Handbuch

Das Handbuch beschreibt Cloudfakt aus Sicht der Menschen, die täglich damit arbeiten: was eine Funktion tut, wo sie liegt und in welcher Reihenfolge Sie vorgehen. Die Kapitel folgen dem Menü. Wer Cloudfakt neu einrichtet, liest die Kapitel 1 bis 4 der Reihe nach, alle anderen springen über das Inhaltsverzeichnis.

Menüpfade stehen kursiv mit Pfeilen, zum Beispiel Fakturierung → Rechnungslauf. Feldnamen stehen ebenfalls kursiv, Schaltflächen fett. Die Beispiele arbeiten mit Platzhaltern wie ihredomain.at, test@ihredomain.at oder „Kunde 1234“. Ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen Werte. Steht ein Platzhalter in spitzen Klammern, etwa <Client-ID>, gehören die Klammern nicht mit in die Eingabe.

Drei Arten von Kästen kommen vor:

Merksatz: Eine Regel, die Sie einmal verstehen und dann nicht mehr nachschlagen müssen.

Achtung: Hier lässt sich etwas anrichten, das sich nur mit Mühe zurückholen lässt.

Tipp: Ein Handgriff, der Arbeit spart.

Cloudfakt verwaltet Kunden, Verträge und Rechnungen für Betriebe, die wiederkehrende Leistungen verkaufen: Webhosting, Domains, Wartungsverträge, Lizenzen, Agenturleistungen. Kundenkartei, Fakturierung und Korrespondenz liegen an einer Stelle und sind miteinander verbunden.

Der Unterschied zu einem gewöhnlichen Rechnungsprogramm liegt im Vertrag. Cloudfakt merkt sich, wer was zu welchem Preis in welchem Rhythmus bekommt, und stellt zum Stichtag die Rechnungen zusammen. Die Abrechnung von dreihundert Kunden mit zweitausend Verträgen dauert damit Minuten.

Begriff	Bedeutung
Kunde	Ein Kundenstammsatz mit Adresse, Zahlungsart, Versandart und allem, was daran hängt. Die Kundennummer macht ihn eindeutig.
Vertrag (auch Dienst oder Leistung)	Eine einzelne verkaufte Leistung mit Preis, Abrechnungszyklus und nächstem Fälligkeitstermin. Ein Kunde hat beliebig viele. Es gibt sechs Arten: Domain, Hosting/Speicherplatz, Dienstleistung, Server, Lizenz und E-Mail-Konto.
Rechnungslauf	Der Vorgang, der zu einem Stichtag alle fälligen Verträge einsammelt und je Kunde eine einzige Rechnung daraus macht.
Beleg	Rechnung, Stornorechnung, Gutschrift, Angebot, Auftrag oder Mahnung. Rechnungen, Stornorechnungen, Gutschriften, Angebote und Aufträge tragen eine fortlaufende Nummer aus ihrem eigenen Nummernkreis.
Modul	Ein abschaltbarer Funktionsbereich. Was nicht freigeschaltet ist, erscheint nicht im Menü, und die Adresse dahinter antwortet auch nicht.
Mandant	Ein Betrieb innerhalb der Installation, mit eigener Datenbank, eigener Adresse und eigenem Erscheinungsbild. Wer nur einen Betrieb führt, merkt davon nichts.

Der übliche Rhythmus sieht so aus. Jeder Schritt hat sein eigenes Kapitel.

1. Laufend legen Sie Kunden an, erfassen Verträge, beantworten Post und erfassen Zeiten.
2. Zum Monatsanfang öffnen Sie Fakturierung → Rechnungslauf, wählen den Stichtag und klicken auf Vorschau. Mit Als Entwürfe anlegen (vor dem Versand prüfen) entstehen Entwürfe, die Sie durchsehen und bei Bedarf bearbeiten. Alle finalisieren & per E-Mail vergibt die Nummern und versendet die Rechnungen (Kapitel 6, „Der Rechnungslauf“).
3. Danach drucken Sie die Belege der Kunden mit Postversand unter Fakturierung → Postversand.
4. Wenn Sie Lastschriften einziehen, erzeugen Sie unter Fakturierung → SEPA-Lastschrift die Sammeldatei und laden sie ins Online-Banking (Kapitel 7, „SEPA-Lastschrift über die Bank“).
5. Laufend erfassen Sie die Zahlungseingänge unter Buchhaltung → Zahlungen.
6. Nach Ablauf der Zahlungsfrist öffnen Sie Fakturierung → Mahnwesen, sehen die Kandidaten durch und starten den Mahnlauf (Kapitel 8, „Den Mahnlauf starten“).
7. Zum Jahresende folgen die Rechnungsabgrenzung unter Buchhaltung → Rechnungs Abgrenzung und das Buchungsjournal für das Steuerbüro unter Buchhaltung → Auswertungen (Kapitel 13, „Buchhaltungs-Auswertung“).

Merksatz: Cloudfakt bewegt von selbst weder Geld noch Post, solange Sie es nicht eingeschaltet haben. Jeden Lauf können Sie von Hand starten oder automatisieren. Ein eigener Schalter, die Sendefreigabe, hält zusätzlich den automatischen Versand zurück (Kapitel 17, „Die Sendefreigabe“).

Zum Ausprobieren brauchen Sie keine Installation. Unter demo.cloudfakt.com läuft eine vollständige Vorführung: eine erfundene Hosting-Agentur mit Kunden, Verträgen, Domains, Rechnungen in allen Mahnstufen, Angeboten, Mail, Kassabuch und Projekten.

1. Öffnen Sie demo.cloudfakt.com im Browser.
2. Klicken Sie auf Demo starten. Ein Passwort ist nicht nötig. Wer den Weg über das Anmeldeformular sehen will, findet die Zugangsdaten unter dem Knopf.
3. Für die Sicht des Kunden folgen Sie auf der Anmeldeseite dem Verweis zum Kundencenter oder hängen /portal an die Adresse. Dort klicken Sie auf Kundensicht ansehen.

Der Bestand ist ausgedacht: Firmen, Personen und Beträge sind erfunden, die Domains tragen die für Beispiele reservierte Endung .example. Die Demo versendet nichts, auch keine Antwort auf eine Mail. Jede Änderung verwirft Cloudfakt täglich um 00:00 Uhr. Wer sofort einen sauberen Stand braucht, klickt im gelben Band am oberen Rand auf Demo jetzt zurücksetzen. Nach etwa einer Minute steht die Demo wieder bereit.

Was in der Demo anders ist

Die Demo lässt jeden Besucher als Administrator hinein. Deshalb sind einige Bereiche gesperrt und stehen dort nicht im Menü: Log-Viewer, Sicherheitsprotokoll, Werkzeuge, API-Zugänge, Rundsendung sowie Benutzer und Rollen. Gesperrt sind auch jeder Verbindungstest (Postfach, Postausgang, Registrar, Server, Speicher), jede Aktion am Server, die Sammelausfuhren und der Wechsel von Passwort und zweitem Faktor. Die Einstellungen können Sie ansehen, aber nicht speichern.

In der Demo läuft kein automatischer Ablauf, also weder Rechnungslauf noch Mahnlauf noch Postfachabruf. Das lässt sich unter System → Einstellungen → Automatik nicht einschalten.

Die Verwaltung, in der Oberfläche auch „Desk“ genannt, liegt unter der Adresse Ihres Betriebs mit dem Zusatz /desk, zum Beispiel https://<ihrbetrieb>.ihredomain.at/desk. Ohne den Zusatz führt die Adresse zur Anmeldung des Kundencenters.

1. Geben Sie E-Mail-Adresse und Passwort ein. Mit Angemeldet bleiben merkt sich der Browser die Anmeldung.
2. Klicken Sie auf Anmelden.
3. Ist für Ihr Konto die Zwei-Faktor-Authentifizierung eingerichtet, fragt Cloudfakt jetzt den sechsstelligen Code aus Ihrer Authenticator-App ab. Bestätigen Sie mit Bestätigen. Haben Sie einen Passkey hinterlegt, klicken Sie stattdessen auf Mit Passkey bestätigen und bestätigen am Gerät mit Fingerabdruck, Gesicht, PIN oder Sicherheitsschlüssel (15.4).

Haben Sie das Telefon mit der App oder den Passkey nicht zur Hand, klappen Sie unter der Abfrage Kein Zugriff auf die App? (bei einem Konto nur mit Passkey: Kein Zugriff auf den Passkey?) auf, tragen einen Ihrer zehn Wiederherstellungscodes ein und klicken auf Code einlösen. Jeder Code gilt genau einmal. Neue Codes und die Einrichtung des zweiten Faktors finden Sie hinter dem Schild-Symbol Kontosicherheit in der Kopfzeile (Kapitel 15, „Zwei-Faktor-Authentifizierung“).

Passwort vergessen? unter dem Anmeldeformular schickt einen Link an Ihre E-Mail-Adresse, über den Sie ein neues Passwort setzen. Der Link gilt 60 Minuten. Die Seite antwortet immer mit demselben Satz, gleichgültig, ob es zu der Adresse einen Zugang gibt. Kommt keine Mail an, fragen Sie den Betreiber der Installation: Diese Mail geht über dessen Postfach, nicht über das Ihres Betriebs (Kapitel 20, „Zugang und Anmeldung“).

Achtung: Ein Passwortwechsel beendet Ihre Sitzungen auf allen anderen Geräten. Dort melden Sie sich mit dem neuen Passwort wieder an.

Sie melden sich über das Symbol Abmelden ganz rechts in der Kopfzeile ab.

Links steht das Menü, darüber Ihr Name unter Angemeldet als. In der Kopfzeile liegt in der Mitte das Suchfeld, rechts folgen fünf Symbole.

Das Menü

Menüpunkt	Was darin liegt
Übersicht	Startseite mit Kennzahlen, Aufgaben, Umsatzdiagramm und ablaufenden Domains (Kapitel 13, „Die Übersicht“)
Stammdaten	Kunden · Kundengruppen & Tags · Artikel · Dienstleistungen · Kündigungen · Domains · Lieferanten · Vertreter
Fakturierung	Rechnungen · Rechnungslauf · SEPA-Lastschrift · Mahnwesen · Rechnungsdruck · Postversand · Angebote & Aufträge
Buchhaltung	Rechnungs Abgrenzung · Zahlungen · Kontoauszug · Auswertungen · Eingangsrechnungen · Kassabuch
Mailübersicht	Mail · Tickets · Rundsendung
Organisation	Zeiterfassung · Projekte · Tätigkeiten · Termine · Aufgaben
WordPress	Wartung der betreuten WordPress-Websites
System	API & MCP · Log-Viewer (nur wenn für Ihren Betrieb freigeschaltet) · Sicherheitsprotokoll · Vorlagen · Auftragsverarbeitung · Schnellzugriff · Werkzeuge · E-Mail-Protokoll · Benutzer und Rollen · Einstellungen

Server, Erreichbarkeit und IP-Nummern sind Reiter unter System → Einstellungen. Die übrigen Reiter dort stehen nur der Administration offen. Diese drei sieht auch, wer das Recht für Stammdaten hat.

Merksatz: Fehlt ein Menüpunkt, ist das Modul nicht freigeschaltet oder Ihnen fehlt das Recht dafür. Rechte vergibt die Administration unter System → Benutzer und Rollen (Kapitel 15, „Rollen und Rechte“).

Menü einklappen

Je nach Einstellung der Installation steht links in der Kopfzeile ein Knopf mit Pfeil, Menü einklappen. Er blendet das Menü aus, und die Seite nutzt die volle Breite, etwa für lange Listen. Derselbe Knopf, jetzt Menü ausklappen, holt es zurück. Der Browser merkt sich die Einstellung. Auf einem schmalen Bildschirm unter 1.201 Pixel Breite gibt es den Knopf nicht; dort öffnet das Symbol mit den drei Strichen das Menü wie bisher.

Welche Menügruppen eine Rolle überhaupt sieht, legt die Administration fest (Kapitel 15, „Rollen und Rechte“).

Die Kopfzeile

Das Suchfeld Kunden, Rechnungen, Services suchen … durchsucht ab zwei Zeichen drei Bereiche auf einmal: Kunden nach Nummer, Firma, Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Ort, Rechnungen nach ihrer Nummer, Verträge nach Bezeichnung und Vertragsnummer. Je Bereich zeigt die Trefferseite höchstens zwanzig Einträge, und nur aus Bereichen, die Sie öffnen dürfen.

Die Sofortsuche. Ist sie für Ihren Betrieb freigeschaltet, heißt das Feld Alles durchsuchen … (Strg+K) und zeigt die Treffer schon beim Tippen in einer Liste darunter:

• Kunden, Rechnungen, Verträge, Domains, Tickets und Lieferanten, je Gruppe die ersten fünf,
• Seiten: Bereiche wie Mahnwesen oder Domains und, für die Administration, die Reiter der Einstellungen wie Nummernkreise oder Zahlungen. Sie müssen also nicht wissen, in welchem Menü etwas steht.

Strg+K oder die Taste / setzt den Cursor ins Feld, von jeder Seite aus. Mit den Pfeiltasten wählen Sie einen Treffer, Eingabe öffnet ihn, Esc schließt die Liste. Alle Ergebnisse anzeigen führt auf die Trefferseite. Die Liste zeigt nur, was Sie öffnen dürfen und was gebucht ist. Am Handy steht das Feld ebenfalls in der Kopfzeile.

Rechts davon stehen:

• Das Plus öffnet das Menü Neu: Kunde, Lieferant, Artikel und Server, Rechnung, Angebot oder Auftrag, Eingangsrechnung und Kassabeleg, für die Administration Benutzer einladen. Sie sehen nur, was Sie anlegen dürfen. Alt+N öffnet das Menü von jeder Seite aus.
• Die Uhr zeigt Zuletzt geöffnet: die letzten zehn Kunden, Rechnungen, Verträge, Domains, Tickets und anderen Datensätze, die Sie geöffnet haben. Die Liste merkt sich der Browser, je Benutzer.
• EN oder DE schaltet die Sprache der Oberfläche um.
• Das ⓘ blendet ausgeblendete Hinweistexte wieder ein. Es erscheint nur, wenn etwas ausgeblendet ist.
• Das Fragezeichen startet die Tour durch die Seite, auf der Sie gerade sind. Es erscheint nur auf Seiten mit Tour.
• Der Halbkreis wechselt zwischen heller und dunkler Darstellung.
• Das Schild öffnet die Kontosicherheit mit der Zwei-Faktor-Authentifizierung.
• Der Ausschalter meldet Sie ab.

Fahren Sie mit der Maus über ein Symbol oder springen Sie mit der Tabulatortaste darauf, steht sein Zweck sofort daneben. Das gilt überall in der Verwaltung, auch in Listen und Fenstern, die erst nachgeladen werden.

Schnellzugriff

Unter der Kopfzeile können Sie eine eigene Leiste mit den Seiten anlegen, die Sie am häufigsten öffnen. Sie erreichen diese Seiten dann aus jeder Ansicht mit einem Klick.

1. Öffnen Sie System → Schnellzugriff. Besteht die Leiste schon, führt auch das Zahnrad an ihrem rechten Rand dorthin.
2. Klicken Sie auf Eintrag hinzufügen und wählen Sie unter Ziel eine Seite im Desk. Alternativ tragen Sie unter Freie Adresse eine Adresse außerhalb ein, etwa die Ihrer Bank. Sie öffnet sich in einem neuen Tab.
3. Vergeben Sie bei Bedarf Titel und Symbol. Ohne Titel gilt der Name der Seite.
4. Ordnen Sie die Einträge mit den Pfeilen. Das × entfernt einen Eintrag.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Die Leiste fasst bis zu zwölf Einträge und gehört zu Ihrem Benutzerkonto. Ohne Einträge bleibt sie unsichtbar. Die Seite, auf der Sie gerade sind, ist in der Leiste hervorgehoben. Seiten, die Sie nicht aufrufen dürfen, stehen nicht zur Auswahl, und ein Eintrag verschwindet von selbst, wenn Ihnen das Recht dafür entzogen wird. Auf schmalen Bildschirmen zeigt die Leiste nur die Symbole und lässt sich waagrecht schieben.

Karten umsortieren

Viele Seiten bestehen aus mehreren Karten untereinander, etwa die Maske zum Bearbeiten eines Kunden oder die Reiter der Einstellungen. In der Kopfzeile jeder Karte stehen dann zwei Pfeile, Nach oben und Nach unten. Ein Klick verschiebt die Karte um einen Platz.

Cloudfakt merkt sich die Reihenfolge im Browser, je Seite und je Arbeitsplatz. Sie hängt weder am Datensatz noch an Ihrem Benutzerkonto. Die ursprüngliche Reihenfolge kommt zurück, wenn Sie im Browser die Website-Daten für Cloudfakt löschen.

Datum und Uhrzeit

Cloudfakt zeigt und erwartet alle Uhrzeiten in Ortszeit, in Mail und Tickets ebenso wie bei Terminen, in der Zeiterfassung, in Protokollen, Berichten und PDFs. Die Vorgabe ist die Zeitzone von Wien. Sie gilt für die ganze Installation und wird vom Betreiber festgelegt.

Hinweistexte ausblenden

Über vielen Listen steht ein blauer Erklärtext. Brauchen Sie ihn nicht mehr, schließen Sie ihn mit dem × rechts oben. Er bleibt dann dauerhaft weg. Das ⓘ in der Kopfzeile holt alle ausgeblendeten Hinweise auf einmal zurück.

Die Wahl liegt im Browser. Sie gilt für diesen Arbeitsplatz und für jeden, der sich dort anmeldet.

Willkommen und Touren

Neue Funktionen schaltet der Betreiber je Betrieb frei. Fehlt Ihnen etwas aus diesem Abschnitt, ist es für Sie noch nicht freigegeben.

Auf der Startseite steht oben der Kasten Willkommen! Hier geht es los mit Kacheln für die ersten Schritte: Neuer Kunde, Neuer Vertrag, Neue Rechnung, Domains, Benutzer einladen und Daten übernehmen. Jede Kachel trägt einen Satz dazu. Sie sehen nur Kacheln für Bereiche, die Sie öffnen dürfen und die gebucht sind. Den Kasten schließen Sie wie jeden Hinweis mit dem ×; das ⓘ in der Kopfzeile holt ihn zurück.

Kundenblatt, Rechnung, Vertrag, Domainliste und Domain haben eine geführte Tour. Beim ersten Öffnen einer solchen Seite zeigt Cloudfakt Schritt für Schritt, was wo steht, und hebt das jeweilige Element farbig hervor.

• Weiter und Zurück blättern, ebenso die Pfeiltasten.
• Tour überspringen oder die Taste Esc beendet die Tour.
• Das Fragezeichen in der Kopfzeile startet sie jederzeit wieder.

Ob Sie eine Tour schon gesehen haben, merkt sich der Browser, je Benutzer und Seite. An einem anderen Rechner erscheint sie deshalb noch einmal.

Die Startseite anpassen

Je nach Einstellung der Installation steht über den Kacheln der Startseite der Knopf Startseite anpassen. So wählen Sie, was Sie dort sehen:

1. Klicken Sie auf Startseite anpassen.
2. Haken Sie unter Auf der Startseite zeigen an, was erscheinen soll: Kennzahlen, Aufgaben, Umsatz, Ablaufende Domains.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Die Auswahl gilt für Ihr Konto auf jedem Gerät, Kollegen sehen weiter ihre eigene. Bausteine, für die Ihnen das Recht fehlt, erscheinen ohnehin nicht.

Die Version

Unter dem Inhalt jeder Seite steht klein Version und die Nummer, mit der Ihr Betrieb gerade arbeitet. Nennen Sie sie, wenn Sie eine Frage an den Support haben.

Mit Tastatur und Screenreader arbeiten

Desk, Kundencenter und Superadmin lassen sich ohne Maus bedienen, auch mit einem Screenreader wie NVDA, JAWS oder VoiceOver.

• Tabulatortaste springt von Feld zu Feld und von Knopf zu Knopf, Umschalt + Tab zurück. Das Element mit dem Fokus trägt einen farbigen Rahmen.
• Leertaste hakt ein Kästchen an oder ab, Eingabe löst einen Knopf aus.
• Felder mit Vorschlagsliste (etwa Lieferant, Gruppe, Einheit oder die Artikelsuche beim neuen Speicherplatz): Tippen zeigt die Vorschläge, der Screenreader nennt ihre Zahl. Pfeil nach unten und Pfeil nach oben wandern durch die Liste, Eingabe übernimmt den markierten Vorschlag, Esc schließt die Liste. In einem Feld mit Pfeilknopf daneben öffnet Pfeil nach unten alle vorhandenen Werte, auch ohne Eingabe. Ein eigener Wert bleibt erlaubt.
• Zum Inhalt springen: Der erste Tabulatorschritt auf jeder Seite zeigt diesen Link oben links. Eingabe überspringt Kopfzeile und Menü.
• Menü bei schmalem Fenster: Unter 1200 Pixel Breite, auch bei starker Vergrößerung, ist das Menü eingeklappt. Das Symbol mit den drei Strichen links in der Kopfzeile klappt es auf, Esc schließt es wieder.
• Fehler- und Erfolgsmeldungen liest der Screenreader von selbst vor, auch wenn sie erst nach einem Klick erscheinen.
• Symbole ohne Text haben einen Namen, den der Screenreader vorliest, etwa Bearbeiten, Löschen oder Passwort kopieren.
• Reiter (etwa in der Kundenansicht Speicherplatz, Domains, Rechnungen): der Screenreader nennt sie als Reiter mit dem gewählten Zustand. Pfeil nach links und Pfeil nach rechts wechseln den Reiter, Pos1 und Ende springen zum ersten und letzten. Mit Tab geht es vom Reiter in den Inhalt.
• Breite Tabellen, die seitlich rollen, erreichen Sie mit Tab; danach rollen die Pfeiltasten die Tabelle.
• Filter über den Listen und Auswahlfelder tragen einen Namen (Filter, Status, Jahr, Pro Seite …). Kästchen in Tabellenzeilen nennen die Zeile, etwa Auswählen: Rechnung …. Spalten ohne Überschrift heißen Aktionen oder Auswahl.
• Mail: Ein Klick oder Eingabe auf den Betreff öffnet die Mail im Lesebereich; der Fokus springt dorthin, und der Screenreader nennt den Betreff. Ungelesene Mails beginnen mit „Ungelesen:“.
• Karten verschieben (etwa in der Vertragsmaske): nach Nach oben oder Nach unten bleibt der Fokus an derselben Karte, und der Screenreader nennt ihre neue Stelle.
• Auswahlfelder, die sofort umschalten (etwa Filter über der Kundenliste oder Pro Seite), sagen das vorher an. Mit den Pfeiltasten bei geschlossener Liste wechselt die Ansicht bei jedem Schritt; öffnen Sie die Liste besser mit Alt + Pfeil nach unten und wählen Sie mit Eingabe.
• Sitzung: Fünf Minuten bevor die Anmeldung nach 120 Minuten ohne Aufruf abläuft, erscheint unten rechts ein Hinweis, der Fokus steht auf Sitzung verlängern. Eingabe verlängert um weitere 120 Minuten. Ist die Sitzung abgelaufen, führt Neu anmelden zur Anmeldung.
• Farben: Schrift, Links und Knöpfe erreichen im hellen und im dunklen Design mindestens den Kontrast 4,5:1 (WCAG 2.2 AA). Links mitten im Text sind unterstrichen. Im Kundencenter wird die eigene Markenfarbe für Schrift und Knöpfe so weit abgedunkelt oder aufgehellt, dass sie lesbar bleibt; Rahmen und Balken zeigen die Farbe unverändert.

Die Listen sind gleich aufgebaut: oben Suchfeld und Filter, darunter die Tabelle, am Ende die Seitenwahl.

Suchen und filtern

Das Suchfeld über der Kundenliste durchsucht Firma, Nachname, Vorname, Kundennummer, E-Mail-Adresse und Ort. Cloudfakt sucht die Eingabe als zusammenhängende Zeichenfolge. Geben Sie deshalb einen einzelnen Begriff oder einen Teil davon ein: „müller“ findet jeden Müller, „müller wien“ findet nur Einträge, in denen genau diese Zeichenfolge in einem Feld steht.

Die Filter hängen von der Liste ab, zum Beispiel Status, Gruppe, Zeitraum oder Versandart. Die Kundenliste zeigt beim Öffnen nur aktive Kunden. Über den Filter wechseln Sie auf Alle, Inaktiv oder Gesperrt.

Unter Pro Seite stellen Sie ein, ob eine Seite 5, 10, 25 oder 50 Zeilen zeigt.

Ist eine Liste leer, sagt sie, was dort hingehört, und bietet den nächsten Schritt an, etwa Neuer Kunde und Import bei den Kunden oder Kontoauszug einlesen bei den Transaktionen. Domains und Dienstleistungen entstehen am Kundenblatt; ihre leere Liste führt deshalb zu den Kunden. Findet die Suche oder ein Filter nichts, steht Für diese Auswahl gibt es keine Treffer mit Filter zurücksetzen. Ob die Hinweise erscheinen, legt der Betreiber der Installation fest.

Sortieren

Ein Klick auf einen Spaltenkopf sortiert aufsteigend, der nächste Klick dreht die Richtung. Ein Pfeil im Spaltenkopf zeigt, wonach die Liste gerade sortiert ist.

In der Vorschau des Rechnungslaufs sortiert Cloudfakt Kundennummern nach ihrem Zahlenwert: WF-999 steht vor WF-10001. Die Kundenliste sortiert die Nummer dagegen als Text, Zeichen für Zeichen.

Spalten ab- und zuwählen

Im Kassabuch, bei den Eingangsrechnungen und in der Rechnungsliste steht über der Tabelle der Knopf Spalten. Dort haken Sie ab, welche Spalten Sie sehen wollen. In der Rechnungsliste sind das sieben: Nummer, Kunde, Datum, Fällig, Brutto, Offen und Status. Anfangs sind alle Spalten sichtbar, nur im Kassabuch ist der Lieferant abgewählt. Die Auswahl liegt im Browser und gilt nur für diesen Arbeitsplatz.

Denselben Knopf gibt es auch bei Kunden, Dienstleistungen, Domains, Lieferanten, Artikeln, Transaktionen und Aufträgen. In der Kundenliste lässt sich dort zusätzlich die Spalte Telefon einblenden; sie ist anfangs abgewählt. Mit der Tastatur: Spalten öffnet die Liste, der Fokus steht auf der ersten Spalte, Leertaste schaltet sie, Esc schließt die Liste und führt zurück zum Knopf.

Filter speichern

Über den Listen von Kunden, Rechnungen, Dienstleistungen, Domains, Lieferanten, Eingangsrechnungen, Artikeln, Transaktionen und Aufträgen stehen Gespeicherte Filter und Filter speichern.

1. Stellen Sie die Liste so ein, wie Sie sie wieder brauchen: Suche, Filter, Sortierung, Pro Seite.
2. Klicken Sie auf Filter speichern, geben Sie einen Namen ein, etwa „Gesperrte Kunden“.
3. Haken Sie Für alle Kollegen sichtbar an, wenn andere Benutzer den Filter ebenfalls sehen sollen.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Unter Gespeicherte Filter öffnet ein Klick auf den Namen die Liste mit genau diesem Stand; der gerade aktive Filter ist markiert. Filter von Kollegen stehen mit dem Zusatz „von …“ darunter. Gespeichert wird ohne Seitenzahl, Sie landen also immer auf der ersten Seite. Speichern Sie unter einem Namen, den es schon gibt, ersetzt der neue Stand den alten. Je Liste sind 30 eigene Filter möglich.

Löschen: Filter speichern aufklappen, darunter stehen Ihre Filter mit Löschen. Die Administration sieht dort auch die freigegebenen Filter der Kollegen und kann sie löschen.

Ob die Knöpfe erscheinen, legt der Betreiber der Installation fest.

Zurück zur Liste

Nach dem Speichern oder Löschen landen Sie wieder dort, wo Sie hergekommen sind: auf derselben Seite der Liste, mit denselben Filtern, derselben Suche und Sortierung. Cloudfakt merkt sich dazu den zuletzt geöffneten Stand der Liste. Haben Sie dieselbe Liste in zwei Tabs verschieden gefiltert, springen Sie nach dem Speichern auf den Stand des zuletzt geöffneten Tabs.

Abgewiesene Eingaben

Weist Cloudfakt eine Eingabe ab, steht der Grund in einem roten Kasten oben auf der Seite. Das gilt auch, wenn Sie aus einem Fenster heraus gespeichert haben und das Fenster danach wieder geschlossen ist. Sehen Sie nach dem Absenden keinen roten Kasten, hat Cloudfakt nichts abgewiesen.

Zu jedem Anlegen gibt es ein Ändern und ein Entfernen. Bei Artikeln, Lieferanten, Servern, Vertretern, Vorlagen (E-Mail-Vorlagen, Textbausteine, Dokument-Vorlagen) und Portalnachrichten landet Gelöschtes zuerst in einem Papierkorb. Von dort stellen Sie es wieder her oder entfernen es endgültig.

Nimmt Cloudfakt eine Eingabe nicht an, bleibt die Seite mit Ihren Eingaben stehen. Oben steht die Liste aller Fehler, und jedes betroffene Feld ist rot umrandet, die Meldung steht darunter. Liegt das erste Feld in einem anderen Reiter, öffnet Cloudfakt diesen Reiter. Berichtigen Sie die Felder und speichern Sie erneut.

Ungespeicherte Änderungen

Haben Sie in einer Maske etwas geändert und noch nicht gespeichert, zeigt Cloudfakt das an drei Stellen: ein Sternchen vor dem Titel im Browser-Tab, ein Sternchen am Reiter, in dem das Feld liegt, und unten links der Kasten Ungespeicherte Änderungen mit Speichern. Speichern dort wirkt wie der erste Speichern-Knopf der Maske. Wollen Sie die Seite verlassen, fragt der Browser nach. Setzen Sie einen Wert auf den alten Stand zurück, verschwindet die Anzeige wieder. Felder in Fenstern (etwa der Versanddialog) und Auswahlfelder, die sofort umschalten, zählen nicht mit. Ob die Anzeige erscheint, legt der Betreiber der Installation fest.

Eine Rückfrage erscheint nur, wo sich eine Aktion nicht zurückholen lässt. Das Fenster Bitte bestätigen nennt, was geschehen wird. Ja, fortfahren führt die Aktion aus, Abbrechen lässt alles, wie es ist, ebenso die Taste Esc oder ein Klick neben das Fenster. Dasselbe Fenster gibt es im Kundencenter.

Mit Rückfrage	Ohne Rückfrage
Endgültiges Löschen aus einem Papierkorb	Löschen in einen Papierkorb
Rechnung stornieren, Rechnungslauf direkt ausführen, Entwürfe finalisieren oder verwerfen	Ein- und Ausschalten
Mahnlauf und Rundsendung starten	Kundengruppen und Tags
Datenimport, alle Kundencenter-Passwörter zurücksetzen	Bemerkungen am Kunden
Bankverbindung, MwSt-Satz, Postfach, Dokument oder Signatur löschen	Als Kunde anmelden ins Kundencenter
Kündigung ausführen, Mail nach Alter aufräumen

Ein abgelegter Beleg und jede Rechnung öffnen sich in einem Fenster, ohne dass Sie die Datei herunterladen müssen. Im Kopf des Fensters stehen In neuem Tab öffnen, Herunterladen und das × zum Schließen. Die Taste Esc oder ein Klick neben das Fenster schließen es ebenfalls.

Das Fenster zeigt PDF-Dateien, Bilder (JPG, PNG, GIF, WebP) und Textdateien. Andere Formate lädt der Browser herunter, ebenso SVG-Dateien.

Die Ansicht gibt es an diesen Stellen:

• Rechnungsliste, Rechnungsblatt samt Zahlungserinnerung und Mahnungen, Entwürfe im Rechnungslauf und die Rechnungen am Kunden
• Angebote und Aufträge
• Mail-Anhänge
• Kunden- und Lieferantendokumente
• Eingangsrechnungen und Kassabelege
• Buchhaltungs-Auswertung
• Berichte unter WordPress
• im Kundencenter: Rechnungen und Dokumente

Ist JavaScript im Browser abgeschaltet, öffnet der Link die Datei ohne dieses Fenster.

Tipp: Zeigt das Fenster nur ein Dateisymbol mit Öffnen, steht Ihr Browser auf „PDFs herunterladen“ statt „PDFs öffnen“. In Chrome stellen Sie das unter chrome://settings/content/pdfDocuments um und laden die Seite neu. Die Einstellung gehört zum Arbeitsplatz und gilt für jede Webseite.

Cloudfakt lässt sich wie eine Anwendung auf Rechner und Telefon legen. Danach hat es ein eigenes Symbol und startet in einem eigenen Fenster ohne Adresszeile.

Unter Windows gehen Sie so vor:

1. Öffnen Sie die Adresse der Verwaltung in Edge oder Chrome.
2. Wählen Sie im Menü des Browsers (⋯) Apps und dann Diese Website als App installieren.
3. Heften Sie das Symbol bei Bedarf an die Taskleiste.

Am Telefon wählen Sie im Browser Zum Startbildschirm hinzufügen.

Name, Symbol und Farbe der App kommen aus den Einstellungen Ihres Betriebs (Kapitel 16, „Die Reiter im Überblick“):

Was	Wo
Name der App	System → Einstellungen → White-Label, Feld Name der Oberfläche
Symbol	System → Einstellungen → White-Label, Feld App-Symbol (Favicon)
Fensterfarbe	System → Einstellungen → Rechnungsdaten, Feld Akzentfarbe

Tipp: Hinterlegen Sie ein quadratisches App-Symbol. Ohne eigenes Symbol nimmt Cloudfakt das Logo der Oberfläche. Ein breiter Schriftzug ist als Symbol unlesbar, an seiner Stelle erscheint dann der Anfangsbuchstabe.

Die App arbeitet nicht offline. Sie braucht die Verbindung zum Server, und jede Seite kommt frisch von dort.

Gehen Sie die Abschnitte in dieser Reihenfolge durch, denn jeder Schritt setzt den vorigen voraus. Die Einstellungen liegen unter System → Einstellungen und sind in Reiter geteilt. Sie stehen nur der Administration offen.

Unter System → Einstellungen → Firmendaten tragen Sie ein, was auf Rechnungen, Angeboten und E-Rechnungen als Absender steht.

1. Füllen Sie die Karte Firma / Rechnungssteller aus: Firmenname (Pflichtfeld), Name 2, UID-Nummer, Straße, Land, PLZ, Ort, E-Mail, Telefon, Telefax, Steuernummer, Firmenbuch, HRA, Geschäftsführer und Webseite.
2. Tragen Sie unter Land das zweistellige Länderkürzel ein, zum Beispiel AT. Nach diesem Land richtet sich die Schnellwahl der Steuersätze (Abschnitt 3.3).
3. Wenn Sie Lastschriften einziehen wollen, tragen Sie die Gläubiger-ID ein. Sie kommt kostenlos von der Nationalbank, beantragt wird sie über die Hausbank.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Was hier fehlt, fehlt auch auf dem Beleg. Sieben Angaben verlangt Cloudfakt, bevor es eine Rechnung erstellt: Firmenname, Straße, PLZ, Ort, UID-Nummer oder Steuernummer, E-Mail und eine IBAN in der Standard-Bankverbindung. Fehlt eine davon, erstellen Rechnungslauf und Entwürfe nichts und nennen, was fehlt.

Solange etwas fehlt, steht auf der Übersicht für Administratoren der Hinweis Einrichtung noch nicht abgeschlossen. Er nennt die fehlenden Firmenangaben und, wenn das Bestellsystem freigeschaltet ist, fehlende Verweise auf Impressum und Datenschutzerklärung, jeweils mit einem Verweis in die Einstellungen. Ist alles eingetragen, verschwindet er.

Bankverbindungen

Die Karte Bankverbindungen auf derselben Seite nimmt mehrere Konten auf. Eine neue Verbindung tragen Sie in der untersten Zeile ein (Bank, Ort, BLZ, Kto.-Nr., IBAN, BIC) und klicken auf Hinzufügen. Eine bestehende Zeile ändern Sie direkt in der Tabelle und sichern sie mit dem Disketten-Symbol am Zeilenende.

Das Konto mit dem Haken in der Spalte Standard steht auf den Rechnungen und wird für die SEPA-Lastschrift verwendet.

Achtung: Jede Bankzeile hat ihren eigenen Speicherknopf. Das große Speichern unter der Seite sichert nur die Firmendaten.

Unter System → Einstellungen → Nummernkreise steht je Kreis die Nummer, die Cloudfakt als nächste vergibt. Es gibt neun Kreise: Rechnung, Angebot, Auftrag, Gutschrift, Stornorechnung, Lieferant, Kundennummer, Artikelnummer und Vertragsnummer.

Cloudfakt speichert nur, wenn keine zwei Kreise mit derselben Nummer weiterlaufen würden. Andernfalls nennt ein roter Kasten die beiden Kreise.

Achtung: Beim Umstieg von einem Altsystem setzen Sie die Nummern von Hand: Tragen Sie die letzte im alten System vergebene Nummer plus eins ein und verlassen Sie sich nicht auf den übernommenen Datenbestand. Sonst vergibt Cloudfakt eine Nummer, die es im alten System schon gibt. Ein Kreis, den Sie zurücksetzen, kann doppelte Nummern erzeugen. Nur bei Kunden, Artikeln, Lieferanten und Verträgen überspringt Cloudfakt bereits vergebene Nummern von selbst.

Ist das Kassabuch freigeschaltet, steht in derselben Reihe das Feld Kassabuch. Es trägt die Nummer des allerersten Kassabelegs, nicht die nächste. Von dort läuft die Nummer durch das ganze Buch, auch über den Jahreswechsel. Stellen Sie sie ein, wenn Sie ein auf Papier geführtes Buch fortsetzen. Sobald Belege erfasst sind, hat eine Änderung keine Wirkung mehr.

Unter System → Einstellungen → MwSt-Sätze führen Sie je Land eine Zeile mit Länderkürzel, Land, Umsatzsteuersatz (%) und ermäßigter MwSt-Satz %. Die Sätze sind die Vorgabe für neue Kunden und Belege, abhängig vom Land des Kunden. Eine neue Zeile legen Sie in der untersten Tabellenzeile mit Hinzufügen an, eine bestehende sichern Sie mit dem Disketten-Symbol am Zeilenende.

Die Schnellwahl im Kassabuch

Bei der Erfassung eines Kassabelegs bietet Cloudfakt beim Feld für den Steuersatz einige Sätze zum Anklicken an. Diese Schnellwahl besteht aus:

• dem Normalsatz und dem ermäßigten Satz des Landes, das in den Firmendaten steht,
• jedem Satz, der auf mindestens fünf Ihrer Rechnungspositionen vorkommt,
• der Null, die immer dabei ist (steuerfrei, innergemeinschaftlich, Kleinunternehmer).

Der zweite Punkt sorgt dafür, dass ein dritter Satz wie die 13 % in Österreich zur Auswahl steht, sobald Sie ihn verwenden. Die Tabelle der MwSt-Sätze führt je Land nur zwei Werte.

Speichern Sie die Firmendaten oder die Rechnungsdaten, ermittelt Cloudfakt die Schnellwahl sofort neu. Nach einer Änderung allein in der Tabelle der MwSt-Sätze kann es bis zu einer Stunde dauern, bis die Auswahl folgt.

Unter System → Einstellungen → Konten & BCC hinterlegen Sie die Erlöskonten und Steuercodes für das Buchungsjournal und die Adressen für stille Kopien. Welche Kontonummern und Codes gelten, sagt Ihr Steuerbüro.

Erlöskonten je Buchungsfall

Die Karte Konten führt eine Tabelle mit sechs Zeilen: je Buchungsfall ein Erlöskonto. Die Spalte Spalte im Artikelstamm nennt, welches Feld am Artikel denselben Fall trägt.

Buchungsfall	Wann er gilt
Inland, steuerpflichtig	Die Position trägt einen Steuersatz über null, gleichgültig, wo der Kunde sitzt
Inland, steuerfrei	Null Prozent, Kunde in Österreich oder ohne Landesangabe
EU-Unternehmen (Reverse Charge)	Null Prozent, EU-Land, UID hinterlegt
EU-Privatkunde	Null Prozent, EU-Land, keine UID
Drittland, Unternehmen	Null Prozent, kein EU-Land, UID hinterlegt oder als Firma geführt
Drittland, Privatkunde	Null Prozent, kein EU-Land, weder UID noch Firma

Merksatz: Der Steuersatz entscheidet vor dem Land. Wer einem ausländischen Privatkunden österreichische Umsatzsteuer verrechnet, hat einen Inlandsumsatz vor sich. Das ist der Normalfall, solange die Umsatzschwelle für den One-Stop-Shop nicht erreicht ist. Der Umsatz gehört auf das Inlandskonto und nicht auf ein EU-Konto. Sonst weist das Journal ihn als im Ausland steuerpflichtig aus, während die Steuer daraus in der österreichischen Voranmeldung steht.

Innerhalb der EU entscheidet allein die UID des Kunden, ob die Steuerschuld auf ihn übergeht. Das Kennzeichen Firma am Kunden zählt dort nicht. Im Drittland gibt es keine UID aus dem EU-Register, deshalb zählt dort auch das Kennzeichen.

Zwei Konten dürfen Sie auslassen. Ohne eigenes Konto bucht Cloudfakt Inland, steuerfrei auf das Konto für Inland, steuerpflichtig und Drittland, Privatkunde auf das Konto für Drittland, Unternehmen. Ein eigenes Konto lohnt erst, wenn das Steuerbüro es verlangt.

Achtung: Für die übrigen Fälle ersetzt Cloudfakt ein leeres Feld nicht. Fehlt das Konto, bleibt die Spalte im Journal leer. Unter Buchhaltung → Auswertungen steht dann auf der Seite Buchhaltungs-Auswertung eine Warnung mit den betroffenen Fällen und dem Verweis Konten pflegen. Ein leeres Feld fällt auf, eine geratene Kontonummer würde niemand prüfen.

Ein Konto je Artikel

Trägt ein Artikel in einem der fünf Kontenfelder des Artikelstamms (Inland, EU steuerfrei, Privat EU, Nicht-EU, Privat Drittland) ein eigenes Konto, hat es Vorrang vor dem Konto aus den Einstellungen. Leer ist der Regelfall. Ein eigenes Konto lohnt dort, wo ein Artikel anders gebucht wird als der Rest. Der übliche Anlass ist der Unterschied zwischen Dienstleistung und Ware: Hosting, Domains und Webarbeiten sind Dienstleistungen, Hardware, Druckwerke und Versand sind Lieferungen, und für die gelten über die Grenze andere Konten.

Die drei weiteren Konten

Unter der Tabelle stehen drei Felder. Das allg. Sollkonto ist das Sammelkonto für Forderungen und steht als Gegenkonto in jeder Journalzeile. Habenkonto für PayPal-Gebühr und Kassenkonto speichert Cloudfakt, übernimmt sie aber derzeit nicht ins Buchungsjournal. Das Journal enthält nur Ausgangsrechnungen. Die Maske sagt das unter beiden Feldern.

Als Anhalt die üblichen Nummern nach dem österreichischen Einheitskontenrahmen: 4000 Erlöse 20 %, 4111 grenzüberschreitende Dienstleistungen, 4200 Erlöse steuerpflichtig in einem anderen EU-Land, 4210 nicht steuerbare Auslandsumsätze, 2000 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, 7790 Spesen des Geldverkehrs, 2700 Kassa.

Steuercodes und Debitorenkreis

Die Steuercodes sind die Kürzel, die das Buchhaltungsprogramm Ihres Steuerbüros erwartet. Sie stehen an zwei Stellen:

• In der Karte Steuercodes und Debitorenkreis gibt es je Steuersatz über null ein Feld, zum Beispiel Steuercode 20 %. Angeboten werden die Sätze der Schnellwahl (Abschnitt 3.3) und jeder Satz, für den schon ein Code hinterlegt ist.
• Für die Fälle mit null Prozent steht der Code in der Tabelle der Buchungsfälle, Spalte Steuercode. Bei null Prozent sagt der Satz nicht, warum keine Steuer anfällt: Reverse Charge, nicht steuerbare Drittlandsleistung und echte Befreiung tragen in BMD und DATEV verschiedene Codes.

Was leer bleibt, geht ohne Code ins Journal. Ein leeres Feld ordnet das Steuerbüro zu, ein falscher Code wird gebucht.

Der Versatz der Debitorennummer bringt die Personenkonten in den Nummernkreis des Steuerbüros, üblich 20000–29999. Cloudfakt addiert den Wert auf die Kundennummer: Mit dem Versatz 20000 wird aus Kunde 1234 der Debitor 21234. Bleibt das Feld leer, bleibt die Nummer unverändert. Eine Kundennummer, die nicht nur aus Ziffern besteht, verändert Cloudfakt nie.

Journal ab: der Stichtag

Das Feld Journal ab in derselben Karte grenzt übernommene Altbelege ab. Belege aus einem Vorsystem tragen den Bruttobetrag im Nettofeld und keine Steuerzeile. Im Journal stünden sie als steuerfreier Inlandsumsatz, den es nie gab.

Beginnt der Zeitraum, den Sie auf der Seite Buchhaltungs-Auswertung gewählt haben, vor diesem Tag, gibt Cloudfakt kein Buchungsjournal aus:

• Über der Seite steht ein Hinweis mit der Begründung und zwei Wegen. Zeitraum ab … stellt den Beginn auf den Stichtag, Trotzdem herunterladen holt die Datei dennoch.
• Der Knopf Buchungsjournal (BMD/DATEV) führt zurück auf die Seite und sagt, warum keine Datei kam.

Cloudfakt misst den Beginn des Zeitraums, nicht sein Ende. Ein Zeitraum, der vor dem Stichtag anfängt, zieht die Altbelege mit herein, gleichgültig, wo er endet. Bleibt das Feld leer, gibt es keine Abgrenzung.

Merksatz: Cloudfakt kürzt den Zeitraum nicht stillschweigend auf den Stichtag. Eine gekürzte Datei sähe vollständig aus, und niemand fragte nach den fehlenden Monaten.

Der Stichtag hält nur die Jahre davor aus dem Journal. Ob eine Position nach dem Stichtag zu Recht null Prozent trägt, prüfen Sie weiterhin am Einzelfall.

BCC-Adressen

Die Karte BCC-Adressen schickt stille Kopien ins eigene Haus: über das Feld Blindkopie aller E-Mails von jeder ausgehenden E-Mail, darunter je Belegart an eine eigene Adresse. Welche Zeile wofür gilt, steht bei der Mail (Kapitel 9, „Blindkopie je Belegart“).

Unter System → Einstellungen → Rechnungsdaten legen Sie fest, wie Ihre Belege aussehen.

Feld	Was Sie eintragen
Rechnungsfußzeile	Den Text am Fuß jeder Rechnung
Standard-Steuersatz (%)	Den Normalsatz Ihres Betriebs. Er gilt für neue Kunden, neue Artikel und jeden Beleg, dessen Kunde keinen eigenen Satz trägt. Lassen Sie das Feld leer, gilt der Satz des Landes aus Ihren Firmendaten; das Feld zeigt ihn grau an.
Akzentfarbe	Die Farbe der Belege
Textfarbe	Die Farbe der Schrift auf Angebot, Auftragsbestätigung und im eingebauten Rechnungslayout
Zahlungsbedingungen	Einen Satz wie „Zahlbar sofort nach Erhalt der Rechnung“
AGB-Link	Die Adresse Ihrer Geschäftsbedingungen
Logo	Eine PNG- oder JPG-Datei, höchstens 2 MB
Briefpapier (Hintergrund)	Ein PDF oder Bild im Format A4 als Seitenhintergrund

Verwenden Sie Briefpapier, das Kopf und Fuß schon enthält, setzen Sie den Haken Eigene Kopf-/Fußzeile ausblenden (Briefpapier nutzen).

Die Karte Angebote regelt, wie viele Tage ein neues Angebot gültig ist (Gültig ab Erstellung (Tage), Vorgabe 28), ob das PDF eine Annahmezeile mit Unterschrift trägt und welche Bedingungen auf dem Angebot unter den Positionen stehen.

Das Zahlungsziel in Tagen steht nicht hier, sondern am einzelnen Kunden im Feld Zahlungsziel (Tage) (Kapitel 4, „Einen Kunden anlegen und bearbeiten“). Neue Kunden bekommen zehn Tage.

Ein eigenes Belegdesign legen Sie unter System → Vorlagen → Dokument-Vorlagen an (Kapitel 14, „Dokument-Vorlagen (Belegdesign)“).

Ohne Postfach kann Cloudfakt weder Post empfangen noch Rechnungen versenden. Die Einzelheiten stehen bei der Mail (Kapitel 9, „Postfächer einrichten“).

1. Öffnen Sie Mailübersicht → Mail und klicken Sie auf das Zahnrad Postfach-Einstellungen.
2. Wählen Sie unter Neues Postfach den Kontotyp: IMAP (generisch), Microsoft 365 / Exchange Online oder Google Workspace / Gmail. Tragen Sie die Zugangsdaten ein. Google verlangt ein App-Passwort statt des Kontopassworts, Microsoft 365 eine App-Registrierung in Azure.
3. Wählen Sie unter Postausgang dieses Postfachs die Versandart: SMTP (generisch), Microsoft 365 (OAuth2 / Graph) oder Google / Gmail (OAuth2). Lassen Sie die Versandart leer, empfängt das Postfach nur.
4. Klicken Sie auf Speichern.
5. Prüfen Sie den Empfang in der Liste Postfächer mit dem Stecker-Symbol Verbindung prüfen und den Versand am Seitenende mit Test-Mail senden.

Der Mailserver muss aus dem Internet erreichbar sein, beim Empfang wie beim Versand. Einen Namen, der auf eine Adresse im inneren Netz zeigt, nimmt die Maske nicht an und meldet Dieser Server lässt sich nicht verwenden. Steht Ihr Mailserver im selben Netz wie Cloudfakt, gibt ihn der Betreiber der Installation frei.

Sie können beliebig viele Postfächer anlegen, etwa für Rechnung, Support und Verkauf. Cloudfakt ruft jedes alle fünf Minuten ab. Über welches Postfach Rechnungslauf, Mahnlauf, Kundencenter und Bestellbestätigungen senden, bestimmen Sie unter Standardpostfach für automatische Post.

Die Sendefreigabe

In der Karte Versandregeln dieses Mandanten auf derselben Seite steht der Schalter Automatischen Versand freigeben. Solange er aus ist, hält Cloudfakt automatisch erzeugte E-Mails zurück, etwa aus Rechnungslauf und Mahnlauf. Die Belege entstehen trotzdem. Verfasste Mails, Ticket-Antworten und die Test-Mail gehen immer hinaus.

Merksatz: Lassen Sie die Sendefreigabe in der Einführungsphase aus. Sie können dann Rechnungslauf und Mahnlauf ausprobieren, ohne dass ein Kunde Post bekommt (Kapitel 17, „Die Sendefreigabe“).

Unter System → Einstellungen → Mahnwesen legen Sie Mahnstufen, Fristen und Gebühren fest (Kapitel 8, „Einstellungen zum Mahnwesen“).

Für die Einrichtung zählt vor allem das Feld Mahnlauf-Start. Vor diesem Datum erzeugt Cloudfakt keine Mahnungen, und die Fristen der Mahnstufen beginnen frühestens an diesem Tag zu laufen. Beim Umstieg verhindert das eine Mahnwelle auf übernommene Altposten. Bleibt das Feld leer, gibt es keine Einschränkung.

