinem Rechnungslauf, auch wenn ihre Verträge noch auf aktiv stehen. Wer einen Kunden versehentlich inaktiv setzt, wundert sich später über fehlenden Umsatz.

Kunden löschen

Das Löschen eines Kunden entfernt alles, was an ihm hängt — Verträge, Rechnungen, Zahlungen, Dokumente, Mails samt Anhängen. Die Rückfrage zählt vorher auf, was betroffen ist.

Achtung — steuerlich relevante Belege unterliegen der Aufbewahrungspflicht. Statt zu löschen, gehören ausgeschiedene Kunden auf inaktiv.

Ein Kunde kann mehrere Rechnungsempfänger führen — jede hinterlegte Adresse erhält den Beleg. Über das Kennzeichen „Kunde wird nicht berechnet“ lässt sich ein Kunde vom Rechnungslauf ausnehmen, ohne ihn zu sperren; das ist am Kunden und in der Vertragsliste sichtbar.

4.2 Kundengruppen und Tags

Stammdaten → Kundengruppen & Tags.

Eine Kundengruppe je Kunde, etwa „Webhosting“, „Webdesign“, „Agentur“. Sie dient der Auswertung — und steuert das Mahnwesen: an jeder Gruppe hängt ein Häkchen mahnen. Ist es aus, überspringt der Mahnlauf jeden Kunden dieser Gruppe.

Tags sind frei vergebbare Schlagworte, beliebig viele je Kunde. Sie dienen dem Filtern in Rundsendungen und Portalnachrichten.

4.3 Artikel

Stammdaten → Artikel. Der Artikelstamm liefert Bezeichnung, Preis und Steuersatz für Positionen und Verträge.

Merksatz — Felder, die auf einen Artikel zeigen, bleiben freier Text mit Vorschlagsliste. Das ist Absicht: bei einer Übernahme aus einem Altsystem gibt es regelmäßig Artikelnummern ohne Stammsatz. Eine reine Auswahlliste hätte diese Werte beim nächsten Speichern stillschweigend gelöscht. Unbekannte Nummern werden gekennzeichnet, nicht entfernt.

4.4 Lieferanten

Stammdaten → Lieferanten. Anschrift, Kontakt, Kundennummer beim Lieferanten, Zahlungsbedingungen. An jedem Lieferanten hängt eine eigene Mailablage — eingehende Post lässt sich ihm genauso zuordnen wie einem Kunden. Ein Lieferant mit Eingangsrechnungen lässt sich nicht löschen.

4.5 Vertreter

Stammdaten → Vertreter. Vertreter werden Kunden zugeordnet; die Auswertung Provisionen rechnet den Umsatz je Vertreter zusammen.

4.6 Dokumente beim Lieferanten

Wie beim Kunden lassen sich auch beim Lieferanten Dateien ablegen — Verträge, Preislisten, Zertifikate. Die Karte Dokumente steht auf dem Lieferantenblatt unter den Eingangsrechnungen.

• Hochladen: Titel, Art und Datei wählen (PDF, Bild, Word oder Text, bis 10 MB), wahlweise eine Bezeichnung dazu.
• Jede Zeile hat Herunterladen und Löschen; Löschen entfernt auch die Datei.
• Kein Portal-Häkchen wie beim Kunden — ein Lieferant hat keinen Zugang zum Kundencenter.
• Aus einer Mail heraus geht es schneller: siehe 9.10 Anhang in die Dokumentenablage legen.
• Wird ein Lieferant im Papierkorb endgültig gelöscht, verschwinden seine Dokumente mit.

5. Verträge: Domains, Speicherplatz, Dienstleistungen

5.1 Was ein Vertrag ist

Ein Vertrag ist eine verkaufte Leistung mit einem Termin. Er sagt Cloudfakt: dieser Kunde bekommt diese Leistung zu diesem Preis, das nächste Mal am soundsovielten. Aus dieser einen Angabe entsteht später der ganze Rechnungslauf.

Angelegt werden Verträge im Kundenblatt unter dem passenden Reiter — oder über Stammdaten → Dienstleistungen beziehungsweise → Domains für die betriebsweite Sicht.

5.2 Die Felder, die jeder Vertrag hat

Wie der Termin weiterrückt

Nach jeder Rechnung schiebt Cloudfakt Nächste Abrechnung um einen Zyklus weiter. Dabei bleibt der Abrechnungstag als Anker erhalten:

Ein monatlicher Vertrag mit Termin 31.08. wird als Nächstes am 30.09. fällig — und danach wieder am 31.10., nicht dauerhaft am 30. Ohne diesen Anker würde ein Termin nach jedem kurzen Monat um Tage nach vorn wandern und nach dem Februar für immer auf dem 28. kleben bleiben.

5.3 Domains

Reiter Domains im Kundenblatt oder Stammdaten → Domains.

Zusätzlich zu den allgemeinen Feldern: FQDN (der vollständige Domainname), Ablaufdatum, Nameserver und der Status beim Registrar.

• Vertragsname und Domainname bleiben im Gleichlauf. Wer den einen ändert, ändert den anderen mit — sonst laufen Rechnung und Verwaltung auseinander.
• Ist die Registrar-Anbindung eingerichtet, lassen sich Nameserver und DNS-Einträge direkt aus Cloudfakt heraus ändern, und der Kunde kann dasselbe im Portal tun.
• Nicht jede Kundendomain hat eine DNS-Zone. Das ist der Normalfall, kein Störfall.

Nameserver pflegen. In der Domainmaske stehen fünf Zeilen aus Name und optionaler IP-Adresse; eine geleerte Zeile entfernt den Eintrag. Über Vorlage übernehmen lassen sich die Standard-Nameserver der hinterlegten Registrare oder die eines eigenen Servers mit einem Klick eintragen.

Merksatz — dieser Eintrag ist Dokumentation. Die Zone beim Registrar ändert Cloudfakt damit nicht; dafür ist die Registrar-Anbindung da.

5.4 Speicherplatz

Reiter Speicherplatz im Kundenblatt.

Zusätzliche Felder: Panel-Login, Panel-Passwort, IP-Adresse, SSL, Server, Paket.

• Das Passwort steht nie im Seitenquelltext. Es wird erst auf Klick einzeln geholt, nur für Administratoren, gedrosselt — und jeder Abruf steht in der Kundenhistorie. Daneben liegt ein Knopf zum Kopieren.
• Zugangsdaten per E-Mail: über Zugangsdaten senden entsteht eine Mail mit Login und Passwort. Sie wird vorher angezeigt; versendet wird genau der Text, der auf dem Schirm steht. Der Versand landet in der Kundenhistorie.
• Domain und Speicherplatz gehören zusammen, wenn sie denselben Panel-Login tragen. Im Kundenblatt stehen sie dadurch beieinander.

5.5 Server und IP-Nummern

Infrastruktur → Server führt die eigenen Maschinen mit Standort, Kapazität, Kosten und Zahlungszyklus. Hosting-Verträge zeigen auf einen Server; wird ein Server gelöscht, werden die Zuordnungen gelöst, nicht die Verträge.

Infrastruktur → IP-Nummern verwaltet die eigenen Adressen mit Zuordnung zu Server und Kunde.

5.6 Kündigungen

Stammdaten → Kündigungen. Hier laufen die Kündigungen auf, die Kunden über das Portal eingereicht haben.

Merksatz — es passiert nichts automatisch. Der Vertrag endet, wenn die Kündigung hier ausgeführt wird. Und: Cloudfakt schaltet den Dienst nicht beim Anbieter ab — Panel und Registrar bleiben Handarbeit. Das ist Absicht: eine falsche Automatik löscht hier Kundendaten.

Bei der Ausführung werden mitgekündigte Verträge gekennzeichnet, der Kunde bekommt eine Bestätigungsmail, die den Zeitpunkt im Betreff nennt.

Merksatz — kündbar ist nur, was weiterläuft. Eine erbrachte und bereits abgerechnete Einmalleistung zeigt im Kundenzenter keinen Kündigungsknopf: dort endet nichts, was sich beenden ließe. Wiederkehrende Verträge und noch nicht abgerechnete Einmalleistungen bleiben kündbar.

In der Liste Speicherplatz auf dem Kundenblatt steht die Spalte Nächste Rechnung mit dem Datum und darunter dem Abrechnungszyklus. Fehlt das Datum, steht ein Strich und daneben das rote Kennzeichen Wird nicht berechnet — dieser Vertrag läuft in keinen Rechnungslauf.

6. Fakturierung

6.1 Rechnungen von Hand

Fakturierung → Rechnungen → Neue Rechnung. Kunde wählen, Positionen erfassen, speichern.

Jede Position trägt: Artikelnummer (mit Vorschlagsliste), Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Rabatt %, Steuersatz und optional einen Leistungszeitraum von/bis. Der Zeitraum ist die Grundlage der Rechnungsabgrenzung (Kapitel 6.7) — ein Ende vor dem Beginn wird abgewiesen.

Die Summenzeile rechnet netto, Steuer und brutto mit; bei mehreren Steuersätzen wird je Satz getrennt ausgewiesen.

Status einer Rechnung

6.2 Der Rechnungslauf — das Herzstück

Fakturierung → Rechnungslauf.

Der Lauf sammelt alle zum Stichtag fälligen Verträge ein und fasst sie je Kunde zu einer Rechnung zusammen. Ein Kunde mit zwölf Domains, drei Hostings und einem Wartungsvertrag bekommt also eine Rechnung mit sechzehn Positionen, nicht sechzehn Rechnungen.

Schritt 1: Vorschau

Oben Stichtag und Versandweg wählen, dann Vorschau.

Merksatz — die Vorschau schreibt nichts. Man darf jeden Stichtag durchprobieren, ohne etwas anzurichten.

Die Vorschau zeigt je Kunde: Nummer, Name, die Positionen im Klartext, Netto und Brutto. Über die Spaltenköpfe lässt sie sich sortieren. Am Fuß steht die Summe.

Zusätzlich je Zeile:

• Ausschließen — dieser Kunde bleibt im Lauf außen vor.
• Notiz — ein Text, der auf diese Rechnung kommt.
• Darüber das Rechnungsdatum, getrennt vom Leistungsdatum (dem Stichtag).

Schritt 2: Als Entwürfe anlegen

Als Entwürfe anlegen erzeugt je Kunde eine Rechnung im Status Entwurf:

• ohne Rechnungsnummer — es wird also keine Nummer verbraucht,
• ohne Versand,
• und die Fälligkeiten der Verträge rücken noch nicht weiter.

Damit ist nichts endgültig. Ein verworfener Entwurf hinterlässt keine Lücke im Nummernkreis.

Schritt 3: Entwürfe durchsehen

Unter der Vorschau steht die Entwürfe-Liste mit Kunde, Zahlungsart, Notiz, Netto und Brutto. Kunden mit Postversand sind gekennzeichnet; steht ein Kunde auf Lastschrift, hat aber kein gültiges Mandat, erscheint in Rot Kein SEPA-Mandat — nicht einziehbar.

Je Zeile:

Mehrere auf einmal: vor jedem Entwurf steht ein Häkchen, im Spaltenkopf eines für alle. Damit lassen sich Ausgewählte finalisieren oder Ausgewählte verwerfen. Beide Schaltflächen nennen die Anzahl und fragen vor dem Ausführen nach. Oben stehen außerdem Sammel-PDF aller Entwürfe und Alle finalisieren & E-Mail.

Schritt 4: Finalisieren

Erst beim Finalisieren geschieht das Endgültige:

1. Die lückenlose Rechnungsnummer wird vergeben.
2. Die Fälligkeiten der Verträge rücken weiter.
3. Die Rechnung wird offen und zählt in den Forderungen mit.
4. Der Versand wird ausgelöst — sofern die Sendefreigabe das zulässt.

Der Direktweg

Wer den Zwischenschritt nicht braucht, erzeugt und versendet aus der Vorschau heraus sofort. Das Ergebnis ist dasselbe, nur ohne Kontrollpunkt.

6.3 Die Regeln, nach denen der Lauf auswählt

Diese fünf Regeln erklären fast jede Rückfrage der Art „warum ist dieser Kunde nicht dabei?“.

6.4 Storno und Gutschrift

Auf der Rechnung liegt Stornieren. Cloudfakt erzeugt daraufhin eine Stornorechnung mit eigener Nummer aus dem Stornokreis. Sie nennt Nummer und Datum des stornierten Belegs, fordert kein Geld und trägt deshalb weder Zahlungsblock noch QR-Code. Die ursprüngliche Rechnung wird auf storniert gesetzt.

Eine Gutschrift ist der Beleg für eine Erstattung ohne vorherigen Fehler. Beide Arten haben eigene Vorlagen und eigene Nummernkreise.

Merksatz — eine falsche Rechnung wird nicht gelöscht, sie wird storniert. Nur so bleibt der Nummernkreis lückenlos, und nur so ist die Buchhaltung nachvollziehbar.

Seit Version 5.03 lässt sich eine Gutschrift direkt im Desk erstellen — nicht nur importieren. Auf einer gestellten Rechnung liegt dazu Gutschrift erstellen: ein Formular mit allen Positionen, zunächst alle angehakt. Hakt man Positionen ab, entsteht eine Teilgutschrift. Der Beleg bekommt negative Beträge, eine eigene Nummer aus dem Gutschrift-Kreis und den Verweis Gutschrift zu Rechnung …. Anders als der Storno hebt die Gutschrift die Rechnung nicht auf — sie ist ein eigener Beleg daneben.

Das Häkchen Offenen Betrag dieser Rechnung mit der Gutschrift ausgleichen (Vorgabe: an) bucht auf beide Belege dieselbe Summe mit umgekehrtem Vorzeichen (Zahlungsart Verrechnung mit Gutschrift); danach steht keiner der beiden offen. Verrechnet wird höchstens der offene Betrag der Rechnung. Gutschrift und Storno überspringen bei der Nummernvergabe bereits belegte Nummern.

6.5 Rechnungsdruck und Postversand

Fakturierung → Postversand sammelt alle Rechnungen von Kunden mit Versandart Druck, die noch nicht verschickt sind.

• Alle drucken und als versendet markieren erzeugt ein Sammel-PDF in Belegnummernfolge und setzt die Belege auf versendet.
• Nur Vorschau liefert dasselbe PDF, ohne etwas zu markieren.
• Je Zeile lässt sich ein Beleg von Hand als versendet oder wieder als offen führen.
• Versendete anzeigen schaltet die Liste um.

Jeder Versand steht in der Kundenhistorie. Fakturierung → Rechnungsdruck liefert Sammel-PDFs nach Zeitraum, unabhängig von der Versandart.

Ein einzelner Beleg — Rechnung, Gutschrift oder Stornorechnung — lässt sich seit Version 5.01 direkt vom Rechnungsblatt per E-Mail versenden (Knopf Per E-Mail senden), mit Rückfrage und Hinweis auf einen früheren Versand. Es gelten dieselben Regeln wie im Rechnungslauf: Postversand-Kunden werden abgewiesen, ohne Sendefreigabe geht nichts hinaus, und der Versand wird in der Mail-Ablage und in der Kundenhistorie vermerkt. Die Blindkopie folgt der Belegart, mit eigener BCC-Zeile für Gutschriften und Stornorechnungen.

Der Rechnungsdruck gibt inzwischen alle Belegarten als Sammel-PDF aus — Rechnungen, Mahnungen, Stornorechnungen und Gutschriften —, jeweils in Belegnummernfolge.

Ob ein Kunde die E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD) erhält, ist je Kunde einstellbar und greift beim Versand; das XRechnung-XML geht nur an Firmenkunden. ZUGFeRD lässt sich zusätzlich direkt am Rechnungsblatt erzeugen.

6.6 Angebote und Aufträge

Fakturierung → Angebote & Aufträge. Eigener Belegkreis mit eigenen Nummern. Ein Angebot wird per Klick zum Auftrag, ein Auftrag zur Rechnung — die Positionen wandern mit.

Positionen und Textzeilen. Jede Zeile trägt Artikel, Bezeichnung, Menge, Einzelpreis und Rabatt. Daneben legt Textzeile hinzufügen (Taste F3) eine reine Erklärzeile an: nur Text, mehrzeilig, ohne Menge, Preis, Rabatt und Summe. Sie erklärt die Position darüber, wandert von Angebot über Auftrag bis zur Rechnung mit und bleibt bei der Übernahme in Verträge außen vor. Denselben Knopf gibt es im Rechnungseditor.

Ansehen und senden. Auf dem angelegten Beleg stehen PDF ansehen und An Kunden senden. Der Versanddialog zeigt Empfänger, Betreff und Text zum Ändern; der Wortlaut kommt aus einer Vorlage. Nach dem Versand steht der Zeitpunkt am Beleg, der Vorgang samt PDF in der Mail-Ablage des Kunden.

Bearbeiten und löschen. Solange aus dem Beleg nichts entstanden ist, lässt er sich ändern und löschen. Kunde, Belegart und Nummer bleiben dabei fest. Sobald ein Auftrag, eine Rechnung oder Verträge daraus geworden sind, bleibt der Beleg, wie er ist — die Ansicht nennt den Grund und den Weg, der stattdessen gilt.

Gültigkeit, Bedingungen, Unterschrift. Ein Angebot bekommt seine Gültigkeit automatisch (einstellbar, Vorgabe vier Wochen). Unter den Positionen steht ein frei hinterlegbarer Bedingungstext — Zahlungsplan, Zahlungsziel, Garantie, Support — und darunter der Block Auftragserteilung mit Linien für Ort, Datum und Unterschrift. Beides steht nur auf dem Angebot, nicht auf Auftragsbestätigung und Rechnung, und wird unter Einstellungen → Rechnungsdaten → Angebote gepflegt.