Erst jetzt legen Sie Artikel, Lieferanten, Server und Kunden an (Kapitel 4) oder übernehmen sie aus dem Altsystem (Kapitel 19, „Wie vorgegangen wird“).

Zugänge für Mitarbeiter legen Sie unter System → Benutzer und Rollen an. Wie Sie einen Zugang anlegen (Kapitel 15, „Mitarbeiter anlegen“) und sperren (Kapitel 15, „Mitarbeiter sperren oder löschen“), steht bei den Benutzern, ebenso die Dauer einer Anmeldung (Kapitel 15, „Wie lange eine Anmeldung gilt“).

Unter System → Einstellungen → Automatik entscheiden Sie in der Karte Automatisierte Abläufe, welche Läufe von selbst starten und nach welchem Zeitplan. Schalten Sie sie erst ein, wenn alles andere steht (Kapitel 17, „Empfohlene Reihenfolge bei der Einführung“).

Unter Stammdaten → Kunden stehen alle Kunden mit Nummer, Name, Postleitzahl und Ort, E-Mail, Anzahl der Verträge (Spalte Dienstleistungen) und Status. Ein Kunde mit Mahnstopp trägt neben dem Status das Kennzeichen Mahnstopp.

Das Suchfeld über der Liste findet nach Name, Nummer, E-Mail und Ort. Der Filter daneben kennt Alle, Aktiv, Inaktiv und Gesperrt. Voreingestellt ist Aktiv, die Liste zeigt also zunächst nur aktive Kunden. Rechts vom Filter steht die Zählung: die Gesamtzahl, in Klammern die aktiven, dahinter die inaktiven und die gesperrten Kunden.

Ein Klick auf den Namen öffnet das Kundenblatt (Abschnitt 4.3), das Stiftsymbol am Zeilenende die Maske zum Bearbeiten.

Die Kundengrenze Ihres Tarifs

Jeder Tarif erlaubt eine bestimmte Zahl von Kunden. Gezählt wird jeder Kunde, der nicht gelöscht ist, gleich ob aktiv, inaktiv oder gesperrt. Sind neun Zehntel belegt, steht über der Kundenliste ein Hinweis mit dem Stand. Ist die Grenze erreicht, lässt sich kein weiterer Kunde anlegen, weder über Neuer Kunde noch über Tabellenimport, Schnittstelle, Bestellstrecke oder das Anlegen eines Interessenten als Kunde. Cloudfakt nennt in der Meldung die Grenze. Die eine Ausnahme ist eine schon bezahlte Bestellung über die Webseite (Kapitel 18, „Bestellstrecke der Webseite“).

Platz schaffen Sie auf zwei Wegen: Sie löschen Kunden, die Sie nicht mehr brauchen (Abschnitt 4.9 nennt, was dabei gilt), oder Sie wechseln in einen größeren Tarif. Den Tarif ändert der Betreiber Ihrer Installation.

Der Speicher Ihres Tarifs

Jeder Tarif hat neben der Kundenzahl einen Speicher in GB. Dazu zählt alles, was Ihr Mandant ablegt: Rechnungen als PDF, Dokumente, das Mailarchiv samt Anhängen und die Datenbank. Gemessen wird einmal am Tag in der Nacht. Gebuchter Zusatzspeicher kommt in Schritten von 10 GB zur Grenze des Tarifs hinzu.

• Ab 80 % steht für Administratoren oben im Desk ein gelber Hinweis mit dem Stand, und der Betreiber schickt einmal eine Mail.
• Bei 100 % steht der Hinweis rot für alle Benutzer. Cloudfakt nimmt dann keine neuen Dateien mehr an: ein Hochladen endet mit der Meldung, dass der Speicher voll ist. Der Postfachabruf und das Abholen des Gesendet-Ordners ruhen. Rechnungslauf, Rechnungsversand, Mahnwesen, Zahlungen und alles Speichern ohne Datei laufen weiter.

Platz schaffen Sie, indem Sie alte Mails und Dateien löschen, oder Sie buchen beim Betreiber Zusatzspeicher. Der Hinweis verschwindet nach der nächsten nächtlichen Messung. Mails, die während der Pause im Postfach angekommen sind, holt der nächste Abruf nach, soweit sie nicht älter als 14 Tage sind; ältere holt der Betreiber einmalig nach (Betriebshandbuch, Postfachabruf mit --days).

Tipp: Finden Sie einen Kunden nicht, stellen Sie den Filter auf Alle. Kunden mit dem Status Neu, Inaktiv oder Gesperrt fehlen in der Voreinstellung.

1. Öffnen Sie Stammdaten → Kunden und klicken Sie oben rechts auf das Plussymbol Neuer Kunde.
2. Füllen Sie die Maske aus. Pflicht ist ein Firmenname oder ein Nachname, denn der Name steht auf Rechnungen und Briefen.
3. Klicken Sie auf Speichern. Cloudfakt vergibt die Kundennummer und öffnet das Kundenblatt.

Die Maske besteht aus vier Blöcken: Stammdaten, Zahlung, Bankverbindung & SEPA-Mandat und Bemerkungen. Mit den Pfeilen im Kopf eines Blocks schieben Sie ihn nach oben oder unten. Die Reihenfolge merkt sich Ihr Browser, sie gilt also für diesen Arbeitsplatz.

Blöcke einklappen und Felder ausblenden

Im Kopf jedes Blocks liegen zwei weitere Knöpfe. Der Pfeil klappt den Block ein und wieder auf. Das Zahnrad Felder wählen öffnet über dem Block eine Liste seiner Felder mit Häkchen. Nehmen Sie ein Häkchen heraus, verschwindet das Feld aus der Maske, und neben dem Titel des Blocks steht, wie viele Felder ausgeblendet sind.

• Ein ausgeblendetes Feld behält seinen Wert und wird beim Speichern wie bisher gespeichert.
• Status, Art, Firmenname, Vorname, Nachname und E-Mail lassen sich nicht ausblenden.
• Weist die Maske beim Speichern einen Fehler aus, zeigt sie alle Felder und Blöcke, damit Sie das betroffene Feld finden.

Beides merkt sich Ihr Browser wie die Reihenfolge. Ob die Knöpfe erscheinen, legt der Betreiber der Installation fest.

Ein neuer Kunde ist vorbelegt mit Status Aktiv, Art Firma, dem Land und dem Standard-Steuersatz Ihres Betriebs, Zahlungsart Überweisung, Zahlungsziel 10 Tage, Rechnungsversand E-Mail und Preisgruppe Standard.

Block Stammdaten

Feld	Bedeutung
Status	Neu, Aktiv, Inaktiv oder Gesperrt. Die Wirkung steht in Abschnitt 4.8.
Kundennummer	Vergibt Cloudfakt beim ersten Speichern aus dem Nummernkreis. Das Feld ist nur zur Anzeige da.
Art	Firma oder Privat. Mit Firma gilt der Kunde als Firmenkunde.
Firmenname	Steht als Name auf Belegen und in Listen.
Anrede, Vorname, Nachname	Auch beim Firmenkunden sinnvoll: die Anrede in der Mail verwendet den Personennamen, wenn einer eingetragen ist.
Adresszusatz (z. B. c/o)	Eine Zeile zwischen Name und Straße, etwa c/o Musterfirma oder eine Abteilung. Sie steht auf allen Belegen und Briefen unter dem Ansprechpartner und in der E-Rechnung als zweite Adresszeile. Ob das Feld erscheint, legt der Betreiber der Installation fest; ein schon eingetragener Zusatz bleibt immer sichtbar.
Straße, PLZ, Ort, Land	Das Land ist ein zweistelliges Kürzel (AT, DE, CH) und entscheidet über die Steuerbehandlung. Bleibt es leer, setzt Cloudfakt AT ein.
E-Mail	Die allgemeine Adresse des Kunden.
Rechnungs-E-Mail	Nur nötig, wenn Rechnungen an eine andere Adresse gehen als an die allgemeine. Bei den meisten Kunden bleibt das Feld leer.
Rechnungsempfänger in Kopie	Beliebig viele weitere Adressen, eine je Zeile, etwa Buchhaltung oder Steuerberatung. Komma und Semikolon trennen ebenfalls. Jede Rechnung und jede Mahnung geht zusätzlich dorthin. Doppelte und ungültige Adressen verwirft Cloudfakt beim Speichern.
Webseite, Telefon, Mobil	Kontaktangaben.
Service-PIN	Damit weist sich der Kunde am Telefon aus.
UID-Nummer	Bei steuerbefreiten Firmenkunden im EU-Ausland Voraussetzung für die Reverse-Charge-Behandlung.
Firmenbuchnummer	Freier Text ohne Prüfung, zum Beispiel FN 123456a. Der Kunde kann sie auch selbst im Kundencenter eintragen. Auf den Beleg kommt sie nur über einen Platzhalter in der Vorlage (Kapitel 14, „Dokument-Vorlagen (Belegdesign)“).
Umsatzsteuersatz (%)	Eigener Steuersatz für diesen Kunden. Leer heißt: es gilt der Normalsatz.
Steuerbefreit	Die Rechnungen dieses Kunden tragen keine Umsatzsteuer.
XRechnung Leitweg-ID	Nur im Behördenverkehr nötig.
Als E-Rechnung versenden (XRechnung / ZUGFeRD)	Die Rechnung geht als ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML hinaus, Firmenkunden erhalten die XRechnung zusätzlich als eigene XML-Datei. Das Häkchen erscheint nur, wenn das Modul eRechnung gebucht ist (Kapitel 6, „Einzelnen Beleg versenden und E-Rechnung“).

Merksatz: Die Rechnungs-E-Mail hat Vorrang. Ist sie leer, geht die Rechnung an die allgemeine Adresse. Sind beide leer, kann Cloudfakt die Rechnung nicht mailen, und der Kunde läuft im Druckweg mit.

Block Zahlung

Feld	Bedeutung
Zahlungsart	Überweisung, SEPA-Lastschrift, PayPal oder Kreditkarte. Nur Kunden mit SEPA-Lastschrift kommen in den SEPA-Einzug.
Zahlungsziel (Tage)	Tage bis zur Fälligkeit, von 0 bis 120. Daraus rechnet die Rechnung ihr Fälligkeitsdatum.
Rabatt %	Prozentsatz auf alle Positionen dieses Kunden. Er wirkt zusätzlich zum Rabatt am Vertrag, beide werden nacheinander gerechnet: 10 % am Kunden und 10 % am Vertrag ergeben 19 %.
Rechnungsversand	E-Mail, Druck oder Portal. Der Rechnungslauf mailt nur bei E-Mail, alle anderen Kunden nimmt er in den Lauf für den Druck. In die Liste Postversand fallen von ihnen nur Kunden mit Druck.
Preisgruppe	Standard oder Reseller. Bei Reseller zieht Cloudfakt den Resellerpreis des Artikels, sofern dort einer eingetragen ist.
Rechnungsformular	Nur für Kunden, die ein eigenes Rechnungslayout verlangen. Solange das gewählte Formular nicht live ist, gilt das Standardformular.
Kunde wird nicht berechnet	Der Rechnungslauf lässt diesen Kunden aus, seine Verträge bleiben unverändert bestehen. Unter Grund (intern) halten Sie fest, warum, etwa eine Partnervereinbarung oder das eigene Unternehmen.
Kundengruppe	Genau eine je Kunde (Abschnitt 4.10).
Tags	Beliebig viele je Kunde (Abschnitt 4.10).

Ein Kunde mit dem Häkchen Kunde wird nicht berechnet trägt im Kundenblatt das Kennzeichen Wird nicht berechnet, darunter steht der Grund. So nehmen Sie einen Kunden vom Rechnungslauf aus, ohne ihn zu sperren. Das Mahnwesen bleibt davon unberührt: eine bereits gestellte Rechnung wird weiter gemahnt. In der Auswertung Datenqualität zählen die Verträge dieses Kunden nicht als Befund. Nehmen Sie das Häkchen heraus, löscht Cloudfakt auch den Grund.

Block Bankverbindung & SEPA-Mandat

Hier stehen Kontoinhaber, IBAN, BIC, SEPA-Mandatsreferenz und SEPA-Mandat Ausstellungsdatum. Speichern Sie mit einer IBAN, legt Cloudfakt das aktive SEPA-Mandat an oder aktualisiert es. Tragen Sie nur die IBAN ein, ergänzt Cloudfakt den Kundennamen als Kontoinhaber, eine freie Mandatsreferenz und das heutige Datum.

Eine andere IBAN ist ein neues Mandat. Cloudfakt prüft die neue Nummer und weist einen Tippfehler ab; der Kunde bleibt dann, wie er war. Ist die Nummer gültig, endet das bisherige Mandat, und ein neues entsteht mit eigener Mandatsreferenz und eigenem Datum. Der nächste Sammler zieht damit als Erstlastschrift ein. Referenz und Datum übernimmt Cloudfakt nur aus der Maske, soweit Sie das jeweilige Feld für das neue Mandat geändert haben. Wo der Wert des bisherigen Mandats stehen bleibt, vergibt Cloudfakt eine freie Referenz beziehungsweise das heutige Datum. Der Wechsel steht in der Kundenhistorie.

Ändern Sie nur Kontoinhaber, BIC, Referenz oder Datum und lassen die IBAN, wie sie ist, berichtigt Cloudfakt das bestehende Mandat.

Hinweis: Hat der Kunde sein Mandat online bei Stripe erteilt, zeigt das Feld die IBAN in Kurzform. Tragen Sie dort eine vollständige IBAN ein, ersetzt ein Mandat für die Bankdatei das Stripe-Mandat. Bei Stripe selbst ändert sich dadurch nichts.

Ein widerrufenes Mandat löscht Cloudfakt nicht. Es bleibt als Datensatz erhalten und gilt nur nicht mehr.

Achtung: Die Zahlungsart SEPA-Lastschrift ohne Mandat sieht eingerichtet aus, ist es aber nicht: solche Kunden lassen sich nicht einziehen. In der Entwürfe-Liste des Rechnungslaufs steht bei ihnen in Rot, dass das SEPA-Mandat fehlt und nicht eingezogen werden kann.

Block Bemerkungen

Ein freies Textfeld für Notizen zum Kunden. Im Kundenblatt erscheinen sie im Reiter Bemerkungen und lassen sich dort einzeln pflegen (Abschnitt 4.6).

Ein Klick auf einen Kunden in der Liste öffnet sein Blatt. Im Kopf stehen Nummer, Adresse, Kontakt und Zahlung, dazu Kennzeichen wie Gesperrt, Mahnstopp, Wird nicht berechnet oder E-Rechnung.

Oben rechts liegen Symbole, je nach Recht und gebuchten Modulen: Bearbeiten (Stift), E-Mail schreiben (Umschlag), Drucken / Senden (Drucker, Abschnitt 4.5), Rechnungslauf für diesen einen Kunden (Rechner) und Löschen (Papierkorb, Abschnitt 4.9).

Die Aktionsleiste

Über dem Kopf des Blatts steht eine Zeile mit drei Menüs, die nach Bereichen ordnen, was Sie für diesen Kunden anlegen können. Der Kunde ist dabei jeweils schon eingetragen.

Menü	Einträge
Verkauf	Neue Rechnung, Neues Angebot, Neuer Auftrag, Rechnungslauf für diesen Kunden
Verträge	Neuer Speicherplatz, Neue Domain, Neue Dienstleistung, Neuer Ansprechpartner. Es öffnet sich dieselbe Maske wie mit Hinzufügen im Reiter
Organizer	Neue Aufgabe (die Aufgabenseite öffnet sich mit der neuen Aufgabe für diesen Kunden), Neue Bemerkung und Dokument hochladen (öffnen den Reiter)

Was Ihr Recht oder Ihr Tarif nicht hergibt, steht nicht im Menü.

Zum nächsten Kunden blättern

Vor den Menüs stehen zwei Pfeile. Sie öffnen den vorherigen und den nächsten Kunden aus der Kundenliste, so wie Sie sie zuletzt gesehen haben: mit Filter, Suche und Sortierung, über alle Seiten. Dazwischen steht, an welcher Stelle Sie sind, etwa „12 von 85“. Haben Sie den Kunden nicht aus der Liste geöffnet, etwa über die Suche in der Kopfzeile, blättern die Pfeile nach der Kundennummer. Am Anfang und am Ende der Liste ist der jeweilige Pfeil grau.

Ob Aktionsleiste und Pfeile erscheinen, legt der Betreiber der Installation fest.

Postversand, Mahnstopp und Sperren

Unter dem Kopf stehen zwei Schalter, je nach Einstellung der Installation vier.

Mit Postversand gehen die Rechnungen dieses Kunden auf dem Postweg. Das Häkchen wirkt sofort, ohne Speichern, und stellt den Rechnungsversand des Kunden auf Druck oder zurück auf E-Mail. Die Versandgebühr verrechnet der Rechnungslauf dann von selbst, sofern eine hinterlegt und für den Postversand eingeschaltet ist (Kapitel 16, „Die Reiter im Überblick“). Fehlt sie, steht beim Schalter ein roter Hinweis mit dem Weg dorthin: System → Einstellungen → Rechnungsgebühren.

Mit Mahnstopp überspringt der Mahnlauf diesen Kunden vollständig. Sie setzen das Häkchen, tragen bei Bedarf darunter den Grund ein und klicken auf Speichern (Kapitel 8, „Wer nicht gemahnt wird“). Zum Aufheben nehmen Sie das Häkchen heraus, das wirkt sofort.

Mit Gesperrt sperren Sie den Kunden, mit Wird nicht berechnet nehmen Sie ihn aus dem Rechnungslauf. Beide fragen wie der Mahnstopp nach einem Grund: Häkchen setzen, Grund eintragen, auf Kunden sperren beziehungsweise Speichern klicken. Erst der Knopf sperrt. Zum Aufheben nehmen Sie das Häkchen heraus, das wirkt sofort. Was die Sperre bewirkt und was beim Entsperren zurückkommt, steht in Abschnitt 4.8. Entsperrt steht der Kunde auf Aktiv.

Setzen und Aufheben stehen in der Historie des Kunden, jeweils mit Grund, ebenso jede Umstellung des Postversands.

Auf einen Blick

Über den Reitern steht eine Zeile mit Kacheln: Offene Rechnungen mit Anzahl und offenem Betrag, dazu Speicherplatz, Domains, Dienstleistungen, Aufgaben und Dokumente mit ihrer Anzahl. Es erscheint nur, was es bei diesem Kunden gibt. Ein Klick auf eine Kachel öffnet den passenden Reiter.

Dazu können drei Kacheln kommen, die immer erscheinen, auch mit null: Umsatz des laufenden und des vergangenen Jahres, netto und ohne Entwürfe, wie in den Auswertungen. Gutschriften und Stornos sind abgezogen. Die dritte Kachel zeigt die offenen Aufgaben. Die Umsatzkacheln öffnen den Reiter Kennzahlen.

Ob die Kacheln erscheinen, legt der Betreiber der Installation fest.

Die Reiter

Bei den meisten Reitern nennt die Zahl in Klammern die Anzahl der Einträge.

Reiter	Inhalt
Speicherplatz	Hosting-Verträge mit Paket, Server, IP, Panel-Login, Passwort und Preis
Domains	Domainverträge mit IP-Adresse, Registrar, Registrierung und Ablauf
Dienstleistung	alles Übrige: Wartung, Lizenzen, einmalige Leistungen
Zugangsdaten	vier Bereiche unter einem Reiter, umgeschaltet über die Schaltflächen FTP, POP / IMAP, Datenbanken und Portal-Zugang (Kapitel 5 und Kapitel 10). Die Zahl am Reiter zählt FTP-Zugänge, Postfächer und Datenbanken zusammen
Rechnungen	die letzten 50 Belege mit Nummer, Datum, Brutto, offenem Betrag und Status. Das PDF-Symbol öffnet den Beleg. Die Zeile Gesamt darunter rechnet Brutto und Offen über alle Belege des Kunden, auch wenn mehr als 50 vorhanden sind
Mail	die Post zu diesem Kunden: abgelegte Post und zugeordnete, die noch im Posteingang oder unter Gesendet steht. Diese trägt das Kennzeichen noch nicht abgelegt. SPAM und Papierkorb erscheinen hier nicht. Gezeigt werden die letzten 50, Ein Klick auf den Betreff öffnet die Mail in einem Fenster über der Seite. Alle anzeigen öffnet die ganze Ablage. Dort ordnen Sie eine Mail über das Symbol mit den zwei Pfeilen einem anderen Kunden zu oder heben die Zuordnung auf
Dokumente	hinterlegte Dateien, wahlweise im Kundencenter sichtbar (Abschnitt 4.4)
Ansprechpartner	weitere Personen mit eigener Funktion und eigenen Kontaktdaten
Aufgaben	offene und zuletzt erledigte Aufgaben zu diesem Kunden. Neue Aufgaben legen Sie unter Organisation → Aufgaben an
Bemerkungen	interne Notizen mit Kategorie, das Neueste zuerst, einzeln bearbeitbar und anheftbar (Abschnitt 4.6). Die Zahl am Reiter zählt die Einträge
Historie	was an diesem Kunden geschehen ist (Abschnitt 4.7)
Änderungen	jedes geänderte Feld des Kundenstamms mit altem und neuem Wert, nur für Administratoren (Kapitel 15, „Das Änderungsprotokoll“)
Kennzahlen	aktive Verträge, Zahl der Rechnungen, Gesamtumsatz, offene Forderungen, dazu Kunde seit und Herkunft

Der Reiter Aufgaben und die Schaltfläche Portal-Zugang unter Zugangsdaten erscheinen nur, wenn das jeweilige Modul gebucht ist. Ebenso hängen Speicherplätze und Zugangsdaten am Modul Speicherplätze & Zugangsdaten und Domains am Modul Domains, samt Kachel und Eintrag im Menü Verträge. Fehlen beide, beginnt das Blatt bei Dienstleistungen, und der Zugang zum Kundencenter steht als eigener Reiter Portal-Zugang. Nach dem Speichern und beim Neuladen bleibt der zuletzt geöffnete Reiter offen, unter Zugangsdaten auch der zuletzt gewählte Bereich.

Je nach Einstellung der Installation stehen Historie, Änderungen und Kennzahlen hinter dem Knopf Mehr rechts neben den Reitern. Ein Klick blendet sie ein, ein zweiter wieder aus. Ihr Browser merkt sich, ob sie zu sehen sind. Öffnen Sie einen dieser Reiter über eine Kachel oder einen Verweis, erscheinen sie von selbst.

Eine Mail aus der Akte lesen

Im Reiter Mail und in der Liste hinter Alle anzeigen öffnet ein Klick auf den Betreff die Mail in einem Fenster über der Seite. Sie bleiben in der Akte. Im Fenster stehen dieselben Schaltflächen wie in der Mailübersicht: Antworten, Weiterleiten, Zuordnen, Status, SPAM und Löschen, dazu das Ablegen eines Anhangs in die Dokumente. Das Symbol mit dem Pfeil im Kopf des Fensters öffnet die Mail auf einer eigenen Seite. Mit gedrückter Strg-Taste oder der mittleren Maustaste öffnet der Betreff einen eigenen Browser-Reiter.

Lange Betreffzeilen brechen in beiden Listen um. Die Liste bleibt so breit wie das Fenster.

Im Reiter Dokumente des Kundenblatts steht oben ein Rahmen Datei hier ablegen.

1. Ziehen Sie die Datei aus dem Explorer auf das Kundenblatt und lassen Sie los. Das geht auf dem ganzen Blatt, auch wenn gerade ein anderer Reiter offen ist: der Reiter Dokumente geht auf. Ein Klick auf den Rahmen öffnet stattdessen den Dateidialog.
2. Unter dem Rahmen steht der Dateiname mit Größe, daneben Vorschau und Entfernen.
3. Prüfen Sie den Titel. Er ist mit dem Dateinamen ohne Endung vorbelegt, solange Sie nichts getippt haben. Art und Beschreibung sind freiwillig.
4. Haken Sie Im Portal sichtbar an, wenn der Kunde die Datei im Kundencenter sehen soll.
5. Klicken Sie auf Hochladen. Das Blatt bleibt auf dem Reiter Dokumente, das neue Dokument steht in der Liste.

Cloudfakt nimmt PDF, Bilder (JPG, PNG, GIF, WebP), Word (DOC, DOCX) und TXT bis 10 MB an. Eine andere Dateiart oder eine größere Datei weist der Rahmen sofort ab, bevor etwas übertragen wird.

Jede Zeile der Liste zeigt in der Spalte Portal, ob das Dokument sichtbar oder intern ist. Am Zeilenende stehen die Symbole für Vorschau, Herunterladen, Einem anderen Kunden zuordnen und Löschen. Beim Zuordnen an einen anderen Kunden bleiben Titel, Art, Portal-Sichtbarkeit und das Datum der Ablage unverändert, die Datei wandert mit. Auch nach dem Löschen oder Verschieben bleibt der Reiter offen.

Aus einer Mail heraus geht es schneller, ohne die Datei erst zu speichern (Kapitel 9, „Anhang in die Dokumentenablage legen“).

Beim Lieferanten legen Sie Dokumente auf demselben Weg ab (Abschnitt 4.12).

Datenblätter sind feste Zusammenstellungen über einen Kunden als PDF. Sie finden sie im Kundenblatt oben rechts unter dem Druckersymbol Drucken / Senden.

Datenblatt	Inhalt
Kundendatenblatt	Stammdaten, Zahlung, Steuer, SEPA-Mandat, Ansprechpartner, offener Betrag
Kunden-Domainliste alle Domains mit Registrierungsdatum und Löschdatum	jede Domain des Kunden, auch gekündigte, mit Registrierung, Ablauf und Löschung
Kunden-Domainliste (Domain-Pool) Gesamtliste	dieselben Domains mit Registry-Status, Nameservern, IP, SSL und Preis
Kundendatenblatt mit Domains u. nächst. Rechnungsdatum	laufende Domains mit Zyklus, Fälligkeit und Betrag samt Summe
Kundendatenblatt mit Speicherplätzen und Domains	jeder Speicherplatz mit Paket, Server, Speicher, Traffic und den Domains, die daran hängen
Kundendatenblatt mit Speicher und Domains aktueller Speicherplatz	nur laufende Speicherplätze und aktive Domains
Kundendatenblatt mit allen Verträgen	Stammdaten, Speicherplätze, Domains und Dienstleistungen auf einem Blatt
Kundendatenblatt mit allen Dienstleistungen	Wartung, Server, Lizenzen, Postfächer mit Zyklus und Fälligkeit
Kundendatenblatt mit allen Leistungen einmalige Abrechnung	alles mit Zyklus einmalig, dazu ob es bereits abgerechnet wurde
Kundendatenblatt mit allen Rechnungen	alle Belege ohne Entwürfe, mit Status, Zahlung und offenem Betrag
Kundendatenblatt mit Speicherplätzen mit Login u. Passwort	Panel-, FTP-, Postfach- und Datenbankzugänge im Klartext. Zugänge, die keinem Speicherplatz zugeordnet sind, stehen am Ende unter Weitere Zugänge. Dieses Blatt sehen nur Administratoren

Auf keinem Datenblatt stehen der Registrar oder die Bemerkungen zum Kunden. Ein Datenblatt geht dem Kunden in die Hand, und beides ist intern. Im Kundenblatt bleibt beides sichtbar.

Ansehen und drucken

1. Klicken Sie im Kundenblatt auf Drucken / Senden.
2. Klicken Sie auf den Namen des Datenblatts. Es öffnet sich als PDF in einem Fenster über der Seite, demselben wie bei Belegen und Dokumenten.
3. Drucken Sie über den Druckknopf der PDF-Anzeige. Oben rechts im Fenster stehen außerdem In neuem Tab öffnen und Herunterladen.
4. Schließen Sie das Fenster mit dem Kreuz, einem Klick daneben oder mit Esc.

Jedes erzeugte Blatt legt Cloudfakt zugleich im Reiter Dokumente des Kunden ab, auch wenn Sie es nur angesehen haben. Der Dateiname trägt Kundennummer und Datum, zum Beispiel Kundendatenblatt_1234_2026-08-18.pdf. Ein zweiter Aufruf am selben Tag ersetzt deshalb das Blatt von heute, statt ein weiteres abzulegen. Im Kundencenter sind diese Dokumente nicht sichtbar.

Per Mail senden

1. Klicken Sie unter Drucken / Senden auf das Umschlagsymbol rechts neben dem Namen des Datenblatts.
2. Prüfen Sie Empfänger, Betreff und Nachricht. Alle drei sind vorbelegt und lassen sich ändern. Das Empfängerfeld schlägt die Adressen des Kunden und seiner Ansprechpartner vor. Mit PDF vorher ansehen sehen Sie, was hinausgeht.
3. Klicken Sie auf Jetzt senden.

Der Text kommt aus der Vorlage Datenblatt als PDF (System → Vorlagen). Änderungen im Versanddialog gelten nur für diese eine Mail. Das PDF entsteht beim Versand neu und hängt an der Mail. Cloudfakt vermerkt den Versand in der Mailablage des Kunden und in seiner Historie.

Achtung: Das Blatt Kundendatenblatt mit Speicherplätzen mit Login u. Passwort enthält Passwörter im Klartext. Der Versand nimmt dafür nur Adressen an, die beim Kunden hinterlegt sind: seine E-Mail, die Rechnungs-E-Mail oder die Adresse eines Ansprechpartners. Eine von Hand eingetippte fremde Adresse weist Cloudfakt ab.

Das abgelegte Blatt mit Zugangsdaten öffnen nur Administratoren, im Reiter Dokumente ebenso wie als Anhang in der Mailablage. Wer kein Administrator ist, sieht den Eintrag, bekommt die Datei aber nicht. Leitet er die Mail weiter, geht sie ohne dieses Blatt hinaus.

Bemerkungen sind interne Notizen zum Kunden. Sie stehen im Kundenblatt im Reiter Bemerkungen.

Bemerkung erfassen

1. Tippen Sie den Text in das Feld Neue Bemerkung…. Das Feld nimmt mehrere Zeilen auf.
2. Wählen Sie bei Bedarf eine Kategorie. Ohne Auswahl bleibt die Bemerkung ohne Kategorie.
3. Setzen Sie den Haken Wichtig, im Kopf des Kundenblatts anzeigen, wenn jeder die Bemerkung sofort sehen soll.
4. Klicken Sie auf Hinzufügen oder drücken Sie Strg+Enter. Cloudfakt setzt Zeitpunkt und Verfasser dazu.

Die Liste lesen

Die neueste Bemerkung steht oben. Über jedem Text steht eine Zeile mit Kategorie, Zeitpunkt, Verfasser und, falls geändert, bearbeitet mit Datum. Bemerkungen ohne Zeitpunkt stammen aus einer Übernahme; sie tragen ohne Datum und stehen am Ende. Ein langer Text ist auf vier Zeilen gekürzt, mehr anzeigen klappt ihn auf.

Sobald ein Kunde mehr als eine Bemerkung hat, erscheinen über der Liste Schaltflächen je Kategorie mit der Zahl der Einträge und ein Suchfeld. Beide wirken sofort und nur auf die Anzeige.

Bemerkung anheften

Klicken Sie bei der Bemerkung auf Anheften. Sie steht dann gelb hinterlegt an erster Stelle der Liste und zusätzlich in einem Band über dem Kundenblatt, gleich welcher Reiter offen ist. Das eignet sich für alles, was vor jedem Handgriff bekannt sein muss, etwa eine Absprache zur Sperre. Lösen nimmt die Bemerkung wieder aus dem Band; der Text bleibt, wie er ist.

Ändern und löschen

1. Zum Ändern klicken Sie bei der Bemerkung auf das Stiftsymbol, ändern Text oder Kategorie und klicken auf Speichern. Zeitpunkt und Verfasser bleiben stehen, Cloudfakt vermerkt dazu, wann und von wem geändert wurde.
2. Zum Löschen klicken Sie auf das Papierkorbsymbol. Eine Rückfrage gibt es nicht.

Jede Bemerkung steht für sich. Eine gelöschte Bemerkung wandert im Wortlaut in die Historie, sie geht also nicht verloren. Hat inzwischen jemand anderer dieselbe Bemerkung geändert, überschreibt Cloudfakt nichts und meldet das. Laden Sie dann die Seite neu und ändern Sie erneut.

Kategorien pflegen

Die Kategorien gelten für alle Kunden Ihres Hauses. Pflegen kann sie, wer die Rolle Admin hat.

1. Öffnen Sie bei einem beliebigen Kunden den Reiter Bemerkungen und klicken Sie unter der Liste auf Kategorien pflegen.
2. Schreiben Sie eine Kategorie je Zeile. Die Reihenfolge der Zeilen ist die Reihenfolge in der Auswahl.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Ohne eigene Pflege bietet Cloudfakt Allgemein, Zahlung, Technik und Vertrag an. Leeren Sie die Liste, fällt die Auswahl beim Erfassen weg. Benennen Sie eine Kategorie um, behalten bestehende Bemerkungen den alten Namen; ändern Sie diese bei Bedarf einzeln.

Bemerkungen aus einer Übernahme zeigen ihre Kategorie von selbst, wenn die erste Zeile nur aus dem Namen und einem Doppelpunkt besteht. Das gilt auch für Namen, die in Ihrer Liste nicht stehen.

Der Reiter Historie im Kundenblatt zeigt, was an diesem Kunden geschehen ist, das Neueste zuoberst, mit den Spalten Wann, Art, Benutzer und Eintrag. Die Zahl am Reiter zählt alle Einträge. Gezeigt werden die jüngsten 200, bei mehr Einträgen steht darunter ein Hinweis.

Hier laufen die Spuren aus dem ganzen Programm zusammen: Kündigungen, Eingriffe am Serverpanel, das Anzeigen eines Panel-Passworts, Rücklastschriften, versendete Belege, gelöschte Speicherplätze, hinterlegte Dokumente, gelöschte Bemerkungen. Die Spalte Art ordnet den Eintrag ein, etwa Änderung, Bemerkung, Anmeldung, Dokument, Mahnwesen, Kündigung, Vertrag, Rechnung oder Zahlung.

Steht in der Spalte Benutzer das Wort System, hat kein Mensch gehandelt, sondern ein Lauf oder eine Automatik.

Änderungen, die auf die Rechnung wirken

Ändert jemand an einem Vertrag oder am Kunden etwas, das auf die Rechnung kommt oder darüber entscheidet, ob eine kommt, schreibt Cloudfakt eine Zeile mit dem Wert davor und dem Wert danach.

Wo	Welche Felder
Vertrag	Bezeichnung, Preis, Menge, Rabatt, Zyklus, Verrechnungsdatum, Status
Kunde	Rabatt, Zahlungsart, Kunde wird nicht berechnet (in der Historie „Keine Verrechnung“)

Das gilt unabhängig davon, in welcher Maske die Änderung geschieht. Ein Speichern ergibt eine Zeile, auch wenn mehrere Felder betroffen sind, zum Beispiel: Vertrag #1234 „Webhosting M“: Preis 14,90 → 15,65; Zyklus jährlich → vierteljährlich.

Zwei Dinge erzeugen keinen Eintrag:

• Der Rechnungslauf stellt bei jedem fälligen Vertrag das Verrechnungsdatum weiter. Das steht am Beleg und nicht in der Historie, sonst ginge die eine Zeile, auf die es ankommt, zwischen den vielen anderen unter.
• Öffnen und Speichern ohne Änderung. Cloudfakt vergleicht den Wert, nicht die Schreibweise: 142.50 und 142.5 sind derselbe Preis.

Merksatz: Die Historie hält fest, was ein Mensch getan hat. Was ein Lauf getan hat, steht am Beleg.

Den Status eines Kunden stellen Sie in der Kundenmaske im Block Stammdaten ein (Abschnitt 4.2). Sperren und entsperren geht je nach Einstellung der Installation auch mit dem Häkchen Gesperrt im Kundenblatt (Abschnitt 4.3), mit derselben Wirkung.

Status	Wirkung
Neu	Erfasst, noch nicht in Betrieb. Wird nur von Hand gewählt. Der Rechnungslauf behandelt den Kunden wie einen aktiven.
Aktiv	Der Normalfall und die Vorbelegung bei einem neuen Kunden. Der Kunde wird berechnet.
Inaktiv	Der Kunde wird nicht berechnet und erhält keine Rundsendung. Seine aktiven Verträge stellt Cloudfakt beim Speichern auf gesperrt.
Gesperrt	Wie Inaktiv, zusätzlich kann sich der Kunde nicht mehr im Kundencenter anmelden, und der Mahnlauf überspringt ihn. Eine laufende Anmeldung endet.

Merksatz: Inaktive und gesperrte Kunden erscheinen in keinem Rechnungslauf, auch wenn einzelne ihrer Verträge noch auf aktiv stehen. Wer einen Kunden versehentlich auf Inaktiv setzt, wundert sich später über fehlenden Umsatz.

Status Gesperrt und Sperre sind dasselbe: Speichern Sie einen gesperrten Kunden mit einem anderen Status, ist die Sperre aufgehoben. In der Zählung über der Kundenliste stehen Gesperrte für sich, sie zählen weder als aktiv noch als inaktiv.

Für zwei häufige Fälle brauchen Sie den Status nicht. Soll ein Kunde nur nicht berechnet werden, nehmen Sie das Häkchen Kunde wird nicht berechnet (Abschnitt 4.2), die Verträge bleiben dann, wie sie sind. Soll er nur nicht gemahnt werden, setzen Sie im Kundenblatt den Mahnstopp (Abschnitt 4.3).

Zurück auf Aktiv

Stellen Sie einen inaktiven oder gesperrten Kunden wieder auf Aktiv, bekommt er die Verträge zurück, die Cloudfakt mit ihm gesperrt hat. Sie stehen wieder auf aktiv, und die Historie vermerkt jeden einzeln. Der nächste Rechnungslauf rechnet sie ab ihrem hinterlegten Termin ab.

Gesperrt bleiben:

• ein Vertrag, den jemand selbst gesperrt hat, etwa wegen eines gehackten Webs,
• ein Vertrag, den das Mahnwesen gesperrt hat. Diese Sperre fällt erst mit der Zahlung,
• ein Vertrag, der in der Zwischenzeit gekündigt oder zum Löschen vorgemerkt wurde.

Am Server ändert sich in beiden Richtungen nichts. Die Sperre über den Kundenstatus wirkt nur in Cloudfakt, das Konto am Panel bleibt offen. Der Abgleich mit dem Serverpanel lässt einen so gesperrten Vertrag stehen und stellt ihn nicht von sich aus wieder auf aktiv.

Ausgeschiedene Kunden stellen Sie auf Inaktiv, statt sie zu löschen. Löschen lässt sich ein Kunde nur, solange für keinen seiner Belege eine Aufbewahrungsfrist läuft, und nur von einem Administrator.

1. Öffnen Sie das Kundenblatt und klicken Sie oben rechts auf das Papierkorbsymbol Löschen.
2. Lesen Sie den Hinweis im Dialog Kunden endgültig löschen.
3. Tippen Sie zur Bestätigung die Kundennummer ein.
4. Klicken Sie auf Endgültig löschen.

Achtung: Das Löschen entfernt den Kunden und alles, was an ihm hängt: Verträge, Domains, Speicherplatz, Rechnungen, Zahlungen, Angebote, Tickets und Mails samt Anhängen, Dokumente, Ansprechpartner, SEPA-Mandate und den Zugang zum Kundencenter. Das lässt sich nicht rückgängig machen.

Hat der Kunde einen ausgestellten Beleg, dessen Aufbewahrungsfrist noch läuft, lässt Cloudfakt das Löschen nicht zu. Der Dialog nennt dann das Datum, bis zu dem die Belege aufzubewahren sind, und bietet weder Bestätigungsfeld noch Löschknopf an. Die Frist endet sieben Jahre nach dem Ende des Jahres, in dem der jüngste Beleg ausgestellt wurde (§ 132 BAO). Ein Entwurf zählt nicht. Bis dahin bleibt der Kunde auf Inaktiv.

Beides pflegen Sie unter Stammdaten → Kundengruppen & Tags. Die Seite hat zwei Listen. In jeder legen Sie in der untersten Zeile mit Hinzufügen einen Eintrag an. Bestehende Zeilen ändern Sie direkt in der Liste und sichern sie mit dem Diskettensymbol am Zeilenende, das Papierkorbsymbol löscht. Die Spalte Kunden zeigt, wie viele Kunden die Gruppe oder das Tag tragen.

Ein Kunde gehört zu genau einer Kundengruppe, etwa „Webhosting“, „Webdesign“ oder „Agentur“. Die Gruppe dient der Auswertung und steuert das Mahnwesen: jede Gruppe hat in der Spalte Mahnwesen ein Häkchen. Ist es aus, überspringt der Mahnlauf jeden Kunden dieser Gruppe. Bei einer neuen Gruppe ist es gesetzt. Über Reihenfolge bestimmen Sie, an welcher Stelle die Gruppe in Auswahllisten steht. Löschen Sie eine Gruppe, bleiben ihre Kunden erhalten und verlieren nur die Zuordnung.

Tags sind frei vergebbare Schlagworte mit eigener Farbe, beliebig viele je Kunde.

Dem Kunden weisen Sie Gruppe und Tags in der Kundenmaske im Block Zahlung zu (Abschnitt 4.2). Beide bestimmen den Empfängerkreis für Rundsendungen und Portal-Nachrichten.

Der Artikelstamm unter Stammdaten → Artikel liefert Bezeichnung, Preis und Steuersatz für Positionen und Verträge. Einen Artikel legen Sie mit Neuer Artikel an. Die Liste lässt sich nach Artikel, Nummer und Matchcode durchsuchen.

Die wichtigsten Felder:

Feld	Bedeutung
Artikel-Nr.	Der Schlüssel, über den Verträge und Positionen den Artikel finden. Jede Nummer gibt es nur einmal.
Bezeichnung	Der Text der Position.
Matchcode	Kurzbezeichnung für die Suche.
Abrechnung	Der Abrechnungszyklus, den der Artikel vorschlägt.
Preis € und Reseller €	Zwei Nettopreise für die beiden Preisgruppen. Welche gilt, entscheidet die Preisgruppe des Kunden. Ist kein Resellerpreis eingetragen, gilt auch für Reseller der Preis unter Preis €.
MwSt. %	Vorschlag für neue Positionen.
Block Buchhaltung (FiBu)	Je Buchungsfall ein eigenes Erlöskonto für den FiBu-Export: Inland, EU steuerfrei, Nicht-EU, Privat EU, Privat Drittland. Leer heißt: es gilt das Konto aus den Einstellungen. Das ist der Regelfall.

Achtung: Ändern Sie den Preis eines Artikels, stellt Cloudfakt alle Verträge um, die noch den bisherigen Katalogpreis tragen. Verträge mit einem von Hand angepassten Preis bleiben unberührt. Nach dem Speichern nennt die Meldung, wie viele Verträge betroffen waren.

Kalkulation

Je nach Einstellung der Installation zeigt die Karte Preise (netto) neben dem Gewinn drei weitere Werte, die Cloudfakt beim Tippen nachrechnet:

Wert	Bedeutung
Marge	Gewinn im Verhältnis zum Verkaufspreis, in Prozent
Aufschlag	Gewinn im Verhältnis zum Einkaufspreis, in Prozent
Marge Reseller	Gewinn am Resellerpreis im Verhältnis zum Resellerpreis

Ohne Einkaufspreis bleiben die Werte leer.

Den Verkaufspreis aus dem Einkaufspreis rechnen:

1. Tragen Sie unter EK € den Einkaufspreis ein.
2. Tragen Sie unter Aufschlag auf den Einkaufspreis % den gewünschten Aufschlag ein, zum Beispiel 40.
3. Klicken Sie auf Preis berechnen. Cloudfakt setzt Preis € auf Einkaufspreis plus Aufschlag.
4. Prüfen Sie den Preis und klicken Sie auf Speichern.

Erst das Speichern ändert den Artikel. Dabei gilt wie immer die Übertragung auf Verträge, die noch den bisherigen Katalogpreis tragen.

Felder mit Vorschlagsliste

Felder, die auf einen Artikel oder Lieferanten zeigen, sind freier Text mit Vorschlagsliste. Das sind am Artikel Ersetzt durch Art.-Nr., Setup-Art.-Nr. und Lieferant, am Vertrag und am Projekt die Abrechnungs-Artikelnummer und in den Einstellungen die Artikelnummern der Rechnungsgebühren.

1. Klicken Sie ins Feld und tippen Sie mindestens zwei Zeichen: Artikelnummer oder Bezeichnung, beim Lieferanten Name oder Nummer.
2. Wählen Sie per Klick oder mit den Pfeiltasten und Enter. Esc schließt die Liste.

Ins Feld schreibt Cloudfakt die Artikelnummer, beim Lieferanten den Namen. Darunter steht zur Kontrolle die Bezeichnung. Eine Nummer, zu der es keinen Artikel gibt, bleibt beim Speichern stehen. Unter dem Feld steht dann der Hinweis „nicht im Stammdatenbestand“.

Eine zweite Art von Feld zeigt die Werte, die im Bestand schon vorkommen: am Artikel Gruppe, Einheit, TopLevel, die FiBu-Konten und Steuersatz im Block Buchhaltung (FiBu). Der Pfeil rechts neben dem Feld klappt alle vorhandenen Werte auf, Tippen filtert, ein eigener Wert bleibt möglich.

Kennzahlen und Verwendung

Je nach Einstellung der Installation steht unter der Artikelmaske die Karte Kennzahlen und Verwendung:

• Umsatz des laufenden und des vergangenen Jahres: die Nettosumme aller Rechnungspositionen mit dieser Artikelnummer, ohne Entwürfe. Stornos und Gutschriften sind abgezogen.
• Auftragsvolumen beider Jahre: die Auftragsbestätigungen mit diesem Artikel, die nicht abgelehnt sind. Es steht nur da, wenn Angebote und Aufträge gebucht sind.
• Verträge: wie viele Verträge den Artikel verwenden und wie viele davon aktiv sind.

Darunter listet die Karte die neuesten zehn Verträge, Angebote und Aufträge sowie Rechnungen mit diesem Artikel, jeweils mit Verweis. Die Zahl in Klammern nennt alle.

Preisliste mit Laufzeit

Je nach Einstellung der Installation steht unter der Artikelmaske die Karte Preisliste. Dort hinterlegen Sie Preise, die vom Artikelpreis abweichen, jeweils mit Beginn und Ende:

Preisart	Wofür	Pflichtangabe
Kundenpreis	Ein vereinbarter Preis für genau einen Kunden.	Kunde (Kundennummer oder Name tippen, aus der Liste wählen)
Staffelpreis	Ein Preis ab einer bestimmten Menge.	Ab Menge
Aktionspreis	Ein Preis für einen begrenzten Zeitraum.	Ende

So legen Sie einen Preis an:

1. Öffnen Sie den Artikel unter Stammdaten → Artikel.
2. Wählen Sie in der Karte Preisliste unter Preis hinzufügen die Preisart.
3. Tragen Sie Preis € ein, bei Bedarf Rabatt %, Beginn, Ende und eine Notiz. Mit Preisgruppe gilt ein Staffel- oder Aktionspreis nur für Standard- oder nur für Resellerkunden; leer gilt er für alle.
4. Klicken Sie auf Preis hinzufügen.

Das Stiftsymbol in einer Zeile öffnet den Eintrag zum Bearbeiten, das Papierkorbsymbol entfernt ihn nach einer Rückfrage. Nur heute gültige blendet abgelaufene und erst künftig beginnende Einträge aus, Alle Preise zeigen wieder ein.

Mehrere Einträge auf einmal ändern Sie unter Ausgewählte ändern: Haken Sie die Zeilen an, wählen Sie die Aktion und klicken Sie auf Auf Ausgewählte anwenden.

• Ende setzen trägt das Datum aus dem Feld Ende bei allen gewählten Einträgen ein.
• Preis um % ändern rechnet den Preis um den Wert aus Änderung in % hoch oder herunter, zum Beispiel 5 oder -10.
• Entfernen löscht die gewählten Einträge.

Wann der Preis wirkt. Die Preisliste ist ein Vorschlag beim Anlegen. Wählen Sie im Kundenblatt beim neuen Vertrag, in einer neuen Rechnungsposition oder in einem Angebot oder Auftrag den Artikel, setzt Cloudfakt den passenden Preis ein und nennt die Preisart dazu. Es gilt die erste passende Stufe:

1. ein gültiger Kundenpreis für diesen Kunden,
2. ein gültiger Staffelpreis, und zwar der mit der höchsten Menge, die erreicht ist,
3. ein gültiger Aktionspreis,
4. sonst der Artikelpreis wie bisher.

Gültig heißt: das Rechnungsdatum (beim Vertrag und beim Angebot der heutige Tag) liegt zwischen Beginn und Ende. Ändern Sie danach die Menge einer Position, schlägt Cloudfakt neu vor, solange noch der vorgeschlagene Preis dasteht. Einen Preis, den Sie von Hand geändert haben, lässt es stehen.

Hinweis: Laufende Verträge, der Rechnungslauf, der Shop im Kundencenter und die Bestellung über die Webseite rechnen weiter mit dem Artikelpreis. Wer einem bestehenden Vertrag einen anderen Preis geben will, ändert ihn am Vertrag.

Artikel löschen

Das Papierkorbsymbol in der Liste verschiebt einen Artikel in den Papierkorb. Verträge, die ihn verwenden, behalten die Artikelnummer als Text. Über Papierkorb oben rechts stellen Sie einen Artikel mit Wiederherstellen zurück oder entfernen ihn nach einer Rückfrage mit Endgültig löschen.

Lieferanten führen Sie unter Stammdaten → Lieferanten. Die Liste zeigt Nummer, Name, Ort, E-Mail, Telefon und die Zahl der Eingangsrechnungen. Neuer Lieferant öffnet die Maske mit Name, Straße, PLZ, Ort, E-Mail, Telefon, IBAN, UID-Nummer, Webseite und Bemerkungen. Pflicht ist nur der Name.

Ein Klick auf den Lieferanten öffnet sein Blatt mit fünf Reitern:

Reiter	Inhalt
Stammdaten	die Angaben aus der Maske
Bemerkungen	Notizen. Jede neue Bemerkung hängt Cloudfakt mit Datum und Uhrzeit an
Eingangsrechnungen	die Eingangsrechnungen dieses Lieferanten
Dokumente	abgelegte Dateien, etwa Verträge, Preislisten, Zertifikate
E-Mail-Ablage	die Post, die bei diesem Lieferanten abgelegt ist

Die Zahl am Reiter nennt den vollen Stand. Eingangsrechnungen und E-Mail-Ablage zeigen die letzten 50 Einträge. Sind es mehr, steht die Gesamtzahl unter der Liste, und Alle anzeigen öffnet die ganze E-Mail-Ablage. Der gewählte Reiter steht in der Adresse der Seite: er bleibt nach dem Speichern offen und lässt sich als Link weitergeben.

Eingehende Post ordnen Sie einem Lieferanten genauso zu wie einem Kunden. In seiner E-Mail-Ablage erscheint sie, sobald sie abgelegt ist.