6.7 Rechnungsabgrenzung

Buchhaltung → Rechnungs­abgrenzung. Für das Steuerbüro: welcher Anteil einer Rechnung gehört ins nächste Jahr?

Grundlage ist der Leistungszeitraum je Position. Eine Jahresrechnung vom Oktober für zwölf Monate gehört zu einem Viertel ins laufende und zu drei Vierteln ins nächste Jahr. Die Auswertung rechnet das je Position aus und liefert die Summe als Tabelle und als XLSX.

Merksatz — ohne Leistungszeitraum keine Abgrenzung. Der Rechnungslauf trägt ihn selbst ein; bei Rechnungen von Hand muss man ihn setzen.

6.8 Zweifelhafte Forderungen

Über die Rechnung lässt sich eine Forderung als zweifelhaft kennzeichnen. Sie bleibt offen, wird aber getrennt geführt und lässt sich für die Wertberichtigung auswerten.

6.9 Rechnungslauf für einen einzelnen Kunden

Nicht jede Abrechnung wartet auf den Monatslauf. Wer gerade beim Kunden ist und ihm eine erfasste Leistung berechnen will, startet den Lauf direkt dort: auf dem Kundenblatt oben rechts, zwischen Bearbeiten und Löschen, steht Rechnungslauf.

Das Fenster fragt zwei Daten — kein Zeitraum von–bis:

Zwischen den beiden Feldern stehen die Fälligkeiten dieses Kunden mit Vertragsnamen. Ein Klick auf ein Datum trägt es als Stichtag ein — damit ist zu sehen, was überhaupt ansteht.

Es entsteht ein Entwurf: ohne Rechnungsnummer, nichts versendet. Positionen prüfen, bei Bedarf bearbeiten, dann Festschreiben — das vergibt die Nummer, stellt die Verträge weiter und versendet oder druckt. Oder verwerfen; bis zum Festschreiben ist alles rückgängig zu machen. Festschreiben geht auf der Entwurfsseite selbst, der Umweg über die Entwürfe-Liste entfällt.

Merksatz — der Versandweg richtet sich nach den Stammdaten des Kunden. Wer auf Postversand steht, bekommt auch auf diesem Weg keine E-Mail; sein Beleg wartet unter Fakturierung → Postversand.

Zweimal hintereinander gestartet passiert nichts Doppeltes: die Fälligkeiten rücken erst beim Festschreiben vor, deshalb führt der Knopf auf einen bereits vorhandenen Entwurf statt einen zweiten anzulegen. Wird nichts berechnet, nennt der Hinweis den Grund — gesperrt, von der Berechnung ausgenommen, nicht aktiv, oder schlicht nichts fällig bis zum gewählten Stichtag samt dem nächsten Termin.

6.10 Rechnungseingang: Rechnungen von Lieferanten

Buchhaltung → Eingangsrechnungen führt die Kostenseite: Rechnungen, die uns Lieferanten stellen, samt dem eingescannten Beleg.

Eine Rechnung erfassen. Lieferant wählen, Belegnummer eintragen — die Nummer, die der Lieferant auf die Rechnung geschrieben hat; dieselbe Nummer beim selben Lieferanten wird abgewiesen. Dazu Rechnungsdatum, wahlweise Fälligkeit und bezahlt am. Bleibt bezahlt am leer, gilt die Rechnung als offen; liegt die Fälligkeit dann in der Vergangenheit, steht sie als überfällig in der Liste.

Netto, USt und Brutto stehen auf dem Beleg. Schneller geht es über die Prozentlinks unter dem USt-Feld: Netto eintragen, auf 20 %, 13 %, 10 % oder 0 % klicken. Überschrieben wird nichts weiter — was auf dem Beleg steht, gilt. Passt Netto + USt nicht zum Brutto, erscheint ein Hinweis, keine Sperre.

Notiz. Ein freies Feld für alles, was zum Beleg gehört. Der Text erscheint in der Buchhaltungs-Auswertung neben der Rechnung.

Ablage. Je Beleg lässt sich ein Scan oder PDF hinterlegen (bis 20 MB, auch Bild oder XML) — am schnellsten, indem die Datei ins Fenster gezogen und losgelassen wird, irgendwo auf der Seite. Endung und Größe werden vor dem Hochladen geprüft. Abrufbar ist der Beleg über das Symbol seines Dateityps in Liste und Auswertung; ein Klick zeigt ihn im Fenster, ohne ihn herunterzuladen. Eine neu gewählte Datei ersetzt die bisherige; beim Löschen der Rechnung wird auch die Datei entfernt.

Buchhaltung. Aufwandskonto und Kategorie sind freiwillig; die Kategorie schlägt bereits verwendete Werte vor.

Was der Beleg selbst hergibt. Steckt im PDF eine E-Rechnung, werden Belegnummer, Datum, Fälligkeit und die Beträge exakt übernommen; sonst wird der gedruckte Text gelesen. Das ist eine Hilfe, keine Wahrheit — die Werte gehören am Blatt geprüft. Aufwandskonto und Kategorie stehen auf keinem Beleg: sie kommen vom letzten Beleg desselben Lieferanten und füllen nur, was leer ist.

Ist der Beleg schon erfasst? Doppelt erfasst fällt in der Buchhaltung erst am Jahresende auf. Cloudfakt meldet es sofort — an der Belegnummer und, wenn die nichts findet, an Datum und Betrag. Dieselbe Rechnung kommt nämlich unter zwei Nummern vor: der des Händlers und der Referenz des Zahlungsdienstes. Gemeldet wird der vorhandene Beleg mit Lieferant, Datum, Betrag und Dateiname samt einem Weg dorthin. Gemeldet, nicht gesperrt.

Ein Zahlungsbeleg ist keine Rechnung. Die Bestätigung eines Zahlungsdienstes trägt Rechnungsnummer, Händler und Gesamtbetrag wie eine Rechnung. In den Aufwand gehört die Rechnung des Lieferanten — Cloudfakt erkennt solche Dateien und sagt es an; bringt eine Mail beides mit, wird die Rechnung vorgezogen.

Spalten wählen. Über der Liste blendet ein Menü jede Spalte einzeln ein und aus. Kategorie und Hinweis sind ab Werk aus, damit die Liste auf den Bildschirm passt; die Wahl bleibt für das nächste Mal stehen.

Die Liste filtert nach Jahr und Stand (offen, überfällig, bezahlt) und sucht über Lieferant, Belegnummer und Notiz. Die vier Zahlen oben — Belege, Netto, Brutto und noch offen — folgen dem Filter, nicht der Seite.

Kommt die Rechnung per E-Mail, genügt in der geöffneten Mail der Knopf Als Eingangsrechnung. Lieferant, Vorgang und eine Notiz mit dem Betreff sind vorbelegt, und die Anhänge der Mail stehen zur Auswahl — Herunterladen und Wiederhochladen entfällt. Der Anhang bleibt dabei an der Mail.

6.11 Kassabuch

Buchhaltung → Kassabuch. Für alles, was bar über den Tisch geht: Einnahmen und Ausgaben mit Beleg, Steuersatz und laufendem Kassastand. Jeder Beleg lässt sich mit einer Datei hinterlegen.

• Die Belegnummer läuft durch — auch über den Jahreswechsel. Ein Kassabuch beginnt nie neu, seine Nummernfolge ist der Faden, an dem eine Prüfung entlanggeht.
• Wird ein Beleg umdatiert, bleibt seine Nummer stehen; sonst entstünde eine Lücke.
• Die erste Nummer steht unter Einstellungen → Nummernkreise beim Feld Kassabuch — gedacht für ein Buch, das auf Papier begonnen wurde. Sie greift nur, solange noch kein Beleg erfasst ist.
• Fehlt eine Nummer, meldet die Seite die Lücke; gemessen wird zwischen der kleinsten und der größten vergebenen Nummer.
• Die Kassa erscheint in der Buchhaltungs-Auswertung neben den übrigen Belegen.

6.12 Wer im Postversand steht

Fakturierung → Postversand führt die Rechnungen, die auf Papier hinausgehen und noch nicht gedruckt sind.

• Versandart Post beim Kunden.
• Versandart E-Mail ohne hinterlegte Adresse — sonst hinge die Rechnung zwischen beiden Wegen und würde nie gedruckt. Diese Fälle nennt auch Auswertungen → Datenqualität.
• Kunden mit Portalzustellung gehören nicht dazu.

Aufgeführt werden nur offene, teilbezahlte und zweifelhafte Rechnungen. Entwürfe sind noch nicht fertig, stornierte und bezahlte müssen nicht mehr hinaus. Die Ansicht Bereits versendet zeigt dagegen den vollständigen Verlauf, unabhängig davon, ob die Rechnung inzwischen bezahlt ist.

Nach einer Übernahme aus einem Altsystem: Übernommene Rechnungen tragen kein Druckdatum und stünden deshalb alle im Postversand, obwohl sie vor Jahren verschickt wurden. Der Betreiber trägt das Rechnungsdatum einmalig nach; bis dahin ist die Liste unbrauchbar lang.

7. Zahlungen

7.1 Zahlungseingang erfassen

Buchhaltung → Zahlungen führt alle Zahlungen. Erfasst wird entweder dort oder direkt auf der Rechnung über Zahlung erfassen: Betrag, Datum, Zahlungsart, Verwendungszweck.

Cloudfakt rechnet daraufhin selbst: Ist der Betrag vollständig, wird die Rechnung bezahlt; ist er kleiner, teilbezahlt, und der Restbetrag bleibt offen. Eine teilbezahlte Rechnung wird weiterhin gemahnt — über den offenen Rest.

7.2 SEPA-Lastschrift

Zwei Voraussetzungen: der Kunde steht auf Zahlungsart SEPA-Lastschrift, und er hat ein gültiges Mandat (Kontoinhaber, IBAN, Mandatsreferenz, Unterschriftsdatum). Dazu die Gläubiger-ID in den Firmendaten.

Der SEPA-Sammler erzeugt aus allen offenen Rechnungen dieser Kunden eine pain.008-Datei — das ist das Format, das jede Bank für den Lastschrifteinzug erwartet. Die Datei wird ins Banking geladen; Cloudfakt selbst bucht nichts ab.

Merksatz — Cloudfakt zieht nichts von selbst ein. Es erzeugt die Datei, den Einzug macht die Bank. Wer die Datei nicht einreicht, zieht nichts ein.

Der häufigste Stolperstein: ein Kunde steht auf Lastschrift, hat aber kein Mandat. Er fällt dann aus dem Sammler heraus, ohne dass es auffällt. Deshalb steht in der Entwürfe-Liste des Rechnungslaufs bei solchen Kunden ein roter Hinweis.

7.3 Kartenzahlung und SEPA über Stripe

Ist die Stripe-Anbindung eingerichtet, sieht der Kunde im Portal bei jeder offenen Rechnung Jetzt bezahlen und kann per Karte oder SEPA zahlen. Der Zahlungseingang wird über einen Webhook zurückgemeldet und automatisch verbucht.

Merksatz — auch hier zieht nichts von selbst ein: die Zahlung löst der Kunde aus. Ein Abbuchen ohne sein Zutun ist nicht eingebaut.

Damit sind es zwei getrennte Wege, die sich leicht verwechseln lassen:

Der SEPA-Einzug läuft im Desk. Die Seite Fakturierung → SEPA-Lastschrift zeigt vor dem Lauf, was gezogen wird: Zum Einzug bereit mit Rechnung, Kunde, Mandat, FRST/RCUR und Betrag, daneben Nicht dabei mit dem Grund je Rechnung. Das Einzugsdatum trägt fünf Tage Vorlauf; ein Datum in der Vergangenheit wird abgewiesen, und fehlende Gläubiger-ID oder eigene IBAN meldet die Seite vor dem Lauf. Bisherige Läufe stehen darunter, die pain.008-Datei lässt sich erneut herunterladen.

Mandate über Stripe. Ein Lastschriftmandat gehört dem, der es entgegengenommen hat. Auf Papier erteilte Mandate aus dem Altbestand werden weiter über die Bankdatei eingezogen; für alles Neue erteilt der Kunde das Mandat im Kundenzenter über Mandat online erteilen — auf einer gesicherten Seite des Zahlungsdienstleisters, ohne dass dabei etwas abgebucht wird. Eingezogen wird danach ohne weiteres Zutun des Kunden, ausgelöst vom Betrieb.

Merksatz — eine Rechnung steht immer nur in einem der beiden Wege. Der Banksammler lässt Mandate aus, die beim Zahlungsdienstleister liegen; eine doppelte Abbuchung ist damit ausgeschlossen. Verbucht wird erst, wenn das Geld gemeldet ist — eine SEPA-Lastschrift braucht mehrere Tage, und eine abgelehnte erscheint in der Kundenhistorie.

8. Mahnwesen

Fakturierung → Mahnwesen.

8.1 Wie das Mahnwesen denkt

Cloudfakt kennt vier Stufen: eine Zahlungserinnerung und drei Mahnungen. Jede Stufe hat eine eigene Frist in Tagen und eine eigene Gebühr.

Die Frist zählt jeweils ab dem letzten Ereignis: die erste Stufe ab Fälligkeit der Rechnung, jede weitere ab dem Datum der vorigen Mahnung. Ein Beispiel mit den Fristen 12 / 8 / 5 / 5:

Rechnung fällig am 01.03. → Zahlungserinnerung am 13.03. → 1. Mahnung am 21.03. → 2. Mahnung am 26.03. → 3. Mahnung am 31.03. Danach ist der Fall ein Inkasso-Kandidat.

8.2 Die Seite

Vier Reiter:

8.3 Den Mahnlauf starten

Über der Liste steht Mahnlauf starten, daneben das Häkchen E-Mails versenden.

• Mit Häkchen: je Kandidat wird die nächste Stufe erzeugt, die Gebühr gebucht und der Kunde angeschrieben. Der Mail liegen die Rechnung und der Mahnbrief als PDF bei.
• Ohne Häkchen: Stufe und Gebühr werden festgehalten, es geht nichts hinaus. Nützlich, wenn man selbst zum Telefon greifen will.

Mahnbriefe erscheinen im Hausdesign des Betriebs (eigenes Briefpapier, Kopf und Fuß auf jeder Seite). Anfallende Mahnspesen werden gesondert ausgewiesen und fließen in den GiroCode-/QR-Betrag ein, sodass der Kunde den vollen offenen Betrag inklusive Spesen bezahlt. Fällt eine höhere Stufe an, löst deren Gebühr die vorherige ab, statt sich zu summieren.

8.4 Wer nicht gemahnt wird

Das Startdatum ist die wichtigste Bremse beim Umstieg: Vor diesem Datum erzeugt der Lauf nichts, auch von Hand nicht. Ohne es würde am ersten Tag eine Mahnwelle über alle übernommenen Altposten laufen — auch über die, die im alten System längst erledigt waren.

8.5 Der Schutz vor halben Mahnungen

Merksatz — ist die Sendefreigabe aus, erzeugt ein Mahnlauf mit E-Mail gar nichts. Er meldet stattdessen, wie viele Rechnungen fällig gewesen wären.

Der Grund ist wichtiger, als er aussieht: Eine Mahnung zählt die Stufe hoch. Entstünde sie, ohne zugestellt zu werden, bekäme der Kunde nie eine Zahlungserinnerung — beim nächsten Lauf aber die 1. Mahnung samt Gebühr. Wer nur Stufe und Gebühr festhalten will, startet den Lauf ausdrücklich ohne E-Mail.

8.6 Inkasso

In den Einstellungen legt man fest, ab welcher Stufe eine Forderung als Inkasso-Fall gilt, und ob der Kunde dabei gesperrt oder deaktiviert wird. Der Inkasso-Export liefert die Fälle als Datei zur Übergabe.

9. Mail und Tickets

9.1 Der Grundgedanke

Cloudfakt führt die gesamte Korrespondenz am Kunden. Jede ein- und ausgehende Nachricht liegt beim Kunden oder Lieferanten, mit Anhängen und der Original-Datei. Wer ein Kundenblatt öffnet, sieht die Geschichte — ohne im Postfach zu suchen.

Zwei Bereiche, nach Herkunft getrennt:

• Mail — alles aus dem Postfach.
• Tickets — alles, was Kunden über das Portal einreichen.

9.2 Postfächer einrichten

Mail → Postfach-Einstellungen. Je Postfach: Bezeichnung, Zugangsart, Zugangsdaten, Ordner für Entwürfe, und ob es senden darf.

Verbindung prüfen zählt die ungelesenen Nachrichten, ohne etwas als gelesen zu markieren.

Mehrere Postfächer sind möglich. Der Abruf läuft über alle aktiven; beim Schreiben erscheint eine Absenderwahl, sobald mehr als eines senden darf. Fällt ein Postfach aus, hält es die übrigen nicht auf.

9.3 Die Mailübersicht

Reiter für Posteingang, Abgelegt, Gesendet, SPAM, Papierkorb, Entwürfe und für jeden selbst angelegten Ordner.

Je Zeile: Betreff, Auszug, zugeordneter Kunde, Status, Datum — dazu Schaltflächen für Antworten, Weiterleiten, Zuordnen, Ablegen, SPAM und Löschen.