Dokumente beim Lieferanten

Der Reiter Dokumente arbeitet wie beim Kunden (Abschnitt 4.4): Datei auf das Lieferantenblatt ziehen oder den Rahmen Datei hier ablegen anklicken, Titel prüfen, Art und Beschreibung nach Wunsch ergänzen, Hochladen. Es gelten dieselben Dateiarten und dieselbe Grenze von 10 MB. Der Reiter bleibt nach dem Hochladen und nach dem Löschen offen.

Zwei Unterschiede zum Kunden: Das Häkchen Im Portal sichtbar gibt es nicht, denn ein Lieferant hat keinen Zugang zum Kundencenter. Und ein Dokument lässt sich nicht einem anderen Lieferanten zuordnen. Jede Zeile hat die Symbole für Vorschau, Download und Löschen. Löschen entfernt auch die Datei.

Einen Mailanhang legen Sie direkt aus der Mail beim Lieferanten ab (Kapitel 9, „Anhang in die Dokumentenablage legen“).

Lieferanten löschen

Das Papierkorbsymbol in der Liste verschiebt einen Lieferanten in den Papierkorb. Dort stellen Sie ihn mit Wiederherstellen zurück.

Endgültig löschen entfernt den Lieferanten samt seiner E-Mail-Ablage und seinen Dokumenten. Das ist gesperrt, solange Eingangsrechnungen zu ihm erfasst sind. Diese müssen Sie zuerst entfernen oder umbuchen.

Vertreter pflegen Sie unter Stammdaten → Vertreter. Die Liste zeigt Name, E-Mail, Provision %, die Zahl der zugeordneten Kunden und den Status.

1. Wählen Sie im Block Vertreter anlegen/ändern unter Vertreter den Eintrag Neuer Vertreter. Um einen bestehenden zu ändern, wählen Sie stattdessen seinen Namen.
2. Tragen Sie Name, E-Mail und Provision % ein. Das Häkchen Aktiv ist gesetzt.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Achtung: Beim Ändern überschreibt Cloudfakt die Daten des gewählten Vertreters mit dem, was in der Maske steht. Die Felder sind nicht mit den bisherigen Werten vorbelegt. Tragen Sie deshalb alle Angaben neu ein, auch die, die gleich bleiben.

Die Auswertung Provisionen (Buchhaltung → Auswertungen) rechnet für jeden aktiven Vertreter den Nettoumsatz seiner Kunden im laufenden Jahr zusammen und daraus die Provision nach seinem Satz.

Die Kundenmaske hat kein Feld für den Vertreter. Welcher Kunde zu welchem Vertreter gehört, kommt aus der Datenübernahme.

Das Papierkorbsymbol verschiebt einen Vertreter in den Papierkorb und löst dabei seine Kunden von ihm. Über Papierkorb stellen Sie ihn wieder her oder löschen ihn endgültig. Die gelösten Kunden kommen beim Wiederherstellen nicht von selbst zurück.

Ein Vertrag ist eine verkaufte Leistung mit einem Termin. Er sagt Cloudfakt: dieser Kunde bekommt diese Leistung zu diesem Preis, das nächste Mal an diesem Tag. Aus dieser Angabe entsteht später der Rechnungslauf.

Verträge führen Sie im Kundenblatt. Dort gibt es je Vertragsart einen Reiter: Speicherplatz, Domains und Dienstleistung. Das Stiftsymbol in der Zeile öffnet die Maske zum Bearbeiten.

Einen Vertrag anlegen

1. Öffnen Sie den Kunden und den passenden Reiter.
2. Klicken Sie auf Hinzufügen.
3. Tippen Sie den Namen. Ab drei Zeichen schlägt Cloudfakt Artikel vor. Ein Klick auf einen Vorschlag übernimmt Name, Artikelnummer, Grundpreis und Abrechnungszyklus des Artikels. In der Domainmaske wählen Sie den Artikel über die Abrechnungs-Artikel-Nr.
4. Prüfen Sie Preis, Abrechnung und Nächste Abrechnung und klicken Sie auf Speichern.

Vorbelegt sind Nächste Abrechnung und Vertragsbeginn mit heute, bei einer Domain Registriert mit heute und Läuft ab mit heute in einem Jahr. Bei einer Dienstleistung steht die Menge auf 1.

Einen Zyklus, den Sie von Hand gewählt haben, überschreibt eine spätere Artikelwahl nicht. In der Domainmaske setzt die Artikelwahl den Preis nur, solange noch keiner eingetragen ist.

Merksatz: Ein Vertrag mit Monatlich wird zwölfmal im Jahr berechnet. Wer eine Jahresleistung mit dem Jahresbetrag erfasst, wählt Jährlich.

Die Liste über alle Kunden

Stammdaten → Dienstleistungen führt alle Verträge aller Kunden, gleich welcher Art. Domains stehen zusätzlich unter Stammdaten → Domains. Über der Tabelle stehen vier Felder:

Feld	Auswahl
Suche	Name des Vertrags oder des Kunden (Firma oder Nachname).
Art	Eine Vertragsart oder alle.
Status	Aktiv (Vorgabe), Gesperrt, Gekündigt oder Alle.
Abrechnungsstand	Abgerechnet und offen (Vorgabe), Offen (nicht abgerechnet) oder Abgerechnet.

Offen heißt: der Vertrag wurde noch nie berechnet, oder sein nächster Abrechnungstermin ist erreicht. Ob eine Rechnung bezahlt ist, steht an der Rechnung.

Sortieren lässt sich nach Datum, Art, Name, Preis, Abrechnung, nächster Abrechnung und Status. In der Vorgabe steht der jüngste Vertrag oben.

Die Masken im Kundenblatt zeigen die Felder, die Sie täglich brauchen. Alle übrigen (Laufzeit, Einrichtung, Vertragsdaten) stehen in der Maske Alle Felder. Sie erreichen sie über Stammdaten → Dienstleistungen und das Stiftsymbol, bei Dienstleistungen und Domains auch über das Listensymbol in der Zeile des Kundenblatts.

Feld	Bedeutung
Name (bei Dienstleistungen Bezeichnung)	Steht später als Text auf der Rechnung.
Art	Domain, Speicherplatz, Dienstleistung, Server, Lizenz oder E-Mail-Konto. Die Art steht mit dem Anlegen fest und lässt sich danach nicht ändern.
Grundpreis €	Netto-Einzelpreis je Abrechnungszeitraum, bei Stunden der Stundensatz.
Menge	Stunden, Stück, Lizenzen. Auf der Rechnung steht Menge mal Preis. Eine leere Menge zählt als 1.
Rabatt %	Prozentsatz nur für diesen Vertrag. Hat der Kunde zusätzlich einen Kundenrabatt, rechnet Cloudfakt beide nacheinander: zweimal 10 % ergeben 19 %.
Nettopreis €	Zeigt, was nach Menge und Rabatt je Abrechnung berechnet wird. Das Feld rechnet mit und lässt sich nicht überschreiben.
Einrichtung €	Einmalige Einrichtungsgebühr. Sie erscheint nur auf der ersten Rechnung dieses Vertrags.
Abrechnung	Der Abrechnungszyklus: Einmalig, Monatlich, Vierteljährlich, Halbjährlich, Jährlich, Zweijährlich oder Frei (kostenlos). Ein Vertrag mit Frei wird nicht berechnet, auch wenn ein Preis eingetragen bleibt; nur eine eingetragene Einrichtungsgebühr kommt einmal auf die Rechnung.
Nächste Abrechnung	Der Termin, an dem der Vertrag in den nächsten Rechnungslauf fällt. Ohne Datum wird der Vertrag nie berechnet.
Abrechnungs-Artikel-Nr.	Verweis in den Artikelstamm. Ab drei getippten Zeichen schlägt Cloudfakt Artikel vor; die Wahl trägt den Preis des Artikels als Grundpreis ein. Berechnet wird immer der Preis, der am Vertrag steht.
Status	Aktiv, Gesperrt oder Gekündigt. Nur aktive Verträge werden berechnet.

Die Listen im Kundenblatt, in Stammdaten → Dienstleistungen und im Kundencenter zeigen den Betrag je Abrechnung, also Menge mal Preis.

Ein Beispiel: 6,5 Stunden Webdesign zu 99,00 € mit 10 % Rabatt. Sie tragen Menge 6,5, Grundpreis 99 und Rabatt 10 ein. Nettopreis zeigt 579,15 €, und so geht die Zeile auf die Rechnung: 6,5 mal 99,00 € abzüglich 10 %.

Achtung: In der Maske Alle Felder heißt das Preisfeld Betrag netto €. Auch dort tragen Sie den Einzelpreis ein. Der Rechnungslauf multipliziert ihn mit der Menge.

Weitere Felder in der Maske „Alle Felder“

Feld	Bedeutung
Datum, Freischaltung	Tag der Erfassung und Tag der Bereitstellung.
Bemerkungen / Text	Steht auf der Rechnung unter der Position.
Interne Bemerkungen	Bleibt im Haus.
Artikel-Nr. Setup	Artikel der einmaligen Einrichtung.
Leistung vom, Leistung bis	Leistungszeitraum.
Wartungsvertrag, Internet-Servicevertrag	Kennzeichen des Vertrags.
Setupkosten gemäß Anzahl abrechnen, Setup abgerechnet	Steuern die Einrichtungsgebühr.
Vertragsnummer	Vergibt Cloudfakt beim Anlegen aus dem Nummernkreis. Änderbar.
Vertragsbeginn, Laufzeit, Folgelaufzeit	Laufzeit und Folgelaufzeit sind freier Text, etwa „12 Monate“.
Kündigungsfrist (Monate), Eingang Kündigung	Siehe Abschnitt 5.10.
Bestellnummer, Personalnummer	Verweise des Kunden.
gehört zu Speicherplatz	Zeigt den übergeordneten Vertrag.

Die Karten der Maske lassen sich durch Ziehen umordnen. Unten steht das Datum der letzten Änderung.

Verträge ohne Termin

In den Listen steht die Spalte Nächste Rechnung mit dem Datum und darunter dem Abrechnungszyklus. Fehlt einem aktiven, wiederkehrenden Vertrag das Datum, steht dort ein Strich und beim Status das rote Kennzeichen Wird nicht berechnet. Dieser Vertrag läuft in keinen Rechnungslauf.

Die Maske Alle Felder sagt neben Nächste Abrechnung, was der Rechnungslauf tun wird: Wird am … berechnet samt Leistungszeitraum, oder eine rote Warnung mit einem Vorschlag aus dem Vertragsbeginn. Ein Klick trägt den Vorschlag ins Feld ein, gespeichert wird er erst mit der Maske.

Einen abweichenden Leistungszeitraum setzen

Gilt der nächste Zeitraum nicht so lange wie der Zyklus, etwa ein SSL-Zertifikat mit 199 Tagen bei jährlicher Abrechnung, setzen Sie sein Ende von Hand:

1. Öffnen Sie den Vertrag mit Alle Felder.
2. Neben Nächste Abrechnung steht Zeitraum bis, vorbelegt mit dem Ende aus dem Zyklus. Tragen Sie das tatsächliche Ende ein, zum Beispiel den letzten Gültigkeitstag des Zertifikats.
3. Klicken Sie auf Speichern. Der Hinweis daneben zeigt den neuen Leistungszeitraum.

Die nächste Rechnung trägt diesen Zeitraum. Der Termin danach ist der Tag nach dem eingetragenen Ende, und von dort läuft der Zyklus wieder normal weiter. Die Abweichung gilt also für einen Zeitraum; für die folgende Verlängerung tragen Sie das Ende bei Bedarf erneut ein. Ein Ende vor der nächsten Abrechnung nimmt die Maske nicht an. Ob das Feld erscheint, legt der Betreiber der Installation fest.

Die Laufzeit in Tagen angeben

Dauert jeder Zeitraum gleich viele Tage, etwa jedes SSL-Zertifikat 199 Tage, tragen Sie die Zahl einmal ein:

1. Öffnen Sie den Vertrag mit Alle Felder.
2. Tragen Sie neben Zeitraum bis unter Gültig (Tage) die Zahl ein, zum Beispiel 199. Zeitraum bis rechnet sich sofort mit (Beginn + 199 Tage − 1); unter dem Datum steht, wie viele Tage es sind.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Anders als Zeitraum bis bleiben die Tage stehen: jede weitere Verlängerung dauert wieder so viele Tage, und der Preis bleibt der Vertragspreis je Zeitraum. Ändert sich die Laufzeit, tragen Sie die neue Zahl ein. Leeren Sie das Feld, läuft der Vertrag ab dem nächsten Termin wieder im Zyklus. Ein einzelnes abweichendes Ende unter Zeitraum bis geht den Tagen für diesen einen Zeitraum vor.

Kein Mangel ist ein fehlender Termin bei einer einmaligen Leistung, die schon berechnet ist, und bei einem gekündigten Vertrag, der bis zu seinem Ende abgerechnet ist.

Wie der Termin weiterrückt

Nach jeder Rechnung schiebt Cloudfakt Nächste Abrechnung um einen Zyklus weiter. Der Abrechnungstag bleibt dabei erhalten: ein monatlicher Vertrag mit Termin 31.08. wird als Nächstes am 30.09. fällig und danach wieder am 31.10., nicht dauerhaft am 30.

Tragen Sie von Hand ein anderes Datum ein, gilt ab dann dessen Tag.

Einen Vertrag kopieren

Der Knopf Eine Kopie machen steht bei Dienstleistungen in der Zeile des Kundenblatts, in der Liste Stammdaten → Dienstleistungen und in der Maske Alle Felder. Die Kopie bleibt beim selben Kunden, steht auf Aktiv, trägt das heutige Datum, eine eigene Vertragsnummer und den Zusatz „(Kopie)“ im Namen. Kopiert wird der gespeicherte Stand: speichern Sie Änderungen vorher.

Merksatz: Eine Kopie bekommt den Abrechnungstermin nicht mit. Sonst wäre sie im selben Augenblick über denselben Zeitraum fällig wie das Original, und die Leistung stünde zweimal auf der Rechnung. Wer die Kopie abrechnen will, trägt den Termin ein.

Panel-Login, Panel-Passwort und Auth-Code übernimmt die Kopie ebenfalls nicht. Sie gehören zum bestehenden Konto.

Domains stehen im Kundenblatt im Reiter Domains und für alle Kunden unter Stammdaten → Domains.

Zu den allgemeinen Feldern kommen bei einer Domain der Domainname, Registrar, Registriert, Läuft ab, SSL aktiv und die Zuordnung Gehört zu Speicherplatz. Die Maske hinter Alle Felder (Handles, Nameserver, Auth-Code) führt zusätzlich Nameserver, Registry-Status und die Option WHOIS verborgen.

Was Sie über Domains wissen sollten:

• Vertragsname und Domainname sind immer gleich. Ändern Sie den einen, ändert Cloudfakt den anderen mit.
• Gehört zu Speicherplatz legt fest, auf welchem Speicherplatz die Domain liegt. Die Zuordnung ist im Kundenblatt und im Kundencenter sichtbar und entscheidet, welche Verträge bei einer Kündigung als verbunden angeboten werden. Ist kein Speicherplatz gewählt, ordnet Cloudfakt ersatzweise über den Panel-Login zu.
• Nicht jede Kundendomain hat eine DNS-Zone. Das ist der Normalfall und kein Fehler.
• Ist das Modul Registrar eingerichtet, kann der Kunde Nameserver und DNS-Einträge seiner Domain im Kundencenter selbst ändern.

Zwei Felder werden leicht verwechselt:

Feld	Bedeutung
Registrar	Freier Text: bei wem die Domain liegt.
Registrar-Anbindung (im Kundenblatt Verwaltet über)	Über welches Anbieterkonto Cloudfakt die Domain bedient. Das Feld gibt es nur bei aktivem Modul Registrar.

Die Felder Registrar, TLD und Registry-Status haben eine Vorschlagsliste. Der Knopf rechts im Feld zeigt alle Werte, die im Bestand vorkommen. Tippen filtert die Liste, ein eigener Wert bleibt erlaubt.

Die IP-Adresse einer Domain

Im Reiter Domains des Kundenblatts, unter Stammdaten → Domains und auf dem Domainblatt steht die IP-Adresse, auf die die Domain zurzeit zeigt. Cloudfakt fragt dafür den öffentlichen DNS-Eintrag ab, unabhängig vom Speicherplatz am Vertrag. Wie oft, bestimmt der Ablauf IP-Adressen der Domains unter System → Einstellungen → Automatik (Vorgabe: eingeschaltet, einmal am Tag).

Eine Domain einem anderen Kunden zuordnen

1. Öffnen Sie Stammdaten → Domains und dort die Domain.
2. Klicken Sie oben rechts auf Kunde wechseln.
3. Suchen Sie den künftigen Kunden und klicken Sie auf Umhängen.

Vertragsnummer, Datumsangaben, Preis, Abrechnungszyklus und nächste Abrechnung bleiben unverändert. Bereits gestellte Rechnungen bleiben beim bisherigen Kunden, ab der nächsten Abrechnung zahlt der neue. Verbundene Verträge, vor allem der Speicherplatz, wandern nicht mit. Der Dialog zählt sie vorher auf. Beide Kunden führen den Vorgang in der Historie.

Nameserver einer Domain pflegen

1. Öffnen Sie Stammdaten → Domains und dort die Domain.
2. Klicken Sie auf Bearbeiten.
3. In der Karte Nameserver stehen fünf Zeilen aus Name und IP (optional). Eine geleerte Zeile entfernt den Eintrag.
4. Über Vorlage übernehmen wählen Sie die Standard-Nameserver eines eingerichteten Registrars oder die eines eigenen Servers. Eintragen füllt die Zeilen und überschreibt, was dort stand.
5. Klicken Sie auf Speichern. Erst damit sind die Nameserver gespeichert.

Merksatz: Dieser Eintrag ist Dokumentation. Die Zone beim Registrar ändert Cloudfakt damit nicht. Die Umstellung nehmen Sie beim Anbieter vor.

Speicherplätze stehen im Kundenblatt im Reiter Speicherplatz.

Zu den allgemeinen Feldern kommen Paket, Server, IP, Panel-Login, Passwort, Speicher (MB) und Vertragsbeginn. Die IP-Adresse übernimmt Cloudfakt vom gewählten Server. Tragen Sie eine abweichende Adresse ein, bleibt sie stehen.

Den Server wählen Sie aus der Liste der angelegten Server, ein eigener Name bleibt erlaubt. Tragen Sie den Panel-Login genau so ein, wie er im Panel steht, mit allen Bindestrichen: über ihn erkennt Cloudfakt ersatzweise, welche Domain auf welchem Speicherplatz liegt.

Hat ein Speicherplatz eine Beschreibung, steht neben seinem Namen ein Info-Symbol (Anzeigen und kopieren). Ein Klick zeigt den Text und legt ihn in die Zwischenablage.

Das Panel-Passwort ansehen

Das Passwort steht nicht in der Seite, in der Spalte Passwort stehen nur Punkte. Ein Klick auf die Punkte holt das Passwort und zeigt es, ein weiterer Klick blendet es wieder aus. Das Symbol daneben (Passwort kopieren) legt es in die Zwischenablage.

Das dürfen nur Administratoren, und nur 30 Mal in der Minute. Jeder Abruf steht in der Kundenhistorie.

Beim Bearbeiten bleibt das Passwortfeld leer. Lassen Sie es leer, behält der Vertrag das gespeicherte Passwort.

FTP-Zugänge, Postfächer und Datenbanken des Kunden

Der Reiter Zugangsdaten im Kundenblatt hat vier Schaltflächen. FTP und POP / IMAP führen die Zugänge, die Sie dem Kunden mit der Post zum Vertrag senden (Abschnitt 5.5). Datenbanken hält die Datenbanken zu seinen Speicherplätzen fest. Portal-Zugang ist der Zugang zum Kundencenter (Kapitel 10). Hinzufügen legt einen Zugang an, Stift und Papierkorb ändern und löschen ihn.

Zugang	Felder
FTP-Zugang	Bezeichnung, Protokoll, Server, Port, Benutzername, Passwort, Verzeichnis, Vertrag, Aktiv.
Postfach	Postfach (die E-Mail-Adresse), Protokoll, Posteingang und Postausgang mit Port und SSL, Benutzername, Passwort, Vertrag.
Datenbank	Bezeichnung, Art (MySQL, MariaDB oder PostgreSQL), Server, Port, Datenbankname, Benutzername, Passwort, Vertrag, Notizen, Aktiv.

Die Zuordnung zu einem Vertrag ist freiwillig. Zugeordnete FTP-Zugänge und Postfächer sind in der Post zu diesem Vertrag vorgewählt. Das Passwort sehen und kopieren Sie wie das Panel-Passwort, mit denselben Grenzen. Ein leeres Passwortfeld beim Bearbeiten lässt das bisherige stehen.

Jeder Zugang hat ein Feld Notizen. Der Anfang der Notiz steht in der Liste unter der Bezeichnung. Datenbankzugänge gehen nicht mit der Post zum Vertrag hinaus. Sie stehen im Kundenblatt und im Kundendatenblatt mit Login und Passwort (Abschnitt 4.5).

Die Knöpfe in der Vertragszeile

Symbol	Wirkung
Server	Am Server anlegen, solange der Vertrag keinen Panel-Login hat. Danach Am Server verwalten (Abschnitt 5.13). Beides erscheint nur, wenn die Anbindung des Servers es kann.
Pfeil (grün)	Entsperren, wenn der Vertrag gesperrt ist (Abschnitt 5.13).
Umschlag	Dem Kunden zu diesem Vertrag schreiben (Abschnitt 5.5).
Verbotszeichen (rot)	Kündigung erfassen (Abschnitt 5.8).
Stift	Bearbeiten.
Papierkorb	Löschen (Abschnitt 5.14).

Server, Umschlag und Verbotszeichen sehen nur Administratoren.

Das Umschlagsymbol in der Zeile eines Speicherplatzes oder einer Domain öffnet die Maske Post zum Vertrag. Von dort senden Sie dem Kunden Zugangsdaten, den Auth-Code oder eine freie Nachricht. Bei Dienstleistungen gibt es den Umschlag nicht.

So gehen Sie vor:

1. Wählen Sie oben die Vorlage. Der Eintrag Ohne Vorlage am Ende der Liste lässt Sie Betreff und Text frei schreiben.
2. Prüfen Sie Domain, POP / IMAP und FTP. Die Vorschau baut sich nach jeder Wahl neu auf.
3. Lesen Sie die Vorschau und ändern Sie bei Bedarf Betreff und Nachricht. Die Änderung gilt nur für diese Mail, nicht für die Vorlage.
4. Klicken Sie auf Jetzt senden.

Versendet wird genau der Text, der in der Maske steht. Der Editor hat zwei Reiter: Code zum Bearbeiten und Vorschau, die zeigt, was der Kunde sieht. Der Rahmen mit Logo und Fußzeile kommt beim Versand dazu.

Die Maske steht nur Administratoren offen. Die Mail geht auch dann hinaus, wenn der automatische Versand des Mandanten noch nicht freigegeben ist.

Tipp: Im Reiter Code erscheinen Sonderzeichen eines Passworts maskiert, etwa <. Das ist richtig so. Beim Kunden kommen sie unverändert an.

Was in der Maske steht

Feld	Wozu
Vorlage	Was geschrieben wird.
Vertrag	Woher Server, Login und Passwort kommen. Nicht änderbar.
Domain	Welche Domain im Text steht. Hat der Kunde keinen Domainvertrag, tragen Sie sie von Hand ein.
POP / IMAP	Welches Postfach des Kunden in die Mail kommt. Es füllt den Platzhalter {mail_block} und die Platzhalter mail_*. Die Wahl keine lässt die Stelle leer.
FTP	Welcher FTP-Zugang in die Mail kommt. Er füllt {ftp_block} und ftp_*.
Portal-Zugang mit neuem Passwort mitschicken	Erzeugt ein neues Passwort für das Kundencenter. Es gilt erst, wenn die Mail tatsächlich hinausgeht. Ohne den Haken verweist die Mail auf „Passwort vergessen“.
Empfänger	Die am Kunden hinterlegte Adresse. Hier nicht änderbar.
Passwörter in dieser Mail	Die mitgehenden Zugänge im Klartext, zum Gegenlesen.
Betreff und Nachricht	Frei änderbar.

Welche Vorlagen zur Wahl stehen

Mitgeliefert sind unter anderem Vorlagen für die Freischaltung eines Plesk-Servers und eines Froxlor-Servers. Angeboten wird nur, was sich aus diesem Vertrag vollständig füllen lässt. Cloudfakt prüft das an den Platzhaltern der Vorlage. Eine Rechnungsvorlage steht deshalb nicht zur Wahl: sie fragt nach Belegnummer und Betrag, die es an einem Vertrag nicht gibt.

Legen Sie unter System → Vorlagen eine Vorlage an, die nur mit Werten aus Kunde und Vertrag arbeitet, erscheint sie hier ohne weiteres Zutun.

Postfach und FTP-Zugang wählen

Die beiden Listen zeigen alle aktiven Zugänge des Kunden. Vorgewählt ist der Zugang, der diesem Vertrag zugeordnet ist.

Die Blöcke {mail_block} und {ftp_block} setzen einen fertigen Absatz ein: beim Postfach Protokoll, Posteingang, Postausgang, Benutzername und Passwort, beim FTP-Zugang Protokoll, Server, Benutzername, Passwort und Verzeichnis. Hat ein Postfach keinen Postausgangsserver, fehlt die Zeile Postausgang.

Tipp: Schneller geht es vom Zugang aus. Unter Zugangsdaten im Kundenblatt, Bereiche POP / IMAP und FTP, trägt jeder aktive Zugang ein Umschlagsymbol (Diesen Zugang an den Kunden senden). Es öffnet dieselbe Maske mit genau diesem Zugang vorgewählt. Hat der Kunde keinen Vertrag mit Zugangsdaten, fehlt das Symbol.

Zwei Sicherungen

Bleibt nach dem Bearbeiten ein Platzhalter in geschweiften Klammern im Text stehen, weist Cloudfakt den Versand ab und nennt, welcher fehlt. Er stünde sonst wörtlich beim Kunden.

Nach dem Senden liegt die Mail beim Kunden im Reiter Mail, Ordner Gesendet, und der Versand steht in der Kundenhistorie. Der Kunde bekommt die Mail so, wie sie in der Vorschau stand. In der Ablage steht an der Stelle jedes Passworts ••••••. Das gilt für Panel- und Portal-Passwort, den Auth-Code und die Passwörter der FTP-Zugänge, Postfächer und Datenbanken. Wer ein Passwort nachlesen will, holt es am Vertrag (Abschnitt 5.4).

Die eigenen Server führen Sie unter System → Einstellungen, Reiter Server. Je Server stehen dort Panel, Kapazität, Preis und Zahlungsrhythmus. Speicherplätze zeigen auf einen Server.

Löschen Sie einen Server, wandert er in den Papierkorb und lässt sich von dort wiederherstellen. Die Verträge bleiben. Cloudfakt löst die Zuordnung seiner IP-Nummern und meldet, wie viele Speicherplätze den Server noch als Namen führen.

Der Reiter IP-Nummern verwaltet die eigenen Adressen mit Zuordnung zu Server und Kunde. Einen Papierkorb gibt es dort nicht: Eine gelöschte IP-Nummer ist entfernt.

Die Karten der Servermaske

Karte	Inhalt
Stammdaten	Name, Originalname beim Provider, Panel.
Kapazität & Abrechnung	Preis, Zahlungsrhythmus, Freitraffic, Speicher, höchste Zahl der Konten, verbrauchter Traffic, Domains, letztes Update, letzter Reboot.
Zuordnung	Kunde (bei Housing), Aktiv, Erreichbarkeit prüfen (Abschnitt 5.15).
Nameserver & Handles	Fünf Zeilen aus Name und IP, dazu die Handles Admin-C, Owner-C, Tech-C und Zone-C. Ein leerer Name entfernt die Zeile.
Oberflächen	Die Adressen des Panels. Ohne Schema stellt Cloudfakt https:// voran. Angenommen werden nur Adressen mit https:// oder http://. Ein leeres Feld entfernt die Oberfläche.
Zugangsdaten (verschlüsselt)	Siehe unten.
Bemerkungen	Freier Text.

OS und Panel in der Karte Stammdaten sind Felder mit Vorschlagsliste: Der Pfeil rechts im Feld zeigt die Werte, die im Bestand vorkommen, ein eigener Wert bleibt möglich.

Trägt ein Server im Zahlungsrhythmus noch eine alte Schreibweise, erscheint sie als eigener Eintrag mit dem Zusatz alter Wert, bis Sie einen Rhythmus wählen.

Zugangsdaten eines Servers

Auf dem Serverblatt stehen unter Oberflächen die Adressen des Panels (Admin, Reseller, Kunde, API) und unter Zugangsdaten (verschlüsselt) die Zugänge, darunter Schlüssel und Geheimnis für die Schnittstelle des Panels. Cloudfakt spricht ein Panel nur an, wenn seine Adresse im Internet öffentlich erreichbar ist. Steht das Panel in einem privaten Netz oder im internen Netz eines Anbieters, meldet Cloudfakt „Zieladresse ist nicht erlaubt“. Der Betreiber der Plattform kann einen solchen Rechner ausdrücklich freigeben.

Die Zugangsdaten zeigt die Seite nicht von selbst. Der Knopf Anzeigen holt sie, ein zweiter Klick blendet sie wieder aus. Das dürfen nur Administratoren, und jede Anzeige steht mit Servername und Benutzer im Sicherheitsprotokoll.

In der Bearbeitungsmaske erscheinen hinterlegte Werte nicht. Ein leeres Feld lässt den hinterlegten Wert stehen, das Häkchen Entfernen löscht ihn.

Anbindung an das Serverpanel

Welches Panel ein Server fährt, steht allein im Feld Panel am Server. Am Speicherplatz pflegen Sie das nicht noch einmal.

Die Karte Panel-Anbindung auf dem Serverblatt zeigt, ob ein Zugang hinterlegt ist, wohin die Anbindung spricht (Endpunkt) und die letzten Aufrufe mit Datum, Befehl und Ergebnis. Läuft der Endpunkt nicht über https, warnt die Karte: Schlüssel und Geheimnis gingen im Klartext hinaus.

Verbindung prüfen oben rechts holt lesend die Kontenliste und meldet Version, Antwortzeit und Anzahl der Konten.

Angebunden sind Froxlor, Plesk, LiveConfig und Enhance, lesend und schreibend. Wie Sie die Verbindung einrichten und was welches Panel kann, steht bei der Serveranbindung (Kapitel 22, „Server mit dem Panel verbinden“).

Froxlor einrichten (nur für den Betreiber der Installation)

Schalten Sie in Froxlor unter Einstellungen → API die Schnittstelle ein und legen Sie einen eigenen Schlüssel für Cloudfakt an. Verwenden Sie dafür nicht den Admin-Login.

Zwei Fallstricke:

• Cloudfakt meldet sich über HTTP Basic an, wie es Froxlor ab 2.2 verlangt. Ältere Anleitungen legen Schlüssel und Geheimnis in den Rumpf der Anfrage. Darauf antwortet der Server mit 401 Unauthenticated.
• Apache muss den Kopf Authorization durchreichen. Läuft PHP über FPM oder CGI, fehlt er sonst, und Froxlor sieht die Anmeldung nicht. Sie erkennen das daran, dass richtige und falsche Zugangsdaten denselben Fehler 401 liefern. Abhilfe schafft CGIPassAuth On oder SetEnvIf Authorization "(.*)" HTTP_AUTHORIZATION=$1, eingetragen in einer eigenen Konfigurationsdatei des Webservers. In der von Froxlor erzeugten Datei überschreibt der nächste Lauf von Froxlor die Zeile.

Alle Kündigungen laufen unter Stammdaten → Kündigungen auf: die, die Kunden im Kundencenter eingereicht haben, und die, die per E-Mail, am Telefon oder mit Brief eingegangen sind und am Vertrag erfasst wurden (Abschnitt 5.8). Der Menüpunkt trägt die Zahl der offenen Kündigungen. Er erscheint nur, wenn das Kundencenter eingeschaltet ist.

Eine Kündigung hat zwei Stufen. Zuerst entsteht eine offene Kündigung, der Vertrag bleibt unverändert. Erst wenn Sie die Kündigung in der Liste ausführen, endet der Vertrag.

Merksatz: Cloudfakt beendet keinen Vertrag von selbst und schaltet keinen Dienst beim Anbieter ab. Der Vertrag endet, wenn Sie die Kündigung ausführen. Das Konto am Server und die Domain beim Registrar bleiben Handarbeit.

Was von selbst geschieht und was nicht

Vorgang	Geschieht von selbst?
Eingangsbestätigung an den Kunden, wenn er im Kundencenter kündigt	Ja, sofern die Vorlage aktiv und der automatische Versand freigegeben ist.
Meldung an Ihr Postfach, wenn ein Kunde im Kundencenter kündigt	Ja.
Vertrag beenden	Nein. Erst mit Ausführen.
Kündigungsbestätigung an den Kunden	Mit dem Ausführen in der Liste, sofern die Vorlage aktiv ist. Beim Erfassen am Vertrag nur mit gesetztem Haken.
Löschvormerkung für den Speicherplatz	Ja, mit dem Ausführen (Abschnitt 5.11).
Abrechnung nach dem Vertragsende einstellen	Ja. Der Rechnungslauf rechnet bis zum Ende ab und nicht darüber hinaus.
Konto am Server nach dem Vertragsende sperren	Nur, wenn Sie es eingeschaltet haben (Abschnitt 5.11).
Konto und Daten am Server löschen	Nie.
Domain beim Registrar kündigen	Nie.

Was sich kündigen lässt

Kündbar ist nur, was weiterläuft: wiederkehrende Verträge und Einmalleistungen, die noch nicht abgerechnet sind. Eine erbrachte und abgerechnete Einmalleistung zeigt keinen Kündigungsknopf, weder im Desk noch im Kundencenter.

Ein bereits gekündigter Vertrag bietet den Knopf ebenfalls nicht mehr an, auch wenn er zum Ende der Laufzeit gekündigt wurde und noch auf Aktiv steht.

Zu einem Vertrag gibt es nur eine offene Kündigung. Eine zweite weist Cloudfakt mit der Meldung Für … liegt bereits eine Kündigung vor ab, im Desk ebenso wie im Kundencenter. Es entsteht dann nichts: keine zweite Kündigung, kein Eintrag in der Kundenhistorie, keine Mail. Wer eine offene Kündigung ändern will, lehnt sie in der Liste ab und erfasst sie neu.

Wenn der Kunde im Kundencenter kündigt

Der Kunde wählt beim Vertrag Zum Ende der Laufzeit oder Sofort, kann einen Wunschtermin angeben und verbundene Verträge mitkündigen. Die Kündigung erscheint danach als offen in der Liste.

Die Liste

Die Liste hat die Reiter Offen, Erledigt und Abgelehnt. Je Kündigung zeigt sie Kunde, Vertrag, die Art der Kündigung, Wunschtermin, Nächste Abrechnung, Vertragsende, Eingegangen, Eingangsweg (Kundencenter, per E-Mail, per Brief, telefonisch) und die Begründung des Kunden.

Eingegangen ist der Tag, an dem die Erklärung da war. Wunschtermin ist, was der Kunde angegeben hat. Vertragsende ist, was beim Ausführen daraus geworden ist.

Knopf	Wirkung
Ausführen	Kündigt den Vertrag und sendet die Kündigungsbestätigung. Die Meldung danach sagt, ob eine Mail hinausgegangen ist.
Ablehnen	Schließt die Kündigung. Der Vertrag bleibt unverändert.
Ende ändern	Ändert das Vertragsende einer ausgeführten Kündigung (Abschnitt 5.9).
Wieder öffnen	Stellt eine abgelehnte Kündigung zurück auf Offen. Der Knopf steht nur im Reiter Abgelehnt.

Die Liste sieht, wer Verträge sehen darf. Die vier Knöpfe sind Administratoren vorbehalten.

Eine Kündigung wird genau einmal ausgeführt. Klicken Sie in einem zweiten Fenster noch einmal auf Ausführen, meldet Cloudfakt, dass die Kündigung bereits bearbeitet ist, und ändert nichts. Liegt zum selben Vertrag inzwischen eine andere offene Kündigung vor, bleibt eine abgelehnte abgelehnt.

Achtung: Eine ausgeführte Kündigung lässt sich nicht wieder öffnen. Korrigieren Sie ein falsches Ende über Ende ändern.

Was beim Ausführen geschieht

Bei Sofort setzt Cloudfakt den Vertrag auf Gekündigt und entfernt den Abrechnungstermin.

Bei Zum Ende der Laufzeit bleibt der Vertrag Aktiv und bekommt ein Vertragsende. Ist ein Wunschtermin eingetragen, gilt dieser. Fehlt er, endet der Vertrag mit der Periode, in der er am Tag der Annahme steht. Liegt die nächste Abrechnung noch in der Zukunft, ist die Zeit bis dahin schon berechnet: der Vertrag endet am Tag davor, und es kommt keine Rechnung mehr. Ist der Termin der nächsten Abrechnung bereits erreicht, läuft die Periode, die mit ihm beginnt. Sie wird noch berechnet, und der Vertrag endet mit ihr.

Ein Beispiel: ein monatlicher Vertrag mit nächster Abrechnung am 01.10. und Ende am 30.11. bekommt noch zwei Rechnungen, für Oktober und für November. Danach entfällt der Abrechnungstermin von selbst. Bis dahin zeigt die Zeile im Kundenblatt weiter das Datum der nächsten Rechnung. Das ist richtig so.

Jede Kündigung und jedes Ausführen steht in der Kundenhistorie.

Kündigt ein Kunde per E-Mail, am Telefon oder mit Brief, erfassen Sie die Kündigung am Vertrag. Stellen Sie nicht einfach den Status um: nur über diesen Weg gehen die Bestätigungen hinaus, entsteht die Löschvormerkung für den Speicherplatz und steht der Vorgang in der Liste der Kündigungen.

1. Öffnen Sie den Kunden und den Reiter Speicherplatz, Domains oder Dienstleistung.
2. Klicken Sie in der Zeile des Vertrags auf das rote Verbotszeichen (Kündigung erfassen).
3. Füllen Sie die Maske aus (siehe unten).
4. Klicken Sie auf Kündigung erfassen.

Der Knopf steht nur Administratoren offen und nur bei Verträgen, die sich kündigen lassen. Trägt der Vertrag bereits eine offene Kündigung, steht an seiner Stelle ein oranges Sanduhrsymbol, das in die Liste der Kündigungen führt.

Die Maske

Abschnitt	Was hineingehört
Vertrag	Nur zum Lesen: Kunde, Name, Art, Vertragsnummer, nächste Abrechnung.
Eingang der Kündigung	Eingegangen am, Eingangsweg, Vermerk (intern), Begründung.
Wann soll der Vertrag enden?	Zum Ende der Laufzeit oder Sofort, dazu Vereinbartes Ende. Vorgeschlagen wird das Ende der bezahlten Periode; eine Kündigungsfrist schieben Sie von Hand nach hinten.
Verbundene Verträge ebenfalls kündigen?	Erscheint nur, wenn es verbundene Verträge gibt.
Post an den Kunden	Empfänger, Eingangsbestätigung senden, Gleich annehmen, Kündigungsbestätigung senden.

Eingegangen am ist nicht der Tag der Erfassung. Die Mail vom Freitag, die Sie am Montag eintragen, ist am Freitag eingegangen, und für Fristen zählt dieser Tag. Vorbelegt ist heute. Einen Tag in der Zukunft weist die Maske ab.

Der Vermerk (intern) geht in die Kundenhistorie und bleibt im Haus. Die Begründung steht in beiden Mails an den Kunden.

Zum Ende der Laufzeit lässt den Vertrag bis zum vereinbarten Ende weiterlaufen und stoppt nur die Verlängerung. Sofort beendet ihn an dem Tag, an dem die Kündigung ausgeführt wird.

Das Vereinbarte Ende ist Pflicht, sobald Sie nicht sofort kündigen. Es ist der letzte Tag, an dem die Leistung läuft. Vorgeschlagen wird das Ende der laufenden Abrechnungsperiode. Die Kündigungsfrist aus der Erklärung des Kunden schiebt es meist nach hinten. Bis zu diesem Tag rechnet Cloudfakt den Vertrag weiter ab.

Verbundene Verträge

Verbunden sind eine Domain und der Speicherplatz, auf dem sie liegt. Haken Sie an, was mitgekündigt werden soll. Was ohne Haken bleibt, läuft weiter.

Achtung: Das vereinbarte Ende gilt nur für den Vertrag, an dem Sie die Kündigung erfassen. Das Ende der mitgekündigten Verträge errechnet Cloudfakt aus deren eigenem Abrechnungstermin (Abschnitt 5.7). Passt das nicht, ändern Sie deren Ende danach über Ende ändern (Abschnitt 5.9).

Erfassen und gleich annehmen

Ohne den Haken Gleich annehmen entsteht eine offene Kündigung. Der Vertrag bleibt unverändert und wartet unter Stammdaten → Kündigungen auf Ausführen.

Mit dem Haken läuft beides in einem Zug. Das ist der Regelfall bei einer Kündigung per E-Mail, bei der ohnehin feststeht, dass Sie sie annehmen. Der Haken Kündigungsbestätigung senden darunter entscheidet, ob der Kunde dabei die verbindliche Bestätigung bekommt.

Ob eine Mail hinausgeht, sehen Sie vor dem Klick. Die Maske nennt den Empfänger und bei jedem Haken die Vorlage dahinter. Ist die Vorlage unter System → Vorlagen abgeschaltet, ist der Haken gesperrt und der Grund steht daneben. Hat der Kunde keine E-Mail-Adresse, sind beide Haken gesperrt.

Nach dem Absenden sagt die Meldung oben, was geschehen ist: wie viele Kündigungen erfasst wurden, ob gleich angenommen wurde und welche Mail hinausgegangen ist.

Haben Sie sich beim Vertragsende vertan, ändern Sie es in der Liste der Kündigungen. Die Vertragsmasken kennen das Vertragsende nicht.

1. Öffnen Sie Stammdaten → Kündigungen und den Reiter Erledigt.
2. Klicken Sie in der Zeile auf Ende ändern.
3. Tragen Sie das neue Vertragsende ein. Darunter steht, welcher Verrechnungstermin bisher gilt.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Den Knopf gibt es nur bei einer Kündigung zum Ende der Laufzeit. Eine sofortige Kündigung hat den Vertrag bereits beendet. Bei einer offenen Kündigung steht noch der Wunschtermin, und der wird erst beim Ausführen zum Ende.

Cloudfakt führt aus dem einen Datum vier Werte mit:

Wert	Regel
Vertragsende	Der eingetragene Tag.
Verrechnungstermin	Liegt er hinter dem neuen Ende, wird er entfernt. Liegt er davor, bleibt er stehen. Fehlt er und das Ende liegt später, holt Cloudfakt ihn aus der zuletzt abgerechneten Periode zurück: der Tag nach deren Ende ist der neue Termin.
Löschvormerkung	Wird vom neuen Ende aus neu gerechnet (Ende plus Schonfrist).
Wunschtermin in der Liste	Wird auf das neue Ende gesetzt.

Nach dem Speichern sagt die Meldung oben, was gilt, zum Beispiel Vertragsende auf 30.11.2026 geändert. Nächste Abrechnung 01.10.2026. oder Keine weitere Abrechnung., wenn der Vertrag bis zu seinem Ende abgerechnet ist.

Achtung: Gibt es zu dem Vertrag noch keine abgerechnete Periode, kann Cloudfakt einen fehlenden Verrechnungstermin nicht zurückholen. Der Vertrag bleibt dann ohne Termin. Tragen Sie ihn in der Vertragsmaske von Hand ein.

Ein Ende vor dem Eingang der Kündigung weist Cloudfakt ab. Jede Änderung steht in der Kundenhistorie: altes Ende, neues Ende und was mit Verrechnungstermin und Löschvormerkung geschehen ist.

Der Kunde bekommt bei einer Kündigung bis zu zwei E-Mails. Den Wortlaut beider ändern Sie unter System → Vorlagen.

Die Eingangsbestätigung geht hinaus, sobald der Kunde die Kündigung im Kundencenter abschickt, oder wenn Sie die Kündigung am Vertrag erfassen und der Haken Eingangsbestätigung senden gesetzt ist. Sie bestätigt nur, dass die Kündigung angekommen ist. Ausgeführt ist dann noch nichts. Betrifft die Kündigung mehrere Verträge, kommt eine Mail mit allen Verträgen.

Die Kündigungsbestätigung geht hinaus, wenn Sie die Kündigung ausführen. Erst sie nennt das verbindliche Vertragsende.

Einen eigenen Schalter für diese Mails gibt es nicht. Ist eine Vorlage abgeschaltet, geht die zugehörige Mail nicht hinaus. Die Eingangsbestätigung auf eine Kündigung im Kundencenter folgt außerdem der Sendefreigabe (Kapitel 17, „Die Sendefreigabe“). Was Sie selbst im Desk auslösen, geht auch bei gesperrtem Versand hinaus.

Beide Mails liegen als Kopie beim Kunden: Kunde öffnen, Reiter Mail, Ordner Gesendet. Dort steht der volle Wortlaut mit dem bestätigten Vertragsende. Jeder Versand steht zusätzlich in der Kundenhistorie.

Eigene Betreffzeilen für beide Mails hinterlegen Sie unter System → Einstellungen → Betreffzeilen. Dort gilt zusätzlich der Platzhalter #VERTRAG für den Namen des Vertrags.

Eine Kündigung setzt außerdem das Feld Eingang Kündigung am Vertrag (Maske Alle Felder): bei einer Kündigung im Kundencenter mit dem Tag des Absendens, beim Erfassen am Vertrag mit dem eingetragenen Eingangstag. Ein bereits gesetzter Eingang bleibt stehen, der erste zählt.

Löschvormerkung

Führen Sie eine Kündigung aus, bekommt ein Speicherplatz mit Panel-Login eine Löschvormerkung: Vertragsende plus Schonfrist. Sie sagt, ab wann das Konto am Server gelöscht werden darf.

Die Schonfrist stellen Sie unter System → Einstellungen → Automatik im Feld Schonfrist bis zum Löschen (Tage) ein. Die Vorgabe ist 30 Tage. Der Wert 0 schaltet die Vormerkung ab.

Die vorgemerkten Speicherplätze stehen unter Stammdaten → Kündigungen unterhalb der Liste, im Block Zum Löschen vorgemerkt: mit Kunde, Login, Server, Vertragsende und dem Tag Löschbar ab. Überfällige sind rot. Der Knopf Am Server verwalten führt auf die Verwaltungsseite des Kontos. Dort verlangt das Löschen, dass Sie den Login des Kontos eintippen (Kapitel 22, „Am Server verwalten“).

Merksatz: Gelöscht wird nichts von selbst. Die Vormerkung sagt nur, ab wann es erlaubt wäre.

Sperren am Laufzeitende

Cloudfakt kann das Konto eines abgelaufenen Vertrags am Server sperren, am Tag nach dem Vertragsende. Dafür müssen zwei Dinge unter System → Einstellungen → Automatik eingeschaltet sein:

1. der Ablauf Nachlauf gekündigter Speicherplätze (Vorgabe: aus, täglich um 05:30),
2. der Haken Abgelaufene Verträge am Server sperren (Vorgabe: aus).

Der Ablauf trägt außerdem fehlende Löschvormerkungen nach und meldet, was zum Löschen fällig wäre.

Achtung: Sehen Sie vor dem Einschalten die Vertragsenden durch. Ein kostenloser Vertrag ohne Verrechnungstermin bekommt als Ende den Tag der Kündigung, auch wenn die Domain dazu noch Monate läuft. Das Sperren schaltet die Seite des Kunden ab.

Ein Jahresvertrag verlängert sich still, und der Kunde erfährt es durch die Rechnung. Mit dem Verlängerungshinweis erfährt er es vorher: Cloudfakt schreibt ihm, welche Speicherplätze und Domains sich verlängern, was sie kosten und bis wann er kündigen kann.

Was der Lauf tut

• Er läuft einmal im Monat, in der Vorgabe am 15. um 08:00. In der Vorgabe ist er ausgeschaltet.
• Er schreibt für den übernächsten Monat. Am 15. Oktober gehen die Hinweise für alle Verlängerungen im Dezember hinaus. Der Rechnungslauf am Monatsanfang nimmt alle Termine des Monats mit, so liegt der Hinweis gut sechs Wochen vor der Rechnung.
• Je Kunde geht eine Mail hinaus, mit allen betroffenen Verträgen in einer Tabelle: Vertrag, Verlängerung am, neue Laufzeit bis, Kündigung bis, Betrag netto.
• Zu jedem Termin geht der Hinweis nur einmal hinaus, auch wenn der Lauf mehrmals startet.
• Die Mail geht an die Hauptadresse des Kunden, ersatzweise an seine Rechnungsadresse. Ein Kunde ohne E-Mail-Adresse bekommt keinen Hinweis.

Welche Verträge er nimmt

Der Lauf nimmt Speicherplätze und Domains mit jährlichem oder zweijährlichem Zyklus, die aktiv und nicht gekündigt sind.

Draußen bleiben Verträge mit offener Kündigung, Verträge mit anderem Zyklus, kostenlose Verträge, alle anderen Vertragsarten und Kunden, die gesperrt, inaktiv oder von der Abrechnung ausgenommen sind.

Der Termin ist die nächste Abrechnung des Vertrags, auch bei Domains. Das Ablaufdatum an der Domain spielt keine Rolle.

Einrichten

1. Tragen Sie die Kündigungsfrist ein: System → Einstellungen → Automatik, Feld Verlängerungshinweis: Kündigung möglich bis (Tage vor der Verlängerung). Die Vorgabe ist 28. Tragen Sie ein, was Ihre AGB sagen. Die Mail nennt daraus zu jedem Vertrag einen Tag.
2. Sehen Sie den Wortlaut an: System → Vorlagen, Vorlage Verlängerungshinweis. Der Platzhalter {services_block} ist die Tabelle der Verträge und sollte stehen bleiben. Eine eigene Betreffzeile hinterlegen Sie unter System → Einstellungen → Betreffzeilen.
3. Schalten Sie den Lauf ein: System → Einstellungen → Automatik, Zeile Verlängerungshinweise versenden. Haken setzen, Tag und Uhrzeit bei Bedarf ändern, speichern.

Ist die Vorlage abgeschaltet oder der Mailversand nicht freigegeben, sendet der Lauf nichts.

Beim ersten Einschalten schreibt der Lauf nur für seinen Zielmonat. Verlängerungen, die näher liegen, holt er nicht von selbst nach.

Einen Monat nachholen (nur für den Betreiber der Installation)

Der Lauf wf2:renewal-notices nimmt mit der Option --monat=JJJJ-MM einen anderen Monat als den übernächsten. Mit --dry-run zeigt er nur an, wen er anschreiben würde, und sendet nichts.

Wo Sie sehen, was hinausging

• In der Maske Alle Felder des Vertrags steht bei Nächste Abrechnung: Verlängerungshinweis gesendet am … für die Verlängerung am ….
• In der Mail-Ablage des Kunden liegt die Mail im Wortlaut.
• In der Kundenhistorie steht eine Zeile mit den genannten Verträgen.

Wenn der Kunde daraufhin kündigt

Er kündigt im Kundencenter beim Vertrag oder schreibt Ihnen. Die Kündigung erscheint unter Stammdaten → Kündigungen (Abschnitt 5.7), oder Sie erfassen sie am Vertrag (Abschnitt 5.8). Ein zum Ende der Laufzeit gekündigter Vertrag wird bis zu seinem Ende abgerechnet und danach nicht mehr verlängert.