Ablegen heißt: in die Akte eines Kunden oder Lieferanten. Der Knopf Ablegen erscheint darum erst, wenn die Zuordnung feststeht. Ist der Absender erkannt, steht sein Name in der Zeile und ein Klick legt ab. Ist er nur vorgeschlagen, trägt die Zeile Vorschlag: Name — derselbe Klick ordnet zu und legt in einem Schritt ab. Bei mehreren möglichen Zuordnungen klappt der Knopf eine Auswahl auf. Post, die zu niemandem gehört, gehört in einen eigenen Ordner, in SPAM oder in den Papierkorb. Eigene gesendete Post bleibt unter Gesendet stehen, bis sie abgelegt wird.

Mehrfachbearbeitung: über die Auswahlspalte lassen sich mehrere Vorgänge auf einmal zuordnen, als SPAM markieren oder löschen.

Eigene Ordner legt man unter Mail → Ordner an. Eine abgelegte Mail verlässt Posteingang und Abgelegt; das Ablegen geht über ein Ordnersymbol in der Zeile.

Entwürfe zeigt, was in Outlook oder im Webmailer angefangen wurde. Diese Nachrichten werden bewusst nicht übernommen: ein Entwurf ändert sich mit jedem Speichern und ist nach dem Absenden weg — eine Kopie in der Ablage wäre binnen Minuten falsch.

9.4 Schreiben, Antworten, Weiterleiten

Im Verfassen-Dialog: Empfänger, Betreff, Text, dazu

• Vorlage übernehmen — eine E-Mail-Vorlage einsetzen,
• Textbaustein einfügen — einen Absatz an der Cursorposition,
• Signatur — je Postfach oder je Mitarbeiter,
• Dateianhänge — bis zu zehn Dateien à 20 MB. Ausführbare Endungen sind gesperrt. Beim Weiterleiten gehen die Anhänge des Originals automatisch mit.

9.5 Aufräumen

Mail → Aufräumen löscht nach Alter (Tag, Woche, Monat, Jahr). Es wird erst gezählt, dann gelöscht, und das Ziel ist der Papierkorb, nicht das Nichts. Der Papierkorb wird nach einer einstellbaren Frist endgültig geleert.

Das Mailarchiv sichert auf Wunsch auf einen eigenen SFTP-Speicher: ältere Nachrichten samt Anhängen werden ausgelagert und bleiben zugreifbar, ohne die Datenbank zu belasten.

9.6 Tickets

Mailübersicht → Tickets führt die Vorgänge aus dem Portal: Betreff, Kunde, Status, Verlauf. Antworten gehen als Mail hinaus und stehen zugleich im Portal.

9.7 Rundsendung

Mailübersicht → Rundsendung. Eine Nachricht an viele: Empfängerkreis über Kundengruppe, Tag oder Server einschränken, Empfänger zählen lassen, Testmail an sich selbst, dann versenden. Der Versand läuft über die Warteschlange und setzt die Sendefreigabe voraus.

9.8 E-Mail-Protokoll

System → E-Mail-Protokoll führt jede tatsächlich versendete Nachricht mit Empfänger, Betreff und Zeitpunkt.

Merksatz — zurückgehaltene Nachrichten stehen hier nicht. Wer eine Mail vermisst, prüft zuerst die Sendefreigabe.

9.9 SPAM und automatische Erkennung

Kunde und Lieferant werden automatisch erkannt. Zu jeder eingehenden Mail sucht Cloudfakt den Absender im Stamm und vermerkt ihn — die Liste zeigt den Namen, und die Mail hängt an der Kundenakte. Gesucht wird in drei Stufen: Stamm- und Rechnungsadresse, dann Portal-Zugänge, dann die Adressen der Ansprechpartner.

Merksatz — die Mail bleibt trotzdem im Posteingang liegen, auch wenn der Kunde erkannt wurde. Sie verlässt ihn erst, wenn jemand sie ablegt — und abgelegt wird nur mit Zuordnung, denn die Ablage ist die Akte. So sieht man dem Posteingang an, was noch niemand angefasst hat. Eine eingehende Antwort holt einen abgelegten Vorgang zurück.

Steht eine Adresse bei mehreren Kunden — Sammelpostfächer, Steuerberater, verbundene Firmen —, wird keiner von selbst genommen. Eine Mail an der falschen Akte wäre schlechter als eine ohne Zuordnung. Der Knopf Ablegen zeigt dann die möglichen Kunden zur Auswahl, statt zu raten.

Von Hand gesetzte Zuordnungen werden gelernt. Ordnet man eine Mail über das Kettensymbol einem Kunden oder Lieferanten zu, merkt sich Cloudfakt die vollständige Absenderadresse. Ab der nächsten Mail dieses Absenders genügt ein Klick auf Ablegen. Der gelernte Eintrag entscheidet vor den Stammdaten; wird die Zuordnung wieder aufgehoben, verschwindet er mit. Nachzusehen und zu löschen unter Mail → Gelernte Absender.

SPAM markieren. In der Zeile das Verbotssymbol, in der geöffneten Mail der Knopf Als SPAM markieren, oder mehrere auswählen und die Leiste oben benutzen. Die Mail verschwindet aus Posteingang, Ablage und Ticket-Liste und steht nur noch im Reiter SPAM. Gelöscht wird nichts.

Die Markierung sperrt den Absender. Weitere Post dieser Adresse landet direkt unter SPAM statt im Posteingang, und die übrige Post desselben Absenders wandert beim Markieren gleich mit. Papierkorb und eigene Ordner bleiben unberührt — was dort einsortiert wurde, ist eine Entscheidung von Hand. Kein SPAM holt die Mail zurück und hebt die Sperre auf.

Drei Adressen werden nie gesperrt: Kunden, Lieferanten und die eigenen Postfächer. Dort wäre ein Fehlgriff teuer — die nächste echte Mail wäre unsichtbar weg. Diese eine Mail wandert trotzdem nach SPAM; die Meldung sagt ausdrücklich, dass der Absender nicht gesperrt wurde.

Unter Mail → Gesperrte Absender stehen alle Sperren mit Sperrdatum, der Zahl der seither gehaltenen Mails und dem letzten Treffer. Freigeben hebt eine Sperre auf; bereits abgelegte Mails bleiben, wo sie sind. Eine Sperre, die nach Monaten noch auf 0 steht, kann weg.

Es wird keine ganze Domain gesperrt und nichts nach Inhalt erkannt: gesperrt wird genau die Adresse, die jemand angesehen und entschieden hat. Eine Domainsperre träfe bei Freemail-Anbietern zwangsläufig auch erwünschte Post.

9.10 Anhang in die Dokumentenablage legen

Hat eine Mail einen Anhang, muss er nicht den Umweg über den Rechner nehmen. Unter dem Nachrichtentext steht neben jedem Anhang ein kleines Ablage-Symbol; ein Klick darauf öffnet den Dialog In die Dokumentenablage legen.

• Ablegen bei: Kunde oder Lieferant. Ist die Mail bereits zugeordnet, steht der richtige Empfänger schon da; sonst — oder wenn der Anhang zu jemand anderem gehört — im Suchfeld nach Name oder Nummer suchen.
• Titel ist mit dem Dateinamen ohne Endung vorbelegt, Bezeichnung mit Aus Mail: Betreff. Beides lässt sich überschreiben.
• Im Portal sichtbar gibt es nur beim Kunden; ein Lieferant hat keinen Portalzugang.
• Die Datei wird kopiert — der Anhang bleibt an der Mail und lässt sich dort weiter öffnen.
• Wiederfinden: beim Kunden unter Kunden → Kunde → Dokumente, beim Lieferanten unter Lieferanten → Lieferant → Dokumente.

Serveranbindung (Froxlor und Plesk)

Cloudfakt spricht mit dem Serverpanel. Angebunden sind Froxlor und Plesk; LiveConfig folgt. Der Zugang steht je Server unter Einstellungen → Server, ein Knopf prüft die Verbindung.

Panel-Inventur. Stellt die Konten am Server den Hostingverträgen gegenüber — rein lesend, in vier Gruppen (Verknüpft, Nur am Server, Nur in Cloudfakt, Vorschlag). Erkannte Paare (über E-Mail, Hauptdomain oder Kundenname) lassen sich mit einem Klick übernehmen. Statusabweichungen — am Server gesperrt, in Cloudfakt aktiv — stehen zuoberst.

Am Server anlegen. Ein Speicherplatz-Vertrag ohne Konto lässt sich aus Cloudfakt in Froxlor anlegen — mit Vorschau, Plan aus dem Paket und Login aus der Hauptdomain. Das Kennwort entsteht automatisch (mindestens 20 Zeichen), wird verschlüsselt gespeichert und einmal angezeigt.

Am Server verwalten. Ein eingerichtetes Web lässt sich sperren und entsperren, auf einen anderen Plan setzen und löschen (nur mit getippter Bestätigung des Logins). Jeder Schritt steht in der Kundenhistorie.

Domain und Speicherplatz. Hat ein Kunde mehrere Speicherplätze, zeigt das Kundenblatt, welche Domain auf welchem liegt.

Plesk. Ein Konto ist ein Plesk-Kunde. Angemeldet wird mit einem eigenen Verwalterkonto des Panels; die Adresse lautet https://<Server>:8443/api/v2. Anlegen, Sperren und Löschen laufen wie bei Froxlor — beim Anlegen bildet die erste Domain zusammen mit dem Dienstpaket das Abonnement, weitere Domains liegen im selben Abonnement. Zwei Dinge kann Plesk nicht: das Kontingent nennen und das Paket eines laufenden Abonnements wechseln. Was ein Panel nicht kann, zeigt Cloudfakt auch nicht an.

Verbrauch. Ein täglicher Lauf holt den belegten Speicher vom Panel. Er steht im Kundenblatt unter dem Kontingent und im Kundenzenter beim Vertrag. Plesk zählt dabei auch Post und Sicherungen mit — der Wert liegt deshalb oft über dem, was die Webseite braucht.

Sperren bei Zahlungsverzug. Ab einer einstellbaren Mahnstufe wird der Speicherplatz am Server gesperrt und bei Zahlungseingang wieder freigegeben. Gesperrt wird nur, was auf der offenen Rechnung steht; Domains bleiben unberührt. Freigegeben wird nur, was das Mahnwesen selbst gesperrt hat — eine von Hand gesetzte Sperre hebt eine Zahlung nicht auf.

Kündigung: Post an den Kunden. Kündigt ein Kunde im Kundenzenter, bekommt er eine Eingangsbestätigung; wird die Kündigung angenommen, eine Bestätigung mit dem verbindlichen Vertragsende. Beide Texte sind unter Vorlagen änderbar. Ist eine Vorlage inaktiv, geht die zugehörige Mail nicht hinaus.

Löschvormerkung. Eine angenommene Kündigung merkt den Speicherplatz zum Löschen vor — Vertragsende plus einstellbare Schonfrist. Die vorgemerkten Verträge stehen in einer eigenen Liste. Gelöscht wird nichts von selbst: das Löschen verlangt die getippte Bestätigung des Logins.

10. Kundenportal

10.1 Was der Kunde dort tut

Das Portal liegt unter der Adresse des Betriebs und trägt dessen Erscheinungsbild. Der Kunde kann:

10.2 Zugang einrichten

Im Kundenblatt, Reiter Portalzugang: Zugang anlegen. Der Kunde bekommt eine Mail und vergibt sein Passwort selbst über Passwort vergessen. Ein Passwort wird nie im Klartext gespeichert oder angezeigt.

Über denselben Reiter lässt sich der Zugang deaktivieren und wieder aktivieren.

10.3 Portal-Nachrichten

Einstellungen → Portal. Hinweise, die im Portal erscheinen — an alle oder eingeschränkt auf Kundengruppen, Tags und Server. Mit Aktiv-Schalter, Zeitraum und Papierkorb.

10.4 Das Bestellsystem

Einstellungen → Bestellen regelt, was der Kunde bestellen kann und unter welchen Bedingungen: AGB-Link, Datenschutz-Link, Pflichthäkchen, Widerrufsbelehrung, Empfängerkreis für die Benachrichtigung, Hinweistext im Warenkorb.

Der Ablauf beim Kunden: Produkt wählen → bei Domains Verfügbarkeit prüfen → Warenkorb → AGB bestätigen → bei Verbrauchern die ausdrückliche Zustimmung zum vorzeitigen Leistungsbeginn → Zahlungspflichtig bestellen.

Der Nachweis bleibt am Beleg: Zeitpunkt der Zustimmungen, IP-Adresse, Browserkennung, die verwendeten Links und eine Prüfsumme des Belehrungstextes. Sichtbar im Auftrag, im Portal und in der Kundenhistorie.

Merksatz — fehlt ein Pflichthäkchen, entsteht serverseitig nichts. Es genügt also nicht, das Häkchen im Browser zu umgehen.

Der Betrieb bekommt eine Meldung über jede neue Bestellung, der Kunde eine Bestätigung mit Positionen, Summen, erteilten Einwilligungen und Widerrufsbelehrung.

Im Warenkorb wird nicht bezahlt. Der Kunde bestellt, der Auftrag landet im Betrieb, die Rechnung entsteht im gewöhnlichen Rechnungslauf. Im Portal bezahlen lässt sich nur eine bereits gestellte Rechnung.

Aus der Bestellung werden Verträge. Im Desk steht auf dem Auftrag der Knopf In Verträge übernehmen: je Position eine Zeile mit Bezeichnung, Art, Abrechnung, Preis, Rabatt, erster Fälligkeit und Vertragsbeginn, einzeln abwählbar. Art und Zyklus werden aus der Shop-Kategorie des Artikels vorgeschlagen — Speicherplatz und Domain jährlich, alles andere einmalig — und in der Maske entschieden; ein Artikel trägt keine Vertragsart. Danach stehen die Verträge auf dem Kundenblatt und werden über den Rechnungslauf berechnet. Zweimal übernehmen ist gesperrt.

10.5 Was der Kunde selbst pflegen kann

Unter Mein Konto pflegt der Kunde seine eigenen Angaben: Meine Daten (Art, Anrede, Vor- und Nachname, Firma, Anschrift, Land, Webseite, Telefon und Rechnungsempfänger in Kopie), Ansprechpartner, Passwort ändern und Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Bewusst nicht im Portal: Zahlungsart, Zahlungsziel, Rabatt, Preisgruppe, Kundengruppe, Steuersatz, Versandweg der Rechnung, Rechnungsvorlage, Rechnungsstopp und interne Notiz. Das ist Teil der Vereinbarung, nicht der Kontaktdaten. Mitgesendete Felder außerhalb der erlaubten Liste werden verworfen, nicht nur im Formular verschwiegen.

Bankverbindung und SEPA-Mandat. Der Kunde sieht Kontoinhaber, IBAN und BIC, darüber Mandatsreferenz und Erteilungsdatum. Eine geänderte IBAN ist ein neues Mandat: ein Mandat gilt für ein Konto, deshalb wird das bisherige widerrufen (der Datensatz bleibt — eingezogene Beträge müssen nachvollziehbar bleiben), ein neues angelegt, und der Kunde muss die Ermächtigung ausdrücklich bestätigen. Nur Kontoinhaber oder BIC zu berichtigen lässt das Mandat unberührt. Ein Widerruf steht dem Kunden ohne Rückfrage offen. Die IBAN wird auf Prüfziffer und Länge geprüft — ein Zahlendreher fiele sonst erst als Rücklastschrift auf. Die Zahlungsart bleibt der Verwaltung vorbehalten: das Mandat ist die Voraussetzung, nicht die Entscheidung.

Rechnungen herunterladen. In der Rechnungsliste stehen Auswahlkästchen je Zeile, ein Jahresfilter und zwei Knöpfe: Auswahl herunterladen und Alle des gewählten Jahres herunterladen. Geliefert wird ein ZIP mit den PDFs. Höchstens 150 Belege je Vorgang — bei mehreren Hundert liefe der Abruf in die Zeitgrenze; wer mehr wählt, bekommt den Hinweis, jahrweise zu laden.

Verträge und Kündigung. Unter Verträge & Domains stehen Bezeichnung, Art, Status, Preis, Zyklus und nächste Abrechnung. Je Domain erscheinen die Knöpfe Nameserver und DNS nach dem, was der zuständige Registrar freigibt. Ein Kündigungsknopf steht nur bei Verträgen, die weiterlaufen.

Hinweis auf der Anmeldeseite. Unter Einstellungen → Portal lässt sich ein Text hinterlegen, der über dem Anmeldeformular erscheint — etwa nach einem Umzug auf eine neue Adresse. Leer heißt: kein Hinweis.

Merksatz — die Adresse, die dem Kunden in E-Mails geschrieben wird, steht unter Einstellungen → Portal → Adresse des Kundenzenters. Ohne diese Angabe nimmt Cloudfakt die erste Domain des Mandanten. Sie gilt für Rechnungs-, Zugangs- und Bestellmails gleichermaßen.

11. Zeiterfassung und Projekte

Organisation → Zeiterfassung · Projekte · Tätigkeiten. Der Bereich ist ein Modul und muss freigeschaltet sein.

11.1 Einrichtungsreihenfolge

1. Tätigkeiten anlegen (Wartung, Programmierung, Beratung …). Eine Tätigkeit kann einen eigenen Stundensatz tragen.
2. Projekte anlegen: Kunde, Stundensatz oder Abrechnungsartikel, bei Bedarf Aufgaben und Mitglieder.

Merksatz — der Stundensatz der Tätigkeit geht dem des Projekts vor. Ohne eigenen Satz gilt der des Projekts.