Eine Sperre schaltet das Konto des Kunden am Server ab. Die Daten bleiben. Der Vertrag steht in Cloudfakt dann auf Gesperrt und wird nicht berechnet.

Gesperrt wird auf drei Wegen: von Hand, durch das Mahnwesen und am Laufzeitende eines gekündigten Vertrags (Abschnitt 5.11). Alle drei setzen voraus, dass die Anbindung des Servers sperren kann.

Von Hand sperren

1. Öffnen Sie den Kunden und den Reiter Speicherplatz.
2. Klicken Sie in der Zeile auf das Serversymbol (Am Server verwalten).
3. Klicken Sie in der Karte Sperren / Entsperren auf Sperren und bestätigen Sie.

Sie bleiben danach auf der Verwaltungsseite. Dort steht auch der Knopf Entsperren. Der Vertrag steht danach auf Gesperrt, mit Sperrdatum. Eine Sperre von Hand gilt nicht als Mahnsperre. Planwechsel und Löschen des Kontos auf derselben Seite stehen bei der Serveranbindung (Kapitel 22, „Am Server verwalten“).

Sperren bei Zahlungsverzug

Unter System → Einstellungen → Mahnwesen stehen zwei Einstellungen:

• Speicherplatz sperren ab Mahnstufe: nie (Vorgabe) oder eine der Mahnstufen.
• Bei Zahlungseingang wieder freigeben: in der Vorgabe eingeschaltet.

Drei Regeln gelten dabei:

1. Gesperrt wird nur der Speicherplatz, der auf der offenen Rechnung steht, nicht der ganze Kunde. Wer drei Speicherplätze hat und einen nicht zahlt, verliert nicht alle drei. Domains bleiben unberührt.
2. Freigegeben wird nur, was das Mahnwesen selbst gesperrt hat. Eine von Hand gesetzte Sperre, etwa wegen einer gehackten Website, hebt eine eingehende Zahlung nicht auf.
3. Freigegeben wird erst, wenn der Kunde keine offene Rechnung mehr hat, die die Sperrstufe erreicht. Sonst ginge die Website bei mehreren offenen Rechnungen nach der ersten Teilzahlung wieder an.

Die Freigabe läuft auf zwei Wegen: sofort, wenn Sie die Zahlung an der Rechnung oder aus dem Kontoauszug buchen, sonst spätestens im nächsten automatischen Mahnlauf. So zählen auch Zahlungen, die über eine Schnittstelle hereinkommen.

Ein Vertrag, der inzwischen gekündigt oder zum Löschen vorgemerkt ist, bleibt auch nach der Zahlung gesperrt.

Kann ein Panel nicht sperren, vermerkt Cloudfakt das. Der Mahnlauf bricht deswegen nicht ab. Sperre und Freigabe stehen in der Kundenhistorie. Der Mahnlauf selbst steht beim Mahnwesen (Kapitel 8, „Den Mahnlauf starten“).

Entsperren

• In der Vertragszeile im Kundenblatt: der grüne Knopf Entsperren erscheint, sobald der Vertrag gesperrt ist.
• Auf der Verwaltungsseite hinter dem Serversymbol: Karte Sperren / Entsperren, Knopf Entsperren.
• In der Vertragsmaske: Stellen Sie den Status auf Aktiv zurück, räumt Cloudfakt Sperrdatum und Mahnvermerk mit ab. Am Server ändert dieser Weg nichts.

Das Entsperren am Server hebt nur eine Sperre auf. Ein gekündigter Vertrag steht dadurch nicht wieder als laufend da.

Abgleich mit dem Panel

Ist unter System → Einstellungen → Automatik der Ablauf Verbrauch der Speicherplätze eingeschaltet (Vorgabe: aus, täglich um 04:30), liest Cloudfakt jede Nacht den Sperrzustand jedes Kontos am Panel und trägt ihn in beide Richtungen nach. Ein im Panel gesperrtes Konto steht danach auch in Cloudfakt auf Gesperrt und wird nicht weiter berechnet. Ein im Panel entsperrtes Konto steht wieder auf Aktiv. Jede Änderung steht in der Kundenhistorie.

Achtung: Vier Fälle rührt der Abgleich nicht an, auch wenn das Konto am Panel offen ist. Eine Mahnsperre fällt mit der Zahlung und nicht mit einem Handgriff im Panel. Die Sperre eines inaktiven oder gesperrten Kunden fällt erst, wenn der Kunde wieder aktiv ist. Ein gekündigter oder zum Löschen vorgemerkter Vertrag bleibt gesperrt. Einen Vertrag im Status Gekündigt ändert der Abgleich nie.

Einen Vertrag entfernen Sie an zwei Stellen:

Wo	Weg
Kundenblatt	Kunde öffnen, Reiter Speicherplatz, Domains oder Dienstleistung, Papierkorbsymbol in der Zeile.
Liste über alle Kunden	Stammdaten → Dienstleistungen, Papierkorbsymbol in der Zeile.

Der zweite Weg ist kürzer, wenn Sie den Kundennamen nicht zur Hand haben. Nach dem Löschen kommt die Liste mit demselben Filter zurück, mit dem Sie sie verlassen haben.

Beide Wege wirken gleich. Der Vertrag verschwindet aus allen Listen, bleibt im Hintergrund aber erhalten, damit bereits geschriebene Rechnungspositionen ihren Bezug behalten. Der Domaineintrag oder der Speicherplatz dazu wird wirklich entfernt. Die Domain steht danach nicht mehr in der Domainliste.

Achtung: Einen Papierkorb für Verträge, aus dem Sie selbst wiederherstellen könnten, gibt es in der Oberfläche nicht. Löschen Sie nur, was wirklich weg soll.

Löschen, kündigen, sperren: der Unterschied

Wer einen Vertrag löscht, nimmt ihn aus der Verwaltung. Der Kunde erfährt nichts, und am Server oder beim Registrar ändert sich nichts.

Soll der Kunde eine Bestätigung bekommen und die Leistung zum Termin auslaufen, erfassen Sie die Kündigung am Vertrag (Abschnitt 5.8).

Auch das Umstellen des Status auf Gekündigt ist keine Kündigung: dabei geht keine Mail hinaus, es entsteht keine Löschvormerkung, und der Vorgang steht in keiner Liste.

Wollen Sie einen Vertrag nur vorübergehend aus dem Rechnungslauf nehmen, leeren Sie Nächste Abrechnung oder stellen den Status auf Gesperrt. Bei einem Speicherplatz mit Panel-Anbindung stellt der nächtliche Abgleich (Abschnitt 5.13) den Status wieder auf Aktiv, solange das Konto am Server offen ist.

Doppelt geführte Leistungen

Führen ein Speicherplatz und eine Dienstleistung denselben Posten, berechnen beide dasselbe, sobald beide einen Zyklus und einen Termin tragen. Welcher Vertrag bleibt, entscheiden Sie. Prüfen Sie beim Löschen des einen den Termin des anderen: hat der Rechnungslauf schon abgerechnet, steht der Termin bereits eine Periode weiter. Ein Storno stellt ihn zurück, eine Gutschrift nicht (Kapitel 6, „Storno und Gutschrift“).

Solche Paare listet Buchhaltung → Auswertungen in der Karte Datenqualität unter Dieselbe Leistung zweimal zum selben Termin fällig.

Gesperrte Verträge inaktiver Kunden aufräumen (nur für den Betreiber der Installation)

Setzen Sie einen Kunden inaktiv, bleiben seine Verträge als Gesperrt stehen. Sie werden nicht berechnet, füllen aber die Listen. Der Befehl wf2:cleanup-suspended-services nimmt sie heraus:

• Mit --tenant=<Mandanten-ID> allein läuft er zur Probe und nennt Anzahl, betroffene Kunden und Beträge je Vertragsart.
• --type= grenzt auf eine Vertragsart ein (service, hosting, domain, server, license, email).
• Erst --force führt den Lauf aus.
• --undo --run=<Kennung> --force holt die Verträge eines Laufs zurück. Die Kennung steht in der Ausgabe des Laufs. --undo --all-runs holt alle Läufe zurück.

Rechnungen bleiben unberührt.

Die Erreichbarkeitsprüfung zeigt, ob die Dienste Ihrer Kunden antworten. Sie finden sie unter System → Einstellungen, Reiter Erreichbarkeit. Im Kundencenter sieht der Kunde eine Ampel für seine eigenen Dienste.

Was geprüft wird

• Das Web je Domain, über HTTPS, mit Antwortcode, Antwortzeit und Ablaufdatum des Zertifikats.
• Mailserver, POP3, IMAP und FTP je Server, nicht je Kundendomain.
• Bei einem Server ohne Hostingpanel ein reiner Test, ob der Server erreichbar ist.

Die Prüfung liest nur. Sie verbindet sich und liest die Begrüßungszeile des Dienstes. So fällt auch ein Dienst auf, der den Port offen hält und nicht mehr antwortet.

Das Web wird nur bei Domains geprüft, die auf einen Ihrer Server zeigen. Domains auf fremden Servern bekommen kein Prüfziel. Bei einer neuen Domain, deren IP-Adresse Cloudfakt noch nicht kennt, fragt die Prüfung die Adresse selbst nach, höchstens einmal in der Stunde. Eine neue Domain erscheint deshalb wenige Minuten nach dem Anlegen in der Liste. Zeigt ihr DNS-Eintrag da noch nicht auf Ihren Server, erscheint sie spätestens eine Stunde nach der Umstellung.

Ein Vertrag ohne Postfach und ohne FTP-Zugang wird nur über seine Domains geprüft. Hat er keine Domain, die auf Ihren Server zeigt, steht er unter Nicht geprüft mit dem Grund.

Einschalten

Zwei Stellen, beide nötig:

1. Setzen Sie am Server den Haken Erreichbarkeit prüfen: System → Einstellungen, Reiter Server, Server bearbeiten. Ein Server ohne Haken erscheint auf der Seite unter Nicht geprüft.
2. Schalten Sie unter System → Einstellungen → Automatik den Ablauf Erreichbarkeit der Kundendienste ein. Er läuft alle fünf Minuten. Ohne ihn steht auf der Seite Es wurde noch nichts gemessen.

Solange der Ablauf ausgeschaltet ist, zeigt auch das Kundencenter keine Ampel.

Was die Seite zeigt

Gestörtes steht zuoberst, dann Ziele ohne Auskunft, dann der Rest. Zu jedem Ziel sehen Sie den Dienst, den Host, die Zahl der Verträge daran, einen Streifen der letzten 24 Stunden, den Zeitpunkt des letzten Wechsels und den Befund, etwa HTTP 200 · 120 ms, Zertifikat abgelaufen, Zertifikat nicht vertrauenswürdig oder keine Antwort. Nicht vertrauenswürdig heißt: Das Zertifikat ist gültig und lautet auf die Domain, stammt aber nicht von einer anerkannten Stelle, etwa weil es selbst ausgestellt ist oder ein Zwischenzertifikat fehlt. Der Browser des Besuchers zeigt dann eine Sicherheitswarnung statt der Seite.

Ein Ziel hat einen von drei Zuständen: Antwortet, Antwortet nicht oder Keine Auskunft. Der dritte heißt, dass die Prüfung selbst nichts feststellen konnte.

Der Knopf Jetzt prüfen stößt einen Lauf außer der Reihe an. Das Ergebnis erscheint nach etwa einer Minute.

Der Block Nicht geprüft darunter nennt, was die Prüfung auslässt und warum: ausgeschaltete Server, Verträge ohne Domain, Domains, die auf einen fremden Server zeigen. Sehen Sie diese Liste durch. Ein ausgeschalteter Server ist eine Entscheidung, ein Vertrag ohne Domain ist keine.

Wann etwas als Störung gilt

Ein einzelner Aussetzer ist noch keine Störung. Unter System → Einstellungen → Automatik steht im Block Störungsmeldungen die Ausfallschwelle (Minuten). Die Vorgabe ist 15, der kleinste Wert 5. Erst wenn ein Ziel so lange nicht antwortet, bekommen Sie eine Meldung, und erst dann sieht der Kunde im Kundencenter Rot.

Im Desk steht der Fehlversuch sofort, mit dem Vermerk Dem Kunden noch nicht angezeigt und der Zahl der bisherigen Fehlversuche.

Was kein Ausfall ist

Zeigt eine Domain auf Ihren Server, ohne dort eingerichtet zu sein, legt der Server sein eigenes Zertifikat vor. Solche Ziele stehen auf Keine Auskunft.

War die Domain dort früher mit eigenem Zertifikat eingerichtet und legt der Server jetzt das seine vor, ist die Erneuerung gescheitert, und der Besucher sieht eine Sicherheitswarnung. Dieser Fall gilt als Störung: Zertifikat lautet nicht mehr auf diese Domain.

Störung auf der eigenen Seite

Fallen mehrere Server gleichzeitig vollständig aus, oder fällt eine Dienstart auf mehreren Servern zugleich aus, liegt der Fehler wahrscheinlich bei der eigenen Leitung oder der Prüfung selbst. Dann vermerkt Cloudfakt keinen Dienst als gestört, die betroffenen Ziele stehen auf Keine Auskunft, und Sie bekommen eine einzige Sammelmeldung. Wie lange danach keine weitere Sammelmeldung hinausgeht, stellen Sie im Feld Sperrfrist nach einer Sammelmeldung (Stunden) ein.

Nur öffentliche Ziele

Die Prüfung wählt nur Adressen im öffentlichen Netz an. Zeigt eine Domain per DNS auf 127.0.0.1 oder in ein privates Netz, oder leitet sie dorthin weiter, steht im Befund Ziel liegt nicht im öffentlichen Netz oder Weiterleitung auf ein nicht öffentliches Ziel. Bei einem Namen, der sich nicht auflösen lässt, steht Name nicht auflösbar.

Aus demselben Grund nimmt die Servermaske keine private IP-Adresse an. Ein Hostname bleibt erlaubt.

Post an den Kunden

Cloudfakt kann Kunden von selbst anschreiben, wenn ihre Website nicht erreichbar ist. Der Haken dafür steht unter System → Einstellungen → Automatik: Kunden benachrichtigen, wenn ihre Website nicht erreichbar ist. Die Vorgabe ist aus. Der Ablauf entscheidet, ob gemessen wird. Der Haken entscheidet, ob aus einem Befund eine Mail wird.

Den Wortlaut ändern Sie unter System → Vorlagen, Vorlage Website nicht erreichbar. Ist die Vorlage abgeschaltet oder der Mailversand nicht freigegeben, geht nichts hinaus.

Für diese Post gelten feste Grenzen:

• Geschrieben wird nur über die Website des Kunden, nie über Mailserver, Postfach oder FTP.
• Geschrieben wird erst, wenn die Ausfallschwelle erreicht ist.
• Je Ausfall geht eine Mail hinaus, und je Kunde eine, auch wenn mehrere seiner Domains betroffen sind.
• Der Vertrag zur Website muss aktiv sein.
• Bei einer Störung auf der eigenen Seite geht nichts hinaus.
• Wären in einem Lauf mehr als 20 Kunden anzuschreiben, hält Cloudfakt die Post ganz zurück und meldet das Ihnen.

Achtung: Beim Einschalten des Hakens gelten alle Websites, die in diesem Augenblick schon gestört sind, als gemeldet. Ihre Kunden bekommen dazu keine Mail. Geschrieben wird ab dann nur über Ausfälle, die ab dann beginnen.

Eine einzelne Rechnung schreiben Sie unter Fakturierung → Rechnungen mit dem Knopf Neue Rechnung. Je nach Einstellung der Installation öffnet sich zuerst die kurze Maske (siehe Die Kurzanlage gleich unten) oder gleich die volle Maske. Die volle Maske füllen Sie so aus:

1. Suchen Sie den Kunden über Name oder Kundennummer und wählen Sie ihn aus.
2. Erfassen Sie die Positionen. Position hinzufügen (Taste F2) legt eine neue Zeile an.
3. Prüfen Sie Datum, Leistungsdatum und Fällig. Bleibt Fällig leer, rechnet Cloudfakt das Zahlungsziel des Kunden ab dem Rechnungsdatum.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Das Feld Nummer bleibt im Normalfall leer: Cloudfakt vergibt beim Speichern die nächste Nummer aus dem Nummernkreis. Eine eigene Nummer tragen Sie nur ein, wenn Sie eine Rechnung nachtragen. Eine bereits vergebene Nummer weist die Maske ab. Eine einmal vergebene Nummer lässt sich später nicht mehr ändern.

Das Feld Status bietet beim Anlegen Offen und Zweifelhaft. Bezahlt entsteht durch die Zahlung (Kapitel 7), Storniert durch den Storno (Abschnitt 6.5) und Entwurf nur im Rechnungslauf (Abschnitt 6.2). Ein Entwurf bleibt in der Maske Entwurf, bis er finalisiert wird.

Die Kurzanlage

Die kurze Maske fragt nur drei Dinge ab, die Positionen kommen danach:

1. Kunde: Name oder Kundennummer eintippen und den Kunden in der Liste darunter wählen. Unter dem Feld steht danach der gewählte Kunde mit Häkchen.
2. Datum: vorbelegt mit heute.
3. Versandweg: Per E-Mail oder Per Drucker (Sammel-PDF). Mit der Wahl des Kunden stellt Cloudfakt ein, was in seinen Stammdaten steht. Sie können es ändern.
4. Klicken Sie auf Speichern und Details, um gleich die Positionen zu erfassen. Speichern und schließen legt den Beleg ab und führt zum Rechnungslauf, wo er unter den Entwürfen steht.

Die Kurzanlage legt einen Entwurf an, noch ohne Nummer. Die Nummer vergibt Cloudfakt erst beim Festschreiben. Verwerfen Sie den Entwurf, bleibt deshalb keine Lücke im Nummernkreis. Fälligkeit, Anschrift und Zahlungsart übernimmt Cloudfakt wie bei jeder Rechnung aus dem Kunden. Festgeschrieben und versendet wird der Entwurf am Rechnungsblatt mit dem grünen Knopf (siehe Der nächste Schritt an der Rechnung) oder im Rechnungslauf (Abschnitt 6.2).

Solange der Entwurf keine Position hat, lässt er sich nicht festschreiben. Das Rechnungsblatt sagt das in einem Hinweis mit dem Verweis Positionen erfassen. Alle finalisieren und die Auswahl im Rechnungslauf lassen einen solchen Entwurf aus.

Achtung: Solange für einen Kunden ein Entwurf liegt, übergeht der Rechnungslauf diesen Kunden. Seine fälligen Verträge kommen erst wieder in den Lauf, wenn der Entwurf festgeschrieben oder verworfen ist. Lassen Sie einen Entwurf aus der Kurzanlage deshalb nicht liegen. Die Tagesübersicht meldet alte Entwürfe.

Wer lieber alles auf einmal erfasst, klickt in der kurzen Maske auf Stattdessen die volle Maske. Die volle Maske speichert gleich eine offene Rechnung mit Nummer. Ohne das Modul Rechnungslauf gibt es nur die volle Maske, weil ein Entwurf dort nicht festgeschrieben werden könnte. Ob die Kurzanlage erscheint, legt der Betreiber der Installation fest.

Tipp: Viele Knöpfe am Rechnungsblatt und in den Listen zeigen nur ein Symbol. Den Namen sehen Sie, wenn Sie mit der Maus darüber stehen. Dieses Kapitel nennt die Knöpfe bei diesem Namen.

Positionen

Jede Position hat die Felder Artikel (mit Vorschlagsliste), Bezeichnung, Menge, Einzelpreis €, Rabatt % und MwSt. %. Dazu kommt wahlweise der Leistungszeitraum mit Zeitraum von und Zeitraum bis. Er ist die Grundlage der Rechnungsabgrenzung (Abschnitt 6.10). Ein Ende vor dem Beginn weist die Maske ab.

Unter den Positionen rechnet Cloudfakt Netto, Steuer und Brutto mit. Bei mehreren Steuersätzen weist der Beleg jeden Satz getrennt aus.

Unter der Bezeichnung einer Position kann auf dem Beleg klein ein erklärender Text stehen. Bei Dienstleistungen übernimmt der Rechnungslauf dafür, was im Vertrag unter Bemerkungen / Text steht. Bei Speicherplätzen übernimmt er das Feld nicht. Der Text wird beim Erstellen der Rechnung mitgeschrieben und ändert sich danach nicht mehr, auch wenn der Vertragstext später ein anderer ist. Was nur intern gilt, gehört im Vertrag in das Feld Interne Bemerkungen (Kapitel 5, „Die Felder eines Vertrags“).

Textzeilen

Textzeile hinzufügen (Taste F3) legt eine reine Erklärzeile an. Sie hat nur Text, also keine Menge, keinen Preis, keinen Rabatt und keine Summe, und erklärt die Position darüber.

• Der Text darf mehrzeilig sein.
• Am Bildschirm, im PDF und im Kundencenter läuft er über die Zahlenspalten hinweg.
• Die Zeile zählt als Position mit, damit die Nummerierung am Beleg durchläuft.
• In der XRechnung erscheint sie nicht.

Denselben Knopf gibt es bei Angeboten und Aufträgen (Abschnitt 6.9).

Die Zeile mit dem Zahlungsart-Aufschlag

Hat der Kunde eine Zahlungsart mit Aufschlag, steht dieser als eigene Zeile auf der Rechnung. Diese Zeile lässt sich nicht ändern. Sie ist grau hinterlegt und zeigt ein Schloss mit dem Hinweis, dass sie bei jedem Speichern neu gerechnet wird. Der Aufschlag hängt an der Summe aller übrigen Positionen und an der Zahlungsart des Kunden, und beides kann sich mit demselben Speichern ändern.

Status einer Rechnung

Status	Bedeutung
Entwurf	Noch keine Nummer, zählt nirgends mit, im Kundencenter unsichtbar.
Offen	Gültiger Beleg mit Nummer, wartet auf Zahlung.
Teilzahlung	Ein Teil ist eingegangen.
Bezahlt	Erledigt.
Storniert	Durch eine Stornorechnung aufgehoben.
Stornobeleg	Die Stornorechnung selbst. Sie fordert kein Geld.
Zweifelhaft	Als voraussichtlich uneinbringlich gekennzeichnet (Abschnitt 6.11).

Wann eine Rechnung nicht mehr änderbar ist

Bearbeiten steht am Rechnungsblatt, solange die Rechnung weder versendet noch gedruckt ist, keine Zahlung trägt und nicht bezahlt, storniert oder zweifelhaft ist. Danach ist sie festgeschrieben, und das Rechnungsblatt sagt das in einer Zeile oben. Berichtigt wird dann über Storno oder Gutschrift (Abschnitt 6.5). Gutschriften und Stornobelege sind von ihrer Anlage an festgeschrieben.

Die Rechnungsliste

Fakturierung → Rechnungen hat die Reiter Alle, Offene Posten, Überfällig, Gemahnt, Bezahlt und Zweifelhafte Forderungen. An jedem Reiter stehen die Anzahl und der Betrag dieser Auswahl: bei Alle und Bezahlt die Bruttosumme, bei den übrigen der noch offene Betrag. Die Fußzeile der Tabelle rechnet über das, was die Suche gerade zeigt, und zwar über alle Seiten.

Unter dem Fälligkeitsdatum einer offenen Rechnung steht eine Marke: blau „fällig in 12 Tagen“, gelb ab drei Tagen davor und „heute fällig“, rot „3 Tage überfällig“. Bezahlte und stornierte Rechnungen tragen keine.

Entwürfe stehen nicht in dieser Liste. Sie finden sie im Rechnungslauf (Abschnitt 6.2). In jeder Zeile öffnet das PDF-Symbol den Beleg. Die übrigen Symbole erfassen eine Zahlung (Kapitel 7, „Zahlungseingang erfassen“), kennzeichnen die Forderung als zweifelhaft, erstellen eine Gutschrift oder stornieren.

Der nächste Schritt an der Rechnung

Auf dem Rechnungsblatt steht oben rechts vorn ein grüner Knopf, der wie der nächste Schritt heißt:

Zustand der Rechnung	Knopf
Entwurf ohne Position	Positionen erfassen, öffnet die Maske
Entwurf	Festschreiben & per E-Mail senden oder Festschreiben & PDF drucken, je nach Versandweg
offen, noch nicht versendet	Per E-Mail senden
offen oder teilweise bezahlt	Zahlung erfassen, springt zur Karte Zahlung erfassen weiter unten
bezahlt, storniert	Kein weiterer Schritt

Der Pfeil daneben öffnet die Liste aller Schritte. Was gerade nicht geht, steht grau darin, mit dem Grund darunter, etwa Erst festschreiben. Die Schritte fragen wie die Symbole daneben nach, bevor sie etwas versenden oder festschreiben. Neben der Überschrift stehen Status, Mahnstufe und Fälligkeit als Marken. Ob Knopf und Marken erscheinen, legt der Betreiber der Installation fest.

Der Rechnungslauf unter Fakturierung → Rechnungslauf sammelt alle zum Stichtag fälligen Verträge ein und fasst sie je Kunde zu einer Rechnung zusammen. Ein Kunde mit zwölf Domains, drei Hostings und einem Wartungsvertrag bekommt eine Rechnung mit sechzehn Positionen und nicht sechzehn Rechnungen.

Der sichere Weg hat vier Schritte: Vorschau, Entwürfe anlegen, Entwürfe durchsehen, finalisieren.

Schritt 1: Vorschau

1. Wählen Sie oben den Stichtag. Berechnet wird, was an diesem Tag oder früher fällig ist.
2. Wählen Sie den Versandweg.
3. Klicken Sie auf Vorschau.

Der Versandweg bestimmt, welche Kunden der Lauf einsammelt. Per E-Mail nimmt die Kunden, deren Rechnungsversand auf E-Mail steht und bei denen eine Adresse hinterlegt ist. Per Drucker (Sammel-PDF) nimmt alle übrigen: Rechnungsversand Druck, Portal und E-Mail ohne Adresse. So fällt kein Kunde durch beide Läufe.

Merksatz: Die Vorschau schreibt nichts. Sie dürfen jeden Stichtag durchprobieren, ohne etwas anzurichten.

Die Vorschau zeigt je Kunde die Kundennummer, den Namen, die Positionen im Klartext, Netto und Brutto. Über die Spaltenköpfe Nr., Kunde, Netto € und Brutto € sortieren Sie die Liste. Am Fuß steht die Summe mit der Zahl der Rechnungen. Versandgebühr, offene Rücklastschriftgebühren und der Zahlungsart-Aufschlag sind bereits eingerechnet, weil sie als eigene Positionen auf die Rechnung kommen (System → Einstellungen → Rechnungsgebühren).

Am Ende jeder Zeile steht ein PDF-Symbol. Es zeigt die Rechnung dieses Kunden so, wie der Lauf sie anlegen würde, mit dem Rechnungsdatum und der Notiz aus der Maske. Ein Entwurf entsteht dabei nicht, und nichts wird gespeichert. Ist für den Kunden noch ein Entwurf offen oder läuft gerade ein Rechnungslauf, steht das statt des Belegs im Vorschaufenster.

Tipp: Sortieren Sie zuerst. Ein Klick auf einen Spaltenkopf lädt die Seite neu, und bereits gesetzte Häkchen und eingetippte Notizen sind dann weg.

Für den Weg über Entwürfe stellen Sie in der Vorschau drei Dinge ein:

• Das Rechnungsdatum über der Liste. Es steht auf dem Beleg und beginnt die Zahlungsfrist. Vorgabe ist heute. Der Stichtag bleibt das Leistungsdatum.
• Das Häkchen in der ersten Spalte schließt den Kunden von diesem Lauf aus. Das Häkchen im Spaltenkopf setzt alle und nimmt sie beim zweiten Klick wieder weg. „Alle bis auf zwei“ geht so: Kopfzeile anhaken, dann die zwei Zeilen einzeln abwählen.
• In der Spalte Notiz (optional) tragen Sie einen Text ein, der auf die Rechnung dieses Kunden kommt.

Schritt 2: Als Entwürfe anlegen

Als Entwürfe anlegen (vor dem Versand prüfen) erzeugt je Kunde eine Rechnung im Status Entwurf:

• ohne Rechnungsnummer, es wird also keine Nummer verbraucht,
• ohne Versand,
• und die Fälligkeiten der Verträge rücken noch nicht weiter.

Damit ist nichts endgültig. Ein verworfener Entwurf hinterlässt keine Lücke im Nummernkreis.

Schritt 3: Entwürfe durchsehen

Unter der Vorschau steht die Karte Entwürfe mit Kunde, Rechnungsdatum, Zahlungsart, Hinweis, Netto und Brutto. Sie zeigt alle Entwürfe, auch die aus dem Lauf für einen einzelnen Kunden (Abschnitt 6.4).

Worauf die Liste Sie hinweist:

• Kunden mit Postversand tragen das Kennzeichen Postversand.
• Steht ein Kunde auf Lastschrift, hat aber kein gültiges Mandat, steht bei der Zahlungsart in Rot, dass kein SEPA-Mandat vorliegt und nicht eingezogen werden kann.
• Trägt ein Entwurf ein anderes Rechnungsdatum als heute, steht darunter nicht von heute. Das Datum stammt vom Tag der Anlage. Beim Finalisieren setzt Cloudfakt ein zurückliegendes Rechnungsdatum auf den Tag des Finalisierens und rechnet das Zahlungsziel neu; ein Datum in der Zukunft bleibt stehen.

Je Zeile stehen diese Knöpfe:

Knopf	Wirkung
PDF ansehen	Zeigt den Beleg, wie er aussehen wird. Er ist als Entwurf gekennzeichnet und hat keinen Zahlungs-QR-Code. Im Zahlungsblock steht, dass die Nummer erst beim Finalisieren vergeben wird.
Bearbeiten	Öffnet die Rechnungsmaske aus Abschnitt 6.1: Positionen ändern, löschen, ergänzen.
Finalisieren & per E-Mail	Vergibt die Nummer, stellt die Verträge weiter und versendet.
Finalisieren & Druck-PDF	Dasselbe, der Beleg öffnet sich als PDF zum Drucken.
Verwerfen	Löscht den Entwurf nach Rückfrage.

Für mehrere Entwürfe auf einmal steht vor jeder Zeile ein Häkchen und im Spaltenkopf eines für alle. Ausgewählte finalisieren und Ausgewählte verwerfen nennen die Anzahl und fragen vor dem Ausführen nach. Oben in der Karte stehen außerdem Sammel-PDF aller Entwürfe und Alle finalisieren & per E-Mail.

Achtung: Die Sammelknöpfe versenden per E-Mail. Kunden mit Postversand bekommen dabei keine Mail. Ihre Rechnung wird trotzdem finalisiert und wartet danach unter Fakturierung → Postversand (Abschnitt 6.7). Die Meldung nach dem Lauf nennt getrennt, wie viele Rechnungen versendet, zurückgehalten und für den Postversand vorgesehen sind.

Schritt 4: Finalisieren

Erst beim Finalisieren geschieht das Endgültige:

1. Cloudfakt vergibt die lückenlose Rechnungsnummer.
2. Die Fälligkeiten der Verträge rücken weiter.
3. Die Rechnung wird Offen und zählt in den Forderungen mit.
4. Cloudfakt versendet die Rechnung, sofern die Sendefreigabe eingeschaltet ist.

Weitergestellt werden nur die Verträge, deren Position noch auf dem Entwurf steht. Löschen Sie im Entwurf eine Position, bleibt ihr Vertrag fällig und kommt beim nächsten Lauf wieder. Einen Zahlungsart-Aufschlag rechnet Cloudfakt beim Finalisieren neu.

Der Direktweg

Wer den Zwischenschritt nicht braucht, erzeugt und versendet aus der Vorschau heraus sofort. Der Knopf unter der Vorschau heißt je nach Versandweg Direkt ausführen & per E-Mail versenden oder Direkt ausführen & Druck-PDF erzeugen und fragt vorher nach.

Achtung: Der Direktweg berechnet alle Kunden der Vorschau. Die Häkchen zum Ausschließen, die Notizen und das gewählte Rechnungsdatum gelten nur für den Weg über Entwürfe. Das Rechnungsdatum ist beim Direktweg immer der heutige Tag.

Läuft bereits ein Rechnungslauf, etwa der automatische, meldet Cloudfakt das und startet keinen zweiten.

Diese Regeln beantworten fast jede Frage der Art „Warum ist dieser Kunde nicht dabei?“.

Regel	Erklärung
Nur aktive Verträge mit Termin	Ein gesperrter oder gekündigter Vertrag wird nie berechnet, einer ohne Nächste Abrechnung auch nicht.
Inaktive und gesperrte Kunden nie	Auch dann nicht, wenn ihre Verträge noch auf aktiv stehen. Dasselbe gilt für Kunden, bei denen im Kundenblatt hinterlegt ist, dass sie nicht berechnet werden.
Kunden mit offenem Entwurf warten	Solange für einen Kunden ein Entwurf besteht, lässt jeder weitere Lauf ihn aus. Finalisieren oder verwerfen Sie den Entwurf zuerst. Die Meldung nach dem Anlegen nennt die Zahl der ausgelassenen Kunden.
Keine Position über 0,00 €	Eine Zeile ohne Betrag kommt nicht auf die Rechnung. Ergeben alle fälligen Verträge eines Kunden zusammen 0 € oder weniger, entsteht keine Rechnung. Negative Zeilen bleiben und mindern den Betrag.
Übersprungene ziehen ihren Termin nach	Ergibt ein Kunde genau 0,00 €, rückt seine Fälligkeit im Direktweg und im automatischen Lauf trotzdem vor. Sonst stünde er in jeder weiteren Vorschau erneut. Bei einem negativen Betrag bleibt der Termin stehen: das ist Geld zugunsten des Kunden und soll sichtbar bleiben. Beim Anlegen von Entwürfen ändert sich an den Terminen nichts.
Postversand-Kunden nur von Hand	Der automatische Lauf (System → Einstellungen → Automatik) berechnet nur Kunden mit Versandweg E-Mail. Die Rechnung der übrigen entsteht, wenn Sie den Lauf selbst mit dem Versandweg Per Drucker (Sammel-PDF) starten. Eine Rechnungsmail bekommen diese Kunden nie.

Nicht jede Abrechnung wartet auf den Monatslauf. Wer einem Kunden eine eben erfasste Leistung berechnen will, startet den Lauf am Kundenblatt: oben rechts steht der Knopf Rechnungslauf.

1. Klicken Sie am Kundenblatt auf Rechnungslauf.
2. Tragen Sie Berechnen bis einschließlich ein. Das ist der Stichtag und kein Zeitraum: berechnet wird jeder Vertrag, der an diesem Tag oder früher fällig ist, auch ein länger zurückliegender. Das Datum darf in der Zukunft liegen.
3. Prüfen Sie das Rechnungsdatum. Es steht auf dem Beleg und beginnt die Zahlungsfrist. Vorgabe ist heute.
4. Mit PDF ansehen sehen Sie die Rechnung vorab, ohne dass ein Entwurf entsteht. Gibt es bis zum Stichtag nichts zu berechnen, nennt das Vorschaufenster den nächsten Termin.
5. Klicken Sie auf Entwurf anlegen.

Zwischen den beiden Feldern stehen die Fälligkeiten dieses Kunden mit den Vertragsnamen. Ein Klick auf ein Datum trägt es als Stichtag ein. Ist die Liste leer, hat kein aktiver Vertrag ein Abrechnungsdatum. Füllen Sie dann Nächste Abrechnung im Vertrag, statt den Stichtag zu ändern.

Der Knopf erscheint nur, wenn das Modul Rechnungslauf freigeschaltet ist und Ihre Rolle im Bereich Rechnungen und Mahnwesen die Stufe Bearbeiten hat.

Es entsteht ein Entwurf ohne Rechnungsnummer, und nichts wird versendet. Cloudfakt öffnet ihn sofort. Prüfen Sie die Positionen, bearbeiten Sie sie bei Bedarf und finalisieren Sie den Entwurf mit dem Knopf oben am Rechnungsblatt: Finalisieren & per E-Mail oder, bei Kunden mit Postversand, Finalisieren & Druck-PDF. Der Umweg über die Entwürfe-Liste entfällt. Bis dahin lässt sich der Entwurf im Rechnungslauf verwerfen.

Merksatz: Der Versandweg richtet sich nach den Stammdaten des Kunden. Wer auf Postversand steht, bekommt auch auf diesem Weg keine E-Mail. Sein Beleg wartet unter Fakturierung → Postversand.

Zweimal hintereinander gestartet passiert nichts Doppeltes. Die Fälligkeiten rücken erst beim Finalisieren vor, deshalb führt der Knopf auf den vorhandenen Entwurf, statt einen zweiten anzulegen.

Wird nichts berechnet, nennt der Hinweis den Grund: Der Kunde ist gesperrt, von der Berechnung ausgenommen oder nicht aktiv, oder bis zum gewählten Stichtag ist nichts fällig. Im letzten Fall nennt der Hinweis den nächsten Termin.

Eine falsche Rechnung wird storniert und neu gestellt. Eine Gutschrift erstattet einen Betrag, ohne die Rechnung aufzuheben.

Merksatz: Eine falsche Rechnung wird nicht gelöscht, sie wird storniert. So bleibt der Nummernkreis lückenlos und die Buchhaltung nachvollziehbar.

Rechnung stornieren

Der Knopf Rechnung stornieren steht am Rechnungsblatt und in der Rechnungsliste. Cloudfakt erzeugt daraufhin eine Stornorechnung mit eigener Nummer aus dem Stornokreis. Sie nennt die stornierte Rechnung, fordert kein Geld und hat deshalb weder Zahlungsblock noch QR-Code. Die ursprüngliche Rechnung steht danach auf Storniert.

Stammt die Rechnung aus dem Rechnungslauf, stellt der Storno die Verträge zurück: Nächste Abrechnung steht an jedem Vertrag der Rechnung wieder auf dem Beginn der berechneten Periode, also auf dem Termin vor der Rechnung. So berichtigen Sie eine falsche Rechnung:

1. Öffnen Sie die Rechnung, klicken Sie auf Rechnung stornieren und bestätigen Sie die Rückfrage.
2. Lesen Sie die Meldung oben. Sie nennt die Stornorechnung und sagt, wie viele Verträge zurückgestellt wurden. Dasselbe steht in der Kundenhistorie.
3. Berichtigen Sie am Vertrag, was an der Rechnung falsch war (Preis, Menge, Zyklus).
4. Starten Sie den Rechnungslauf. Er berechnet dieselbe Periode noch einmal.

Fall	Was der Storno tut
Wiederkehrender Vertrag, danach nichts mehr berechnet	Termin zurück auf den Beginn der stornierten Periode.
Dieselbe oder eine spätere Periode steht schon auf einer anderen Rechnung oder in einem Entwurf	Termin bleibt, sonst berechnete der Lauf die spätere Periode doppelt. Die Meldung nennt die Zahl dieser Verträge.
Einmalige Leistung	Wieder fällig, als wäre sie nie berechnet worden.
Einrichtung stand auf der stornierten Rechnung	Kommt bei der Neuverrechnung wieder mit.
Erste Rechnung eines Vertrags mit Preis ab dem 2. Jahr	Der Vertrag gilt wieder als nicht berechnet. Die Neuverrechnung nimmt noch einmal den Einstiegspreis. Eine spätere Rechnung desselben Vertrags ändert daran nichts, sie wird zum Folgepreis neu berechnet.
Rücklastschriftgebühr stand auf der stornierten Rechnung	Die Gebühr ist wieder offen und kommt auf die nächste Rechnung des Kunden. Die Kundenhistorie nennt es. Haben Sie die Gebührenzeile vorher von Hand von der Rechnung genommen, bleibt sie erlassen.
Position ohne Vertrag (von Hand geschrieben, Gebühr)	Nichts.

Nach einer Gutschrift gibt es keinen Storno mehr. Der Storno hebt die ganze Rechnung auf; was schon gutgeschrieben ist, würde ein zweites Mal aufgehoben. Am Rechnungsblatt fehlt der Knopf dann, und in der Liste weist Cloudfakt den Storno mit einer Meldung ab. Soll die Rechnung trotzdem ganz aufgehoben werden, schreiben Sie den Rest gut. Die Verträge stellt eine Gutschrift nicht zurück: soll die Periode neu berechnet werden, setzen Sie Nächste Abrechnung am Vertrag von Hand zurück.

Ein Entwurf lässt sich nicht stornieren. Er hat noch keine Nummer und wird gelöscht.

Eine bezahlte oder teilbezahlte Rechnung lässt sich nicht stornieren. Die Zahlung bliebe sonst ohne Gegenbuchung an einem aufgehobenen Beleg stehen. Erstellen Sie stattdessen eine Gutschrift; sie verrechnet den Betrag und weist einen Rest aus.

Soll die Periode nicht neu berechnet werden, stellen Sie den Termin am Vertrag nach dem Storno von Hand wieder vor. Läuft der Rechnungslauf nach Zeitplan (System → Einstellungen → Automatik), geschieht die Neuverrechnung beim nächsten Lauf von selbst.

Gutschrift erstellen

Auf einer Rechnung mit Nummer steht Gutschrift erstellen, solange sie nicht storniert und nicht schon in voller Höhe gutgeschrieben ist. Fehlt der Knopf, nennt das Rechnungsblatt den Grund. Derselbe Knopf in der Zeile der Rechnungsliste öffnet das Rechnungsblatt gleich mit aufgeklapptem Formular.

1. Klicken Sie am Rechnungsblatt auf Gutschrift erstellen. Das Formular zeigt alle Positionen, zunächst alle angehakt.
2. Entfernen Sie die Häkchen bei den Positionen, die nicht gutgeschrieben werden. So entsteht eine Teilgutschrift.
3. Entscheiden Sie über das Häkchen Offenen Betrag dieser Rechnung mit der Gutschrift ausgleichen (Vorgabe: gesetzt).
4. Klicken Sie auf Gutschrift erstellen und bestätigen Sie die Rückfrage.

Die Gutschrift ist ein eigener Beleg mit negativen Beträgen, einer Nummer aus dem Gutschrift-Kreis und dem Verweis Gutschrift zu Rechnung …. Die Rechnung selbst bleibt, wie sie ist, und kein Vertragstermin wird zurückgestellt. Das Formular nennt, wie viel auf der Rechnung noch höchstens gutzuschreiben ist. Mehr als den Rechnungsbetrag lässt Cloudfakt nicht zu, auch nicht über mehrere Teilgutschriften.

Mit dem Häkchen bucht Cloudfakt auf beide Belege dieselbe Summe mit umgekehrtem Vorzeichen (Zahlungsart Verrechnung mit Gutschrift). Verrechnet wird höchstens der offene Betrag der Rechnung. Ohne das Häkchen bleiben beide Belege offen: die Rechnung mit ihrem Betrag, die Gutschrift mit dem negativen. Das ist der Weg, wenn Sie das Geld tatsächlich zurücküberweisen.

Stornorechnung und Gutschrift haben eigene Vorlagen und eigene Nummernkreise (Kapitel 3, „Nummernkreise“). Ist eine Nummer im Kreis schon belegt, nimmt Cloudfakt die nächste freie. Beide entstehen außerhalb des Rechnungslaufs und gehen deshalb nur über Per E-Mail senden an den Kunden (Abschnitt 6.6).

Eine Rechnung, Gutschrift oder Stornorechnung senden Sie direkt vom Rechnungsblatt mit Per E-Mail senden. Cloudfakt fragt vorher nach und weist darauf hin, wenn der Beleg schon einmal versendet wurde. Ein Entwurf lässt sich so nicht senden, er hat noch keine Nummer.

Es gelten dieselben Regeln wie im Rechnungslauf:

• Kunden mit Postversand bekommen keine Mail. Cloudfakt meldet, dass der Kunde seine Belege per Post erhält.
• Ohne Sendefreigabe geht nichts hinaus (Kapitel 17, „Die Sendefreigabe“).
• Der Versand steht in der Mail-Ablage des Kunden und in der Kundenhistorie.
• Antwortet der Mailserver nicht, meldet Cloudfakt Ausgang des Versands unklar. Der Beleg steht dann oben auf dem Rechnungsblatt unter Versand mit unklarem Ausgang (Kapitel 8, „Versand mit unklarem Ausgang“).
• Die Blindkopie folgt der Belegart. Gutschriften und Stornorechnungen haben eine eigene Zeile (Kapitel 9, „Blindkopie je Belegart“).

E-Rechnung: XRechnung und ZUGFeRD

Voraussetzung ist das Modul eRechnung. Ohne es erscheinen weder die Knöpfe noch das Häkchen am Kunden.

Für einen einzelnen Beleg stehen am Rechnungsblatt die Knöpfe XRechnung (reine XML-Datei) und ZUGFeRD (Rechnungs-PDF mit eingebettetem XML). Beide gibt es erst an einer Rechnung mit Nummer, nicht am Entwurf.

Dauerhaft stellen Sie die E-Rechnung je Kunde ein: Kunde bearbeiten, Häkchen Als E-Rechnung versenden (XRechnung / ZUGFeRD). Danach geht jede Rechnungsmail an diesen Kunden mit dem ZUGFeRD-PDF statt des einfachen PDF hinaus. Firmenkunden bekommen zusätzlich die XRechnung als XML-Datei. Als Firma gilt ein Kunde mit dem Kennzeichen Firma oder mit ausgefülltem Firmennamen. Das Feld XRechnung Leitweg-ID brauchen Sie nur für Rechnungen an Behörden.

Lässt sich die E-Rechnung für einen Beleg nicht erzeugen, versendet Cloudfakt den gewöhnlichen Beleg und vermerkt den Fehlschlag in der Kundenhistorie. Der Versand bricht nicht ab.

Die Steuer weist die E-Rechnung je Steuersatz aus der Bemessungsgrundlage aus, wie die Norm EN 16931 es verlangt. Der Beleg selbst rechnet die Steuer je Position; bei vielen kleinen Positionen können beide Wege um einen Cent auseinanderliegen. Die Differenz steht in der E-Rechnung als Rundungsbetrag, der Bruttobetrag ist auf Beleg und E-Rechnung derselbe.

Fakturierung → Postversand führt die Rechnungen, die auf Papier hinausgehen und noch nicht gedruckt sind.

In der Liste stehen die Rechnungen dieser Kunden:

• Rechnungsversand Druck.
• Rechnungsversand E-Mail ohne hinterlegte Adresse. Sonst hinge die Rechnung zwischen beiden Wegen und würde nie gedruckt. Diese Fälle nennt auch Buchhaltung → Auswertungen in der Karte Datenqualität.

Kunden mit Rechnungsversand Portal gehören nicht dazu.

Aufgeführt werden nur Rechnungen mit Status Offen, Teilzahlung und Zweifelhaft. Entwürfe sind noch nicht fertig, stornierte und bezahlte Rechnungen müssen nicht mehr hinaus.

Knopf	Wirkung
Alle drucken und als versendet markieren	Erzeugt ein Sammel-PDF in der Reihenfolge der Rechnungsnummern und setzt die Belege auf versendet. Rechnungen, die gerade beim Briefdienst liegen, stehen nicht im PDF.
Nur Vorschau	Liefert dasselbe PDF, ohne etwas zu markieren.
Als versendet markieren, Als offen markieren	Führt einen einzelnen Beleg von Hand als versendet oder wieder als offen.
Versendete anzeigen, Offene anzeigen	Schaltet die Liste um.

Die Ansicht Bereits versendet zeigt den vollständigen Verlauf, unabhängig davon, ob die Rechnung inzwischen bezahlt ist. Jeder Versand steht in der Kundenhistorie.

Tipp: Nach einer Übernahme aus einem Altsystem tragen die übernommenen Rechnungen kein Druckdatum und stehen deshalb alle im Postversand. Der Betreiber der Installation trägt das Datum einmalig nach (Kapitel 19, „Was eine Übernahme nicht mitbringen kann“). Bis dahin ist die Liste sehr lang.

Über einen Briefdienst versenden

Statt selbst zu drucken und zu kuvertieren, übergeben Sie eine Rechnung dem Online-Briefdienst eBrief der PIN AG. Er druckt, kuvertiert und stellt zu. Sie brauchen dafür ein Kundenkonto bei eBrief mit Zugang zur Schnittstelle.

Tipp: Lassen Sie beim ersten Brief das Häkchen Ohne Rückfrage in den Druck aus und sehen Sie sich den Brief mit Vorschau an, bevor Sie ihn freigeben. Prüfen Sie dabei vor allem, ob die Anschrift im Adressfeld sitzt.

Einrichten

1. Öffnen Sie System → Einstellungen → Briefdienst.
2. Tragen Sie Benutzer und Passwort Ihres eBrief-Zugangs ein. Das Passwort wird verschlüsselt gespeichert und nicht mehr angezeigt; ein leeres Feld behält das gespeicherte.
3. Wählen Sie, ob Cloudfakt mit der Testumgebung spricht, ob in Farbe und ob beidseitig gedruckt wird. Farbe und beidseitiger Druck ändern den Preis eines Briefs.
4. Lassen Sie Ohne Rückfrage in den Druck zunächst aus.
5. Klicken Sie auf Speichern, danach auf Verbindung prüfen. Die Prüfung meldet sich bei eBrief an und speichert nichts.

Ohne Rückfrage in den Druck	Was mit einem Brief geschieht
aus (Vorgabe)	Der Brief wartet bei eBrief auf Ihre Freigabe. Sie können ihn dort ansehen und danach freigeben oder zurückziehen.
an	Der Brief geht in den Druck, sobald er übergeben ist, und lässt sich nicht mehr aufhalten.

Versenden

1. Öffnen Sie Fakturierung → Postversand. Mit eingerichtetem Zugang hat die Liste die Spalte Briefdienst.
2. Klicken Sie bei der Rechnung auf Über Briefdienst senden.
3. Wartet der Brief auf die Freigabe, stehen dort Freigeben und Zurückziehen. Nach der Freigabe lässt er sich nicht mehr zurückziehen.
4. Vorschau öffnet den Brief so, wie eBrief ihn aufbereitet hat, als PDF in einem neuen Tab: alle Seiten, auf der ersten Seite die Freimachung und ein grüner Rahmen um die Anschrift. Liegt die Anschrift nicht ganz im Rahmen, ziehen Sie den Brief zurück und passen die Rechnungsvorlage an. Sie brauchen dafür keinen Zugang zum eBrief-Portal. Die Vorschau steht nur, wenn sie für Ihren Betrieb freigeschaltet ist.
5. Stand abrufen fragt bei eBrief nach, wie weit der Brief ist.

Neben dem Stand zeigt die Spalte die Sendungsnummer, den Preis laut eBrief und, wenn etwas schiefging, die Meldung des Dienstes. Als versendet gilt die Rechnung erst, wenn eBrief sie an die Druckerei übergeben hat. Dann verschwindet sie aus der Liste der offenen, und der Versand steht in der Kundenhistorie.

Soll Cloudfakt den Stand von selbst nachziehen, schalten Sie unter System → Einstellungen → Automatik den Ablauf Stand der Briefdienst-Aufträge ein. Er fragt stündlich nach und liefert selbst nichts ein.