11.2 Zeit erfassen

Kalender mit Tages-, Wochen- und Monatsansicht; Einträge liegen als Blöcke auf der Zeitachse, ein Klick öffnet sie.

Stoppuhr: Projekt, Aufgabe, Tätigkeit, Beginn, Beschreibung, interne Bemerkung und das Häkchen abrechenbar. Projekt, Aufgabe und Tätigkeit lassen sich im Dialog direkt anlegen. Ein Start beendet eine noch laufende Uhr. Die laufende Uhr zählt mit Sekunden.

Von Hand lässt sich ein Eintrag mit Beginn und Ende nachtragen.

11.3 Zeit abrechnen

Erfasste Zeit wird nicht von selbst zur Rechnung. Im Projekt unter Zeiteinträge steht Als Dienstleistung buchen: Zeitraum wählen, Ziel bestimmen (neue oder bestehende Dienstleistung), Bezeichnung, Betrag, Artikel, Fälligkeit.

Der Umweg über eine Dienstleistung ist Absicht: Rechnungslauf, Portal und Mahnwesen kennen Verträge — Zeiteinträge kennen sie nicht.

Gebucht werden nur Einträge, die abrechenbar, abgeschlossen und noch nicht gebucht sind. Die Beschreibung listet Datum, Dauer und Tätigkeit je Eintrag, damit die Rechnungsposition belegbar bleibt.

12. Organisation

12.1 Termine

Organisation → Termine. Betreff, Zeitpunkt, Kunde, Notiz — mit Erinnerung per Mail. Der Erinnerungslauf lässt sich in der Automatik einschalten.

12.2 Aufgaben

Organisation → Aufgaben. Notizen zum Abhaken, mit Fälligkeit und Zuordnung.

Nicht verwechseln: Organisation → Aufgaben sind Merkzettel. Projektaufgaben entstehen im Projektblatt oder im Stoppuhr-Dialog und gehören zur Zeiterfassung.

13. Auswertungen und Exporte

13.1 Dashboard

Die Startseite zeigt das Umsatzdiagramm — wahlweise die letzten zwölf Monate oder ein Kalenderjahr, mit der Summe des Zeitraums. Darunter der Umsatz je Jahr mit einer Zeile je Jahrgang; ein Klick stellt das Diagramm um. Dazu offene Posten und Kennzahlen.

13.2 Auswertungen

Auswertungen führt drei Listen:

Die Datenqualität lohnt sich besonders nach einer Übernahme aus einem Altsystem.

13.3 Exporte

Merksatz — die beiden Vollexporte sind Administratoren vorbehalten, und jeder Abruf wird protokolliert. Ein vollständiger Kundenstamm ist die wertvollste Datei im Haus.

13.4 Importe

System → Werkzeuge nimmt Tabellen für Kunden, Rechnungen und Zahlungen entgegen. Zu jeder Importart gibt es eine Musterdatei zum Herunterladen.

Merksatz — Zeilen, deren erste Spalte mit BEISPIEL beginnt, werden übersprungen. So kann die Musterzeile nie einen echten Datensatz überschreiben.

13.5 Buchhaltungs-Auswertung

Auswertungen → Buchhaltungs-Auswertung fasst zusammen, was in einem Zeitraum an Belegen entstanden und an Geld geflossen ist. Zeitraster Woche, Monat oder Jahr, Zeitraum frei wählbar; ohne Angabe steht das laufende Jahr nach Monaten da. Die Kalenderwoche folgt der ISO-Zählung.

Erste Tabelle je Zeitraum:

Darunter stehen die Eingangsrechnungen des Zeitraums einzeln — mit Datum, Lieferant, Belegnummer, Kategorie, Beträgen, Stand und der Notiz. Das Büroklammer-Symbol öffnet den hinterlegten Scan.

Die zweite Tabelle nennt Netto und USt je Steuersatz — die Aufstellung für die Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Die Spalte „Ohne Aufschlüsselung". Die Aufteilung nach Steuersätzen wird aus den Positionen gerechnet, gebucht ist dagegen die Belegsumme. Bei Belegen aus einer Altsystem-Übernahme fehlen die Positionen mitunter oder kommen nicht auf die Belegsumme. Diese Differenz wird nicht verrechnet, sondern ausgewiesen — sonst wäre die gemeldete Umsatzsteuer zu niedrig. Die Zeilensumme entspricht deshalb immer der Belegsumme aus der ersten Tabelle, und ein Hinweis führt auf die betroffenen Belege.

Zwei Downloads oben rechts: die Tabelle als CSV für die Tabellenkalkulation und das Buchungsjournal — eine Zeile je Beleg und Steuersatz mit Belegdatum, Belegnummer, Debitor, Erlöskonto, Netto, USt, Brutto, Steuersatz und Steuercode, wie es BMD und DATEV einlesen. Die Konten kommen aus den Einstellungen.

Merksatz — gezählt wird nach dem Belegdatum. Entwürfe bleiben draußen: sie tragen keine Nummer und sind nicht gebucht. Mahnungen und Zahlungen tragen ihr eigenes Datum — dieselbe Zeile, aber nicht dieselben Belege.

13.6 Buchhaltung als eigener Menüpunkt

Alles, was nach der Rechnung kommt, steht unter dem Menüpunkt Buchhaltung direkt unter der Fakturierung:

• Rechnungs­abgrenzung — welcher Anteil in welches Jahr gehört.
• Zahlungen — eingegangene Zahlungen mit Status und Zahlart.
• Auswertungen — Umsatz, Datenqualität, Buchhaltungs-Auswertung.
• Eingangsrechnungen — Rechnungen von Lieferanten samt Beleg.
• Kassabuch — Barbelege mit laufendem Kassastand.

In der Fakturierung bleiben Rechnungen, Rechnungslauf, SEPA-Lastschrift, Mahnwesen, Rechnungsdruck, Postversand sowie Angebote und Aufträge.

Die Buchhaltung ist ein eigenes Modul. Jeder der fünf Bereiche behält daneben sein eigenes — ein Mandant kann also nur das Kassabuch oder nur die Auswertungen gebucht haben. Fehlt der Menüpunkt trotz gebuchter Einzelmodule, ist die Buchhaltung im Tarif noch nicht freigeschaltet.

14. Vorlagen und Belegdesign

System → Vorlagen führt die drei Arten auf einer Seite zusammen.

14.1 E-Mail-Vorlagen

Der Text, den Cloudfakt bei einem bestimmten Anlass verschickt: Rechnung, Mahnung, Bestellbestätigung, Zugangsdaten, Kündigungsbestätigung. Mit Platzhaltern, die beim Versand ersetzt werden — Kundenname, Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeit.

Für die Stornorechnung gibt es seit Version 5.02 eine eigene E-Mail-Vorlage (Schlüssel storno) und eine eigene Betreffzeile. Fehlt sie oder ist sie abgeschaltet, greift die Gutschrift-Vorlage. So benennt der Versandtext die Belegart korrekt und lässt bei Storno und Gutschrift die Zahlungsfrist weg.

14.2 Textbausteine

Absätze, die sich beim Schreiben einfügen lassen: Öffnungszeiten, Bankverbindung, ein Standardhinweis. Sie sparen Tipparbeit und halten die Formulierung einheitlich.

14.3 Dokument-Vorlagen (Belegdesign)

Das Aussehen der PDFs. Fünf Typen: Rechnung, Gutschrift/Storno, Zahlungserinnerung, Mahnung, SEPA-Mandat. Je Typ gibt es eine Standardvorlage und wahlweise eine Live-Vorlage — die Live-Vorlage hat Vorrang.

Merksatz — solange bei einer Vorlage das Häkchen Live fehlt, wird sie nicht verwendet. Das ist die häufigste Ursache für „mein neues Mahnlayout kommt nicht an“.

Bei Mahnungen lässt sich je Stufe eine eigene Vorlage hinterlegen.

Der eingebaute HTML-Editor zeigt Quelltext und Vorschau nebeneinander. Zur Verfügung stehen unter anderem:

Merksatz — Platzhalter, die auf _row oder _block enden, liefern ganze Abschnitte oder nichts. Wer stattdessen den reinen Wert einsetzt, bekommt bei leeren Feldern eine Beschriftung ohne Inhalt am Beleg stehen.

14.4 Signaturen

Mail → Signaturen. Je Mitarbeiter und je Postfach; beim Schreiben wählbar.

14.5 Betreffzeilen

Einstellungen → Betreffzeilen. Je Belegart die Betreffzeile der Versandmail, mit Platzhaltern.

15. Benutzer, Rollen und Sicherheit

15.1 Mitarbeiter anlegen

System → Benutzer und Rollen. Name, E-Mail, Rolle. Das Passwort wird erzeugt und einmalig angezeigt — danach nie wieder.