Achtung: Bleibt beim Übergeben die Antwort von eBrief aus oder bricht der Vorgang ab, kann der Brief dort trotzdem angekommen sein. Die Rechnung trägt dann den Stand Ausgang unklar und lässt sich nicht noch einmal senden. Sehen Sie im eBrief-Portal nach. Liegt der Brief dort nicht, klicken Sie auf Nicht angekommen; danach können Sie die Rechnung erneut übergeben. Liegt er dort, geben Sie ihn im Portal frei und markieren die Rechnung nach dem Druck mit Als versendet markieren. Kennt Cloudfakt die Auftragsnummer, steht in der Zeile zusätzlich Stand abrufen; damit klärt sich der Stand ohne Blick ins Portal.

Über den Briefdienst gehen derzeit nur Rechnungen aus der Liste Postversand, jede einzeln. Mahnungen, Einschreiben und Briefe ins Ausland drucken Sie weiterhin selbst. Der Preis, den eBrief nennt, ist ein Listenpreis und wird nicht auf die Rechnung gesetzt; das Porto für den Kunden regeln Sie wie bisher über die Versandgebühr.

Fakturierung → Rechnungsdruck gibt bereits gestellte Belege nachträglich aus, unabhängig vom Versandweg des Kunden: als ein Sammel-PDF zum Drucken oder als ZIP einzelner PDFs zum Ablegen.

1. Wählen Sie die Auswahl: für einen Zeitraum (Vorgabe: Jahresbeginn bis heute), von Rechn-Nr. bis Rechn-Nr. oder für einen SEPA-Lauf.
2. Grenzen Sie bei Bedarf ein: Filter auf die Zahlungsweise und Kunden (alle, nur Kunden mit Rechnung per E-Mail, nur Kunden mit Rechnung per Drucker). Der Filter SEPA-Lastschrift liefert die Rechnungen, die per Lastschrift eingezogen werden. Das sind genau die Belege, in deren Zahlungsinformation Einzug per SEPA-Lastschrift steht. Maßgeblich ist die Zahlungsart, die am Beleg festgehalten ist. Ältere und aus dem Altsystem übernommene Belege tragen keine eigene, für sie gilt die Zahlungsart des Kunden, im Filter wie auf dem Beleg. Eine Rechnung an einen Lastschriftkunden ohne gültiges Mandat fordert zur Überweisung auf und steht deshalb unter Überweisung.
3. Wählen Sie den Umfang (Tabelle unten).
4. Wählen Sie die Ausgabe: Sammel-PDF (Druck) oder ZIP einzelner PDFs (lokaler Ordner).
5. Klicken Sie auf Ausgabe. Das Sammel-PDF öffnet sich in einem neuen Fenster. Drucker, Kopien und Duplex wählen Sie im Druckdialog des Browsers.

Anzahl-Vorschau zeigt vorab, wie viele Belege die Auswahl trifft, ohne etwas auszugeben. Alle Angaben der Maske bleiben danach stehen, ein Klick auf Ausgabe gibt genau die gezählten Belege aus. Der Filter SEPA-Lastschrift trifft auch Rechnungen, deren Einzug noch aussteht. Wer die Belege eines bestimmten Einzugs braucht, wählt die Auswahl für einen SEPA-Lauf.

Rechnungen, Stornorechnungen und Gutschriften stehen im Sammel-PDF in der Reihenfolge der Belegnummern. Beim Umfang Mahnungen statt Rechnungen filtert der Zeitraum nach dem Mahndatum. Zahlungserinnerungen und Mahnungen kommen so heraus, wie sie versendet wurden, mit dem Datum und der Frist von damals. Bei Stornorechnungen und Gutschriften gibt es die Unterscheidung nach offen und gebucht nicht.

Obergrenzen

In ein Sammel-PDF passen höchstens 150 Belege, in ein ZIP höchstens 1.000. Trifft die Auswahl mehr, gibt Cloudfakt nichts aus und nennt die Zahl der Belege und die Grenze. Grenzen Sie dann den Zeitraum ein und holen Sie die Belege in mehreren Durchgängen, oder wählen Sie statt des Sammel-PDF das ZIP.

Wie die Dateien heißen

Sammel-PDF und ZIP tragen denselben Namen, nur die Endung unterscheidet sich. Vorn steht der gewählte Umfang, dahinter die Auswahl:

Umfang	Name bei Zeitraum 01.07.2026 bis 31.07.2026
alle Rechnungen	Rechnungsdruck 07 2026
nur offene Rechnungen	Offene Rechnungen 07 2026
nur gebuchte (bezahlte) Rechnungen	Gebuchte Rechnungen 07 2026
Stornorechnungen statt Rechnungen	Stornorechnungen 07 2026
Gutschriften statt Rechnungen	Gutschriften 07 2026
Mahnungen statt Rechnungen	Mahnungen 07 2026

• Reicht der Zeitraum über mehrere Monate, stehen der erste und der letzte: Rechnungsdruck 01 2026 - 07 2026.
• Bei der Auswahl von Rechn-Nr. bis Rechn-Nr. stehen die beiden Nummern im Namen: Rechnungsdruck 1001-1050.
• Bei der Auswahl für einen SEPA-Lauf steht der Einzugstag: Rechnungsdruck SEPA 2026-07-15.
• Auch hier steht der Umfang vorn, zum Beispiel Offene Rechnungen SEPA 2026-07-15.

Die einzelnen PDFs im ZIP heißen nach Beleg- und Kundennummer. Mahnbriefe tragen zusätzlich die Mahnstufe im Namen.

Fakturierung → Angebote & Aufträge führt Angebote und Aufträge, jede der beiden Belegarten mit eigenem Nummernkreis (Kapitel 3, „Nummernkreise“). Aus einem Angebot wird per Klick ein Auftrag, aus einem Auftrag werden Verträge oder eine Rechnung. Die Positionen wandern mit.

Der nächste Schritt am Beleg

Im Beleg steht oben rechts vorn ein grüner Knopf mit dem nächsten Schritt: bei einem Interessenten Als Kunde übernehmen, bei einem offenen Angebot In Auftrag umwandeln, bei einem Auftrag In Verträge übernehmen. Der Pfeil daneben zeigt alle Schritte, auch An Kunden senden und Direkt in Rechnung; was gerade nicht geht, steht grau mit dem Grund. Neben der Überschrift stehen Belegart und Status als Marken.

Beleg anlegen

1. Klicken Sie auf Auftragserfassung.
2. Wählen Sie, an wen der Beleg geht: Bestandskunde oder Neuer Interessent. Die Kundensuche geht über Firma, Name, Kundennummer und E-Mail. Die Preisgruppe des gewählten Kunden gilt für alle Positionen.
3. Wählen Sie die Belegart: Angebot oder Auftrag.
4. Erfassen Sie die Positionen mit Artikel, Bezeichnung, Menge, Einzelpreis € und Rabatt %. Position hinzufügen (Taste F2) legt eine Zeile an. Passt die Artikelnummer genau, übernimmt Cloudfakt Bezeichnung und Preis. Für eine freie Position lassen Sie den Artikel leer. Der Kopierknopf verdoppelt eine Zeile.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Textzeile hinzufügen (Taste F3) legt wie in der Rechnung eine Erklärzeile ohne Menge und Preis an (Abschnitt 6.1). Sie wandert von Angebot über Auftrag bis zur Rechnung mit und steht auch im Kundencenter und in der Bestellbestätigung. Bei der Übernahme in Verträge bleibt sie außen vor, denn aus einer Erklärung entsteht kein Vertrag.

Gültigkeit, Bedingungen und Unterschrift auf dem Angebot

Diese drei Angaben pflegen Sie unter System → Einstellungen → Rechnungsdaten → Angebote:

Feld	Bedeutung
Gültig ab Erstellung (Tage)	Belegt Gültig bis bei einem neuen Angebot vor (Vorgabe 28 Tage) und greift beim Speichern, falls das Feld leer bleibt.
Bedingungen auf dem Angebot	Mehrzeiliger Text unter den Positionen des Angebots-PDF, etwa Zahlungsplan, Zahlungsziel, Garantie, Support.
Annahmezeile mit Unterschrift auf dem Angebots-PDF	Block Auftragserteilung mit Linien für Ort, Datum und Unterschrift.

Bedingungen und Annahmezeile stehen nur auf dem Angebot, nicht auf Auftragsbestätigung und Rechnung. Bei der Belegart Auftrag bleibt Gültig bis leer.

Beleg ansehen und an den Kunden senden

Auf dem angelegten Beleg stehen oben PDF ansehen und An Kunden senden.

PDF ansehen öffnet den Beleg so, wie ihn der Kunde bekommt, mit Briefkopf und Fußzeile aus den Firmendaten. Einen Zahlungsblock hat er nicht.

An Kunden senden öffnet den Versanddialog:

1. Prüfen Sie den Empfänger. Er ist aus dem Kundenstamm vorbelegt. Kundenadresse, Rechnungsadresse und Ansprechpartner stehen in der Auswahlliste, und Sie können eine andere Adresse eintragen.
2. Prüfen Sie Betreff und Nachricht. Der Wortlaut kommt aus der Vorlage für Angebot und Auftragsbestätigung unter System → Vorlagen. Was Sie hier ändern, gilt nur für diese eine Mail.
3. Mit PDF vorher ansehen sehen Sie den Anhang, bevor er hinausgeht.
4. Klicken Sie auf Jetzt senden. Cloudfakt verschickt die Mail mit dem PDF im Anhang.

Nach dem Versand steht der Zeitpunkt in der Übersicht des Belegs unter Gesendet, der Vorgang samt Anhang in der Mail-Ablage des Kunden und ein Vermerk in der Kundenhistorie. Ein zweiter Versand ist möglich, der Dialog weist auf den vorherigen hin.

Achtung: Der Postausgang muss eingerichtet sein (Kapitel 9, „Postfächer einrichten“). Ohne ihn meldet der Dialog das und sendet nichts. Senden dürfen nur Benutzer mit der Rolle Administrator.

Beleg bearbeiten

Solange aus dem Beleg nichts entstanden ist, steht oben Bearbeiten. Die Maske ist dieselbe wie beim Anlegen, gefüllt mit den gespeicherten Positionen. Sie ändern Zeilen, fügen welche hinzu, kopieren und löschen sie und ändern Gültig bis.

Kunde, Belegart und Nummer bleiben unverändert. Wer den falschen Kunden gewählt hat, legt den Beleg neu an.

Der Knopf fehlt, sobald aus dem Beleg etwas geworden ist. Der Grund steht dann in einer Zeile über der Übersicht:

Grund	Was stattdessen zu tun ist
Das Angebot wurde in einen Auftrag gewandelt	Den Auftrag bearbeiten.
Der Beleg wurde fakturiert	Korrektur über die Rechnung oder eine Gutschrift.
Der Auftrag wurde in Verträge übernommen	Den Vertrag beim Kunden ändern.

War der Beleg bereits per Mail draußen, weist die Maske darauf hin. Senden Sie ihn nach dem Speichern erneut, sonst liegt beim Kunden der alte Stand. Die Ansicht des Belegs zeigt das ebenfalls an.

Beleg löschen

Neben Bearbeiten steht Löschen, mit Rückfrage. Es gilt dieselbe Schranke: Sobald ein Folgebeleg, eine Rechnung oder Verträge aus dem Beleg entstanden sind, lässt er sich nicht mehr löschen.

Die Positionen gehen mit, der Vorgang bleibt in der Kundenhistorie vermerkt. Die Belegnummer bleibt unbenutzt, im Nummernkreis entsteht also eine Lücke. Bei Angebot und Auftrag ist das ohne Belang. Rechnungen lassen sich aus genau diesem Grund nicht löschen, dort wird storniert.

Vom Angebot zum Auftrag, zu Verträgen und zur Rechnung

Knopf	Steht auf	Wirkung
In Auftrag wandeln	offenem Angebot	Legt einen Auftrag mit eigener Nummer und denselben Positionen an. Das Angebot gilt danach als angenommen.
In Verträge übernehmen	Auftrag	Legt aus den Positionen Verträge beim Kunden an. Berechnet wird hier nichts, das übernimmt der Rechnungslauf.
Sofort fakturieren	Angebot und Auftrag, solange nicht fakturiert	Erzeugt sofort eine offene Rechnung mit Nummer und dem Rechnungsdatum von heute.

Der übliche Weg für laufende Leistungen ist In Verträge übernehmen:

1. Klicken Sie am Auftrag auf In Verträge übernehmen.
2. Haken Sie die Positionen an, aus denen Verträge werden sollen.
3. Prüfen Sie je Zeile Bezeichnung, Art, Abrechnung, Menge, Grundpreis €, Rabatt %, Nächste Abrechnung und Vertragsbeginn. Art und Abrechnung schlägt Cloudfakt aus der Kategorie des Artikels vor, die Menge kommt aus der Auftragsposition. Berechnet wird später Grundpreis mal Menge.
4. Klicken Sie auf Verträge anlegen.

Achtung: Ohne Datum unter Nächste Abrechnung wird ein Vertrag nie berechnet. Jeder Schritt geht genau einmal: Ein Angebot wird einmal gewandelt, ein Beleg einmal fakturiert, und aus einem Auftrag entstehen einmal Verträge.

Ist der Auftrag schon berechnet, weil Sie ihn zuvor fakturiert haben oder weil eine Bestellung über die Webseite bereits bezahlt ist, sagt die Maske das und nennt die Rechnung. Die erste Periode jedes Vertrags ist damit abgedeckt. Cloudfakt schlägt Nächste Abrechnung deshalb einen Zyklus nach dem Rechnungsdatum vor: bei jährlicher Abrechnung ein Jahr später, bei monatlicher einen Monat später. Eine einmalige Position bekommt keinen Termin und wird nicht noch einmal berechnet. Einen früheren Termin weist Cloudfakt ab, damit der Rechnungslauf dieselbe Periode nicht ein zweites Mal berechnet. Ist die Rechnung storniert, gilt der Auftrag als nicht berechnet.

Ein Angebot teilweise annehmen

Nimmt der Kunde nur einen Teil des Angebots an, entsteht der Auftrag nur aus diesem Teil. Je nach Einstellung der Installation steht dafür am offenen Angebot der Knopf Teilweise annehmen neben In Auftrag wandeln.

1. Öffnen Sie das Angebot und klicken Sie auf Teilweise annehmen.
2. Tragen Sie je Position unter Angenommene Menge ein, was der Kunde nimmt. Vorbelegt ist die angebotene Menge, 0 lässt die Position weg. Mehr als angeboten übernimmt Cloudfakt nicht.
3. Klicken Sie auf Auftrag aus der Auswahl anlegen.

Der Auftrag trägt nur die gewählten Positionen mit der angenommenen Menge. Eine Textzeile geht mit, wenn die Position darüber mitgeht. Das Angebot gilt danach als angenommen und bleibt mit allen Positionen so stehen, wie es verschickt wurde.

Eine neue Version des Angebots

Will der Kunde ein geändertes Angebot, legen Sie eine neue Version an, statt das verschickte zu überschreiben. Der Knopf Neue Version steht an einem offenen oder abgelehnten Angebot, solange daraus weder Auftrag noch Rechnung noch Vertrag entstanden ist.

1. Öffnen Sie das Angebot und klicken Sie auf Neue Version, bestätigen Sie die Rückfrage.
2. Cloudfakt legt eine Kopie mit der Nummer und dem Zusatz -V2 an (beim nächsten Mal -V3) und öffnet sie zum Bearbeiten. Datum und Gültig bis beginnen neu.
3. Ändern Sie Positionen und Preise und senden Sie die neue Version an den Kunden.

Die bisherige Fassung hat danach den Status Ersetzt. Sie lässt sich ansehen und als PDF öffnen, aber nicht mehr ändern, wandeln oder fakturieren. Oben verweist sie auf die neue Version, die neue Version auf die vorige. In der Liste Angebote & Aufträge filtern Sie nach Ersetzt.

Angebot für jemanden, der noch kein Kunde ist

Wählen Sie in der Auftragserfassung Neuer Interessent, klappt darunter eine Karte für die Anschrift auf: Anrede, Firma, Vorname, Nachname, Straße, PLZ, Ort, Land, E-Mail, Telefon, UID-Nummer und das Kennzeichen Steuerbefreit. Firma oder Nachname muss ausgefüllt sein. Diese Anschrift steht am Beleg und nicht in der Kundenverwaltung. Der Kundenstamm füllt sich so nicht mit Adressen, aus denen nie ein Auftrag wird.

Ohne Kundenakte gibt es keinen hinterlegten Steuersatz und keine Preisgruppe. Der Steuersatz ist Ihr Normalsatz (oder null bei Steuerbefreit), gleich in welchem Land der Interessent sitzt. Artikelpreise kommen zum Standardpreis. Wer einem Reseller ein Angebot legt, legt ihn deshalb besser gleich als Kunden an.

Ohne Kundenakte können Sie den Beleg schreiben, ändern (auch die Anschrift), als PDF ansehen, per Mail senden und löschen. Das PDF lässt die Zeile mit der Kundennummer weg, solange es keine gibt. Die versendete Mail liegt in der Mail-Ablage und bleibt dort unzugeordnet, bis der Kunde existiert.

Eine Kundenakte verlangen In Auftrag wandeln, In Verträge übernehmen und Sofort fakturieren. Beim Interessenten führen diese drei Knöpfe auf die Übernahme.

In der Liste steht der Interessent mit seinem Namen und dem Vermerk Interessent. Die Suche findet ihn über Firma und Nachnamen am Beleg.

Interessent als Kunde übernehmen

1. Klicken Sie oben am Beleg auf Als Kunde übernehmen.
2. Prüfen und ergänzen Sie die Anschrift.
3. Klicken Sie auf Kunde anlegen und Beleg übernehmen.

Cloudfakt legt den Kundensatz mit eigener Nummer an und hängt den ganzen Belegweg um: das Angebot, einen daraus entstandenen Auftrag und den Ursprungsbeleg. Die Anschrift auf dem Beleg bleibt unverändert stehen, denn sie ist das, was beim Empfänger liegt. Zahlungsart, Zahlungsziel, Versandweg und Preisgruppe stehen zunächst auf den Vorgaben und werden danach im Kundenblatt gepflegt.

Die Übernahme verlangt zusätzlich im Bereich Kunden die Stufe Bearbeiten (Kapitel 15, „Rollen und Rechte“). Wer nur Verkaufsrechte hat, schreibt Angebote für Interessenten, übernimmt aber niemanden in den Kundenstamm.

Buchhaltung → Rechnungs Abgrenzung beantwortet für das Steuerbüro die Frage, welcher Anteil einer Rechnung ins nächste Jahr gehört.

Grundlage ist der Leistungszeitraum je Position. Eine Jahresrechnung vom Oktober für zwölf Monate gehört zu einem Viertel ins laufende und zu drei Vierteln ins nächste Jahr. Wählen Sie das Geschäftsjahr und klicken Sie auf Anzeigen. Die Auswertung rechnet den Anteil je Position aus und zeigt die Summe als Tabelle. Excel herunterladen liefert dieselbe Liste als XLSX-Datei.

Bleibt die Auswertung leer, nennt die Seite den Grund. Hat keine Position einen Leistungszeitraum, liegt es an den Daten: Aus einem Altsystem übernommene Rechnungen haben keine Positionen und erscheinen deshalb nicht. Die Abgrenzung füllt sich mit dem ersten eigenen Rechnungslauf.

Merksatz: Ohne Leistungszeitraum keine Abgrenzung. Der Rechnungslauf trägt ihn selbst ein. Bei Rechnungen von Hand setzen Sie ihn je Position unter Zeitraum von und Zeitraum bis.

Eine Forderung, die voraussichtlich nicht mehr eingeht, kennzeichnen Sie in der Rechnungsliste (Fakturierung → Rechnungen) mit dem Knopf Als zweifelhafte Forderung markieren in der Zeile der Rechnung. Die Rechnung bleibt offen, wird aber getrennt geführt: Der Reiter Zweifelhafte Forderungen zeigt diese Rechnungen mit Anzahl und Summe, etwa für die Wertberichtigung.

Aus zweifelhaften Forderungen zurückholen setzt die Rechnung wieder auf Offen. Bei bezahlten und stornierten Rechnungen fehlt der Knopf.

Buchhaltung → Eingangsrechnungen führt die Kostenseite: die Rechnungen, die Ihnen Lieferanten stellen, samt dem eingescannten Beleg.

Eine Rechnung erfassen

1. Klicken Sie auf Rechnung erfassen.
2. Wählen Sie den Lieferanten. Steht er noch nicht fest, etwa bei einem Kassenbon, lassen Sie die Auswahl auf Noch nicht zugeordnet.
3. Tragen Sie die Belegnummer ein, also die Nummer, die der Lieferant auf die Rechnung geschrieben hat. Dieselbe Nummer beim selben Lieferanten weist die Maske ab.
4. Tragen Sie Rechnungsdatum und wahlweise Fällig und Bezahlt am ein.
5. Tragen Sie Netto €, USt € und Brutto € ein, wie sie auf dem Beleg stehen.
6. Klicken Sie auf Speichern.

Bleibt Bezahlt am leer, gilt die Rechnung als offen. Liegt die Fälligkeit dann in der Vergangenheit, steht sie als überfällig in der Liste.

Schneller geht die Steuer über die Prozentlinks unter dem USt-Feld (Schnell ausfüllen): Netto eintragen, dann auf 20 %, 13 %, 10 % oder 0 % klicken. Sonst überschreibt Cloudfakt nichts. Was auf dem Beleg steht, gilt. Passt Netto plus USt nicht zum Brutto, erscheint ein Hinweis, aber keine Sperre.

Das Feld Hinweis ist frei für alles, was zum Beleg gehört. Der Text erscheint in der Buchhaltungs-Auswertung neben der Rechnung. Aufwandskonto und Kategorie sind freiwillig. Die Kategorie schlägt bereits verwendete Werte vor.

Den Beleg ablegen

Je Rechnung hinterlegen Sie einen Scan oder ein PDF (PDF, Bild oder XML, bis 20 MB). Am schnellsten ziehen Sie die Datei ins Fenster und lassen sie irgendwo auf der Seite los. Cloudfakt prüft Endung und Größe vor dem Hochladen. In Liste und Auswertung rufen Sie den Beleg über das Symbol seines Dateityps ab. Ein Klick zeigt ihn im Fenster, ohne ihn herunterzuladen. Eine neu gewählte Datei ersetzt die bisherige. Löschen Sie die Rechnung, entfernt Cloudfakt auch die Datei.

Was Cloudfakt aus dem Beleg liest

Steckt im PDF eine E-Rechnung (ZUGFeRD) oder liegt eine XRechnung als XML vor, übernimmt Cloudfakt Belegnummer, Datum, Fälligkeit und die Beträge exakt. Sonst liest es den gedruckten Text. Ein Scan ohne Textebene gibt nichts her, die Maske bleibt dann leer. Das Gelesene ist eine Hilfe und keine Gewähr: Prüfen Sie die Werte am Beleg. Aufwandskonto und Kategorie stehen auf keinem Beleg. Sie kommen vom letzten Beleg desselben Lieferanten und füllen nur, was leer ist.

Einen doppelt erfassten Beleg meldet Cloudfakt sofort, schon beim Lesen der Datei und beim Tippen der Nummer. Es erkennt ihn an der Belegnummer und, wenn die nichts findet, an Datum und Betrag. Dieselbe Rechnung kommt nämlich unter zwei Nummern vor: der des Händlers und der Referenz des Zahlungsdienstes. Die Meldung nennt den vorhandenen Beleg und führt mit Beleg öffnen dorthin. Sie ist ein Hinweis und sperrt nichts.

Achtung: Ein Zahlungsbeleg ist keine Rechnung. Die Bestätigung eines Zahlungsdienstes hat Rechnungsnummer, Händler und Gesamtbetrag wie eine Rechnung. In den Aufwand gehört aber die Rechnung des Lieferanten. Cloudfakt erkennt solche Dateien und kennzeichnet sie als Zahlungsbeleg. Bringt eine Mail beides mit, schlägt es die Rechnung vor.

Rechnung aus einer E-Mail übernehmen

Kommt die Rechnung per E-Mail, genügt in der geöffneten Mail der Knopf Als Eingangsrechnung. Lieferant, Vorgang und ein Hinweis mit dem Betreff sind vorbelegt, und die Anhänge der Mail stehen zur Auswahl. Herunterladen und wieder Hochladen entfällt. Der Anhang bleibt an der Mail.

Cloudfakt liest jeden Anhang und schreibt den Befund daneben: Rechnung erkannt, Kein Rechnungsmerkmal, bei einer E-Rechnung zusätzlich E-Rechnung, bei der Bestätigung eines Zahlungsdienstes Zahlungsbeleg. Der wahrscheinlichste Beleg ist vorausgewählt und hat die Maske gefüllt. Ein Klick auf einen anderen Anhang lädt dessen Werte. Erkennt Cloudfakt beim Lieferanten nur einen Namen, steht er im Hinweis Lieferant laut Beleg mit dem Knopf Übernehmen.

Der Knopf Als Eingangsrechnung erscheint, wenn das Modul Rechnungseingang freigeschaltet ist und Ihre Rolle im Bereich Rechnungen und Mahnwesen die Stufe Bearbeiten hat.

Die Liste

Die Liste filtert nach Jahr und Status (Offen, Überfällig, Bezahlt, Ohne Lieferant) und sucht über Lieferant, Belegnummer und Hinweis. Die vier Zahlen oben (Belege, Netto €, Brutto €, Noch offen) folgen dem Filter, nicht der Seite. Solange Belege ohne Lieferant offen sind, steht über der Liste ein Hinweis mit ihrer Anzahl und dem Link Anzeigen. Den Lieferanten ordnen Sie direkt in der Liste zu: in der Spalte Lieferant wählen und bestätigen, ohne die Maske zu öffnen. Die Prüfung auf doppelte Belegnummern greift erst mit der Zuordnung.

Über der Liste blendet das Menü Spalten jede Spalte einzeln ein und aus. Kategorie und Hinweis sind ab Werk ausgeblendet, damit die Liste auf den Bildschirm passt. Ihre Wahl bleibt für das nächste Mal stehen.

Abgelegte Lieferantenpost in einem Lauf durchsehen (nur für den Betreiber der Installation)

Rechnungen, die als PDF in der abgelegten Lieferantenpost liegen, übernimmt ein Lauf auf der Konsole der Anwendung am Server. Ohne den Schalter --uebernehmen schreibt er nichts und sagt nur, was er anlegen würde.

1. php artisan wf2:lieferantenpost-belege --tenant=<Mandanten-ID> zählt, wie viele Anhänge gelesen wurden und was davon eine Rechnung ist.
2. Mit --csv=<Datei> schreibt der Lauf jeden geprüften Anhang mit Urteil, Nummer, Datum, Betrag und Bewertung in eine Datei.
3. Mit --uebernehmen legt er die Eingangsrechnungen an.

Übernommen wird nur, was vollständig gelesen wurde (Vorgabe: Bewertung ab 90, änderbar mit --min-bewertung=). Zahlungsbelege, Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und bereits Erfasstes bleiben außen vor. Der Lauf lässt sich wiederholen. --ab= verschiebt den Stichtag (Vorgabe 2019-01-01).

Buchhaltung → Kassabuch ist für alles, was bar über den Tisch geht: Einnahmen und Ausgaben mit Beleg, Steuersatz und laufendem Kassastand.

Einen Beleg erfassen

1. Klicken Sie auf Kassabeleg erfassen.
2. Tragen Sie das Datum ein, also den Tag, an dem das Geld geflossen ist.
3. Wählen Sie die Art: Ausgabe oder Einnahme.
4. Tragen Sie die Bezeichnung ein. Darunter stehen anklickbare Vorschläge passend zur Art.
5. Tragen Sie den USt-Satz und den Betrag ein, der auf dem Beleg steht. Es genügt Brutto €: Cloudfakt rechnet Netto € und USt € dazu. Tragen Sie stattdessen das Netto ein, entstehen Steuer und Brutto. Die Beträge sind immer positiv. Ob sie den Kassastand heben oder senken, entscheidet die Art.
6. Klicken Sie auf Speichern. Cloudfakt vergibt dabei die Nummer.

Der Lieferant ist freiwillig, für einen Tankbeleg braucht es keinen. Hinweis, Aufwandskonto und Kategorie sind es ebenfalls. Unter Ablage hinterlegen Sie Scan oder Foto des Belegs. Hat die Datei eine Textebene, füllt Cloudfakt Datum und Beträge vor. Die Prozentlinks unter dem USt-Feld richten sich nach Ihren Steuersätzen (Kapitel 3, „Steuersätze“). Ein Klick setzt den Satz und rechnet vom zuletzt eingetragenen Betrag aus neu.

Was Sie von Hand eintragen, bleibt stehen. Gerechnet wird nur in Felder, die Sie noch nicht angefasst haben. Weicht der Beleg um einen Cent von der Rechnung ab, tragen Sie die Zahl vom Beleg ein. Passt Netto plus USt nicht zum Brutto, erscheint ein Hinweis, aber keine Sperre. Leeren Sie ein Feld, rechnet Cloudfakt es beim nächsten Eintrag wieder selbst.

Mehrere Steuersätze auf einem Beleg

Ein Bewirtungsbeleg trägt oft zwei Sätze, etwa 10 % auf Speisen und 20 % auf Getränke. Erfassen Sie ihn als einen Kassabeleg:

1. Tragen Sie in der ersten Zeile den ersten Satz und seinen Bruttobetrag ein.
2. Klicken Sie unter den Beträgen auf Weiterer Steuersatz auf diesem Beleg. Es erscheint eine zweite Zeile.
3. Tragen Sie dort den zweiten Satz und seinen Bruttobetrag ein. Die Prozentlinks stehen auch unter dieser Zeile. Netto und Steuer rechnet jede Zeile für sich.
4. Haben Sie Trinkgeld gegeben, tragen Sie es bei Trinkgeld € ein.
5. Vergleichen Sie die Summe des Belegs unter den Zeilen mit dem Betrag, den Sie bezahlt haben.
6. Klicken Sie auf Speichern.

Das Kreuz am Ende einer Zeile entfernt sie wieder. Bis zu fünf weitere Zeilen sind möglich. Im Kassabuch steht der Beleg mit seiner Summe, der Kassastand rechnet mit dem ganzen Bruttobetrag. Öffnen Sie den Beleg, stehen die Zeilen wieder einzeln da. Die CSV-Datei nennt in der Spalte USt-Satz alle Sätze des Belegs, zum Beispiel 10,00 / 20,00.

Liest Cloudfakt einen abgelegten Beleg, füllt es die erste Zeile mit den Gesamtbeträgen. Die Aufteilung auf mehrere Sätze tragen Sie selbst ein.

Trinkgeld

Das Feld Trinkgeld € steht unter den Steuersatz-Zeilen und gilt für jeden Kassabeleg, auch für einen mit nur einem Steuersatz. Tragen Sie dort ein, was Sie über den Rechnungsbetrag hinaus bar gegeben haben. Das Trinkgeld trägt keine Umsatzsteuer und gehört zu keinem Steuersatz. In die Steuersatz-Zeilen kommen weiter nur die Beträge, die auf dem Beleg stehen.

Die Summe des Belegs zeigt Netto und Brutto samt Trinkgeld. Mit diesem Bruttobetrag steht der Beleg im Kassabuch, und um ihn sinkt der Kassastand. Die CSV-Datei führt das Trinkgeld in der letzten Spalte.

Einen Eröffnungssaldo kennt das Kassabuch nicht. Den Anfangsbestand erfassen Sie als ersten Beleg: Art Einnahme, USt-Satz 0 %.

Bar bezahlte Rechnungen

Erfassen Sie zu einer Rechnung eine Zahlung mit der Zahlungsart Bar, entsteht der Kassabeleg von selbst: mit dem Zahldatum, der Bezeichnung Re.: samt Rechnungsnummer und dem gezahlten Betrag, auch bei einer Teilzahlung. Andere Zahlungsarten erzeugen keinen Kassabeleg. In der Liste hat der Beleg das Kennzeichen Barzahlung, beim Öffnen steht oben die Rechnung, aus der er stammt. Sie können ihn ändern und löschen wie jeden Beleg. Die Zahlung an der Rechnung bleibt davon unberührt.

Die Liste

Die Belege stehen in der Reihenfolge des Buches: nach Datum, dann nach Nummer. Über der ersten Zeile steht der Übertrag aus dem Vorjahr, rechts an jeder Zeile der Kassastand nach diesem Beleg. Der Kassastand zählt immer alle Belege mit, auch wenn die Liste gefiltert ist. Kassabuch als CSV gibt das Buch als Datei aus, und die Kassa erscheint in der Buchhaltungs-Auswertung neben den übrigen Belegen (Kapitel 13, „Buchhaltungs-Auswertung“).

Monat oder Jahr als PDF und CSV

Zum Ablegen geben Sie das Kassabuch Monat für Monat als PDF aus. Wählen Sie über der Liste im Feld Monat den gewünschten Monat und klicken Sie auf Kassabuch als PDF. Vorbelegt ist der Monat des letzten Belegs der Liste. Das Blatt öffnet in einem neuen Fenster, von dort drucken oder speichern Sie es. Die Datei heißt Kassabuch-2026-09.pdf, mit Jahr und Monat im Namen.

Das Blatt trägt Ihren Briefkopf und beginnt mit dem Kassastand am Monatsanfang. Darunter steht jeder Beleg des Monats mit Nummer, Datum, Bezeichnung, Netto, USt-Satz, USt, Einnahme oder Ausgabe und dem Kassastand danach. Am Ende folgen die Summen und der Kassastand am Monatsende. Der Anfangsstand zählt alle Belege davor mit, auch die aus früheren Jahren. Ein Monat ohne Beleg ergibt ein Blatt mit gleichem Anfangs- und Endstand.

Das Blatt entsteht bei jedem Aufruf neu aus dem Buch. Tragen Sie später einen Beleg nach oder ändern einen, geben Sie den Monat noch einmal aus.

Neben dem Knopf für das PDF steht Monat als CSV. Er gibt dieselben Belege als Datei aus, mit denselben Spalten wie Kassabuch als CSV für das ganze Jahr. Die Spalte Kassastand beginnt mit dem Stand am Monatsersten, er steckt also schon im Wert der ersten Zeile. Die Datei heißt Kassabuch-2026-09.csv.

Für das ganze Jahr stehen oben rechts zwei Symbole: der Pfeil gibt das in der Liste gewählte Jahr als CSV aus, das PDF-Symbol daneben als Blatt. Das Jahresblatt ist aufgebaut wie das Monatsblatt, mit dem Kassastand am Jahresanfang in der ersten Zeile und dem Kassastand am Jahresende am Schluss. Bei der Auswahl Alle Jahre fehlt das PDF-Symbol. Geht ein Blatt über mehrere Seiten, steht die Seitenzahl im Fuß.

Was für die Nummern gilt:

• Die Belegnummer läuft durch, auch über den Jahreswechsel. Ein Kassabuch beginnt nie neu. Eine Prüfung geht an dieser Nummernfolge entlang.
• Ändern Sie das Datum eines Belegs, bleibt seine Nummer stehen.
• Die erste Nummer legen Sie unter System → Einstellungen → Nummernkreise beim Feld Kassabuch fest. Wer ein Papierbuch nach Beleg 117 fortsetzt, trägt 118 ein. Die Einstellung greift nur, solange noch kein Beleg erfasst ist.
• Ein gelöschter Beleg lässt seine Nummer frei. Die Seite nennt die freien Nummern, gemessen zwischen der kleinsten und der größten vergebenen Nummer.
• Würde der Kassastand negativ, meldet die Seite, ab welchem Beleg. Dann fehlt ein Beleg, oder einer hat das falsche Datum.

Ein geführtes Kassabuch einspielen (nur für den Betreiber der Installation)

Ein auf Papier oder in einer Tabelle geführtes Kassabuch übernimmt ein Befehl auf der Konsole der Anwendung am Server.

1. Legen Sie ein Verzeichnis mit der Liste kassa.json und dem Ordner belege/ für die Scans an.
2. Starten Sie den Trockenlauf: php artisan wf2:import-cash-entries <Verzeichnis> --tenant=<Mandanten-ID>. Er zeigt, was entstünde, und schreibt nichts.
3. Wiederholen Sie den Aufruf mit --force. Erst dann wird geschrieben.

Die laufende Nummer vergibt das Buch selbst. Den Anfangsbestand geben Sie als ersten Beleg mit.

Geld kommt auf vier Wegen herein. Sie unterscheiden sich darin, wer die Zahlung auslöst und wann Cloudfakt sie verbucht.

Weg	Wer löst aus	Wann verbucht
Überweisung, Barzahlung	der Kunde	wenn Sie den Eingang erfassen (7.1) oder aus dem Kontoauszug buchen (7.6)
SEPA-Lastschrift über die Bank	Sie, mit der Sammlerdatei im Online-Banking	wenn Sie den Eingang erfassen oder aus dem Kontoauszug buchen
„Jetzt bezahlen“ im Kundencenter (Stripe)	der Kunde	von selbst, sobald Stripe das Geld meldet
Lastschrift über Stripe	Sie, per Knopf im Desk	von selbst, sobald Stripe das Geld meldet

Eine Zahlung erfassen Sie an der Rechnung, auf die sie sich bezieht. Dafür gibt es zwei Stellen mit demselben Ergebnis.

In der Rechnungsliste:

1. Öffnen Sie Fakturierung → Rechnungen.
2. Klicken Sie in der Zeile der Rechnung auf das Geldsymbol (Zahlung erfassen).
3. Tragen Sie Betrag €, Zahldatum, Zahlungsart und bei Bedarf eine Referenz ein. Vorgeschlagen ist der offene Rechnungsbetrag. Der Betrag ist immer positiv; eine Rücklastschrift erfassen Sie unter Rücklastschriften (Abschnitt 7.4).
4. Klicken Sie auf Buchen abschließen oder Teilzahlung buchen.

Auf der Rechnung:

1. Öffnen Sie die Rechnung.
2. Füllen Sie die Karte Zahlung erfassen aus. Vorgeschlagen ist hier die Gesamtforderung samt Mahngebühr der erreichten Stufe, also der Betrag, der beim Kunden angeschrieben steht. Darunter stehen der offene Betrag und die Mahngebühr einzeln.
3. Klicken Sie auf Zahlung erfassen. Ein Fenster zeigt Forderung, eingegangenen Betrag und den Rest oder die Überzahlung.
4. Wählen Sie Buchen abschließen oder Teilzahlung buchen.

Als Zahlungsart stehen Überweisung, SEPA, Bar, Kreditkarte und PayPal zur Wahl. Eine Barzahlung erscheint zusätzlich im Kassabuch.

Ein Doppelklick bucht nicht doppelt. Schicken Sie dieselbe Maske ein zweites Mal ab, etwa über die Zurück-Taste des Browsers, meldet Cloudfakt Diese Zahlung ist bereits gebucht. Für eine weitere Zahlung zur selben Rechnung laden Sie die Seite neu.

Wenn der Betrag nicht genau passt

Ob ein fehlender Rest erlassen ist oder noch aussteht, können nur Sie wissen. Deshalb fragen beide Stellen danach:

Knopf	Wirkung
Buchen abschließen	Die Rechnung gilt als bezahlt, auch wenn weniger eingegangen ist. Cloudfakt bucht den Rest aus und vermerkt das in der Kundenhistorie.
Teilzahlung buchen	Die Rechnung bleibt teilbezahlt, der Rest steht weiter aus.

Deckt der Betrag die Gesamtforderung, tun beide Knöpfe dasselbe. Eine teilbezahlte Rechnung wird weiterhin gemahnt, und zwar über den offenen Rest.

Achtung: Zur Gesamtforderung gehört die Mahngebühr. Zahlt ein gemahnter Kunde nur den Rechnungsbetrag, bleibt die Rechnung teilbezahlt, bis Sie die Gebühr erlassen oder der Kunde sie nachzahlt.

Mahngebühr erlassen

Steht an einer offenen Rechnung eine Mahngebühr an, können Sie sie erlassen, ohne eine Zahlung zu buchen. Das ist der Weg, wenn der Rechnungsbetrag schon vollständig gebucht ist, etwa aus dem Kontoauszug, und nur noch die Gebühr die Rechnung offen hält.

1. Öffnen Sie die Rechnung.
2. Klicken Sie in der Karte Zahlung erfassen unter der Maske auf Mahngebühr erlassen. Daneben steht, was der Erlass bewirkt.
3. Bestätigen Sie die Rückfrage.

Stand der Rechnung	Wirkung
Der Rechnungsbetrag ist vollständig bezahlt.	Die Rechnung gilt als bezahlt. Zahltag ist der Tag der letzten Zahlung. Was das Mahnwesen gesperrt hat, wird wieder freigegeben.
Vom Rechnungsbetrag ist noch etwas offen.	Nur die Gebühr entfällt. Die Rechnung bleibt offen oder teilbezahlt, vorgeschlagen wird danach der offene Rechnungsbetrag.

Der Erlass steht mit Betrag in der Kundenhistorie. Eine Zahlung entsteht dabei nicht, und in der Mahnhistorie bleibt stehen, welche Gebühr der Brief gefordert hat. Erreicht die Rechnung später eine weitere Mahnstufe, gilt deren Gebühr wieder.

Der Knopf erscheint nur, solange die Rechnung offen ist und eine Mahngebühr ansteht. Geht zugleich Geld ein, das Sie noch nicht gebucht haben, nehmen Sie stattdessen Buchen abschließen: damit buchen Sie die Zahlung und erlassen den Rest in einem Schritt.

Weist Cloudfakt eine Buchung aus der Rechnungsliste ab, steht der Grund in einem roten Kasten oben auf der Liste.

Eine stornierte Rechnung bleibt storniert, auch wenn Sie eine Zahlung auf sie buchen und Buchen abschließen wählen. Das kommt vor, wenn die Seite noch offen war, während die Rechnung storniert wurde, oder wenn der Kunde nach dem Storno zahlt. Cloudfakt bucht den Betrag und meldet Zahlung gebucht. Die Rechnung ist storniert und bleibt storniert. Bitte prüfen, wohin das Geld gehört. Buchen Sie das Geld dann auf die neue Rechnung um oder überweisen Sie es zurück.

Hat das Mahnwesen wegen der Forderung einen Speicherplatz gesperrt, gibt Cloudfakt ihn mit dem Zahlungseingang wieder frei, sofern das in den Einstellungen so gewählt ist (Kapitel 8, „Einstellungen zum Mahnwesen“).

Zahlungen ansehen und berichtigen

Buchhaltung → Zahlungen listet alle Zahlungen mit Datum, Kunde, Rechnung, Zahlart, Referenz, Betrag und Status. Über der Liste filtern Sie nach Status und Zahlart. Der Knopf Kontoauszug einlesen führt zu 7.6.

Eine irrtümlich gebuchte Zahlung nehmen Sie hier zurück: Stellen Sie in der Zeile den Status von Abgeschlossen auf Fehlgeschlagen (das Geld ist nie eingegangen) oder Erstattet (das Geld ist zurückgegangen). Cloudfakt zieht den Betrag vom bezahlten Betrag der Rechnung ab, und die Rechnung steht wieder offen oder teilbezahlt.

Bei diesem Weg erzeugt Cloudfakt eine Sammlerdatei im Format pain.008, und Sie laden sie in Ihr Online-Banking. Den Einzug macht die Bank.

Merksatz: Cloudfakt zieht über die Bank nichts von selbst ein. Wer die Datei nicht im Online-Banking einreicht, zieht nichts ein.

Voraussetzungen

• Am Kunden ist die Zahlungsart SEPA-Lastschrift hinterlegt.
• Der Kunde hat ein gültiges Mandat mit Kontoinhaber, IBAN, Mandatsreferenz und Datum der Erteilung.
• In den Firmendaten stehen Ihre Gläubiger-ID und Ihre eigene IBAN. Fehlt eines davon, meldet die Seite das oben, und der Knopf für den Lauf ist gesperrt.

Ein Mandat tragen Sie am Kunden ein, oder der Kunde erteilt es selbst im Kundencenter unter Kundendaten → Bankverbindung: Er gibt Kontoinhaber und IBAN ein und bestätigt die Ermächtigung mit einem Häkchen. Eine geänderte IBAN ist immer ein neues Mandat mit neuer Referenz, das bisherige wird widerrufen. Berichtigt der Kunde nur Kontoinhaber oder BIC, bleibt das Mandat bestehen. Mit Mandat widerrufen kann er es jederzeit zurückziehen.

Die Zahlungsart stellt nur der Betrieb um. Ein Mandat allein führt zu keinem Einzug.

Achtung: Steht ein Kunde auf Lastschrift, hat aber kein gültiges Mandat, kann nichts eingezogen werden. Die Entwürfe-Liste des Rechnungslaufs zeigt bei solchen Kunden in Rot Kein SEPA-Mandat, nicht einziehbar, und die Seite SEPA-Lastschrift führt ihre Rechnungen unter Nicht dabei.

Die Seite SEPA-Lastschrift

Fakturierung → SEPA-Lastschrift zeigt vor dem Lauf, was er ziehen würde.

Karte	Inhalt
Zum Einzug bereit	Rechnung, Kunde, Mandat mit IBAN, Folge und Betrag, dazu die Gesamtsumme. Die Folge ist FRST beim ersten Einzug eines Mandats und RCUR bei jedem weiteren.
Über Stripe	Rechnungen von Kunden mit online erteiltem Mandat (7.3). Die Karte erscheint nur, wenn Stripe eingerichtet ist.
Nicht dabei	Lastschriftkunden mit offener Rechnung, die der Lauf auslässt, mit Begründung je Rechnung (siehe unten).
Lauf starten	Einzugsdatum und der Knopf Sammler erzeugen.
Bisherige Läufe	Die letzten 25 Läufe mit Einzugsdatum, Zahl der Rechnungen, Stand und Summe.

In den Lauf gehen offene und teilbezahlte Rechnungen, die bis zum Einzugsdatum fällig sind und noch in keinem Sammler stehen. Eingezogen wird der offene Rechnungsbetrag.

Maßgeblich ist, was auf dem Beleg steht, nicht die heutige Zahlungsart des Kunden: Eine Rechnung, die den Kunden zur Überweisung aufgefordert hat, wird nicht eingezogen, auch wenn der Kunde inzwischen auf Lastschrift steht. Eine Rechnung, die den Einzug angekündigt hat, wird eingezogen, auch wenn der Kunde inzwischen auf Überweisung steht. Das festgehaltene Mandat gilt, solange es nicht widerrufen ist; danach nimmt Cloudfakt das aktuelle Mandat des Kunden. Ältere Belege ohne festgehaltene Zahlungsart folgen der Kundenakte.

Die häufigsten Begründungen unter Nicht dabei:

Begründung	Was zu tun ist
nichts mehr offen	nichts, die Rechnung ist bereits bezahlt
noch nicht fällig	nichts, sie kommt in einen späteren Lauf
kein gültiges Mandat	das Mandat fehlt oder ist widerrufen: Mandat einholen oder die Zahlungsart des Kunden ändern
Mandat ohne Erteilungsdatum	das Datum am Mandat nachtragen, sonst wird nicht eingezogen
Mandat bei Stripe, wird dort eingezogen	nichts, die Rechnung steht in der Karte Über Stripe
Beleg kündigt Überweisung an	nichts; die Rechnung wurde mit „bitte überweisen“ ausgestellt und wartet auf die Überweisung, auch wenn der Kunde inzwischen auf Lastschrift steht

Sammler erzeugen und einreichen

1. Prüfen Sie Zum Einzug bereit und Nicht dabei.
2. Wählen Sie unter Lauf starten das Einzugsdatum. Das ist der Tag, an dem die Bank die Konten belastet. Vorgeschlagen ist heute plus fünf Tage. Ein Datum in der Vergangenheit weist Cloudfakt ab.
3. Klicken Sie auf Sammler erzeugen und bestätigen Sie die Rückfrage mit Anzahl und Summe.
4. Laden Sie unter Bisherige Läufe die Datei herunter und reichen Sie sie im Online-Banking ein.
5. Klicken Sie beim Lauf auf Als eingereicht festhalten.

Der Lauf schreibt die Sammler-Nummer an jede Rechnung, damit sie kein zweites Mal gezogen wird. Solange Sie ihn nicht als eingereicht festgehalten haben, können Sie ihn mit Zurücknehmen aufheben. Die Rechnungen gehen dann in den nächsten Einzug, und die Erstlastschrift der beteiligten Mandate bleibt unverbraucht. Die Datei eines früheren Laufs lässt sich jederzeit erneut herunterladen.

Achtung: Der Lauf verbucht keine Zahlung. Die Rechnungen bleiben offen, bis das Geld am Konto steht und Sie den Eingang erfassen (7.1) oder aus dem Kontoauszug buchen (7.6).

Was auf der Rechnung steht

Die Zahlungsbox eines Lastschriftkunden kündigt den Einzug an, statt zur Überweisung aufzufordern: Betrag, frühester Einzugstag (die Fälligkeit), IBAN, Mandatsreferenz und Gläubiger-ID, dazu „Bitte nicht überweisen“. Ein Zahlungs-QR-Code fehlt dort, weil ein Kunde, der ihn scannt, einen Betrag überweist, der ohnehin eingezogen wird. Auch die E-Rechnung meldet die Lastschrift samt Mandatsreferenz.

Cloudfakt hält diese Angaben beim Erstellen der Rechnung fest. Wechselt der Kunde später die Zahlungsart oder widerruft er das Mandat, lautet ein Nachdruck trotzdem wie das Original. Hat ein Lastschriftkunde beim Erstellen kein gültiges Mandat, steht auf der Rechnung die gewohnte Überweisungsaufforderung.

Mit eingerichteter Stripe-Anbindung gibt es zwei Wege, die nichts miteinander zu tun haben. Beim ersten zahlt der Kunde selbst. Beim zweiten ziehen Sie ein, nachdem der Kunde einmal ein Mandat erteilt hat.

	Weg 1: „Jetzt bezahlen“	Weg 2: Lastschrift über Stripe
Wer löst die Zahlung aus	der Kunde im Kundencenter	der Betrieb mit dem Knopf Über Stripe einziehen
Zahlungsmittel	Kreditkarte oder SEPA-Lastschrift	nur SEPA-Lastschrift
Was der Kunde vorher tun muss	nichts	einmal online ein Mandat erteilen
Zutun des Kunden je Rechnung	ja, er zahlt jede Rechnung selbst	nein
Automatik	keine	keine, es gibt keinen Zeitplan dafür

Merksatz: Eine Kreditkarte wird nie ohne den Kunden belastet. Ohne sein Zutun zieht Cloudfakt nur per SEPA-Lastschrift ein, nur nach einem online erteilten Mandat und nur, wenn Sie den Einzug selbst per Knopf starten.

Weg 1: Der Kunde zahlt selbst

Im Kundencenter steht unter Rechnungen bei jeder Rechnung, die offen, teilbezahlt oder zweifelhaft ist und noch einen offenen Betrag trägt, der Knopf Jetzt bezahlen. Er leitet den Kunden auf die Bezahlseite von Stripe. Dort zahlt er den offenen Rechnungsbetrag mit Kreditkarte oder per SEPA-Lastschrift, je nachdem, welche Zahlungsarten Sie in den Einstellungen angehakt haben.

Nach der Zahlung kehrt der Kunde ins Kundencenter zurück und liest „Danke, Ihre Zahlung wird verarbeitet“. Verbucht wird in diesem Moment noch nichts. Cloudfakt bucht die Zahlung erst, wenn Stripe den Eingang zurückmeldet: bei einer Karte nach wenigen Augenblicken, bei SEPA nach einigen Tagen. Schließt der Kunde den Browser zu früh, geht deshalb nichts verloren.

Je Rechnung ist immer nur eine Bezahlseite offen. Klickt der Kunde ein zweites Mal auf Jetzt bezahlen, etwa in einem zweiten Fenster, landet er auf derselben Seite, und Stripe lässt sie nur einmal bezahlen. Eine Bezahlseite gilt eine Stunde. Danach, oder wenn sich der offene Betrag inzwischen geändert hat, legt der nächste Klick eine neue an.

Der Kunde klickt auf Jetzt bezahlen und liest	Bedeutung
Zu dieser Rechnung ist bereits eine Zahlung unterwegs	Er hat über die Bezahlseite schon eine SEPA-Lastschrift in Auftrag gegeben. Cloudfakt bucht sie, sobald das Geld eingegangen ist.
Für diese Rechnung läuft bereits ein Lastschrifteinzug	Sie haben die Rechnung über sein Stripe-Mandat eingezogen (7.3), der Ausgang steht noch aus.
Diese Rechnung ist bereits ausgeglichen	Die Zahlung ist inzwischen verbucht.

Die Zahlung steht danach wie jede andere an der Rechnung, mit Zahlungsart Kreditkarte oder SEPA-Lastschrift und der Kennung von Stripe als Referenz, dazu ein Eintrag in der Kundenhistorie. Die Rechnung ist dann bezahlt oder teilbezahlt. Meldet Stripe dieselbe Zahlung ein zweites Mal, erkennt Cloudfakt sie an der Referenz und bucht nicht doppelt.

Der Knopf erscheint nicht bei Entwürfen, Gutschriften, Stornobelegen und stornierten Rechnungen, auch wenn dort rechnerisch ein Betrag offen ist. Er erscheint auch nicht mehr, wenn Sie den Rest einer Rechnung mit Buchen abschließen ausgebucht haben (7.1).

Achtung: Stornieren Sie eine Rechnung, während der Kunde die Bezahlseite schon geöffnet hat, verbucht Cloudfakt das eingehende Geld trotzdem. Die Rechnung bleibt storniert, und in der Kundenhistorie steht der Betrag mit dem Vermerk „bitte prüfen“. Überweisen Sie das Geld zurück oder buchen Sie es auf den neuen Beleg.

Kartendaten verarbeitet und speichert Cloudfakt nicht. Der Kunde gibt sie nur auf der Bezahlseite von Stripe ein.

Weg 2: Lastschrift über Stripe

Hier nimmt Stripe das Mandat entgegen und zieht auch ein. Eine Datei für die Bank entsteht nicht.

Der Kunde erteilt das Mandat einmal:

1. Er öffnet im Kundencenter Kundendaten → Bankverbindung.
2. Er klickt auf Mandat online erteilen.
3. Auf einer gesicherten Seite von Stripe gibt er seine IBAN ein und erteilt das Mandat. In diesem Schritt wird nichts abgebucht.
4. Zurück im Kundencenter ist das Mandat hinterlegt. Ein bisheriges Mandat gilt ab diesem Tag als widerrufen.

Zwischen dem Klick und der Seite von Stripe steht kurz der Satz Sie werden zur sicheren Zahlungsseite weitergeleitet. Geht es nicht von selbst weiter, führt Weiter zur Zahlungsseite dorthin. Dasselbe gilt für Jetzt bezahlen.

Cloudfakt vermerkt die Erteilung in der Kundenhistorie. Von der IBAN kennt Cloudfakt bei einem solchen Mandat nur das Land und die letzten vier Stellen. Für ein anderes Konto erteilt der Kunde ein neues Mandat online.

Eingezogen wird erst, wenn Sie es auslösen:

1. Stellen Sie sicher, dass am Kunden die Zahlungsart SEPA-Lastschrift hinterlegt ist. Das Mandat allein genügt nicht.
2. Öffnen Sie Fakturierung → SEPA-Lastschrift.
3. Prüfen Sie die Karte Über Stripe. Sie listet Rechnung, Kunde und offenen Betrag.
4. Klicken Sie auf Über Stripe einziehen und bestätigen Sie die Rückfrage mit Anzahl und Summe.

Cloudfakt meldet in Grün, wie viele Lastschriften über welchen Betrag bei Stripe gestartet sind. Ist keine gestartet, entfällt diese Zeile. In Rot nennt Cloudfakt einzeln die Rechnungen, die Stripe abgelehnt hat, und getrennt davon die, zu denen Stripe nicht geantwortet hat. Scheitert ein Einzug, laufen die übrigen weiter. Ein Einzugsdatum geben Sie nicht an, Stripe zieht mit seiner eigenen Vorlaufzeit. Der Kunde muss dabei nichts tun und bekommt von Cloudfakt keine Rückfrage.

Die rote Meldung kennt zwei Fälle:

Meldung	Was es heißt	Was Sie tun
Abgelehnt: mit dem Grund von Stripe, zum Beispiel eine ungültige Zahlungsart	Stripe hat nicht eingezogen. Die Rechnung steht sofort wieder in der Karte Über Stripe.	Grund am Kunden klären, dann erneut einziehen
Keine Antwort von Stripe, Ausgang unklar: mit den Rechnungsnummern	Stripe hat nicht geantwortet. Ob der Einzug dort läuft, ist offen. Die Rechnung bleibt aus der Karte heraus, damit sie kein zweites Mal gezogen wird.	nichts. Öffnen Sie die Seite nach einer Viertelstunde erneut.

Einen unklaren Ausgang klärt Cloudfakt selbst, sobald Sie Fakturierung → SEPA-Lastschrift frühestens 15 Minuten später öffnen oder den nächsten Einzug starten. Läuft der Einzug bei Stripe, bleibt die Rechnung aus der Karte heraus und wird mit dem Geldeingang verbucht. Läuft dort nichts, steht sie wieder in der Karte. Beides steht in der Kundenhistorie.

Achtung: Die Karte Über Stripe führt alle offenen und teilbezahlten Rechnungen dieser Kunden, auch solche, deren Fälligkeit noch nicht erreicht ist. Der Knopf zieht alle gelisteten Rechnungen ein und lässt sich nicht zurücknehmen. Lesen Sie die Liste, bevor Sie klicken.

Verbucht wird erst mit der Rückmeldung von Stripe. Eine SEPA-Lastschrift braucht dort mehrere Tage. Bis dahin bleibt die Rechnung offen, erscheint aber nicht mehr in der Karte Über Stripe, damit sie kein zweites Mal gezogen wird.

Rückmeldung von Stripe	Was Cloudfakt tut
Geld eingegangen	bucht die Zahlung als SEPA-Lastschrift auf die Rechnung und schreibt die Kundenhistorie
Einzug fehlgeschlagen	vermerkt den Fehlschlag mit Grund in der Kundenhistorie, die Rechnung bleibt offen und steht wieder in der Karte Über Stripe
Einzug zurückgezogen	die Rechnung bleibt offen und steht wieder in der Karte Über Stripe

Gezahlt wird über Stripe der offene Rechnungsbetrag ohne Mahngebühr. Trägt die Rechnung eine Mahngebühr, bleibt sie nach dem Eingang teilbezahlt (7.1).

Erstattungen und Rückbuchungen

Geld, das bei Stripe zurückgeht, kommt in Cloudfakt an. Erstatten Sie eine Zahlung im Stripe-Dashboard, ganz oder zum Teil, bucht Cloudfakt mit der Rückmeldung von Stripe eine negative Zahlung auf die Rechnung; sie ist danach wieder offen oder teilbezahlt und läuft im Mahnwesen weiter. Die Kundenhistorie nennt den erstatteten Betrag und den neuen offenen Betrag. Eine Gebühr entsteht nicht; die Erstattung haben Sie selbst ausgelöst.

Widerspricht ein Karteninhaber der Belastung oder kommt eine Stripe-Lastschrift zurück, meldet Stripe eine Rückbuchung. Cloudfakt bucht den Betrag ab, die Rechnung ist wieder offen, und die Kundenhistorie sagt, dass ein Verfahren läuft. Gewinnen Sie das Verfahren, bucht Cloudfakt den Betrag mit der Rückmeldung von Stripe wieder zu; verlieren Sie es, bleibt die Rechnung offen und die Kundenhistorie hält das Ergebnis fest.

Das Zahldatum einer Stripe-Zahlung ist der Tag des Vorgangs bei Stripe, nicht der Tag, an dem die Rückmeldung in Cloudfakt eintrifft.

Achtung: Beides setzt den Webhook voraus (siehe Stripe einrichten). Im Stripe-Dashboard müssen die Ereignisse charge.refunded, charge.dispute.created und charge.dispute.closed am Endpunkt angehakt sein. Fehlen sie, bleibt eine erstattete Rechnung in Cloudfakt bezahlt.

Bestand aus Stripe übernehmen

Wechseln Sie von einem anderen Programm, das schon über Ihr Stripe-Konto eingezogen hat, liegen dort Kunden mit gültigen Mandaten. Die übernehmen Sie, statt jeden Kunden um ein neues Mandat zu bitten.

Die Übernahme legt keine Kunden an. Sie verbindet einen Stripe-Kunden mit einem Kunden, den es in Cloudfakt schon gibt. Legen Sie deshalb zuerst Ihre Kunden in Cloudfakt an oder laden Sie sie als Tabelle (13.7, „Importe“). Am einfachsten wird die Zuordnung, wenn der Kunde in Cloudfakt dieselbe E-Mail-Adresse trägt wie bei Stripe.

1. Öffnen Sie Fakturierung → SEPA-Lastschrift und klicken Sie in der Karte Über Stripe auf Kunden und Mandate aus Stripe übernehmen. Denselben Knopf hat System → Werkzeuge, Reiter Stripe. Der Reiter zeigt außerdem, ob Stripe verbunden ist.
2. Die Seite zeigt die Kunden Ihres Stripe-Kontos, zwanzig je Seite, mit ihren SEPA-Zahlungsarten. Neben jeder Zahlungsart steht, ob Stripe dazu ein aktives Mandat führt.
3. Prüfen Sie in der Spalte Kundennummer hier die Zuordnung. Cloudfakt schlägt eine Nummer nur vor, wenn die Zuordnung sicher ist: Der Kunde trägt die Stripe-Kennung schon, Stripe führt die Kundennummer, oder die E-Mail-Adresse passt auf genau einen Kunden. In allen anderen Fällen tragen Sie die Kundennummer selbst ein.
4. Haken Sie die Zeilen an, die Sie übernehmen wollen, und klicken Sie auf Angehakte Zeilen übernehmen.
5. Mit Nächste 20 Stripe-Kunden geht es zur folgenden Seite.

Cloudfakt verknüpft den Kunden mit dem Stripe-Kunden und trägt das Mandat ein. Ab dann erscheinen seine offenen Rechnungen unter Über Stripe einziehen. Bei Stripe ändert die Übernahme nichts, und sie zieht nichts ein. Jede Übernahme steht in der Kundenhistorie.

Drei Dinge sollten Sie wissen:

• Eine Zahlungsart ohne aktives Mandat lässt sich nicht übernehmen. Der Kunde erteilt das Mandat dann im Kundencenter neu.
• Hat der Kunde ein gültiges Mandat für den Banksammler, bleibt es bestehen. Nur mit dem Häkchen Bankmandat ersetzen endet es, und Stripe zieht stattdessen ein.
• Die Zahlungsart des Kunden ändert die Übernahme nicht. Steht er nicht auf SEPA-Lastschrift, weist die Seite darauf hin; Stripe zieht erst ein, wenn Sie die Zahlungsart am Kunden umstellen.

Achtung: Cloudfakt ordnet nie über den Namen zu. Prüfen Sie jede Zeile, bevor Sie sie anhaken: Ein falsch zugeordnetes Mandat zieht beim nächsten Einzug vom Konto des falschen Kunden ein.

Übernommen werden SEPA-Zahlungsarten der heutigen Stripe-Schnittstelle. Karten übernimmt Cloudfakt nicht, weil es keine Karte ohne den Kunden belastet.

Bank oder Stripe: eine Rechnung, ein Weg

Ein Lastschriftmandat gehört dem, der es entgegengenommen hat. Mandate, die auf Papier oder über das Formular im Kundencenter erteilt wurden, gehören Ihnen und laufen über die Bankdatei (7.2). Mandate aus Mandat online erteilen gehören Stripe und laufen über den Knopf Über Stripe einziehen.

Merksatz: Eine Rechnung steht immer nur in einem der beiden Wege. Der Banksammler lässt Kunden mit Stripe-Mandat aus und nennt sie unter Nicht dabei. Die Karte Über Stripe lässt Rechnungen aus, die schon in einem Banksammler stehen. Eine doppelte Abbuchung ist damit ausgeschlossen.

Stripe einrichten

Diesen Abschnitt braucht nur die Administration. Die Anbindung steht unter System → Einstellungen → Zahlungen. Der Reiter erscheint, wenn das Zahlungsmodul für Ihren Betrieb gebucht ist.

1. Kopieren Sie im Stripe-Dashboard unter Entwickler → API-Schlüssel beide Schlüssel in die Felder Öffentlicher Schlüssel und Geheimer Schlüssel.
2. Legen Sie im Stripe-Dashboard unter Entwickler → Webhooks einen Endpunkt mit der Webhook-Adresse an, die Cloudfakt auf der Seite anzeigt.
3. Abonnieren Sie dort die Ereignisse checkout.session.completed, checkout.session.async_payment_succeeded, payment_intent.succeeded, payment_intent.payment_failed, payment_intent.canceled, charge.refunded, charge.dispute.created und charge.dispute.closed. Die ersten beiden melden Zahlungen aus „Jetzt bezahlen“, die nächsten drei den Einzug über Stripe, die letzten drei Erstattungen und Rückbuchungen. Zusätzlich können Sie checkout.session.expired und checkout.session.async_payment_failed abonnieren. Nötig ist das nicht: Cloudfakt fragt beim nächsten Klick auf Jetzt bezahlen ohnehin bei Stripe nach, was aus der vorigen Bezahlseite geworden ist.
4. Tragen Sie den Signatur-Schlüssel des Endpunkts im Feld Webhook-Signatur-Schlüssel ein.
5. Schalten Sie SEPA-Lastschrift im Stripe-Dashboard einmalig frei. Dort steht das unter Einstellungen → Zahlungsarten.
6. Haken Sie unter Zahlungsarten an, was der Kunde bei „Jetzt bezahlen“ wählen darf (Kreditkarte, SEPA-Lastschrift), setzen Sie das Häkchen Bezahlen im Kundencenter aktivieren und speichern Sie.
7. Soll der Kunde sein Mandat nur online über Stripe erteilen, nehmen Sie das Häkchen Kunden dürfen die IBAN auch im Kundencenter eintragen heraus und speichern. Das Kundencenter zeigt dann nur noch Mandat online erteilen, und der Kunde muss nicht raten, welcher der beiden Wege gilt. Der Schalter wirkt nur, solange Stripe eingerichtet ist, und erscheint erst, wenn der Betreiber ihn für Ihren Betrieb freigegeben hat.

Die Karte zeigt danach Testbetrieb oder Echtbetrieb. Cloudfakt erkennt das am Anfang des öffentlichen Schlüssels (pk_test_ oder pk_live_). Prüfen Sie den Ablauf zuerst mit den Testschlüsseln.

Den geheimen Schlüssel und den Signatur-Schlüssel speichert Cloudfakt verschlüsselt und zeigt sie nie wieder an. Neben dem Feld steht dann gesetzt. Ein leer gelassenes Feld behält beim Speichern den hinterlegten Wert.

Achtung: Ohne Webhook verbucht Cloudfakt keine einzige Stripe-Zahlung. Das Geld kommt bei Stripe an, die Rechnung bleibt aber offen und läuft ins Mahnwesen.

Kommt eine Lastschrift zurück, erfassen Sie das an der Rechnung. Die Karte Rücklastschrift erfassen erscheint dort, wenn die Rechnung nicht storniert ist, eine erfasste Zahlung trägt und es um eine Lastschrift geht (Zahlungsart des Kunden oder der Zahlung).

1. Öffnen Sie die Rechnung.
2. Tragen Sie in der Karte Rücklastschrift erfassen den Zurückgegebenen Betrag €, das Rückgabedatum und den Grund der Rückgabe ein, zum Beispiel „Konto nicht gedeckt“. Mehr als bisher bezahlt lässt sich nicht zurückbuchen.
3. Bestätigen Sie die Rückfrage.

Danach ist die Zahlung gegengebucht, und die Forderung steht wieder offen. Cloudfakt merkt die Rücklastschriftgebühr vor und vermerkt den Vorgang in der Kundenhistorie.

Die Gebühr verrechnet Cloudfakt mit der nächsten Rechnung dieses Kunden aus dem Rechnungslauf, es entsteht dafür keine eigene Rechnung. Betrag und Bezeichnung stehen unter System → Einstellungen → Rechnungsgebühren in der Karte Gebühr Rücklastschrift. Dort legen Sie auch fest, ob die Gebühr mit Umsatzsteuer ausgewiesen wird, und wie viele Tage nach der Rückgabe frühestens die nächste Rechnung entsteht (Datum nächste Rechnung plus (Tage), Vorgabe 5). So wird nicht am Tag nach der Rückgabe erneut eingezogen. Ist keine Gebühr hinterlegt, sagt die Karte das.

Tipp: Kommt bei einem Kunden wiederholt eine Lastschrift zurück, prüfen Sie sein Mandat und klären Sie mit ihm, wie er künftig zahlt.

Eine Lastschrift über Stripe, die Stripe als fehlgeschlagen meldet, bevor sie verbucht war, müssen Sie nicht erfassen: Es gab keine Zahlung, die zurückzubuchen wäre (7.3).

Wenn keine nächste Rechnung kommt

Die nächste Rechnung entsteht nur, wenn der Kunde einen laufenden Vertrag mit Verrechnungstermin hat und berechnet wird. Der häufigste Anlass einer Rücklastschrift ist aber „Konto erloschen“, und dann geht der Kunde meist. Solche Gebühren listet Buchhaltung → Auswertungen in der Karte Datenqualität unter Rücklastschriftgebühr, die keine Rechnung mehr erreicht, mit dem Grund je Zeile. Sie entscheiden dann, ob Sie die Gebühr mit einer eigenen Rechnung verrechnen oder darauf verzichten.

Unter System → Einstellungen → Rechnungsgebühren legen Sie in der Karte Zahlungsart-Aufschläge fest, was die Zahlung per PayPal oder Kreditkarte den Kunden kostet. Je Zahlungsart gibt es einen Prozentsatz und einen Fixbetrag, dazu Artikelnummer und Bezeichnung auf der Rechnung. Eines von beiden genügt. Stehen beide auf null, berechnet Cloudfakt nichts.

• Es zählt die am Kunden hinterlegte Zahlungsart. Wie eine einzelne Rechnung später wirklich bezahlt wird, spielt keine Rolle, denn der Aufschlag steht auf dem Beleg, und der entsteht vor der Zahlung.
• Der Prozentsatz rechnet auf den Bruttobetrag der Rechnung vor dem Aufschlag. Der Fixbetrag kommt dazu.
• Der Aufschlag trägt den Steuersatz des Kunden. Eingetragene 2,00 % kosten den Kunden bei 20 % Umsatzsteuer deshalb 2,40 % der Rechnung.
• Nur der Rechnungslauf setzt einen Aufschlag auf einen Beleg. Eine von Hand geschriebene Rechnung, eine aus Angebot oder Auftrag gewandelte und eine aus erfasster Zeit abgerechnete bleiben ohne.
• Bearbeiten Sie einen Beleg mit Aufschlag, rechnet Cloudfakt den Aufschlag neu. Eine von Hand entfernte Aufschlagszeile kommt nicht wieder. Gutschrift und Storno behalten den Aufschlag der Rechnung, zu der sie gehören.

Die Karte Fixgebühr je Land ersetzt für Kunden aus einem Land den Fixbetrag einer Zahlungsart. Sie kommt nicht dazu, und der Prozentsatz bleibt unverändert. Das Land geben Sie als zweistelliges Kürzel an, zum Beispiel AT oder DE. Ein Betrag von 0,00 ist eine gültige Regel: Er nimmt den Fixbetrag für dieses Land weg.

Achtung: Für Überweisung und SEPA-Lastschrift gibt es keinen Aufschlag. Im EWR ist ein Entgelt für die Nutzung dieser Zahlungsmittel unzulässig (§ 27 ZaDiG 2018, in Deutschland § 270a BGB). Bei der Kreditkarte gilt das Verbot für Verbraucherkarten aus dem EWR. Ob ein Aufschlag im Einzelfall zulässig ist, beurteilt, wer den Satz einträgt.

Buchhaltung → Kontoauszug bucht Überweisungen aus dem Kontoauszug, damit Sie sie nicht an jeder Rechnung abtippen müssen. Dorthin führt auch der Knopf Kontoauszug einlesen auf der Seite Zahlungen.

Umsätze aus dem Online-Banking holen

Cloudfakt liest zwei Formate und erkennt selbst, welches vorliegt:

• CSV-Export der Umsatzliste. Die meisten Banken bieten ihn kostenlos an. Cloudfakt liest die Spalten Buchungsdatum, Betrag und Buchungstext und, wenn gefüllt, Auftraggebername, Auftraggeberkonto, Zahlungsgrund und Zahlungsreferenz. Bei einer Echtzeitgutschrift steht alles im Buchungstext, dann liest Cloudfakt Name, IBAN und Verwendungszweck dort heraus.
• CAMT.053, der Kontoauszug als XML-Datei. Banken nennen ihn auch Kontoauszug XML oder ISO 20022. Bei manchen Banken ist das ein kostenpflichtiger Zusatz.

Ein PDF lässt sich nicht einlesen. Die Datei darf höchstens 10 MB groß sein.

Über dem Hochladen steht, bis zu welchem Tag der zuletzt eingelesene Auszug reicht und ab wann der nächste Export beginnt. Ziehen Sie den nächsten Export ab diesem Tag. Ein längerer Zeitraum schadet nicht, weil Cloudfakt schon Übernommenes erkennt. Er macht die Liste nur länger. Für eine Jahreskontrolle darf es das ganze Jahr sein.

Auszug lesen

1. Wählen Sie die Datei aus.
2. Klicken Sie auf Auszug lesen.

Cloudfakt liest nur Zahlungseingänge in Euro. Belastungen, Stornobuchungen, noch nicht gebuchte Umsätze und fremde Währungen zählt die Seite unter Nicht gelesen. Die Rückmeldung zu einer nicht durchgeführten eigenen Überweisung kommt zwar mit positivem Betrag, zählt aber als Stornobuchung. Eine Sammelgutschrift teilt Cloudfakt in ihre einzelnen Überweisungen. Gebucht ist nach dem Lesen noch nichts.

Die Reiter

Über der Tabelle stehen Reiter mit Anzahl und Summe. Die Summen ergeben zusammen die Summe aller gelesenen Eingänge (Reiter Alle).

Reiter	Zeigt
Zu prüfen (Standard)	Zu buchen, Abweichung und Nicht im Desk zusammen, also alles, was eine Handlung braucht
Zu buchen	Eingänge mit Kennzeichen Sicher oder Vorschlag
Abweichung	Rechnungsnummer gefunden, aber Betrag oder Zustand passen nicht
Nicht im Desk	Eingänge, zu denen Cloudfakt nichts findet
Im Desk bezahlt	Eingänge, deren Rechnung schon als bezahlt geführt wird
Vermutlich bezahlt	Eingänge, die sehr wahrscheinlich zu einer schon bezahlten Rechnung gehören
Selbst zugeordnet	von Ihnen zugeordnet oder bestätigt, ohne Buchung
Übernommen	schon aus einem früheren Auszug gebucht
Alle	jede gelesene Zeile

Jede Zeile zeigt Datum, Zahler mit IBAN, Referenz (den Verwendungszweck), Betrag und in der Spalte Buchen auf · In Cloudfakt, worauf gebucht würde.

Wie Cloudfakt offene Rechnungen findet

Kennzeichen	Wann	Vorgewählt
Sicher	Die Nummer einer offenen Rechnung steht im Verwendungszweck, und der Betrag passt genau auf die Forderung samt Mahngebühr. Oder mehrere genannte Rechnungen ergeben zusammen den Betrag.	ja
Vorschlag	Die Rechnungsnummer ist gefunden, aber der Betrag weicht ab (Teilzahlung, Überzahlung). Oder die IBAN des Zahlers ist bekannt, und der Kunde hat genau eine offene Rechnung über genau diesen Betrag.	nein

Eine IBAN gilt als bekannt, wenn sie in einem SEPA-Mandat des Kunden steht oder schon einmal eine Überweisung von ihr übernommen wurde. Steht dieselbe IBAN bei zwei Kunden, schlägt Cloudfakt nichts vor.

Abgleich mit bezahlten Rechnungen

Findet sich keine offene Rechnung, gleicht Cloudfakt den Eingang mit den bezahlten Rechnungen ab. Gebucht wird dabei nichts. Die Zeile sagt nur, ob Cloudfakt die Zahlung schon kennt.

Kennzeichen	Wann
Im Desk bezahlt	Die Rechnungsnummer steht im Verwendungszweck (auch angehängt wie „Re1234“), die Rechnung ist bezahlt, und der Betrag passt, auch samt Mahngebühr oder als Summe mehrerer genannter Rechnungen.
Vermutlich bezahlt	Keine Nummer, aber der Kunde steht fest: über eine Kundennummer im Verwendungszweck, die IBAN oder den Namen (Wortfolge und Titel spielen keine Rolle). Eine oder zwei seiner bezahlten Rechnungen ergeben genau den Betrag und wurden höchstens 60 Tage vor oder nach dem Buchungstag bezahlt. Oder es ist eine SEPA-Einreichung über den Betrag einer Rechnung eines Lastschriftkunden, höchstens 20 Tage entfernt. Die Zeile nennt Rechnung, Kunde und Zahltag.
Abweichung	Die Rechnungsnummer steht im Verwendungszweck, aber Betrag oder Zustand passen nicht. Die Zeile nennt Zustand, Rechnungsbetrag und bezahlten Betrag. Meist wurde eine Mahngebühr mitbezahlt, die an der Rechnung nicht steht.
Nicht im Desk	Nichts davon. Typisch sind Privateinlagen, Erstattungen von Lieferanten und Eingänge, zu denen es keine Rechnung gibt.

Cloudfakt schreibt jede Rechnung höchstens einer Zeile zu. Zehn Gutschriften über denselben Betrag gelten also nicht als erfasst, nur weil es eine bezahlte Rechnung darüber gibt.

Selbst zuordnen

Was Cloudfakt nicht erkennt, ordnen Sie in der Zeile selbst zu. Typisch ist eine SEPA-Einreichung, die weder Rechnungsnummer noch Zahler trägt.

Eingabe	Wirkung
andere Rechnung in der Auswahl oder Rechnungsnummer einer offenen Rechnung im Feld oder Rechnungsnummer(n)	wird gebucht
Rechnungsnummern bereits bezahlter Rechnungen, mehrere mit Komma (1234, 1235)	wird zugeordnet, nicht noch einmal gebucht
eine Art ohne Rechnung (Privateinlage, Erstattung / Gutschrift, Anzahlung / Vorauszahlung, Sonstiges) mit einem Hinweis	wird mit Art und Hinweis festgehalten
Häkchen Bestätigen bei Im Desk bezahlt oder Vermutlich bezahlt	die erkannte Rechnung wird fest zugeordnet
Auswahl nicht buchen	die Zeile bleibt aus

Offene und bezahlte Rechnungen lassen sich nicht in einer Zeile mischen. Buchen Sie die offene allein. Auf den Reitern Im Desk bezahlt und Vermutlich bezahlt bestätigt der Knopf Alle … bestätigen die ganze Gruppe auf einmal. Gebucht wird dabei nichts, auch keine vorgewählte Zeile auf einem anderen Reiter.

Eine Zuordnung bleibt gespeichert. Beim nächsten Einlesen steht die Zeile unter Selbst zugeordnet, mit Art, Rechnungen und Hinweis, und die Rechnungen stehen keiner anderen Zeile mehr zur Verfügung. Einen Irrtum nehmen Sie dort mit Zuordnung aufheben zurück. Eine gebuchte Zahlung hebt dieser Knopf nicht auf, sie berichtigen Sie unter Buchhaltung → Zahlungen (7.1).

Buchen

Klicken Sie auf Buchen und zuordnen. Cloudfakt bucht jede gewählte Zeile wie eine von Hand erfasste Zahlung: Zahlungsart Überweisung, Zahldatum ist der Buchungstag der Bank, Zahler und Verwendungszweck stehen in der Referenz, dazu ein Eintrag in der Kundenhistorie. Ein kleinerer Betrag bleibt eine Teilzahlung. Ausgebucht wird hier nichts. Ob Sie einen Rest erlassen, entscheiden Sie an der Rechnung (7.1). Hat das Mahnwesen wegen der Forderung einen Speicherplatz gesperrt, wird er wieder freigegeben.

Wer denselben Auszug noch einmal einliest, oder einen, der sich mit dem vorigen überschneidet, sieht die schon gebuchten Zeilen als Übernommen. Cloudfakt erkennt sie an der Kennung, die die Bank jeder Buchung gibt. Doppelt gebucht wird deshalb nichts.

Unten auf der Seite stehen zwei Karten. Eingelesene Auszüge zeigt je Auszug Zeitpunkt, Zeitraum (erste bis letzte Buchung der Datei), Datei, Zahl und Summe der Eingänge und wer ihn eingelesen hat. Zuletzt übernommen zeigt die gebuchten Eingänge mit Kunde und Rechnung. Verwerfen vergisst den gerade gelesenen Auszug. Gebucht bleibt, was gebucht ist, und die Zeile in Eingelesene Auszüge bleibt stehen.

Kontrolle für den Steuerberater

So prüfen Sie, ob Cloudfakt jeden Zahlungseingang eines Zeitraums kennt:

1. Exportieren Sie im Online-Banking die Umsätze des ganzen Zeitraums als CSV, etwa vom 01.01. bis heute.
2. Öffnen Sie Buchhaltung → Kontoauszug, wählen Sie die Datei und klicken Sie auf Auszug lesen.
3. Reiter Zu buchen: Prüfen und buchen Sie die Eingänge auf noch offene Rechnungen.
4. Reiter Abweichung: Sehen Sie je Zeile an der genannten Rechnung nach, was fehlt. Meist ist es die Mahngebühr.
5. Reiter Nicht im Desk: Tippen Sie je Zeile die Rechnungsnummern ein oder wählen Sie die Art ohne Rechnung mit Hinweis. Klicken Sie dann auf Buchen und zuordnen.
6. Reiter Im Desk bezahlt: Klicken Sie auf Alle „Im Desk bezahlt“ bestätigen.
7. Reiter Vermutlich bezahlt: Sehen Sie die Zeilen durch und bestätigen Sie einzeln oder mit Alle „Vermutlich bezahlt“ bestätigen.

Danach steht jeder Eingang unter Selbst zugeordnet oder Übernommen, und beim nächsten Einlesen desselben Zeitraums bleibt nichts mehr offen.

Das Mahnwesen steht unter Fakturierung → Mahnwesen. Gemahnt werden offene und teilbezahlte Rechnungen, deren Frist abgelaufen ist. Gutschriften und Stornobelege mahnt Cloudfakt nie.

Cloudfakt kennt bis zu vier Stufen: eine Zahlungserinnerung und drei Mahnungen. Jede Stufe hat eine Bezeichnung, eine Frist in Tagen und eine Gebühr.

Die Frist zählt jeweils ab dem letzten Ereignis: bei der ersten Stufe ab der Fälligkeit der Rechnung, bei jeder weiteren ab dem Datum der vorigen Mahnung. Ohne eigene Einstellung gilt dieser Stufenplan:

Stufe	Bezeichnung	Tage nach vorheriger	Gebühr
1	Zahlungserinnerung	10	0,00 €
2	1. Mahnung	14	5,00 €
3	2. Mahnung	7	7,50 €
4	3. Mahnung (letzte)	7	10,00 €

Ein Beispiel mit diesen Fristen: Eine Rechnung ist am 01.03. fällig. Die Zahlungserinnerung ist ab 11.03. dran, die 1. Mahnung ab 25.03., die 2. Mahnung ab 01.04., die 3. Mahnung ab 08.04. Das gilt, wenn an diesen Tagen auch ein Mahnlauf stattfindet. Läuft er später, verschieben sich alle folgenden Stufen, weil jede ab dem Datum der vorigen Mahnung zählt.

Stufen ändern

1. Öffnen Sie Fakturierung → Mahnwesen und dort den Reiter Stufen & Intervalle.
2. Ändern Sie je Stufe Bezeichnung, Tage nach vorheriger (1–365) und Gebühr (0–999 €).
3. Mit Stufe hinzufügen kommt eine Stufe dazu, höchstens vier. Das Kreuz am Zeilenende entfernt eine Stufe, eine muss bleiben.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Dieselben Stufen stehen auch unter System → Einstellungen → Mahnwesen in der Karte Mahnwesen (Mahnstufen). Dort schaltet ein leeres Tage-Feld die Stufe ab.

Merksatz: Der Stufenplan bestimmt die Mahnliste und, solange unter Inkasso nach Stufe nichts anderes gewählt ist, auch die Übergabe ans Inkasso (8.8). Wer eine Stufe streicht, ändert damit, ab wann ein Fall als Inkasso-Kandidat gilt.

Die Seite hat vier Reiter.

Reiter	Inhalt
Jetzt fällig	Die Rechnungen, deren nächste Stufe heute dran ist, gruppiert nach dieser Stufe. Je Zeile Rechnung, Kunde, Fällig seit, Offener Betrag (samt bisheriger Mahngebühr), Gebühr dieses Briefes und Aktuelle Stufe. Darüber steht der Knopf für den Mahnlauf.
Inkasso-Kandidaten	Rechnungen, die die Inkasso-Stufe erreicht haben und weiterhin offen sind, mit dem Datum der letzten Mahnung.
Historie	Jede erzeugte Mahnung mit Datum, Stufe, Rechnung, Kunde und Gebühr. Die Spalte Versendet zeigt den Zeitpunkt der E-Mail oder nein.
Stufen & Intervalle	Die Einstellung der Stufen (8.1).

Die Gebühr steht je Rechnung und nicht je Gruppe, weil Porto und Pauschale von Versandart und offenem Betrag abhängen (8.4).

Drei Hinweise können oben auf der Seite stehen: dass das Mahnwesen erst an einem bestimmten Tag startet (8.5), dass Rechnungen auf einen laufenden Einzug warten (8.5), und dass der Versand abgeschaltet ist (8.6).

1. Öffnen Sie Fakturierung → Mahnwesen. Der Reiter Jetzt fällig zeigt, was der Lauf mahnen würde.
2. Entscheiden Sie über das Häkchen E-Mails versenden (Rechnung + Mahnbrief im Anhang). Es ist vorab gesetzt.
3. Klicken Sie auf Mahnlauf starten und bestätigen Sie die Rückfrage mit der Zahl der Rechnungen.

Läuft für Ihren Betrieb gerade schon ein Mahnlauf, etwa der nach Zeitplan, weist Cloudfakt den zweiten mit einer Meldung ab. Warten Sie, bis der erste fertig ist, und sehen Sie dann in der Liste nach, was noch offen ist.

Mit Häkchen erzeugt der Lauf für jede gelistete Rechnung die nächste Stufe, hält die Gebühr fest und schreibt dem Kunden. Der E-Mail liegen der Mahnbrief und die Rechnung als PDF bei, beide Dateinamen tragen Belegnummer und Kundennummer. Sie geht an die E-Mail-Adresse für Rechnungen des Kunden, sonst an seine allgemeine E-Mail-Adresse, und in Kopie an dieselben Empfänger wie die Rechnung. Cloudfakt legt den Vorgang samt Anhängen in der Mail-Ablage des Kunden ab.

Ohne Häkchen hält der Lauf nur Stufe und Gebühr fest, und es geht nichts hinaus. Das ist der Weg, wenn Sie selbst zum Telefon greifen oder die Mahnbriefe drucken wollen. Den Brief der erreichten Stufe öffnen Sie danach als PDF oben auf der Rechnung, zum Beispiel über den Knopf Zahlungserinnerung oder 1. Mahnung.

Jede Mahnung steht danach in der Kundenhistorie und im Reiter Historie.

Was der Lauf auslässt

Die Meldung nach dem Lauf nennt vier Fälle getrennt:

• Kunden ohne E-Mail-Adresse lässt ein Lauf mit E-Mail aus. Ihre Stufe zählt nicht hoch, damit niemand ungesehen bis ins Inkasso läuft. Starten Sie für diese Rechnungen den Lauf ohne E-Mail und drucken Sie die Briefe.
• Schlägt eine einzelne Mahnung fehl, etwa weil eine Vorlage fehlt, nimmt Cloudfakt die Stufe dieser Rechnung zurück. Die übrigen Rechnungen laufen durch, und der nächste Lauf versucht die eine erneut.
• Ist der Versand abgeschaltet, erzeugt ein Lauf mit E-Mail gar nichts (8.6).
• Hat der Mailserver beim Versand nicht geantwortet, bleibt die Stufe stehen, und die Mahnung steht unter Versand mit unklarem Ausgang (siehe unten).

Versand mit unklarem Ausgang

Beim Versand über Microsoft kann es vorkommen, dass der Mailserver eine Mail annimmt, seine Bestätigung aber nicht mehr ankommt. Cloudfakt sieht dann selbst im Gesendet-Ordner des Postfachs nach. Liegt die Mail dort, gilt sie als versendet, und Sie merken davon nichts.

Findet Cloudfakt die Mail nicht, bleibt der Ausgang offen. Die Mahnstufe und die Gebühr bleiben stehen, der Speicherplatz wird nicht gesperrt, und die Mail geht nicht von selbst ein zweites Mal hinaus, denn der Kunde kann sie haben. Jeder weitere Mahnlauf fragt noch einmal nach: zuerst in der Mailablage von Cloudfakt, in die der Gesendet-Abruf alles übernimmt, was im Postfach unter Gesendet steht, dann im Gesendet-Ordner selbst. Wer den Gesendet-Ordner aufräumt, verliert dadurch nichts.

Offene Sendungen stehen gelb hinterlegt oben auf der Seite Fakturierung → Mahnwesen und oben auf dem Rechnungsblatt, mit Zeitpunkt, Empfänger und Betreff. So klären Sie einen Eintrag:

1. Sehen Sie im Gesendet-Ordner des Postfachs nach, ob die Mail dort liegt.
2. Liegt sie dort, klicken Sie auf Ist angekommen. Die Mahnung bekommt ihren Versandvermerk.
3. Liegt sie nicht dort, klicken Sie auf Erneut senden. Dieselbe Mail geht noch einmal hinaus, ohne neue Mahnstufe und ohne neue Gebühr.

Dasselbe gilt für eine Rechnung, deren Versand ohne Antwort blieb. Der selbsttätige Rechnungsversand lässt sie aus, bis der Eintrag geklärt ist. Der offene Ausgang und seine Klärung stehen in der Kundenhistorie.

Hinweis: Die Nachfrage im Gesendet-Ordner braucht den Postfachabruf (Kapitel 3, „Postfach“). Ohne ihn bleibt jede Sendung ohne Antwort offen, bis Sie sie von Hand klären.

Der Mahnbrief

Mahnbriefe erscheinen im Briefpapier des Betriebs, mit Kopf und Fuß auf jeder Seite. Der Brief nennt den Verzug in Tagen, gerechnet ab der ursprünglichen Fälligkeit der Rechnung, weist die Mahnspesen gesondert aus und rechnet sie in den Betrag des Zahlungs-QR-Codes ein. Der Kunde bezahlt so den vollen offenen Betrag samt Spesen. Die Zahlungsfrist im Brief ist der Tag des Laufs plus das Zahlungsziel für Mahnungen (8.7). Sie hat nichts mit den Tagen bis zur nächsten Stufe zu tun.

Der Brief entsteht aus einer Dokument-Vorlage: für Stufe 1 die Vorlage Zahlungserinnerung, für die Stufen 2 bis 4 die Vorlagen 1. Mahnung, 2. Mahnung und 3. Mahnung (Kapitel 14, „Dokument-Vorlagen (Belegdesign)“).

Achtung: Ein Mahnbrief entsteht nur, wenn die Vorlage seiner Stufe auf Live steht. Ohne Live-Vorlage geht allein die Rechnung hinaus, und der Lauf meldet keinen Fehler. Setzen Sie das Häkchen Live vor dem ersten Mahnlauf bei allen vier Vorlagen. Die drei Mahnvorlagen dürfen gleichzeitig live sein.

Der Text der Mahn-E-Mail

Jede Stufe hat ihre eigene E-Mail-Vorlage: Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung und 3. Mahnung (Kapitel 14, „E-Mail-Vorlagen“). Dort ändern Sie Betreff und Text und prüfen das Ergebnis mit Test senden. Lassen Sie Aktiv angehakt. Ist die Vorlage einer Stufe nicht aktiv, geht ein eingebauter Kurztext hinaus.

Diese Platzhalter gibt es eigens für die Mahn-E-Mail:

Platzhalter	Inhalt
{due_date}, {payment_deadline}	Zahlungsfrist dieses Schreibens, dasselbe Datum wie im Mahnbrief
{invoice_due_date}	ursprüngliche Fälligkeit der Rechnung
{dunning_label}	Bezeichnung der Stufe
{dunning_fee}	Spesen dieser Stufe
{total_due}	offener Betrag samt Spesen

Den Mahnlauf täglich von selbst laufen lassen

Unter System → Einstellungen → Automatik gibt es den Ablauf Mahnlauf. Er ist ausgeschaltet, solange Sie ihn nicht einschalten. Eingeschaltet läuft er täglich zur eingestellten Uhrzeit (Vorgabe 08:00) und versendet die Mahnungen per E-Mail, mit denselben Regeln wie der Lauf von Hand.

Die Gebühr eines Mahnbriefes besteht aus bis zu drei Teilen:

Teil	Wo eingestellt	Wann er anfällt
Stufengebühr	Stufen & Intervalle	bei jeder Stufe, für die eine Gebühr eingetragen ist
Porto	System → Einstellungen → Mahnwesen, Karte Mahngebühren	ab Stufe 2, wenn der Brief wirklich gedruckt wird: bei Postversand, bei Versandart Portal und bei Kunden ohne E-Mail-Adresse
Pauschale Mahngebühr %	System → Einstellungen → Mahnwesen, Karte Mahngebühren	ab Stufe 2, als Prozentsatz des offenen Rechnungsbetrags

Die Zahlungserinnerung (Stufe 1) trägt nur ihre eigene Stufengebühr, weder Porto noch Pauschale. Ob Porto anfällt, hängt an der Versandart des Kunden. Geht die Mahnung per E-Mail hinaus, entfällt es.

Die Pauschale rechnet auf den offenen Rechnungsbetrag ohne frühere Mahngebühren. Auf dem Brief und in der Historie steht eine Summe, keine drei Zeilen.

Merksatz: Die Gebühren der Stufen addieren sich nicht. Die Gebühr der höchsten erreichten Stufe löst die vorige ab. Mit den Vorgaben fordert die 3. Mahnung den Rechnungsbetrag plus 10,00 €, nicht plus 5,00 + 7,50 + 10,00 €.

Wer keine Mahnspesen verrechnen will, setzt die Gebühr der Stufe auf 0,00 € und lässt Porto und Pauschale leer. Der Brief lässt die Spesenzeile dann weg, und der Zahlungs-QR-Code trägt genau den offenen Rechnungsbetrag.

Die Mahngebühr gehört zur Gesamtforderung der Rechnung. Was das beim Erfassen einer Zahlung bedeutet, steht im Kapitel über Zahlungen (Kapitel 7, „Zahlungseingang erfassen“).

Ausnahme	Wo eingestellt
Mahnstopp je Kunde	am Kunden, Häkchen Mahnstopp, mit freiwilliger Angabe des Grundes (zum Beispiel Ratenvereinbarung)
ganze Kundengruppe	Stammdaten → Kundengruppen & Tags, Häkchen in der Spalte Mahnwesen entfernen
gesperrte Kunden	ergibt sich aus der Sperre des Kunden
alles vor dem Startdatum	System → Einstellungen → Mahnwesen, Feld Mahnlauf-Start
Rechnungen mit laufendem Einzug	System → Einstellungen → Mahnwesen, Feld Auf einen Einzug warten (Tage)

Mahnstopp setzen

1. Öffnen Sie den Kunden.
2. Setzen Sie das Häkchen Mahnstopp. Darunter erscheint ein Feld für den Grund, die Angabe ist freiwillig.
3. Speichern Sie.

Der Mahnlauf überspringt den Kunden danach: keine Zahlungserinnerung, keine Mahnung, keine Gebühr. Seine Rechnungen bleiben offen und zählen weiter zu den Forderungen. Am Kundenblatt und in der Kundenliste steht das Kennzeichen Mahnstopp. Fahren Sie mit der Maus darüber, erscheint der Grund. Zum Aufheben entfernen Sie das Häkchen. Beides vermerkt Cloudfakt in der Kundenhistorie.

Das Startdatum

Das Startdatum ist die Bremse beim Umstieg von einem anderen System. Vor diesem Tag erzeugt kein Lauf eine Mahnung, auch nicht der von Hand gestartete. Solange der Tag in der Zukunft liegt, sagt ein Hinweis oben auf der Seite, wann das Mahnwesen startet.

Ab dem Startdatum zählen die Fristen frühestens von diesem Tag an. Eine übernommene Rechnung, die seit Monaten fällig ist, bekommt also die vollen Abstände des Stufenplans und springt nicht am ersten Tag in die letzte Stufe. Ohne Startdatum liefe am ersten Tag eine Mahnwelle über alle übernommenen offenen Posten.

Ein leeres Feld bedeutet: keine Einschränkung.

Rechnungen mit laufendem Einzug

Steht eine Rechnung in einem SEPA-Sammler oder läuft für sie eine Lastschrift über Stripe, ist das Geld unterwegs. Verbucht wird es erst Tage später, mit dem Kontoauszug oder der Rückmeldung von Stripe. Der Mahnlauf wartet deshalb: ab dem Einzugstag mahnt er eine solche Rechnung die eingestellte Zahl von Tagen nicht. Die Vorgabe ist 14 Tage, mit 0 schalten Sie das Warten ab.

Das Warten endet vorher, wenn

• die Zahlung verbucht ist (die Rechnung ist dann bezahlt),
• Sie zu der Rechnung eine Rücklastschrift erfassen (Kapitel 7, „Rücklastschriften“),
• Sie den Sammler zurücknehmen.

Ist die Frist abgelaufen und die Rechnung weiter offen, gilt der Einzug als nicht angekommen. Die Rechnung wird dann gemahnt wie jede andere. Solange Rechnungen warten, nennt ein Hinweis oben auf der Seite Mahnwesen ihre Zahl und ihre Nummern. In der Liste Jetzt fällig stehen sie nicht.

Merksatz: Ist die Sendefreigabe aus, erzeugt ein Mahnlauf mit E-Mail gar nichts. Er meldet stattdessen, wie viele Rechnungen fällig gewesen wären.

Das schützt vor halben Mahnungen. Jede Mahnung zählt die Stufe hoch. Entstünde sie, ohne zugestellt zu werden, bekäme der Kunde nie eine Zahlungserinnerung, beim nächsten Lauf aber die 1. Mahnung samt Gebühr.

Solange der Versand abgeschaltet ist, steht ein Hinweis oben auf der Seite. Sie haben dann zwei Möglichkeiten:

• Geben Sie den Versand unter Mailübersicht → Mail, Zahnrad Postfach-Einstellungen, in der Karte Versandregeln dieses Mandanten frei und starten Sie den Lauf erneut (Kapitel 17, „Die Sendefreigabe“).
• Starten Sie den Lauf ausdrücklich ohne E-Mail, wenn Sie nur Stufe und Gebühr festhalten wollen.

System → Einstellungen → Mahnwesen ist der Administration vorbehalten. Neben den Stufen (8.1), den Mahngebühren (8.4) und dem Startdatum (8.5) stehen dort:

Feld	Wirkung
Zahlungsziel für Mahnungen (Tage)	Frist, die der Mahnbrief dem Kunden setzt, gerechnet ab dem Tag des Laufs. Vorgabe 10.
Speicherplatz sperren ab Mahnstufe	Ab dieser Stufe sperrt der Mahnlauf den Speicherplatz am Server. Betroffen sind nur die Speicherplätze, die auf der offenen Rechnung stehen. Domains bleiben unberührt. Vorgabe nie.
Auf einen Einzug warten (Tage)	So viele Tage ab dem Einzugstag mahnt der Lauf eine Rechnung nicht, die in einem SEPA-Sammler steht oder für die eine Lastschrift über Stripe läuft (8.5). Vorgabe 14, mit 0 wartet der Lauf nicht.
Bei Zahlungseingang wieder freigeben	Ist die Forderung beglichen, gibt Cloudfakt den gesperrten Speicherplatz wieder frei: sofort beim Erfassen der Zahlung, sonst mit dem nächsten automatischen Mahnlauf. Vorab angehakt.
Inkasso nach Stufe und die beiden Häkchen dazu	siehe 8.8

Bevor Sie die Sperre einschalten

Die Sperre fällt auf den Tag, an dem die gewählte Stufe gemahnt wird. Wie viele Tage nach der Fälligkeit das ist, ergibt sich aus den Tagen der Stufen davor. Mit eng gesetzten Stufen ist ein Speicherplatz nach gut zwei Wochen gesperrt. Was am Server dabei geschieht, steht bei der Serveranbindung (Kapitel 22, „Was Mahnwesen und Kündigung am Server tun“).

Gesperrt wird nur, was als Zeile auf der unbezahlten Rechnung steht. Ein übernommener Saldenvortrag ist eine Summe ohne Speicherplatz daran. Wer nur einen solchen Posten schuldet, durchläuft alle Mahnstufen und behält sein Web.

Tipp: Schalten Sie mit der Sperre auch den Ablauf Tagesübersicht ein (Kapitel 17, „Der Zeitplan“). Die Mail meldet jede bevorstehende Sperre 21 Tage im Voraus, mit voraussichtlichem Datum, Kunde, Rechnung und Namen des Webs.

Die Betreffzeilen der Mahn-E-Mails pflegen Sie unter System → Einstellungen → Betreffzeilen, die BCC-Kopie unter System → Einstellungen → Konten & BCC.

Eine offene Rechnung wird zum Inkasso-Kandidaten, sobald sie die Inkasso-Stufe erreicht hat. Welche das ist, legen Sie unter System → Einstellungen → Mahnwesen im Feld Inkasso nach Stufe fest:

• Nach der letzten Stufe (Vorgabe): Die Rechnung hat alle Mahnstufen durchlaufen.
• Stufe 1 bis Stufe 4: Die Rechnung gilt schon ab dieser Stufe als Inkasso-Fall.
• Kein Inkasso: Der Reiter Inkasso-Kandidaten bleibt leer, und es gibt keine Übergabe.

Die Kandidaten sehen Sie im Reiter Inkasso-Kandidaten mit Rechnung, Kunde, Fälligkeit, offenem Betrag samt Mahngebühr und dem Datum der letzten Mahnung.

Mit den Häkchen Kunde bei Inkasso automatisch sperren und Kunde bei Inkasso automatisch inaktiv setzen bestimmen Sie, was bei der Übergabe mit dem Kunden geschieht. Beides geschieht erst mit dem Inkasso-Export, noch nicht beim Erreichen der Stufe.