15.2 Rollen und Rechte

Statt fester Stufen legt jeder Betrieb seine Rollen selbst an. Je Rolle wird für elf Bereiche freigegeben, was erlaubt ist:

Je Bereich drei Stufen: ansehen · ändern · löschen. Sie bauen aufeinander auf — wer ändern darf, darf auch ansehen.

Startseite, Suche und das eigene Konto stehen immer offen.

Merksatz — die Prüfung hängt nicht am Menü, sondern an jeder einzelnen Adresse. Ein ausgeblendeter Menüpunkt ist Kosmetik; hier antwortet auch die Adresse nicht. Was keiner Rolle zugeordnet ist, bleibt der Administration vorbehalten.

Gegen Aussperren gesichert: die letzte Rolle mit Administrationsrecht, der letzte Administrator, das eigene Konto und eine Rolle mit zugewiesenen Benutzern lassen sich nicht entfernen.

15.3 Zwei-Faktor-Authentifizierung

Sicherheit im eigenen Konto: QR-Code scannen, Code bestätigen — fertig.

Dabei erscheinen zehn Wiederherstellungscodes. Sie erscheinen genau einmal.

Achtung — die Codes sofort in den Passwortspeicher übernehmen. Gespeichert wird nur ihre Prüfsumme; eine jederzeit abrufbare Liste wäre ein zweiter Schlüssel in der Datenbank. Ohne Telefon und ohne Codes kommt man nicht mehr hinein.

Jeder Code funktioniert einmal. Neue Codes erzeugen verlangt das Passwort und entwertet die alten. Wird die Zwei-Faktor-Anmeldung abgeschaltet, verschwinden auch die Codes.

15.4 Weitere Schutzmaßnahmen

• Passwortvorgabe: mindestens 14 Zeichen mit Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen. Erzeugte Passwörter sind 20 Zeichen lang.
• Sperrzähler gegen automatisiertes Durchprobieren, auf zwei Ebenen: je Kennung und je Herkunftsadresse.
• Passwortwechsel beendet fremde Sitzungen — auch bei Passwort vergessen.
• Verschlüsselte Geheimnisse: Panel-Passwörter und Zugangsdaten liegen verschlüsselt und werden nie in eine Seite geschrieben.
• Protokoll: Vollexporte und Passwortabrufe stehen mit Benutzer, Anzahl und Zeitpunkt fest.

16. Einstellungen im Detail

System → Einstellungen, in Reitern. Was nicht freigeschaltet ist, erscheint nicht.

17. Automatik

17.1 Der Zeitplan

Einstellungen → Automatik. Acht Abläufe, jeder einzeln ein- und ausschaltbar:

Je Ablauf lassen sich Uhrzeit, Takt und Tag im Monat setzen. Die Spalte Zuletzt gelaufen zeigt, wann er zuletzt wirklich durchlief.

Zeiten sind Serverzeit. Ein abgeschalteter Ablauf lässt sich jederzeit von Hand starten — das Abschalten nimmt also keine Funktion weg, es nimmt nur die Selbsttätigkeit.

17.2 Empfohlene Reihenfolge bei der Einführung

1. Nur Postfachabruf und Papierkorb einschalten. Damit läuft die Korrespondenz, ohne dass Post hinausgeht.
2. Den Rechnungslauf einige Monate von Hand starten, über den Entwurfsweg. So sieht man jede Rechnung, bevor sie entsteht.
3. Wenn die Zahlen über mehrere Monate stimmen: Rechnungsversand einschalten.
4. Zuletzt den Mahnlauf — und erst, wenn das Mahn-Startdatum sinnvoll gesetzt ist.

17.3 Die Sendefreigabe

Mail → Postfach-Einstellungen, ganz oben: Automatischen Versand freigeben.

Was bei gesperrtem Versand passiert:

• Belege entstehen weiterhin — Rechnungen und Aufträge werden erzeugt, nur die Zustellung unterbleibt.
• Eine zurückgehaltene Rechnung wird nicht als versendet vermerkt. Sie bleibt im Rechnungsversand stehen und geht nach der Freigabe hinaus.
• Der Mahnlauf mit E-Mail erzeugt gar nichts (Kapitel 8.5).
• Nicht betroffen: Nachrichten, die man selbst im Desk verschickt — Ticket-Antworten, verfasste Mails, Testmails. Ebenso Meldungen an den Betrieb selbst und Bestätigungen auf eine Handlung des Kunden (Bestellbestätigung, „Passwort vergessen“). Diese Bestätigungen sind im Fernabsatz sogar Pflicht.

Merksatz — zum automatischen Betrieb gehören zwei Schalter: der Ablauf in der Automatik und die Sendefreigabe. Ein aktivierter Lauf allein sendet nichts.

18. Schnittstellen

18.1 REST-Schnittstelle

System → API & MCP. Je Service-Account ein Token, getrennt nach Lese- und Schreibrecht.

Lesen: Kunden, Leistungsarten, Verträge, Server, Rechnungen, Zahlungen, Tickets. Schreiben: Kunden, Leistungsarten, Zahlungen, Bestellungen, Tickets und Antworten — sowie das Auslösen eines Rechnungslaufs.

18.2 Webhooks

Cloudfakt meldet Ereignisse an eine hinterlegte Adresse, mit Signatur zur Echtheitsprüfung:

invoice.created · dunning.created · cancellation.requested · order.created · order.withdrawn

Je Empfänger werden Fehlversuche gezählt; ein dauerhaft nicht erreichbarer Empfänger fällt auf.

18.3 MCP-Endpunkt

Für die Anbindung an KI-Assistenten, damit sie lesend und schreibend mit denselben Rechten arbeiten wie ein Service-Account.

18.4 Registrar und Panel

Die Registrar-Anbindung übernimmt Nameserver-Delegation und DNS-Verwaltung. Die Panel-Anbindung legt Speicherplatz an und sperrt ihn.

Angebunden sind vier Registrare: Antagus, Dynadot, ResellerClub und ConnectReseller. Unter Einstellungen → Domains stehen je Anbieter Zugang, Standard-Nameserver, Testbetrieb und die Freigabe fürs Kundenzenter; ein Knopf prüft die Verbindung wirklich, statt die Angaben nur zu speichern.

Am Vertrag legt das Feld Verwaltet über fest, über welche Schnittstelle eine Domain bedient wird — im Unterschied zum Freitextfeld Registrar daneben, das nur die Herkunft nennt. Im Kundenzenter erscheinen die Knöpfe Nameserver und DNS je Domain nach dem, was ihr Anbieter freigibt.

Merksatz — Registrieren und Transferieren sind in den Anbindungen vorhanden, im Desk aber noch nicht auslösbar. Das folgt als eigener Schritt mit Freigabe und Protokoll.

19. Übernahme aus einem Altsystem

19.1 Was übernommen wird

Kunden, Verträge, Domains, Speicherplätze, Artikel, Lieferanten, Rechnungen samt Positionen bis ins Archiv, Zahlungen, Bemerkungen, Termine, Aufgaben — und die gesamte Mailablage mit Anhängen.

19.2 Wie vorgegangen wird

1. Frischer Export aus dem Altsystem. Immer mit einer Kopie der Datenbank arbeiten.
2. Trockenlauf je Importschritt: er zeigt nur Zahlen und ändert nichts.
3. Zahlen prüfen — passt die Kundenzahl, passt die Summe der offenen Posten?
4. Scharfer Lauf. Jeder Schritt schreibt ein Protokoll, die meisten lassen sich zurücknehmen.
5. Nachtragen, was der Export nicht hergibt (siehe unten).
6. Datenqualität aufrufen und die Meldungen abarbeiten.

Importe sind wiederholbar: bereits übernommene Sätze werden erkannt und übersprungen, ein zweiter Lauf fügt nur den Zuwachs hinzu.

19.3 Was eine Übernahme nicht mitbringen kann

19.4 Die Altablage ordnen

Nach einer Übernahme bleiben Vorgänge liegen, deren Gegenstelle nicht mehr im Stammdatenbestand steht — bei alten Beständen oft die Mehrheit. Ein eigener Lauf ordnet sie zu, räumt Fremdwerbung in den Papierkorb und legt den Rest bei einem Sammel-Lieferanten ab. Angefasst wird nur, was weder Kunde noch Lieferant trägt; der ganze Lauf lässt sich zurücknehmen.

Achtung — vor dem scharfen Lauf stichprobenartig prüfen, was als Werbung gilt. In alten Beständen stecken Kundendomains, die wie Werbung klingen, und automatische Meldungen der zugehörigen Webseiten. Beides ist keine Werbung.

20. Wenn etwas nicht geht

20.1 Rechnungen und Läufe

20.2 Versand

20.3 Mahnwesen

20.4 Belege und Vorlagen

20.5 Zugang

21. Glossar

Ende des Handbuchs. Stand 13.08.2026, Version 5.63.