Inkasso-Export

Dieser Schritt ist dem Betreiber der Installation vorbehalten. Einen Knopf im Desk gibt es dafür nicht. Der Betreiber ruft am Server im Verzeichnis der Anwendung den Befehl php artisan wf2:inkasso-export --tenant=<Mandanten-ID> auf.

Der Export schreibt die Fälle als CSV-Datei uebergabe-JJJJ-MM-TT.csv in den Ordner inkasso im Dateispeicher der Anwendung. Je Rechnung enthält sie Kundennummer, Name und Anschrift, Rechnungsnummer und Rechnungsdatum, Hauptforderung, Mahngebühren, Gesamtforderung und das Datum der letzten Mahnung. Kunden mit Mahnstopp lässt der Export aus.

Cloudfakt führt die Korrespondenz am Kunden. Ein- und ausgehende Nachrichten liegen in der Akte des Kunden oder Lieferanten, mit Anhängen und der Originaldatei (.eml). Wer eine Akte öffnet, sieht den Schriftverkehr, ohne im Postfach zu suchen.

Abgelegt wird von Hand. Der Abruf erkennt den Absender und schreibt den Namen an die Zeile, in die Ablage legt er nichts. Was als abgelegt in einer Akte steht, hat jemand bewusst dorthin gelegt (Abschnitt 9.4).

Das Menü Mailübersicht trennt nach Herkunft:

• Mail zeigt alles, was über ein Postfach kommt oder geht.
• Tickets zeigt, was Kunden im Kundencenter einreichen.
• Rundsendung schickt eine Nachricht an viele Kunden.

Die Postfächer pflegen Sie unter Mailübersicht → Mail mit der Schaltfläche Postfach-Einstellungen (Zahnrad oben rechts). Die Karte Postfächer listet alle eingerichteten Postfächer, darunter steht das Formular für ein neues oder das gewählte Postfach. Cloudfakt ruft jedes aktive Postfach alle 5 Minuten ab.

Ein Postfach anlegen

1. Klicken Sie oben rechts in der Karte Postfächer auf Postfach hinzufügen. Das Formular steht dann auf Neues Postfach.
2. Tragen Sie einen Name ein. Er dient nur der Liste. Bleibt er leer, zeigt die Liste die Adresse.
3. Wählen Sie den Kontotyp und füllen Sie die Felder dazu aus (Tabelle unten).
4. Tragen Sie den Benutzername (E-Mail-Adresse) ein und prüfen Sie den IMAP-Ordner (Vorgabe INBOX). Gesendet-Ordner und Entwurfsordner können leer bleiben, Cloudfakt sucht dann die üblichen Namen selbst.
5. Lassen Sie den Haken Dieses Postfach abrufen gesetzt.
6. Legen Sie unter Postausgang dieses Postfachs fest, ob und wie das Postfach sendet (siehe unten).
7. Klicken Sie auf Speichern und danach in der Liste auf Verbindung prüfen (Steckersymbol).

Kontotyp	Was Sie eintragen
IMAP (generisch)	Der klassische Weg, funktioniert mit jedem Anbieter: Server, Port, Verschlüsselung und Passwort.
Microsoft 365 / Exchange Online	Die Werte der App-Registrierung in Azure. Ein Postfach-Passwort hinterlegen Sie nicht. Die Einrichtung steht weiter unten.
Google Workspace / Gmail	Ein App-Passwort. Dazu schalten Sie im Google-Konto die Bestätigung in zwei Schritten ein und erzeugen dort das App-Passwort.

Verbindung prüfen baut die Verbindung wirklich auf und meldet die Zahl der ungelesenen Nachrichten oder den Fehler im Klartext. Als gelesen markiert die Prüfung nichts.

Passwörter und Schlüssel speichert Cloudfakt verschlüsselt und zeigt sie nie wieder an. Ein leeres Passwortfeld behält beim Speichern den hinterlegten Wert.

Der Abruf holt die Nachrichten der letzten 14 Tage aus dem eingestellten Ordner, gleich ob sie im Mailprogramm schon geöffnet wurden, und markiert im Postfach nichts als gelesen. Was Cloudfakt schon kennt, überspringt der Abruf.

Postfach ändern, anhalten, entfernen

Das Stiftsymbol in der Liste öffnet ein Postfach zum Bearbeiten. Soll ein Postfach vorübergehend nicht abgerufen werden, entfernen Sie den Haken Dieses Postfach abrufen. Die Einstellungen bleiben, die Liste zeigt Angehalten. Das Papierkorbsymbol entfernt das Postfach (nur für Administratoren). Bereits abgeholte Mails bleiben erhalten.

Postausgang je Postfach

Im Formular steht unter dem Empfang der Abschnitt Postausgang dieses Postfachs. Bleibt die Versandart auf nur Empfang, holt das Postfach nur ab, und gesendet wird über das Standardpostfach. Sonst tragen Sie Absenderadresse (From) und bei Bedarf Absendername ein, dazu die Angaben der Versandart:

Versandart	Was Sie eintragen
SMTP (generisch)	Server, Port, Verschlüsselung, Benutzername und Passwort
Microsoft 365 (OAuth2 / Graph)	Nur das Versand-Postfach (UPN). Die App-Registrierung aus dem Empfangsteil gilt mit und braucht die Berechtigung Mail.Send.
Google / Gmail (OAuth2)	Nichts. Speichern Sie das Postfach und klicken Sie dann auf Mit Google verbinden. Google Client-ID und Google Client-Secret der Google-Cloud-Anwendung gelten für den ganzen Mandanten und stehen in den Versandregeln.

Hinweis: Solange am Standardpostfach kein Postausgang eingerichtet ist, steht oben in den Postfach-Einstellungen eine gelbe Meldung: Es ist kein Postausgang eingerichtet. Post an Ihre Kunden geht dann gar nicht hinaus oder läuft über den Server des Plattformbetreibers statt über Ihre eigene Maildomain. Die Meldung verschwindet, sobald das Standardpostfach eine Versandart trägt.

Nach dem Speichern prüfen Sie den Postausgang mit Test-Mail senden in den Versandregeln. Dort wählen Sie, über welches Postfach die Test-Mail geht.

Tipp: Damit Ihre Mails ankommen, sollten in der DNS-Zone der Absenderdomain SPF, DKIM und DMARC gesetzt sein.

Mehrere Postfächer

Sie können beliebig viele Postfächer anlegen, etwa für Rechnung, Support und Verkauf. Der Abruf läuft über alle aktiven. Fällt eines aus, hält es die übrigen nicht auf.

Sobald mehr als ein Postfach senden darf, erscheint beim Verfassen, Antworten und Weiterleiten das Feld Absender, vorbelegt mit dem Standardpostfach. Am Vorgang bleibt ablesbar, über welches Postfach eine Nachricht hinausging.

Versandregeln

Unter den Postfächern steht die Karte Versandregeln dieses Mandanten. Der Schalter Automatischen Versand freigeben ist die Sendefreigabe (Kapitel 17, „Die Sendefreigabe“): Solange er aus ist, hält Cloudfakt automatisch erzeugte Mails zurück (Rechnungslauf, Mahnlauf, Benachrichtigungen aus dem Kundencenter, Rundsendung). Die Belege entstehen trotzdem. Verfasste Mails, Antworten und die Test-Mail gehen immer hinaus. Was die Sperre sonst ausnimmt und was nicht, steht bei der Automatik (Kapitel 17, „Die Sendefreigabe“).

Der Schalter Bestätigungen auf Kundenaktionen immer versenden nimmt Bestellbestätigung und „Passwort vergessen“ von der Sendefreigabe aus. Lassen Sie ihn an, sonst kann kein Kunde sein Passwort zurücksetzen.

Im selben Formular wählen Sie das Standardpostfach für automatische Post. Darüber gehen Rechnungslauf, Mahnlauf und Bestätigungen hinaus. Ist keines gewählt, gilt das erste Postfach, das senden darf.

Microsoft 365 einrichten

Für Microsoft 365 braucht Cloudfakt eine App-Registrierung in Azure. Sie gilt für alle Microsoft-Postfächer des Mandanten und wird nur einmal eingetragen. Die Schritte 1 bis 6 erledigen Sie im Azure-Portal als Administrator, die Schritte 7 bis 10 in der Exchange Online PowerShell, den Rest in Cloudfakt.

1. Öffnen Sie Microsoft Entra ID → App-Registrierungen → Neue Registrierung. Vergeben Sie einen Namen (zum Beispiel Cloudfakt Mail), wählen Sie Nur Konten in diesem Organisationsverzeichnis, lassen Sie die Weiterleitungs-URI leer und klicken Sie auf Registrieren.
2. Notieren Sie von der Übersichtsseite die Anwendungs-(Client-)ID und die Verzeichnis-(Mandanten-)ID.
3. Fügen Sie unter API-Berechtigungen zwei Anwendungsberechtigungen hinzu (nicht delegiert): bei Microsoft GraphMail.Send für den Postausgang, bei Office 365 Exchange Online (zu finden unter APIs, die meine Organisation verwendet) IMAP.AccessAsApp für den Posteingang.
4. Erteilen Sie die Administratorzustimmung für Ihre Organisation. Ohne sie scheitert jede Anmeldung.
5. Legen Sie unter Zertifikate & Geheimnisse einen neuen geheimen Clientschlüssel an (Laufzeit höchstens 24 Monate) und kopieren Sie die Spalte Wert sofort. Azure zeigt sie nur dieses eine Mal.
6. Notieren Sie unter Microsoft Entra ID → Unternehmensanwendungen die Objekt-ID der App. Die Objekt-ID der App-Registrierung ist eine andere und passt nicht.
7. Installieren Sie in der PowerShell 7 einmalig das Modul und verbinden Sie sich als Exchange-Administrator: Install-Module ExchangeOnlineManagement -Scope CurrentUser, dann Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName admin@ihredomain.at.
8. Machen Sie die App in Exchange bekannt: New-ServicePrincipal -AppId <Client-ID> -ObjectId <Objekt-ID>.
9. Geben Sie der App das Postfach frei: Add-MailboxPermission -Identity "test@ihredomain.at" -User <Objekt-ID> -AccessRights FullAccess -AutoMapping $false -Confirm:$false -ErrorAction Stop.
10. Beschränken Sie den Versand auf dieses Postfach: New-ApplicationAccessPolicy -AppId <Client-ID> -PolicyScopeGroupId test@ihredomain.at -AccessRight RestrictAccess -Description "Cloudfakt". Prüfen Sie mit Test-ApplicationAccessPolicy -Identity test@ihredomain.at -AppId <Client-ID>: Das Ergebnis muss Granted lauten. Die Richtlinie braucht bis zu einer Stunde, bis sie überall greift.
11. Wählen Sie in Cloudfakt im Postfach-Formular den Kontotyp Microsoft 365 / Exchange Online und tragen Sie Verzeichnis-ID (Tenant), Anwendungs-ID (Client) und Geheimer Clientschlüssel ein, dazu die Adresse des Postfachs als Benutzername.
12. Wählen Sie im Postausgang die Versandart Microsoft 365 (OAuth2 / Graph) und tragen Sie das Versand-Postfach (UPN) ein.
13. Klicken Sie auf Speichern, dann in der Liste auf Verbindung prüfen, und schicken Sie eine Test-Mail.

Achtung: Lassen Sie Schritt 10 nicht aus. Ohne die Richtlinie darf die App im Namen jedes Postfachs Ihrer Organisation senden.

Statt der Anwendungsberechtigung für den Abruf kann sich das Postfach einmal selbst anmelden: Speichern Sie die drei Werte der App-Registrierung und klicken Sie dann auf Mit Microsoft anmelden (optional). Das erspart die Administratorzustimmung. Danach steht im Formular Angemeldet als mit der Adresse, sonst Anwendungsberechtigungen aktiv. Keines der beiden Kennzeichen sagt, ob das Postfach antwortet. Das zeigt nur Verbindung prüfen.

Scheitert die Anmeldung oder der Versand, hilft die Fehlertabelle (Kapitel 20, „Versand“).

Microsoft 365: der Clientschlüssel läuft ab

Azure stellt den Clientschlüssel mit Ablaufdatum aus. Ist er abgelaufen, weist Microsoft die Anmeldung ab. Dann geht keine Mail mehr hinaus (Rechnungen, Mahnungen, Zugangsdaten) und keine kommt herein.

Unter dem Feld Geheimer Clientschlüssel steht deshalb Gültig bis … (noch … Tage). Ab 30 Tagen vor dem Ablauf ist der Satz rot. Der Ablauf Ablauf des Microsoft-Schlüssels liest das Datum jeden Morgen (Kapitel 17, „Der Zeitplan“) und warnt 30, 14, 7 und 1 Tag vorher, je einmal, über den eingerichteten Messenger oder per Mail.

So tauschen Sie den Schlüssel:

1. Legen Sie im Azure-Portal an der App unter Zertifikate & Geheimnisse einen neuen geheimen Clientschlüssel an und kopieren Sie den Wert sofort.
2. Öffnen Sie in Cloudfakt die Postfach-Einstellungen und dort das Microsoft-Postfach. Setzen Sie den Wert in das Feld Geheimer Clientschlüssel ein und klicken Sie auf Speichern. Das neue Ablaufdatum steht danach sofort unter dem Feld.
3. Klicken Sie in der Liste der Postfächer auf Verbindung prüfen.
4. Löschen Sie erst jetzt im Azure-Portal den alten Schlüssel.

Tipp: Steht unter dem Feld Ablaufdatum nicht lesbar, fehlt der App meist die Berechtigung Application.Read.All (Microsoft Graph, Anwendungsberechtigung, mit Administratorzustimmung). Der Mailverkehr läuft trotzdem, nur die Warnung vor dem Ablauf bleibt aus.

Nur für den Betreiber der Installation

Stand der Abruf länger als 14 Tage still, holt ein einmaliger Aufruf den größeren Zeitraum nach. Sie führen ihn am Server in der Konsole der Anwendung aus: php artisan wf2:fetch-mail --tenant=<Mandanten-ID> --days=60. Die Meldung „0 Nachricht(en) verarbeitet“ ohne Fehler heißt: Verbindung in Ordnung, nichts Neues.

Mailübersicht → Mail öffnet die Arbeitsliste. Die Reiter heißen Posteingang, Abgelegt, Entwürfe, Gesendet, Alle und SPAM. Dahinter folgt je ein Reiter für jeden selbst angelegten Ordner.

Reiter	Was dort steht
Posteingang	Jede eingegangene Mail, bis jemand sie ablegt oder in einen Ordner legt. Die rote Zahl nennt den Bestand, die graue daneben die ungelesenen.
Abgelegt	Abgelegte Post ohne Zuordnung, vor allem Zustellbestätigungen. Zugeordnete Post steht in der Akte.
Entwürfe	Was im Mailprogramm oder im Webmailer angefangen wurde (Abschnitt 9.5).
Gesendet	Selbst geschriebene Post, aus dem Desk und aus dem Gesendet-Ordner des Postfachs, auch die Antwort vom Telefon. Sortiert ist nach der letzten gesendeten Nachricht. Die Zahl am Reiter nennt, was davon noch nicht abgelegt ist.
Alle	Die Gesamtsicht über alle Mails außer SPAM.
SPAM	Als SPAM markierte Post und die Post gesperrter Absender (Abschnitt 9.6).

Die Reiter sind Arbeitslisten von Cloudfakt, keine Ordner im Postfach. Im Menü nennt die Zahl hinter Mail den Bestand im Posteingang, die Zahl hinter Tickets die offenen Tickets.

Oben rechts stehen die Schaltflächen des Bereichs: der Schalter für den Lesebereich, Verfassen, Ordner, Signaturen, Gelernte Absender, Papierkorb und Postfach-Einstellungen. Das Suchfeld über der Liste durchsucht Betreff, Adresse und Nachrichtentext der gewählten Ansicht.

Die Liste

Jeder Eintrag hat mehrere Zeilen: oben Absender und Uhrzeit, darunter der Betreff, darunter eine einzeilige Vorschau. Ungelesenes ist fett und trägt links einen roten Balken. Eine Büroklammer zeigt einen Anhang an, eine Zahl neben dem Betreff nennt die Anzahl der Nachrichten im Vorgang. Haben Sie bereits geantwortet, steht in Posteingang und Alle neben dem Betreff beantwortet mit dem Zeitpunkt. Die Antwort allein nimmt einen Vorgang nicht aus dem Posteingang, das tut erst das Ablegen.

Als gelesen gilt eine Mail, sobald Sie den Vorgang öffnen oder beantworten. Zuordnen, Ablegen und Löschen ändern den Lesestand nicht, das Öffnen im eigenen Mailprogramm auch nicht. Als ungelesen in der Mehrfachbearbeitung setzt die jüngste eingegangene Nachricht des Vorgangs zurück.

Datumsgruppen gliedern die Liste: Heute, Gestern, der Wochentag, Letzte Woche, Diesen Monat, danach Monat und Jahr.

Ist die Mail einem Kunden oder Lieferanten zugeordnet, steht dessen Name in der ersten Zeile. Ein Klick auf den Namen führt in die Akte, ein Klick auf die übrige Zeile öffnet die Nachricht im Lesebereich. Fehlt die Zuordnung, steht unter der Vorschau ein Kennzeichen: Vorschlag: Name, wenn Cloudfakt den Absender erkennt, n mögliche Zuordnungen bei mehreren Treffern, sonst Nicht zugeordnet.

Die Schaltflächen der Zeile erscheinen erst, wenn der Mauszeiger über der Zeile liegt. Auf Geräten ohne Maus stehen sie fest. Es sind Weiterleiten, Zuordnen, Zuordnung aufheben, Ablegen, Ablegen in … (Ordner), Als SPAM markieren und Löschen. Ablegen steht nur an Post, deren Zuordnung feststeht oder vorgeschlagen ist. Ablegen in … erscheint, sobald Sie mindestens einen Ordner angelegt haben.

Der Lesebereich

Mit den drei Schaltflächen oben rechts wählen Sie Lesebereich rechts (Vorgabe), Lesebereich unten oder Nur Liste. Die Trennlinie lässt sich ziehen. Aufteilung und Breite merkt sich der Browser je Arbeitsplatz. Auf schmalen Geräten (unter 992 Pixel Breite) bleibt es bei der reinen Liste.

Der Lesebereich zeigt dieselben Karten wie die Einzelansicht: den Verlauf mit den Anhängen und die Übersicht mit Status, Kunde und Ablage. Die neueste Nachricht steht oben. Im Kopf stehen alle Schaltflächen: Antwort, Weiterleiten, Zuordnen, Zuordnung aufheben, Ablegen, Als Eingangsrechnung, Als SPAM markieren und Löschen. Neben jedem Anhang steht das Symbol für die Dokumentenablage (Abschnitt 9.8). Unter der Nachricht lädt Original laden (.eml) die unveränderte Mail herunter.

Bilder von fremden Adressen lädt Cloudfakt nicht von selbst, weil schon das Laden dem Absender das Öffnen meldet. Über der Nachricht steht dann Bilder von fremden Adressen wurden nicht geladen, und Bilder laden holt sie für diese eine Nachricht nach.

Beim Abruf übernimmt Cloudfakt je Datei höchstens 25 MB, je Nachricht höchstens 20 Dateien und zusammen 50 MB. Was darüber liegt, steht in der Anhangzeile als Vermerk mit Warnzeichen und Grund. Ein solcher Vermerk lässt sich nicht öffnen.

Die erste Nachricht öffnet sich von selbst, sobald die Liste steht. Nach Löschen, Zuordnen, Ablegen oder Als SPAM markieren öffnet sich die nächste Nachricht, am Ende der Liste die davor. Die Liste bleibt dabei an derselben Stelle stehen, auch neben dem Lesebereich.

Keine Mail wandert von selbst in die Ablage. Posteingang und Gesendet zeigen jede Mail so lange, bis jemand sie ablegt. Das gilt auch für eigene Post: Eine Mail, die Sie selbst an einen Kunden geschrieben haben, steht unter Gesendet, bis sie abgelegt wird.

Abgelegt wird nur mit Zuordnung, denn die Ablage ist die Akte eines Kunden oder Lieferanten. Post, die zu niemandem gehört (Werbung, eine allgemeine Anfrage, ein Partner), gehört in einen eigenen Ordner, in den SPAM oder in den Papierkorb.

Eine abgelegte Mail verlässt die Arbeitslisten. Sie finden sie danach in der Akte unter Mail und im Reiter Alle. Schreibt der Kunde auf einen abgelegten Vorgang zurück, holt die Antwort den Vorgang wieder in den Posteingang. Ausgenommen ist Post, die in einem eigenen Ordner, im SPAM oder im Papierkorb liegt: Sie bleibt, wo sie ist.

Merksatz: Erkannt ist nicht abgelegt. Eine erkannte Mail bleibt im Posteingang, bis jemand auf Ablegen klickt. So sehen Sie dem Posteingang an, was noch niemand angefasst hat.

Wie Cloudfakt den Absender erkennt

Zu jeder eingehenden Mail sucht Cloudfakt die Absenderadresse in dieser Reihenfolge: gelernte Absender, dann E-Mail- und Rechnungsadresse im Kundenstamm, dann die Zugänge zum Kundencenter, dann die Adressen der Ansprechpartner. Findet sich dort kein Kunde, prüft Cloudfakt die Lieferanten. Die erste Stufe mit einem Treffer entscheidet.

Steht eine Adresse bei mehreren Kunden (Sammelpostfächer, Steuerberater, verbundene Firmen), nimmt Cloudfakt keinen von selbst und bietet die Kunden zur Auswahl an. Eine Mail in der falschen Akte ist schlechter als eine ohne Zuordnung.

Die eigenen Adressen des Betriebs ordnet Cloudfakt nie zu. Meldet Ihr Mailserver, dass die Absenderprüfung einer Mail (SPF oder DMARC) durchgefallen ist, bleibt auch diese Mail ohne Zuordnung im Posteingang, selbst wenn die Adresse im Stamm steht. Sie hängt sich auch an keinen bestehenden Vorgang an. Steht eine erwartete Kundenmail ohne Namen im Posteingang, fragen Sie beim Absender nach, ob sie wirklich von ihm kam, und ordnen Sie dann von Hand zu.

Ablegen mit einem Klick

Was die Zeile zeigt	Was Sie tun
Den Namen des Kunden oder Lieferanten	Ein Klick auf Ablegen (grünes Symbol Archivkasten) legt die Mail in dessen Akte. Wohin, nennt das Symbol beim Verweilen: Bei Name ablegen.
Vorschlag: Name	Derselbe Klick auf Ablegen setzt die Zuordnung und legt ab.
n mögliche Zuordnungen	Ablegen klappt die Auswahl Ablegen bei … auf. Sie wählen den Richtigen, Cloudfakt ordnet zu und legt ab.
Nicht zugeordnet	Es gibt kein Ablegen. Klicken Sie auf Zuordnen (Kettensymbol), wählen Sie im Dialog Mail zuordnen Kunde oder Lieferant, suchen Sie nach Name oder Nummer und bestätigen Sie mit Zuordnen. Die Suche findet auch Einträge ohne E-Mail-Adresse. Die Mail ist damit zugeordnet und abgelegt.

Eine abgelegte Mail trägt statt Ablegen die Schaltfläche zurück in den Posteingang. Sie nimmt die Ablage zurück, die Zuordnung bleibt.

Zugeordnete Post in der Akte

Die Akte zeigt auch Post, die zugeordnet, aber noch nicht abgelegt ist. Eine erkannte, noch unbearbeitete Mail steht also im Posteingang und zusätzlich beim Kunden, dort mit dem Kennzeichen noch nicht abgelegt (Kapitel 4, „Das Kundenblatt“). Vorgänge aus dem Kundencenter stehen unabhängig davon in der Akte. Sie werden nie abgelegt.

Zuordnung aufheben

Zuordnung aufheben (Symbol gebrochene Kette) löst eine Mail aus der Akte. Die Schaltfläche steht in der Mailzeile, im Lesebereich und in der Mail-Ablage beider Akten, aber nur an zugeordneter Post. Der Ablagevermerk bleibt dabei stehen: abgearbeitet ist eine andere Frage als zugeordnet. In der Kundenakte, aus der die Mail verschwindet, steht der Schritt im Verlauf.

Ordnen Sie eine Mail einem anderen Kunden zu, vermerkt Cloudfakt das Umhängen in beiden Kundenakten.

Gelernte Absender

Was Sie einmal von Hand zugeordnet haben, müssen Sie nicht wieder suchen. Jede Zuordnung merkt sich die Absenderadresse. Ab der nächsten Mail desselben Absenders steht der Name in der Zeile, und ein Klick auf Ablegen genügt.

Cloudfakt merkt sich die vollständige Adresse, nie die Domain. Sonst zöge eine einzige Zuordnung bei einem Freemail-Anbieter jede weitere Adresse dort mit. Die eigenen Adressen des Betriebs lernt Cloudfakt nicht.

Der gelernte Eintrag entscheidet vor den Stammdaten. Steht dieselbe Adresse bei einem Kunden im Stamm und Sie haben sie bewusst einem anderen zugeordnet, gilt Ihre Entscheidung. Heben Sie die Zuordnung wieder auf, verschwindet der Eintrag mit.

Die Schaltfläche Gelernte Absender in der Mailübersicht öffnet die Liste mit Absender, Akte und Datum. Jeden Eintrag können Sie einzeln löschen. Danach zählen wieder Kunden-, Rechnungs- und Ansprechpartneradressen. Über Zuordnung eintragen legen Sie einen Eintrag vorab an, etwa für die neue Buchhaltungsadresse eines Kunden. Er gilt ab dem nächsten Abruf. Bereits abgelegte Mails bleiben in beiden Fällen unberührt.

Belegversand

Rechnung, Mahnung, Datenblatt und Verkaufsbeleg gehen direkt in die Kundenakte und stehen nicht unter Gesendet. Der Empfänger stand beim Versand fest. Sie finden die Mail mit dem PDF als Anhang am Beleg selbst und in der Akte.

Zustellbestätigungen

Meldungen der Mailserver über den Verbleib einer eigenen Nachricht („Mittels Relay umgeleitet“, „Zugestellt“, Lesebestätigungen) bekommen einen eigenen Vorgang, und Cloudfakt legt ihn gleich ab. Sie gelten als gelesen, erhöhen den Zähler am Posteingang nicht und hängen sich nicht an die Unterhaltung mit dem Kunden. Sie stehen unter Abgelegt.

Fehlschläge bleiben im Posteingang liegen: „Unzustellbar“, „Undeliverable“, „Delivery has failed“, auch eine gemeldete Verzögerung. Das ist Arbeit.

Mehrere Mails auf einmal

Jede Zeile hat links ein Auswahlkästchen, das Kästchen im Listenkopf wählt alle Mails der Seite. Mit dem ersten Häkchen erscheint über der Liste eine Leiste mit der Zahl der ausgewählten Mails und diesen Schaltflächen: Zuordnen, Ablegen, zurück in den Posteingang, die Ordnerwahl Ablegen in …, Als gelesen, Als ungelesen, Als SPAM markieren und Löschen. Im Reiter SPAM kommt Kein SPAM dazu. Die Leiste bleibt beim Scrollen am oberen Rand der Liste stehen.

Die Schaltflächen in der Zeile und im Lesebereich wirken dagegen immer nur auf eine Mail.

Beim gemeinsamen Ablegen bleibt liegen, was keine Zuordnung trägt. Die Meldung nennt die Zahl.

Eigene Ordner

Ordner legen Sie über die Schaltfläche Ordner in der Mailübersicht an. Unter Neuer Ordner tragen Sie den Namen ein, bei Bedarf ein Symbol (Font-Awesome-Name ohne fa-, etwa star oder flag) und die Reihenfolge: Die kleinere Zahl steht weiter links. Jeder Ordner erscheint als eigener Reiter. Umbenennen und löschen können Sie ihn in derselben Liste.

Eine Mail legen Sie über das Ordnersymbol Ablegen in … in der Zeile in einen Ordner, mehrere über die Leiste der Mehrfachbearbeitung. Die Mail verlässt damit den Posteingang, Gesendet und Abgelegt und steht nur noch im Ordner. Derselbe Dialog holt sie mit zurück in den Posteingang wieder heraus.

Wenn Sie einen Ordner löschen, löschen Sie keine Mail. Alles darin wandert zurück in den Posteingang, die Rückfrage nennt die Zahl.

Entwürfe

Der Reiter Entwürfe zeigt, was in Outlook oder im Webmailer angefangen wurde. Cloudfakt liest die Entwürfe beim Öffnen des Reiters direkt aus dem Postfach und übernimmt sie nicht in die Ablage, denn ein Entwurf ändert sich mit jedem Speichern und ist nach dem Absenden weg. Bearbeiten und senden Sie Entwürfe in dem Mailprogramm, in dem sie entstanden sind. Findet Cloudfakt den Ordner nicht von selbst, tragen Sie ihn am Postfach im Feld Entwurfsordner ein.

Eine Mail markieren Sie auf drei Wegen als SPAM: in der Zeile mit dem Verbotssymbol, in der geöffneten Mail mit Als SPAM markieren oder für mehrere Mails über die Leiste der Mehrfachbearbeitung. Die Mail verschwindet aus Posteingang, Ablage und Ticket-Liste und steht nur noch im Reiter SPAM. Gelöscht wird nichts.

Die Markierung sperrt zugleich den Absender. Weitere Post dieser Adresse landet direkt unter SPAM statt im Posteingang, und die übrige Post desselben Absenders aus Posteingang und Gesendet wandert beim Markieren gleich mit. Papierkorb und eigene Ordner bleiben unberührt, denn was dort liegt, hat jemand von Hand einsortiert.

Kein SPAM holt die Mail zurück in den Posteingang und hebt die Sperre auf. SPAM bleibt unbefristet liegen, die Frist des Papierkorbs gilt dort nicht. Eine Antwort auf einen Vorgang im SPAM bleibt ebenfalls dort.

Achtung: Die Adressen von Kunden, Lieferanten und die eigenen Postfächer sperrt Cloudfakt nie. Dort wäre ein Fehlgriff teuer, weil die nächste echte Mail unbemerkt verschwände. Die eine markierte Mail wandert trotzdem nach SPAM. Die Meldung sagt ausdrücklich, dass der Absender nicht gesperrt wurde.

Die Liste Gesperrte Absender erreichen Sie über den Verweis im Hinweis des Reiters SPAM oder über die Schaltfläche auf der Seite Gelernte Absender. Sie zeigt alle Sperren mit Sperrdatum, der Zahl der seither gehaltenen Mails (Spalte Gehalten) und dem letzten Treffer. Freigeben hebt eine Sperre auf. Bereits einsortierte Mails bleiben, wo sie sind. Eine Sperre, die nach Monaten noch auf 0 steht, kann weg.

Über Absender sperren tragen Sie eine Adresse von Hand ein, bevor die erste Mail von ihr eintrifft. Die Sperre greift ab dem nächsten Abruf. Was schon im Posteingang liegt, bleibt dort. Eigene Adressen weist Cloudfakt ab.

Cloudfakt sperrt keine ganze Domain und erkennt nichts nach Inhalt. Gesperrt ist genau die Adresse, die jemand angesehen und entschieden hat. Eine Domainsperre träfe bei Freemail-Anbietern auch erwünschte Post.

Eine neue Mail schreiben

1. Klicken Sie in der Mailübersicht auf Verfassen (Stiftsymbol). Aus einer Kunden- oder Lieferantenakte heraus ist der Empfänger schon vorgemerkt.
2. Wählen Sie den Empfängertyp (Kunde oder Lieferant) und suchen Sie den Empfänger. Die Mail geht an die Adresse aus dem Stamm, beim Kunden an die Rechnungsadresse, wenn eine eingetragen ist.
3. Tragen Sie Betreff und Nachricht ein.
4. Klicken Sie auf Mail senden.

Über dem Textfeld stehen drei Auswahllisten:

• Vorlage übernehmen … hängt den Text einer aktiven E-Mail-Vorlage an und setzt ihren Betreff, wenn das Feld noch leer ist. Platzhalter wie {customer_name} bleiben dabei stehen, Sie ersetzen sie von Hand (Kapitel 14, „E-Mail-Vorlagen“).
• Textbaustein einfügen … hängt einen Textbaustein an den Text an (Kapitel 14, „Textbausteine“).
• Signatur einfügen … hängt eine Signatur an.

Signaturen pflegen Sie über die Schaltfläche Signaturen in der Mailübersicht (Kapitel 14, „Signaturen“). Jede Signatur hat einen Namen. Eine davon kennzeichnen Sie mit Als Standard-Signatur verwenden, sie steht dann beim Antworten und Weiterleiten schon im Textfeld.

Unter Anhänge wählen Sie Dateien aus oder ziehen sie in das Feld: bis zu 10 Dateien mit je 20 MB. Zugelassen sind Dokumente, Tabellen, Präsentationen, PDF, Text, Bilder, .eml, .ics, .zip und .7z. Ausführbare Dateien weist Cloudfakt ab. Nach dem Versand hängen die Dateien am Vorgang und lassen sich dort wieder öffnen.

Die gesendete Mail steht danach unter Gesendet, bis Sie sie ablegen.

Achtung: Eine neue Mail geht nur an Kunden und Lieferanten aus dem Stamm. An eine freie Adresse schreiben Sie über Weiterleiten. Verfassen und Weiterleiten sind Administratoren vorbehalten.

Antworten

Antwort (Pfeilsymbol im Kopf der geöffneten Mail) öffnet das Antwortfenster. Die Antwort geht an die Adresse des Absenders. Textbaustein, Signatur und Anhänge stehen wie beim Verfassen bereit, mit Antwort senden geht die Mail hinaus.

Weiterleiten

Weiterleiten fragt nach einer E-Mail-Adresse und einer optionalen Notiz. Die Anhänge der weitergeleiteten Nachricht gehen automatisch mit, eigene Dateien können Sie zusätzlich anhängen. Der Betreff erhält den Vorsatz „Fwd:“.

Was außer Ihrem Text noch mitgeht

Antwort und Weiterleitung tragen mehr als das, was im Textfeld steht, und zwar Verschiedenes:

Weg	Was angehängt wird
Antwort	die letzte eingehende Nachricht, als Zitat mit der Einleitung „Am … um … Uhr schrieb …:“. Zitiert wird der reine Text, sehr lange Nachrichten kürzt Cloudfakt. Ist im Vorgang noch nichts eingegangen, entfällt das Zitat.
Weiterleiten	die letzte Nachricht des Vorgangs, gleich welcher Richtung, samt ihren Anhängen

Beide Fenster zeigen das vor dem Absenden. Unter dem Textfeld steht Geht mit Ihrem Text hinaus: genau der Text, den die Mail zusätzlich bekommt, mit Absender, Betreff und der Zahl der mitgeschickten Anhänge. Darunter klappt Ganzen Verlauf anzeigen den gesamten Vorgang auf, mit Richtung, Zeitpunkt und Beteiligten je Nachricht.

Merksatz: Bei einer Weiterleitung entscheidet der Vorgang, was unter Ihrem Text landet. Wer den falschen wählt, schickt dem Empfänger die Nachricht eines Dritten mit, samt allem, was in ihr zitiert steht. Ein Blick auf den Block unter dem Textfeld klärt das, bevor die Mail draußen ist.

Cloudfakt lädt den Verlauf beim Öffnen des Fensters. Bleibt der Block leer, ist der Verlauf noch unterwegs oder der Abruf ist gescheitert. Schreiben und senden können Sie trotzdem.

Ein Anhang muss nicht den Umweg über Ihren Rechner nehmen. So legen Sie ihn in die Dokumentenablage:

1. Öffnen Sie die Mail. Unter dem Nachrichtentext steht neben jedem Anhang ein kleines Ablage-Symbol.
2. Klicken Sie auf das Symbol. Der Dialog In die Dokumentenablage legen öffnet sich.
3. Wählen Sie unter Ablegen bei Kunde oder Lieferant. Ist die Mail bereits zugeordnet, steht der richtige Empfänger schon da. Sonst, oder wenn der Anhang zu jemand anderem gehört, suchen Sie im Suchfeld nach Name oder Nummer.
4. Prüfen Sie Titel und Bezeichnung. Der Titel ist mit dem Dateinamen ohne Endung vorbelegt, die Bezeichnung mit Aus Mail: Betreff. Beides können Sie überschreiben. Das Feld Art ist frei, zum Beispiel „Vertrag“.
5. Setzen Sie bei Bedarf den Haken Im Portal sichtbar. Der Kunde findet das Dokument dann im Kundencenter (Kapitel 10, „Dokumente, System-E-Mails und Support-Tickets“). Den Haken gibt es nur beim Kunden, ein Lieferant hat keinen Zugang zum Kundencenter.
6. Klicken Sie auf Anhang ablegen.

Cloudfakt kopiert die Datei. Der Anhang bleibt an der Mail und lässt sich dort weiter öffnen. Sie finden das Dokument danach im Kundenblatt oder im Lieferantenblatt im Reiter Dokumente (Kapitel 4, „Dokumente ablegen“).

Fehlt das Ablage-Symbol, fehlt das Recht: Für Kunden brauchen Sie im Bereich Kunden die Stufe Bearbeiten, für Lieferanten im Bereich Stammdaten (Kapitel 15, „Rollen und Rechte“).

Löschen

Löschen verschiebt eine Mail in den Papierkorb, ohne Rückfrage. Die Schaltfläche Papierkorb in der Mailübersicht zeigt die gelöschten Mails. Dort stellen Sie eine Mail mit Wiederherstellen wieder her, entfernen sie mit Endgültig löschen samt Anhängen oder leeren mit Papierkorb leeren alles auf einmal.

Cloudfakt leert den Papierkorb von selbst: Was länger als 30 Tage dort liegt, entfernt der Lauf um 03:00 Uhr endgültig, samt Anhängen. Eine Einstellung in der Oberfläche gibt es für die Frist nicht.

Aufräumen nach Alter

Aufräumen (Radiergummi neben dem Suchfeld, nur für Administratoren) löscht alte Mails aus der Liste, die Sie gerade vor sich haben: der gewählte Reiter oder Ordner und die aktuelle Suche. Alles andere bleibt unberührt.

1. Öffnen Sie den Reiter oder Ordner, den Sie aufräumen wollen, und klicken Sie auf Aufräumen.
2. Wählen Sie unter Mail löschen, die älter ist als den Zeitraum: ein Tag, eine Woche, ein Monat oder ein Jahr.
3. Klicken Sie auf Erst zählen. Cloudfakt nennt die Zahl der betroffenen Mails und den Stichtag. Ohne Zählung bleibt Löschen gesperrt.
4. Klicken Sie auf Löschen und bestätigen Sie die Rückfrage.

Das Ziel ist der Papierkorb. Die Mails lassen sich von dort wiederherstellen, bis die Frist abläuft.

Achtung: In den Reitern Abgelegt, Gesendet und Alle steckt auch Post, die bei Kunden abgelegt ist. Wer dort aufräumt, nimmt sie auch aus der Kundenakte. Der Dialog warnt davor.

Dieselbe Schaltfläche steht in der Ticket-Liste und wirkt dort auf den gewählten Status.

Nur für den Betreiber der Installation

Die Frist des Papierkorbs steht in der Datei .env am Server unter WF2_TRASH_RETENTION_DAYS (Vorgabe 30 Tage).

Mailübersicht → Tickets führt die Vorgänge, die Kunden im Kundencenter eröffnen. Die Reiter gliedern nach Status: Offen, Wartend, Gelöst, Geschlossen, Alle und SPAM. Das Suchfeld durchsucht Betreff, Adresse und Nachrichtentext. Je Zeile stehen Antwort, Weiterleiten, Zuordnen, Status und Löschen.

Ein geöffnetes Ticket zeigt den Verlauf mit Anhängen und die Übersicht mit Status, Priorität, Kanal, Kunde, Zuständigkeit und Anlagedatum. Antwort schickt Ihre Antwort als Mail an den Kunden, zugleich steht sie im Kundencenter am Ticket. Über Status (Fahnensymbol) setzen Sie den Bearbeitungsstand.

Den Ticket-Bereich können Sie abschalten: unter System → Einstellungen → Kunden, Karte Tickets, mit dem Schalter Ticket-Bereich aktiv. Dann verschwinden die Ticket-Liste und der Menüpunkt. Postfach-Mails beantworten Sie weiterhin.

In derselben Karte steht das Kürzel im Betreff. Jede Antwort an einen Kunden trägt es mit der Ticketnummer im Betreff, zum Beispiel [T-42]; daran erkennt Cloudfakt, zu welchem Vorgang die Rückantwort gehört. Tragen Sie bis zu acht Buchstaben oder Ziffern ein, etwa die Initialen Ihres Betriebs. Ohne Eintrag gilt T. Antworten auf ältere Post ordnet Cloudfakt weiter über das Kürzel zu, das sie tragen.

Mailübersicht → Rundsendung schickt eine Nachricht an viele Kunden. Der Menüpunkt ist Administratoren vorbehalten.

1. Tragen Sie Betreff und Text ein. Die Platzhalter {customer_name}, {customer_number} und {company_name} ersetzt Cloudfakt je Empfänger.
2. Wählen Sie den Empfängerkreis: Aktive Kunden mit E-Mail oder Alle Kunden mit E-Mail.
3. Schränken Sie bei Bedarf unter Einschränken ein: auf eine Kundengruppe, einen Tag oder einen Server. Wer eine Einschränkung wählt, muss auch den Wert dazu wählen, sonst hält Cloudfakt den Versand an.
4. Klicken Sie auf Empfänger zählen.
5. Schicken Sie mit Test senden eine Testmail an sich selbst oder an eine andere Adresse. Der Betreff trägt dann den Vorsatz „[Test]“.
6. Klicken Sie auf Rundsendung starten und bestätigen Sie die Rückfrage mit der Empfängerzahl. Haben Sie nicht gezählt, fragt Cloudfakt ausdrücklich nach.

Cloudfakt zählt und versendet je Adresse, nicht je Kundendatensatz. Eine Sammeladresse, die bei mehreren Kunden steht, bekommt die Rundsendung einmal, mit der Anrede des ersten dieser Kunden. Als aktiv gilt ein Kunde, der weder gesperrt noch inaktiv ist.

Der Versand läuft über die Warteschlange und setzt die Sendefreigabe voraus (Abschnitt 9.2). Ohne eingerichteten Postausgang startet die Rundsendung nicht. Rundsendungen stehen in keiner Kundenakte. Dass sie hinausgingen, sehen Sie im E-Mail-Protokoll (Abschnitt 9.13).

Achtung: Einen Abmeldelink und ein Widerspruchskennzeichen am Kunden gibt es nicht. Wer keine Rundsendung will, den nehmen Sie von Hand aus, etwa über einen eigenen Tag.

Unter System → Einstellungen → Konten & BCC steht die Karte BCC-Adressen. Mehrere Adressen in einem Feld trennen Sie mit Komma.

Das Feld Blindkopie aller E-Mails gilt für jede ausgehende Mail: Testmails, Rundsendungen, Zugangsdaten, Rechnungen und Mahnungen. Es ist zum Prüfen des Mailverkehrs gedacht. Ein leeres Feld schaltet die Kopie ab.

Darunter hat jede Belegart ihre eigene Zeile:

Zeile	Gilt für
Rechnungen	jede versendete Rechnung
Buchungsbestätigungen	Bestätigung einer Bestellung aus dem Kundencenter
Angebote	Angebot aus der Belegliste
Auftragsbestätigungen	Auftragsbestätigung aus dem Belegversand im Desk
Gutschriften und Stornorechnungen	Gutschrift und Storno
Mahnungen	alle Stufen des Mahnlaufs

Eine leere Zeile heißt: keine Kopie für diese Belegart. Einen Rückfall auf die Rechnungszeile gibt es bewusst nicht, sonst ginge eine Gutschrift still an die Adresse, die für Rechnungen gedacht war.

Tipp: Nehmen Sie für Blindkopien ein Postfach, das Cloudfakt nicht abruft. Sonst landet jede Kopie zusätzlich im Posteingang.

System → E-Mail-Protokoll führt jede tatsächlich versendete Nachricht mit Empfänger, Betreff und Zeitpunkt. Lesen zeigt den Wortlaut der Mail.

Links zum Setzen eines Kennworts und vergebene Kennwörter stehen im Protokoll geschwärzt (••••••). Der Empfänger bekommt die Mail vollständig. Das Protokoll lesen alle, die die Kommunikation ansehen dürfen, nicht nur Administratoren; wer einen solchen Link aus dem Protokoll öffnete, könnte das Kennwort eines anderen setzen.

Merksatz: Zurückgehaltene Nachrichten stehen hier nicht. Wer eine Mail vermisst, prüft zuerst die Sendefreigabe (Abschnitt 9.2).

Das Kundencenter ist der Bereich, in dem sich Ihre Kunden selbst anmelden. Es liegt unter der Adresse Ihres Betriebs und trägt Ihr Erscheinungsbild. Wo die Oberfläche kurz „Portal“ sagt, etwa bei Portal-Zugang, ist das Kundencenter gemeint.

Das Menü des Kundencenters hat diese Punkte:

Menüpunkt	Was der Kunde dort tut
Übersicht	Begrüßung, Hinweise des Betriebs, Einstiegskacheln, offene Rechnungen und bald ablaufende Domains (10.5)
Rechnungen	Rechnungen ansehen und als PDF laden, offene Beträge bezahlen, Zahlungen und Gutschriften nachlesen (10.6)
Meine Verträge	Verträge, Domains und Pakete sehen, je Vertrag eine eigene Seite öffnen, kündigen, Nameserver und DNS ändern, Verträge und Domainliste als PDF laden (10.7)
Bestellen	Produkte und Domains auswählen, Verfügbarkeit prüfen, bestellen, frühere Bestellungen verfolgen (10.12)
Dokumente	freigegebene Dateien herunterladen (10.8)
System-E-Mails	nachlesen, welche Nachrichten Cloudfakt gesendet hat (10.8)
Support-Tickets	eine Anfrage stellen und den Verlauf lesen (10.8)
Kundendaten	Stammdaten, Bankverbindung und Ansprechpartner pflegen (10.9)
Einstellungen	Passwort, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Service-PIN, Sprache und Security-Center (10.10)
Datenschutz	den Vertrag zur Auftragsverarbeitung lesen und unterschreiben (10.11)

Bestellen erscheint nur, wenn das Bestellsystem für Ihren Betrieb freigeschaltet ist. Auch andere Punkte hängen an Modulen, die der Betreiber oder Ihr Partner abschalten kann:

Menüpunkt	erscheint, solange
Meine Verträge	eines der Module Dienstleistungen, Speicherplätze & Zugangsdaten oder Domains an ist
Support-Tickets	das Modul Tickets an ist
Dokumente	das Modul Kundencenter: Dokumente an ist
System-E-Mails	das Modul Kundencenter: System-Mails an ist
Datenschutz	das Modul Kundencenter: Datenschutz (AV-Vertrag) an ist

Mit dem Menüpunkt fallen die Kachel auf der Übersicht und die Seite selbst weg; ein Aufruf über die Adresse wird abgewiesen. Übersicht, Rechnungen, Kundendaten und Einstellungen stehen immer da. Dateien, die Sie an einem Projekt freigegeben haben, kann der Kunde auch ohne den Punkt Dokumente laden.

Den Zugang eines Kunden verwalten Sie im Kundenblatt im Reiter Zugangsdaten über die Schaltfläche Portal-Zugang. Links steht der Zugang selbst, rechts die Service-PIN.

Zugang anlegen, Passwort setzen, Zugangsdaten senden, sperren, entsperren und den zweiten Faktor zurücksetzen dürfen nur Administratoren. Wer das Passwort eines Kunden setzt, kann sich anschließend als dieser Kunde anmelden. Alle anderen sehen an dieser Stelle statt der Knöpfe einen Hinweis.

Zugang anlegen

1. Öffnen Sie den Kunden, wechseln Sie in den Reiter Zugangsdaten und klicken Sie auf Portal-Zugang.
2. Klicken Sie auf Portal-Zugang aktivieren. Neben dem Knopf steht die Adresse, mit der sich der Kunde anmelden wird: die E-Mail-Adresse aus den Stammdaten, ersatzweise die Rechnungsadresse. Hat der Kunde keine von beiden, lehnt Cloudfakt das Anlegen ab.
3. Schicken Sie dem Kunden seine Zugangsdaten. Dafür gibt es zwei Knöpfe: - Zugangsdaten senden (ohne Passwort) nennt dem Kunden seinen Benutzernamen. Sein Passwort vergibt er selbst über Passwort vergessen auf der Anmeldeseite. - Passwort erzeugen & senden erzeugt ein neues Passwort und schickt es mit.

Achtung: Das Aktivieren allein verschickt nichts. Der Kunde erfährt von seinem Zugang erst, wenn Sie einen der beiden Sendeknöpfe drücken.

Sie können ein Passwort auch von Hand vergeben: Neues Passwort und Wiederholen ausfüllen, dann Setzen. Ein gespeichertes Passwort lässt sich nicht mehr auslesen, weder von Ihnen noch von Cloudfakt.

Beide Sendeknöpfe verwenden die E-Mail-Vorlage Willkommen (mit Portal-Zugang) und setzen einen eingerichteten Postausgang voraus.

Wenn die Mail nicht hinausgeht

Cloudfakt prüft die Vorlage vor dem Versand. Steht darin ein Platzhalter, den diese Mail nicht füllen kann (etwa {customer_email} oder {portal_password_line} aus einer anderen Vorlage), geht nichts hinaus. Oben erscheint Nicht versendet mit den betroffenen Platzhaltern, und das Passwort bleibt, wie es war.

Abhilfe: Öffnen Sie unter System → Vorlagen die Vorlage Willkommen (mit Portal-Zugang) und setzen Sie die Zugangsdaten mit {portal_password_block} ein. Der Block bringt Benutzername und Passwort mit, oder den Weg über Passwort vergessen, wenn kein Passwort mitgeschickt wird.

Zugang sperren und entsperren

Zugang sperren nimmt dem Kunden die Anmeldung, lässt aber alles stehen: Passwort, zweiten Faktor und Wiederherstellungscodes. Zugang entsperren gibt genau denselben Zugang zurück. Im Reiter steht dann die Marke Gesperrt mit dem Zeitpunkt der Sperre.

Solange der Zugang gesperrt ist:

Was	Was passiert
Anmelden	Cloudfakt weist die Anmeldung ab und zeigt dem Kunden den Hinweis, dass sein Zugang gesperrt ist
Eine offene Sitzung	endet beim nächsten Klick
Passwort vergessen	schickt keinen Link. Die Seite antwortet wie sonst und verrät nicht, welche Adresse gesperrt ist
Login als	ist nicht möglich, der Knopf fehlt am Kundenblatt
Passwort setzen, Zugangsdaten senden	sind nicht möglich, die Knöpfe fehlen

Dieselbe Wirkung auf Anmeldung und offene Sitzung hat es, wenn Sie den Kunden selbst sperren.

Den zweiten Faktor zurücksetzen

Hat ein Kunde sein Telefon und seine Wiederherstellungscodes verloren, kommt er nicht mehr in sein Kundencenter. Dafür steht unter Zugangsdaten, Bereich Portal-Zugang, der Knopf Zweiten Faktor zurücksetzen. Er erscheint nur, wenn der Kunde einen zweiten Faktor eingerichtet hat (App oder Passkey) und sein Zugang nicht gesperrt ist. Hinter 2FA steht beim Zugang Passkey, wenn der Kunde einen hinterlegt hat.

1. Vergewissern Sie sich, dass wirklich der Kunde anruft (Service-PIN).
2. Klicken Sie auf Zweiten Faktor zurücksetzen und bestätigen Sie die Rückfrage.
3. Bitten Sie den Kunden, den Schutz unter Einstellungen → Zwei-Faktor-Authentifizierung gleich wieder einzurichten.

Cloudfakt schaltet den zweiten Faktor aus, entfernt die Passkeys und löscht die Wiederherstellungscodes. Das Passwort bleibt. Der Kunde meldet sich danach mit dem Passwort allein an. Der Knopf ist also kein zweiter Weg in das Konto des Kunden. Wer die Sicht des Kunden braucht, nimmt Login als (10.3).

Achtung: Ist der Zugang gesperrt, setzt Cloudfakt nichts zurück. Erst Zugang entsperren, dann den zweiten Faktor zurücksetzen.

Nur für den Betreiber der Installation: Dasselbe geht auf der Konsole des Servers mit php artisan wf2:2fa-zuruecksetzen <Mandanten-ID> test@ihredomain.at --portal --force. Ohne --force zeigt der Befehl nur an, was er täte.

Service-PIN

Die Service-PIN weist den Kunden am Telefon aus. Sie steht rechts unter Zugangsdaten, Bereich Portal-Zugang, und lässt sich dort ändern und speichern. Das darf jeder, der Kunden bearbeiten darf, denn die PIN öffnet keinen Zugang. Der Kunde sieht seine PIN im Kundencenter unter Einstellungen und kann dort eine neue erzeugen.

Was protokolliert wird

Anlegen, Sperren, Entsperren, das Setzen eines Passworts von Hand und das Zurücksetzen des zweiten Faktors stehen im Sicherheitsprotokoll, mit Kundennummer und dem Namen dessen, der es getan hat. Das Zurücksetzen des zweiten Faktors löst zusätzlich sofort eine Meldung an den Betrieb aus.

Über Login als meldet sich ein Administrator zusätzlich im Kundencenter eines Kunden an und sieht genau das, was der Kunde sieht.

1. Öffnen Sie den Kunden.
2. Klicken Sie oben rechts auf das Symbol Als Kunde anmelden.
3. Im Kundencenter steht oben ein Hinweisband Support-Modus. Der Knopf Zurück zum Desk darin führt zurück in den Desk.

Der Knopf steht nur Administratoren zur Verfügung und nur bei Kunden mit einem nicht gesperrten Zugang.

Dieser Zugang endet nach 30 Minuten von selbst, gerechnet ab dem Betreten und nicht ab dem letzten Klick. Danach führt der nächste Aufruf zurück in den Desk, und eine Meldung sagt, dass die Sitzung abgelaufen ist. Wer länger braucht, geht noch einmal hinein.

Das Betreten steht mit dem Namen des Mitarbeiters in der Kundenhistorie und im Sicherheitsprotokoll und löst eine Sicherheitsmail aus (Kapitel 15, „Sicherheitsmails“). Auch das selbsttätige Ende steht im Sicherheitsprotokoll. Was ein Mitarbeiter im Kundencenter eines Kunden ändert, trägt in der Kundenhistorie seinen Namen, und jede schreibende Handlung steht zusätzlich im Sicherheitsprotokoll.

Alles Folgende stellen Sie unter System → Einstellungen → Portal ein.

Portal-Nachrichten

Portal-Nachrichten sind Hinweise, die der Kunde auf seiner Übersicht sieht: eine Wartung, eine Störung, eine Neuigkeit.

1. Füllen Sie im Formular Neue NachrichtTitel und Nachricht aus.
2. Wählen Sie die Art: Information, Störung / Warnung, Aktion oder News. Über + Neuer Bereich… legen Sie eine eigene Art an.
3. Wählen Sie die Empfänger: Alle Kunden, Einzelner Kunde (mit Kundennummer), Kundengruppe, Tag oder Server. Bei Server erreicht die Nachricht jeden Kunden mit einem Speicherplatz auf diesem Server.
4. Tragen Sie bei Bedarf Sichtbar ab und Sichtbar bis ein. Ohne Datum gilt die Nachricht sofort und unbefristet.
5. Lassen Sie Aktiv angehakt und klicken Sie auf Speichern.

In der Liste darunter lässt sich jede Nachricht bearbeiten, deaktivieren und löschen. Gelöschte Nachrichten liegen im Papierkorb und lassen sich von dort wiederherstellen oder endgültig löschen.

Im Kundencenter erscheint jede Nachricht als farbige Fläche mit einem Sinnbild und der Art neben dem Titel.

Willkommensnachricht, Hinweis auf der Anmeldeseite, Adresse

In der Karte Kundencenter stehen vier Felder:

Feld	Wirkung
Titel im Browser	der Titel des Kundencenters im Browser
Adresse des Kundencenters	die Adresse, die Cloudfakt dem Kunden in E-Mails schreibt (Rechnungen, Zugangsdaten, Bestellbestätigungen). Ohne Angabe nimmt Cloudfakt die erste Domain Ihres Betriebs. Erreichbar bleibt das Kundencenter unter allen Ihren Domains
Willkommensnachricht (Dashboard)	ein Text oben auf der Übersicht des Kunden. Er erscheint in derselben Form wie eine Portal-Nachricht, aber ohne Art und ohne Titel
Hinweis auf der Anmeldeseite	ein Text über dem Anmeldeformular, etwa nach einem Umzug auf eine neue Adresse. Leer heißt: kein Hinweis

In beiden Textfeldern ist HTML erlaubt.

Die Startseite des Kundencenters ist ein Einstieg und kein Datenblatt. Von oben nach unten:

1. Die Begrüßung mit Name und Kundennummer. Ab der zweiten Anmeldung steht dort auch der Zeitpunkt der vorigen Anmeldung mit dem Satz „Waren Sie das nicht? Dann ändern Sie bitte Ihr Passwort.“
2. Die Portal-Nachrichten des Betriebs und die Willkommensnachricht (10.4).
3. Zwei breite Kacheln: Meine Verträge mit der Zahl der laufenden Verträge und Offene Rechnungen mit dem offenen Betrag. Steht etwas offen, ist die zweite Kachel eingefärbt und trägt den Knopf Jetzt bezahlen. Sonst steht dort Nichts offen.
4. Eine Reihe schmaler Kacheln: Support, Dokumente, Projekte, Bestellen, Datenschutz, Kundendaten und Einstellungen. Support nennt die Zahl der Anfragen in Bearbeitung, Dokumente die Zahl der bereitliegenden Dateien.
5. Ist in Ihren Firmendaten eine Telefonnummer hinterlegt, steht darunter die Zeile „Lieber am Telefon?“ mit dieser Nummer.
6. Die Tabelle Offene Rechnungen und die Tabelle Bald ablaufende Domains (60 Tage). Beide erscheinen nur, wenn es etwas zu zeigen gibt.

Die ganze Kachel ist anklickbar, nicht nur der Knopf am unteren Rand.

Drei Kacheln erscheinen nicht immer. Projekte steht nur da, wenn Sie dem Kunden mindestens ein Projekt freigegeben haben (Kapitel 11, „Die Statusseite für den Kunden“). Bestellen steht nur da, wenn das Bestellsystem freigeschaltet ist. Datenschutz erscheint erst, wenn unter System → Auftragsverarbeitung eine Vertragsfassung aktiv ist oder der Kunde bereits eine unterschrieben hat.

Die Stammdaten stehen nicht auf der Übersicht. Der Kunde findet und ändert sie unter Kundendaten (10.9).

Kundencenter → Rechnungen. Entwürfe sieht der Kunde nie.

Die drei Karten

Karte	Was sie sagt
Offene Rechnungen	Summe und Anzahl der offenen Rechnungen. Steht etwas offen und ist Stripe eingerichtet, führt Jetzt bezahlen zur ersten offenen Zeile
Getätigte Zahlungen	Summe und Anzahl der erfassten Zahlungen. Zahlungen anzeigen öffnet den Reiter Zahlungen
Ihre Zahlungsart	die beim Kunden hinterlegte Zahlungsart und darunter Ihre Bankverbindung aus System → Einstellungen → Firmendaten. Ist Lastschrift hinterlegt, aber kein gültiges Mandat vorhanden, bittet die Karte den Kunden, sich zu melden

Die drei Reiter

Reiter	Was darin steht
Rechnungen	alle Rechnungen ohne Stornobelege und Gutschriften, mit Nummer, Datum, Status, Bruttobetrag und offenem Betrag
Zahlungen	Datum der Zahlung, Rechnung (als Verweis auf das PDF), Zahlart, Status und Betrag
Gutschriften und Stornos	Gutschriften und Stornobelege. Der Reiter erscheint nur, wenn es solche Belege gibt

Jeder Reiter hat eine eigene Adresse. Er lässt sich verlinken und mit dem Zurück-Knopf des Browsers verlassen. Der Jahresfilter über der Liste bleibt beim Wechsel des Reiters erhalten. Im Reiter Zahlungen filtert er nach dem Tag der Zahlung, sonst nach dem Rechnungsdatum.

Im Reiter Zahlungen trägt jede Zeile einen von vier Zuständen: Eingegangen, In Bearbeitung, Erstattet oder Rücklastschrift. Bei einer Rücklastschrift ist das Geld zurückgegangen und die Rechnung steht wieder offen. Fehlgeschlagene Zahlungsversuche stehen nicht in der Liste.

Im Reiter Gutschriften und Stornos bleibt die Spalte Offen leer. Eine Gutschrift trägt dort Noch nicht verrechnet oder Verrechnet, ein Storno heißt Stornobeleg. So liest der Kunde an einer Gutschrift keine Schuld.

Tipp: Bleibt der Reiter Zahlungen leer, obwohl der Kunde bezahlt hat, stammen seine Rechnungen aus einer Übernahme. Der bezahlte Betrag steht dann am Beleg, die einzelnen Zahlungen sind nicht erfasst. Die Seite sagt das dem Kunden an dieser Stelle selbst.

Rechnungen herunterladen und bezahlen

Jede Zeile hat den Knopf PDF. Für mehrere Belege auf einmal:

1. Wählen Sie bei Bedarf oben ein Jahr.
2. Haken Sie einzelne Zeilen an und klicken Sie auf Auswahl herunterladen, oder klicken Sie auf Alle herunterladen (mit gewähltem Jahr: Alle aus 2025 herunterladen).

Das oberste Kästchen wählt alle Zeilen der Seite, der Knopf Auswahl herunterladen zählt mit. Ohne gewähltes Jahr umfasst Alle herunterladen den ganzen Bestand.

Der Kunde bekommt ein ZIP mit den PDFs. Alle herunterladen nimmt genau das mit, was der Reiter zeigt: unter Rechnungen keine Gutschriften, unter Gutschriften und Stornos nur diese. Je Vorgang gehen höchstens 150 Belege. Wer mehr wählt, bekommt den Hinweis, jahrweise zu laden. Für eine Zahlung gibt es kein eigenes PDF, sie gehört zu ihrer Rechnung.

Ist Stripe eingerichtet, steht an jeder offenen Rechnung der Knopf Jetzt bezahlen (Kapitel 7, „Kartenzahlung und Lastschrift über Stripe“).

Kundencenter → Meine Verträge.

Die Liste

Die Seite hat vier Reiter, jeder mit der Zahl seiner Einträge: Alle Verträge, Domains, Pakete und Dienstleistungen.

• Pakete fasst Webhosting, Server, Lizenzen und Postfächer zusammen.
• Unter Dienstleistungen steht nur, was laufend abgerechnet wird. Erbrachte und abgerechnete Einmalleistungen stehen darunter als Frühere Dienstleistungen.

Jede Zeile zeigt Bezeichnung, Art, Status, Preis, Zyklus und nächste Abrechnung, bei Domains das Ablaufdatum, bei Speicherplätzen den Server und den belegten Speicher. Unter jeder Tabelle steht, was die Zustände bedeuten:

Status	Bedeutung
Aktiv	der Vertrag läuft und wird abgerechnet
Gesperrt	die Leistung ist abgeschaltet, der Vertrag besteht weiter. Meist ist eine Rechnung offen
Gekündigt	der Vertrag ist beendet, es wird nichts mehr abgerechnet

Ein leerer Reiter sagt in einem Satz, was dort stehen würde. Auch diese Reiter haben eine eigene Adresse und lassen sich verlinken.

Am Ende jeder Zeile stehen die Knöpfe:

• Details öffnet die Vertragsseite. Den Knopf gibt es bei jedem Vertrag, auch bei einem gekündigten. Der Name des Vertrags führt auf dieselbe Seite.
• DNS und Nameserver erscheinen bei aktiven Domains, soweit der zuständige Registrar das freigibt.
• Kündigen steht nur bei aktiven Verträgen, die weiterlaufen. Liegt schon eine Kündigung vor, steht dort Kündigung beantragt.

Verträge und Domainliste als PDF

Oben auf der Seite stehen unter Als PDF herunterladen: zwei Knöpfe:

• Alle Verträge liefert Kundendaten, Speicherplätze, Domains und Dienstleistungen auf einem Blatt.
• Domainliste liefert die Domains mit Registrierungs- und Ablaufdatum.

Andere Blätter des Desks, vor allem das mit den Zugangsdaten, kann der Kunde im Kundencenter nicht abrufen.

Erreichbarkeit

Läuft für Verträge des Kunden die Erreichbarkeitsprüfung, steht über der Liste die Tabelle Erreichbarkeit Ihrer Dienste: je Dienst Erreichbar, Nicht erreichbar oder Keine Angabe und der Zeitpunkt der letzten Prüfung. Wer nicht geprüft wird, sieht die Tabelle nicht. Voraussetzung ist die eingeschaltete Erreichbarkeitsprüfung unter System → Einstellungen → Automatik (Kapitel 5, „Erreichbarkeit der Kundendienste“).

Die Vertragsseite

Die Vertragsseite zeigt alles, was in eine Tabellenzeile nicht passt. Links stehen die Angaben zum Lesen:

• Ihr Paket (bei Speicherplätzen): der belegte Speicher als Balken mit Anteil in Prozent und dem Zeitpunkt, an dem der Wert vom Server gelesen wurde. Ab 90 Prozent wechselt der Balken die Farbe. Darunter Paket, Server, IP-Adresse, enthaltener Datenverkehr, Postfächer, FTP-Zugänge, Subdomains, Datenbanken, PHP und SSH-Zugang.
• Ihre Domain (bei Domains): Registrar, Status bei der Registrierungsstelle, Registrierung, Ablauf, SSL-Zertifikat, Whois-Schutz und die Nameserver als Liste.
• Erreichbarkeit: nur die Ziele dieses einen Vertrags, und nur, wenn er geprüft wird.
• Gehört zusammen: die Verträge am selben Objekt. Bei der Domain ist das der Speicherplatz, auf dem sie liegt, beim Speicherplatz sind es die Domains darauf.

Rechts stehen der Stand und die Handlungen: Preis und Zyklus, nächste Abrechnung, Vertragsbeginn, Freischaltung, Laufzeit, Folgelaufzeit, Kündigungsfrist, Eingang der Kündigung und Vertragsende. Darunter folgt die Karte Was Sie hier tun können mit DNS-Einträge, Nameserver, Hosting-Oberfläche öffnen und Kündigen. Auf schmalen Bildschirmen steht dieser Teil oben.

Felder ohne Inhalt lässt die Seite weg. Ist der Vertrag gesperrt, steht oben ein Hinweis, dass die Leistung abgeschaltet ist und zurückkommt, sobald die offene Rechnung beglichen ist.

Merksatz: Der Speicherbalken erscheint nur, wenn ein Verbrauch gemessen wurde und das Paket eine Speichergrenze hat. Den Verbrauch liest die Serveranbindung. Ohne sie bleibt das Feld leer. Ist nur der Verbrauch bekannt, zeigt die Seite den Wert ohne Balken.

Merksatz:Hosting-Oberfläche öffnen erscheint nur, wenn am Server eine Adresse für die Kundenoberfläche hinterlegt ist. Sie pflegen sie am Server in der Karte Oberflächen, Feld Kunde (System → Einstellungen → Server). Die Adressen für Admin und Reseller zeigt Cloudfakt dem Kunden nie. Der Zugangsname der Hosting-Oberfläche steht auf der Seite, das Passwort nicht.

Nameserver ändern

Welche Domains der Kunde selbst verwalten darf, legen Sie je Registrar unter System → Einstellungen → Registrar fest (Kapitel 18, „Registrar-Anbindung“).

1. Der Kunde klickt bei der Domain auf Nameserver.
2. Die Seite zeigt den Stand, wie ihn der Registrar gerade meldet. Ist der Registrar nicht erreichbar, steht dort ein Hinweis und ersatzweise der in Cloudfakt gespeicherte Stand.
3. Der Kunde trägt mindestens zwei und höchstens fünf Nameserver ein und klickt auf Nameserver speichern.

Cloudfakt gibt die Änderung sofort an den Registrar weiter, speichert die neuen Nameserver am Vertrag, vermerkt den Vorgang in der Kundenhistorie und schickt Ihrem Betrieb eine Mail mit den bisherigen und den neuen Werten. Lehnt der Registrar ab, steht seine Meldung auf der Seite, und es ändert sich nichts.

InterNetX (AutoDNS) führt die Änderung nicht sofort aus, sondern nimmt sie als Auftrag an. Der Kunde liest dann Die Änderung der Nameserver ist beauftragt, Historie und Mail sagen ebenfalls „beauftragt“, und am Vertrag bleiben die bisherigen Nameserver stehen. Ob der Auftrag ausgeführt wurde, sehen Sie im Auftragsprotokoll von AutoDNS. Tragen Sie die neuen Nameserver danach am Vertrag nach (Kapitel 5, „Nameserver einer Domain pflegen“).

Tipp: Viele Registrierungsstellen nehmen neue Nameserver erst an, wenn diese für die Domain schon antworten. Der Kunde legt also zuerst die Zone auf den neuen Servern an. Bis die Änderung überall sichtbar ist, vergehen je nach Endung einige Stunden.

DNS-Einträge bearbeiten

1. Der Kunde klickt bei der Domain auf DNS. Cloudfakt liest die Zone beim Registrar und zeigt sie als Tabelle mit Name, Art, Priorität, Wert und TTL.
2. Er ändert Zeilen, ergänzt mit Eintrag hinzufügen neue und hakt bei Zeilen, die wegfallen sollen, entfernen an.
3. DNS-Einträge speichern schickt alles gemeinsam an den Registrar.

Zur Wahl stehen die Arten A, AAAA, CAA, CNAME, MX, NS, SRV, TLSA und TXT. Eine Priorität tragen nur MX und SRV. Die TTL liegt zwischen 60 und 604800 Sekunden. Der SOA-Eintrag bleibt unverändert und steht unter der Tabelle nur zur Ansicht. Lehnt der Registrar die Zone ab, steht seine Meldung auf der Seite, und nichts wird gespeichert. Manche Registrare schreiben eine Zone in Einzelschritten. Scheitert dabei ein Schritt, kann ein Teil der Änderung schon stehen. Die Meldung sagt das dann dazu, der Vorgang steht in der Kundenhistorie, und Ihr Betrieb bekommt eine Mail mit dem Stand der Zone. Prüfen Sie in diesem Fall die Einträge, bevor Sie erneut speichern.

Nach dem Speichern bekommt Ihr Betrieb eine Mail, die weggefallene und neue Einträge gegenüberstellt. Der Vorgang steht in der Kundenhistorie.

Liegt die Zone nicht beim Registrar, meldet die Seite „Diese Domain wird nicht bei uns verwaltet.“ und verweist auf ein Support-Ticket.

Achtung: Änderungen wirken binnen Minuten. Ein falscher Eintrag nimmt Webseite oder Postfach vom Netz, und einen Knopf zum Zurücknehmen gibt es nicht.

Kündigen

1. Der Kunde klickt in der Liste oder auf der Vertragsseite auf Kündigen.
2. Er wählt den Zeitpunkt. Zum Ende der Laufzeit: Der Vertrag läuft bis zum Ende des bezahlten Zeitraums, auf Wunsch mit einem Wunschtermin. Sofort: Sie schalten die Leistung ab, sobald Sie die Kündigung bearbeitet haben. Bezahlte Beträge werden dabei nicht erstattet.
3. Hängen weitere Verträge am selben Objekt (die Domain und ihr Speicherplatz), bietet die Seite sie zum Mitkündigen an, jeden mit eigenem Zeitpunkt. Was der Kunde nicht anhakt, läuft weiter.
4. Er gibt bei Bedarf eine Begründung an und klickt auf Kündigung übermitteln.

Danach steht beim Vertrag Kündigung beantragt. Der Kunde bekommt eine Eingangsbestätigung, sofern die Vorlage aktiv und der automatische Versand freigegeben ist. Ihr Betrieb bekommt eine Mail mit Kunde, Vertrag, Vertragsnummer, Zeitpunkt, Wunschtermin und Begründung. Sie geht an die E-Mail-Adresse aus den Firmendaten, ersatzweise an die Administratoren.

Von selbst geschieht danach nichts. Die Kündigung steht im Desk unter Stammdaten → Kündigungen, und der Vertrag endet erst, wenn Sie sie dort ausführen (Kapitel 5, „Kündigungen“).

Dokumente

Unter Dokumente lädt der Kunde die Dateien herunter, die Sie für ihn freigegeben haben. Freigegeben ist eine Datei, wenn im Kundenblatt im Reiter mit den Dokumenten das Häkchen Im Portal sichtbar gesetzt ist. Alle anderen Dateien bleiben intern.

Projekte

Unter Projekte sieht der Kunde die Projekte, die Sie für ihn freigegeben haben, mit Stand, erledigten Aufgaben und Stunden. Ein Klick auf den Namen öffnet die Statusseite:

• Stand des Projekts: In Bearbeitung oder Abgeschlossen, die geleisteten Stunden gegen die geplanten, die erledigten Aufgaben und das Team.
• Aufgaben: jede Aufgabe, erledigte durchgestrichen und mit Datum.
• Dokumente: die Dateien, die Sie dem Projekt zugeordnet und freigegeben haben.
• Kommentare: Ihre und seine. Unter Kommentar schreiben schreibt er selbst und klickt auf Senden.

Den Menüpunkt gibt es nur, wenn mindestens ein Projekt freigegeben ist. Kommentiert ein Mitarbeiter über Login als (10.3), steht der Kommentar unter seinem Namen und nicht unter dem des Kunden.

System-E-Mails

Unter System-E-Mails sieht der Kunde, welche Nachrichten Cloudfakt ihm gesendet hat. Lesen zeigt die Nachricht so, wie sie hinausging. Bei älteren Nachrichten ohne gespeicherten Text steht Wortlaut nicht gespeichert. Anhänge stehen nicht dabei: Rechnungen findet der Kunde unter Rechnungen, sonstige Dateien unter Dokumente.

Dieselbe Leseansicht haben Sie im Desk unter System → E-Mail-Protokoll.

Support-Tickets

Unter Support-Tickets stellt der Kunde eine Anfrage und liest den Verlauf. Im Desk landen diese Anfragen bei den Tickets (Kapitel 9, „Tickets“).

Kundencenter → Kundendaten. Die Seite beginnt mit Kacheln, die den eigenen Stand zeigen. Die Formulare liegen dahinter und sind auch über die Umschalter Kundendaten, Meine Daten und Ansprechpartner über dem Inhalt erreichbar.

Kachel	Was sie zeigt	Wohin sie führt
Stammdaten und Rechnungen	die Kundennummer	Meine Daten
Bankverbindung	Lastschrift oder Überweisung	Bankverbindung auf Meine Daten
Ansprechpartner	die Anzahl	Ansprechpartner
Vertrag zur Auftragsverarbeitung	Unterschrieben oder Nicht unterschrieben	Datenschutz (10.11)

Die letzte Kachel erscheint unter denselben Bedingungen wie die Kachel Datenschutz auf der Übersicht.

Meine Daten

Der Kunde ändert hier selbst:

• Stammdaten: Art (Firma oder Privat), Firma, Anrede, Vor- und Nachname, Anschrift samt Adresszusatz (wenn der Betreiber das Feld freigegeben hat), Land, Steuernummer oder USt-IdNr. und Firmenbuchnummer. Firma oder Nachname muss ausgefüllt sein.
• Kontaktdaten: E-Mail, Telefon, Mobiltelefon und Webseite.
• Rechnungseinstellungen: eine separate E-Mail-Adresse für Rechnungen, Rechnungsempfänger in Kopie (eine Adresse je Zeile) und die Leitweg-ID für XRechnung.

Jede Änderung steht in der Kundenhistorie mit den geänderten Feldern. Ändert der Kunde Land oder UID-Nummer, bekommt Ihr Betrieb zusätzlich eine Meldung mit der Bitte, Steuersatz und Steuerbefreiung zu prüfen.

Merksatz: Zahlungsart, Zahlungsziel, Rabatt, Preisgruppe, Kundengruppe, Steuersatz, Versandweg der Rechnung, Rechnungsvorlage, Rechnungsstopp, interne Notiz, Kundennummer und Status kann der Kunde nicht ändern. Sie sind Teil Ihrer Vereinbarung mit ihm und bleiben dem Desk vorbehalten.

Bankverbindung und SEPA-Mandat

Unter den Stammdaten steht die Karte Bankverbindung. Der Kunde sieht Kontoinhaber, IBAN und BIC, darüber Mandatsreferenz und Erteilungsdatum.

1. Der Kunde trägt Kontoinhaber und IBAN ein, die BIC ist freiwillig.
2. Bei einem neuen Konto hakt er die Ermächtigung zum Einzug an.
3. Er klickt auf Speichern.

Cloudfakt prüft die IBAN auf Prüfziffer und Länge. Ein Zahlendreher fällt so beim Speichern auf und nicht erst als Rücklastschrift.

Eine geänderte IBAN ist ein neues Mandat. Cloudfakt widerruft das bisherige Mandat (der Datensatz bleibt, damit frühere Einzüge nachvollziehbar sind) und legt ein neues mit eigener Referenz an (Muster MND- und Kundennummer). Berichtigt der Kunde nur Kontoinhaber oder BIC, bleibt das Mandat unberührt. Mit Mandat widerrufen nimmt der Kunde die Ermächtigung ohne Rückfrage bei Ihnen zurück. Erteilung und Widerruf stehen in der Kundenhistorie. Widerruft ein Kunde mit der Zahlungsart Lastschrift sein Mandat, weist die Karte Ihre Zahlungsart auf seiner Rechnungsseite auf das fehlende Mandat hin.

Ist Stripe eingerichtet, steht dort zusätzlich Mandat online erteilen: Der Kunde gibt seine IBAN auf einer Seite des Zahlungsanbieters ein und erteilt das Mandat dort. Bei diesem Schritt wird nichts abgebucht (Kapitel 7, „Kartenzahlung und Lastschrift über Stripe“). Haben Sie in den Stripe-Einstellungen das Eintragen der IBAN im Kundencenter abgeschaltet, fehlt das Formular, und es bleibt nur dieser Weg.

Merksatz: Ein Mandat ändert die Zahlungsart nicht. Ob tatsächlich eingezogen wird, stellen Sie im Desk am Kunden ein. Das Mandat ist die Voraussetzung dafür.

Ansprechpartner

Unter Ansprechpartner sieht der Kunde seine Kontakte und legt neue an: Anrede, Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon und eine Bemerkung.

Kundencenter → Einstellungen. Hier steht, wie sich der Kunde anmeldet. Auch diese Seite beginnt mit Kacheln:

Kachel	Was sie zeigt und tut
Security-Center	Alles in Ordnung oder die Zahl der offenen Punkte. Mit offenen Punkten ist die Kachel eingefärbt
Passwort	führt zu Passwort ändern
Zwei-Faktor-Authentifizierung	Ein oder Aus. Solange sie aus ist, ist die Kachel eingefärbt
Service-PIN	zeigt die PIN. Neue PIN erstellen erzeugt nach einer Rückfrage sofort eine neue, die alte gilt dann nicht mehr
Sprache	stellt das Kundencenter in diesem Browser auf Deutsch oder Englisch

Zwei-Faktor-Authentifizierung

Was ein Kunde ohne zweiten Faktor nach der Anmeldung sieht, hängt von der Einstellung Ihres Betriebs ab (Was Sie von Ihren Kunden verlangen, unten). Ab Werk erscheint ein Hinweis mit zwei Knöpfen: Jetzt einrichten führt auf die Einrichtungsseite, Später blendet den Hinweis bis zur nächsten Anmeldung aus. Bei Login als erscheint er nicht.

Als zweiter Faktor dient eine Authenticator-App, ein Passkey oder beides.

So richtet der Kunde den zweiten Faktor ein:

1. Er scannt den QR-Code mit einer Authenticator-App.
2. Er bestätigt mit dem sechsstelligen Code aus der App.
3. Er notiert die zehn Wiederherstellungscodes, die die Seite danach zeigt. Sie erscheinen nur dieses eine Mal.

Jeder Wiederherstellungscode gilt einmal. Hat der Kunde sein Telefon nicht zur Hand, klappt er bei der Anmeldung unter der Abfrage des Codes „Kein Zugriff auf die App?“ auf und trägt dort einen Wiederherstellungscode ein.

Die Seite zeigt, wie viele Codes noch übrig sind. Dort erzeugt der Kunde auch neue Codes (die bisherigen gelten dann nicht mehr) oder schaltet den zweiten Faktor ab. Beides verlangt sein Passwort. Sind Telefon und Codes verloren, hilft nur Ihr Betrieb (10.2).

Passkeys im Kundencenter

Ein Passkey bestätigt die Anmeldung mit Fingerabdruck, Gesichtserkennung, der PIN des Geräts oder einem USB-Sicherheitsschlüssel, statt mit dem Code aus einer App. Für Kunden ohne Authenticator-App ist das meist der einfachere Weg. Ob Ihre Kunden Passkeys anlegen können, legt der Betreiber der Installation fest.

So legt der Kunde einen Passkey an, unter Einstellungen → Zwei-Faktor-Authentifizierung, Karte Passkeys:

1. Er trägt unter Name des Geräts einen Namen ein, zum Beispiel „Laptop“.
2. Er gibt sein Passwort ein und klickt auf Passkey anlegen.
3. Er bestätigt am Gerät. Hatte er vorher keinen zweiten Faktor, zeigt die Seite danach zehn Wiederherstellungscodes.

Bei der Anmeldung steht danach Mit Passkey bestätigen. Zum Entfernen gibt der Kunde beim jeweiligen Passkey sein Passwort ein und klickt auf Entfernen. Ein Passkey gilt für die Adresse des Kundencenters, unter der er angelegt wurde. Anlegen und Entfernen stehen in der Kundenakte und lösen eine Sicherheitsmail aus.

Was Sie von Ihren Kunden verlangen

Unter System → Einstellungen → Sicherheit, Karte Zwei-Faktor-Anmeldung im Kundencenter, wählen Sie bei Für Kunden:

Wahl	Was der Kunde ohne zweiten Faktor sieht
freiwillig, ohne Hinweis	nichts
freiwillig, mit Hinweis nach jeder Anmeldung	den Hinweis oben (ab Werk)
Pflicht: bis zur Einrichtung nur die Einrichtungsseite	nach der Anmeldung nur die Seite Zwei-Faktor-Authentifizierung, bis eine App oder ein Passkey eingerichtet ist; abmelden geht immer

Die Einstellung ist von der Pflicht für Ihre Mitarbeiter (15.4) getrennt. Bei Login als greift sie nicht.

Achtung: Bei Pflicht steht jeder Kunde ohne zweiten Faktor beim nächsten Anmelden vor der Einrichtung. Kündigen Sie das vorher an, etwa mit einer Rundsendung. Wer kein Smartphone hat, kann einen Passkey am Laptop anlegen.

Die Karte erscheint nur, wenn der Betreiber die Funktion für Ihren Betrieb freigegeben hat.

Security-Center

Einstellungen → Security-Center. Die Seite hat drei Teile:

Teil	Inhalt
Was an Ihrem Zugang offen ist	je Punkt Thema, Risiko, Bereich und ein Knopf, der direkt zur Abhilfe führt
Anmeldungen	die vorige Anmeldung mit Datum und Uhrzeit. War es nicht der Kunde, führt Passwort ändern weiter
Unsere Mails der letzten 60 Tage	Betreff, Empfänger und Zeitpunkt, zum Nachlesen. Darunter führt Alle System-E-Mails in die vollständige Liste

Eine Mail, die der Kunde nicht erwartet hat (etwa ein Passwort-Zurücksetzen, das niemand angefordert hat), ist der früheste Hinweis auf einen fremden Zugriff. Deshalb stehen die Mails an dieser Stelle.

Cloudfakt prüft vier Punkte:

Punkt	Risiko
Zwei-Faktor-Authentifizierung ist aus	hoch
Zwei-Faktor-Authentifizierung ist an, aber es sind höchstens zwei Wiederherstellungscodes übrig	mittel
keine Service-PIN	mittel
keine E-Mail-Adresse in den Stammdaten	niedrig

Eine Prozentzahl oder Note gibt es nicht. Wie alt das Passwort ist und von wo sich der Kunde zuletzt angemeldet hat, speichert Cloudfakt nicht. Die Seite sagt das dem Kunden auch.

Der Kunde schließt den Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) selbst ab: im Kundencenter unter Datenschutz, mit gezeichneter Unterschrift.

Was der Kunde sieht

Die Seite ist zweispaltig. Links liest und unterschreibt der Kunde, rechts steht der Stand. Auf schmalen Bildschirmen stehen Stand und Knöpfe oben.

Spalte	Abschnitt	Inhalt
links	Vertragstext	der Wortlaut der geltenden Fassung, mit eigenem Bildlauf
links	Subdienstleister	wer eingesetzt wird, wofür, wo verarbeitet wird und auf welcher Grundlage. Dazu der Block Angekündigt für Dienstleister, die erst noch dazukommen
links	Jetzt unterschreiben	Name des Unterzeichners, Funktion, Zeichenfeld und Bestätigung
links	Unterschriebene Fassungen	jede frühere Unterschrift mit Tag und PDF
rechts	Stand	unterschrieben (Fassung, Tag, Name), ältere Fassung unterschrieben, noch nicht unterschrieben oder keine Fassung vorhanden
rechts	Zum Mitnehmen	Vorschau herunterladen und Dienstleisterliste herunterladen

So unterschreibt der Kunde:

1. Er liest den Vertragstext und die Liste der Subdienstleister.
2. Er trägt Namen und Funktion ein.
3. Er zeichnet seine Unterschrift in das Feld, mit der Maus oder am Telefon mit dem Finger. Ohne Maus, etwa mit Tastatur oder Screenreader, klickt er auf Mit eingetipptem Namen unterschreiben: Cloudfakt setzt den Namen aus Schritt 2 als Unterschrift in das Feld. Löschen leert das Feld.
4. Er hakt die Bestätigung an und klickt auf Vertrag unterschreiben.

Ohne Unterschrift im Feld, gezeichnet oder aus dem Namen gesetzt, nimmt Cloudfakt den Vertrag nicht an.

Danach steht der Vertrag als PDF bereit, unter Datenschutz und unter Dokumente. Das PDF enthält die Vertragsparteien, den Vertragstext, die Liste der Subdienstleister, wie sie bei der Unterschrift galt, das Unterschriftsbild und das Protokoll.

Merksatz: Der Beweiswert liegt im Protokoll. Cloudfakt hält Name, Funktion, Zeitpunkt, IP-Adresse, Browserkennung, den verwendeten Zugang, die unterschriebene Fassung, die Liste der Subdienstleister zu diesem Zeitpunkt und die Prüfsumme des PDFs fest.

Die beiden Blätter unter Zum Mitnehmen:

• Die Vorschau ist der vollständige Vertrag als PDF, ohne Unterschrift und ohne Protokoll. Der Kunde sieht genau das Blatt, das er anschließend unterschreibt. Cloudfakt legt die Vorschau nicht in seinen Dokumenten ab. Es gibt sie nur, solange eine Fassung aktiv ist.
• Die Dienstleisterliste nennt die Subdienstleister mit dem Tag des Abrufs im Kopf und dem Block Angekündigt. Sie hängt an keiner Vertragsfassung und ist auch abrufbar, wenn keine aktiv ist. Kunden brauchen sie für ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten.

Was Sie im Desk einrichten

System → Auftragsverarbeitung. Die Seite hat drei Karten.

Fassungen des Vertrags. Hier steht der Text, den Kunden unterschreiben. Genau eine Fassung ist aktiv, und nur sie steht im Kundencenter. Aktivieren schaltet die bisherige Fassung im selben Zug ab. Den Abschnitt mit den Subdienstleistern und den Unterschriftsblock fügt Cloudfakt selbst an, sie gehören nicht in den Text.

Eine erste Fassung 1.0 ist vorhanden, aber abgeschaltet. Sie deckt die Punkte aus Art. 28 Abs. 3 DSGVO ab und lässt dort Lücken, wo Ihre eigenen Angaben nötig sind: Gegenstand, Dauer, Art der Daten, Kreis der Betroffenen, technische Maßnahmen. Lesen Sie die Fassung, ergänzen Sie sie und aktivieren Sie sie dann. Sie ist ein Entwurf und keine Rechtsberatung.

Achtung: Eine unterschriebene Fassung lässt sich weder ändern noch löschen. Für eine Änderung legen Sie mit Neue Fassung eine neue an und aktivieren sie. Der bereits geschlossene Vertrag bleibt in Kraft, bis der Kunde die neue Fassung unterschreibt. Sein Kundencenter zeigt bis dahin „Es gibt eine neuere Fassung.“

Subdienstleister. Je Eintrag pflegen Sie Dienstleister, Zweck, Ort der Verarbeitung, Grundlage (EU/EWR, Angemessenheitsbeschluss, Standardvertragsklauseln oder BCR), Webseite, Geltung von und bis, die Reihenfolge und einen internen Vermerk. Die Liste steht im Kundencenter und geht in jeden Vertrag, der ab jetzt unterschrieben wird.

Merksatz: Ein Datum in der Zukunft unter von kündigt einen Dienstleister an. Der Eintrag steht dann im Kundencenter unter Angekündigt mit dem Tag, ab dem er gilt, und ist noch nicht Teil der Liste im Vertrag. So erfährt der Kunde von der Änderung, bevor sie greift, und kann widersprechen (Art. 28 Abs. 2 DSGVO).

Achtung: Einen Dienstleister, der im Einsatz war, beenden Sie mit einem Datum unter bis. Löschen lässt sich nur ein Eintrag, der noch nie gegolten hat. Sonst ginge die Auskunft verloren, welche Liste früher galt.

Signaturen. Die Karte zeigt je Unterschrift Kunde, Fassung, Zeitpunkt, Unterzeichner und IP-Adresse, gekennzeichnet als Aktuell, Ältere Fassung oder Widerrufen. Das PDF-Symbol liefert dasselbe Dokument, das der Kunde bekommen hat. Widerrufen beendet die Geltung. Der Datensatz und das PDF beim Kunden bleiben.

Kundencenter → Bestellen hat drei Unterpunkte: Produkte & Domains, Warenkorb und Meine Bestellungen.

Artikel finden

Die Bestellseite zeigt eine Kategorie auf einmal. Oben stehen die Kategorien nebeneinander, jede mit Bezeichnung und Zahl der Artikel. Darunter folgt die Schrittanzeige Artikel wählen → Warenkorb → Bestellung abschicken. Die gewählte Kategorie steht in der Adresse und lässt sich damit verlinken.

Geöffnet wird Domains, wenn es Domain-Artikel gibt, sonst die erste vorhandene Kategorie.

Von den Domain-Endungen zeigt die Seite zunächst zwölf. Darüber steht ein Buchstabenfilter aus den vorhandenen Endungen, unter der Liste führt Alle … Endungen zeigen auf den vollen Bestand. Ein gewählter Buchstabe zeigt immer alle Endungen dazu.

Merksatz: Ein Artikel erscheint im Bestellsystem nur, wenn er Aktiv ist, Online stellen angehakt hat und eine eingeschaltete Shop-Kategorie trägt. Fehlt die Kategorie, fehlt der Artikel. Eine Kategorie ohne Artikel bekommt keinen Reiter.

Bestellen

1. Der Kunde wählt einen Artikel. Bei einer Domain gibt er den gewünschten Namen ein und klickt auf Verfügbarkeit prüfen.
2. Er legt den Artikel In den Warenkorb.
3. Im Warenkorb bestätigt er die AGB, wenn Sie das verlangen.
4. Verbraucher stimmen zusätzlich ausdrücklich dem vorzeitigen Beginn der Leistung zu, wenn Sie diese Zustimmung abfragen (10.13).
5. Er klickt auf Zahlungspflichtig bestellen.

Eine bereits vergebene Domain kommt nicht in den Warenkorb. Cloudfakt prüft das beim Hineinlegen und noch einmal beim Bestellen. Ist die Registrierungsstelle gerade nicht erreichbar, geht die Bestellung trotzdem durch, und Sie prüfen die Domain am Auftrag. Wer eine eigene Domain zu Ihnen übertragen will, meldet sich über ein Support-Ticket.

Liegt etwas im Warenkorb, steht auf der Bestellseite unten eine Leiste mit der Zahl der Artikel und dem Knopf Zum Warenkorb. Ein doppelter Klick auf Zahlungspflichtig bestellen erzeugt keine zweite Bestellung.

Merksatz: Fehlt ein Pflichthäkchen, entsteht keine Bestellung. Die Prüfung läuft am Server. Es genügt also nicht, das Häkchen im Browser zu umgehen.

Merksatz: Im Warenkorb wird nicht bezahlt. Der Kunde bestellt, der Auftrag landet bei Ihnen, die Rechnung entsteht im gewöhnlichen Rechnungslauf. Im Kundencenter bezahlen lässt sich nur eine bereits gestellte Rechnung.

Was nach dem Absenden geschieht

Ihr Betrieb bekommt eine Meldung über jede neue Bestellung, mit Kunde, Bestellnummer, Positionen, Summen, der Anmerkung des Kunden und den erteilten Einwilligungen.

Der Kunde bekommt eine Bestätigung mit Positionen, Summen, den erteilten Einwilligungen und der Widerrufsbelehrung. Sie geht an seine Rechnungsadresse, ersatzweise an seine allgemeine E-Mail-Adresse. Hat er keine von beiden, geht nichts hinaus. Die Bestellung bleibt bestehen, und die Kundenhistorie vermerkt, dass die Bestätigung nicht versendet wurde.

Betreff und Wortlaut der Bestätigung ändern Sie unter System → Vorlagen in der E-Mail-Vorlage Bestellbestätigung (Kundencenter). Lassen Sie die Platzhalter {order_items} (die Positionen) und {legal_block} (Einwilligungen, Belehrung und Links) stehen. Cloudfakt füllt sie beim Versand.

Der Nachweis bleibt am Auftrag: Zeitpunkt der Zustimmungen, IP-Adresse, Browserkennung, die verwendeten Links und eine Prüfsumme des Belehrungstextes. Sie sehen ihn im Auftrag in der Karte Aus dem Kundencenter und in der Kundenhistorie. Der Kunde sieht ihn in den Details seiner Bestellung unter Ihre Bestätigungen.

Meine Bestellungen

Bestellen → Meine Bestellungen zeigt alle Bestellungen des Kunden. Über der Liste filtert er nach dem Stand: Eingegangen, In Bearbeitung, Fakturiert oder Zurückgezogen / abgelehnt.

• Details zeigt Positionen, Summen und die Bestätigungen.
• Erneut bestellen legt die Positionen wieder in den Warenkorb, Domains ausgenommen: Eine bereits bestellte Domain ist vergeben.
• Bestellung zurückziehen steht in den Details, solange der Stand Eingegangen ist und keine Rechnung an der Bestellung hängt. Der Kunde kann eine Begründung angeben. Der Auftrag bleibt erhalten und gilt als zurückgezogen. Ihr Betrieb bekommt eine Mail, und der Vorgang steht in der Kundenhistorie.

Alles Folgende steht unter System → Einstellungen → Bestellen. Der Reiter ist nur zu sehen, wenn das Bestellsystem freigeschaltet ist, und nur für Administratoren.

Mit der Freischaltung steht Bestellen allen Kunden mit Zugang offen. Sehen Sie vorher Ihren Katalog durch: Jeder Artikel mit Shop-Kategorie ist dann für diese Kunden sichtbar.

Nur für den Betreiber der Installation: Fehlt der Menüpunkt Bestellen, obwohl Artikel eine Shop-Kategorie tragen, ist am Mandanten das Modul Portal-Bestellsystem nicht freigegeben.

Bedingungen der Bestellung

Feld	Wirkung
AGB-Link	der Verweis auf Ihre AGB neben dem Häkchen im Warenkorb. Bleibt das Feld leer, übernimmt Cloudfakt den Link aus den Rechnungsdaten
Link zur Datenschutzerklärung, Link zum Impressum	weitere Rechtstexte. Impressum, Datenschutzerklärung, AGB und Widerrufsbelehrung stehen im Fuß jeder Seite des Kundencenters und unter der Anmeldeseite, soweit ein Link eingetragen ist. Die Anmeldeseite ist öffentlich; tragen Sie deshalb mindestens Impressum und Datenschutzerklärung ein
Preise im Bestellsystem	Ein Unternehmen sieht den Nettopreis mit dem Vermerk zzgl. USt. Eine Privatperson sieht den Gesamtpreis mit dem Vermerk inkl. USt, gerechnet mit dem Satz, den auch der Warenkorb für sie ansetzt. Was gilt, entscheidet das Kennzeichen Firma am Kunden
Kunden müssen die AGB vor der Bestellung bestätigen	das Pflichthäkchen im Warenkorb. Ohne AGB-Link bleibt es aus
Diese Zustimmung abfragen	wer dem vorzeitigen Beginn der Leistung zustimmen muss: Nur Privatkunden (empfohlen), Alle Kunden oder Nicht abfragen
Link zur Widerrufsbelehrung, Text der Widerrufsbelehrung	erscheinen im Warenkorb bei der Zustimmung. Ohne Text und ohne Link fragt Cloudfakt die Zustimmung nicht ab
Hinweis im Warenkorb	ein freier Text über dem Bestellknopf, etwa zu Lieferzeiten

Ob jemand als Privatkunde gilt, liest Cloudfakt aus der Angabe Firma oder Privat am Kunden.

Shop-Kategorien

Die oberste Karte Shop-Kategorien enthält die Reiter des Bestellsystems. Die Tabelle zeigt je Kategorie Bezeichnung, Reihenfolge, Aktiv und die Zahl der Artikel. Unter der Bezeichnung steht der Schlüssel für den Artikelimport. Er entsteht beim Anlegen aus der Bezeichnung und ändert sich danach nicht mehr, auch nicht beim Umbenennen.

Vorbelegt sind zehn Kategorien: Webhosting, Domains, E-Mail, SSL-Zertifikate, Wartung, Webdesign, Onlineshop, Logo & Druck, SEO-Optimierung und Sonstiges.

Eine neue Kategorie legen Sie so an:

1. Tragen Sie in der letzten Zeile der Tabelle die Bezeichnung ein, zum Beispiel „Server“.
2. Tragen Sie bei Bedarf eine Reihenfolge ein. Bleibt das Feld leer, kommt die Kategorie ans Ende.
3. Klicken Sie auf Hinzufügen.
4. Stellen Sie mindestens einen Artikel in die Kategorie (siehe unten). Erst dann erscheint der Reiter im Kundencenter.

Aufgabe	So geht es
Umbenennen, umsortieren	in der Zeile ändern und speichern. Die kleinere Zahl steht weiter links
Abschalten	Häkchen Aktiv entfernen und speichern. Der Reiter verschwindet samt seinen Artikeln aus dem Kundencenter und aus der Bestellstrecke der Webseite. Die Artikel behalten ihre Kategorie. Schalten Sie die Kategorie wieder ein, stehen sie wie vorher da
Löschen	nur möglich, solange kein Artikel die Kategorie trägt, auch kein gelöschter. Sonst ist der Papierkorb grau: Schalten Sie die Kategorie ab oder stellen Sie die Artikel vorher um

Achtung:Domains und Webhosting lassen sich umbenennen und umsortieren, aber weder abschalten noch löschen. An ihnen hängen die Verfügbarkeitsprüfung und die Art des Vertrags, der aus einer Bestellung entsteht. Wer keine Domains verkauft, legt keine Domain-Artikel an. Dann erscheint der Reiter nicht.

Die Bezeichnung steht im Kundencenter so, wie Sie sie eintragen, auch in der englischen Fassung. Cloudfakt übersetzt sie nicht.

Einen Artikel in eine Kategorie stellen

1. Öffnen Sie den Artikel unter Stammdaten → Artikel.
2. Wählen Sie in der Karte Kundencenter-Shop im Feld Shop-Kategorie die Kategorie. Mit der Auswahl nicht im Portal anbieten erscheint der Artikel im Kundencenter nicht. Eine abgeschaltete Kategorie trägt in der Liste den Vermerk (abgeschaltet).
3. Tragen Sie bei Bedarf unter Shop-Sortierung die Reihenfolge innerhalb der Kategorie ein. Die kleinere Zahl steht vorn.
4. Speichern Sie.

Bei Domain-Artikeln bestimmt das Toplevel des Artikels (zum Beispiel „at“), für welche Endung die Verfügbarkeitsprüfung ihn anbietet. Bestellen lässt sich der Artikel nur für eine Domain mit dieser Endung, im Kundencenter wie über die Bestellschnittstelle. Ein Domain-Artikel ohne Toplevel gilt für jede Endung; tragen Sie das Toplevel deshalb bei jedem Artikel ein, dessen Preis an der Endung hängt.

Artikelliste einlesen

Beim Einlesen einer Artikelliste gehört in die Spalte Shop-Kategorie der Schlüssel der Kategorie (etwa hosting, domain oder der Schlüssel einer selbst angelegten), nicht die Bezeichnung. Steht dort ein Wert, den es nicht gibt, weist Cloudfakt diese Zeile ab und nennt sie im Bericht des Laufs. Die Fehlermeldung zählt die gültigen Schlüssel auf. Die übrigen Zeilen laufen durch. Dasselbe gilt für einen unbekannten Abrechnungszyklus.

Tipp: Lassen Sie immer zuerst den Testlauf laufen. Er nennt die abgewiesenen Zeilen und schreibt nichts, auch nicht die guten Zeilen.

Abrechnungszyklus am Artikel

Das Auswahlfeld Abrechnung am Artikel bietet genau die Zyklen an, mit denen Cloudfakt abrechnet: Einmalig, Monatlich, Vierteljährlich, Halbjährlich, Jährlich, Zweijährlich und Frei (Kapitel 5, „Die Felder eines Vertrags“).

Trägt ein Artikel aus einer Übernahme einen anderen Wert, steht dieser weiterhin in der Liste, mit dem Vermerk alter Wert. Wählen Sie beim nächsten Ändern des Artikels den richtigen Zyklus.

Eine Bestellung legt am Server und beim Registrar nichts von selbst an. Sie arbeiten sie in dieser Reihenfolge ab:

1. Öffnen Sie die Meldung über die Bestellung in Ihrem Postfach.
2. Öffnen Sie unter Fakturierung → Angebote & Aufträge den Auftrag. Er trägt die Marke Aus dem Kundencenter.
3. Klicken Sie oben auf das Symbol In Verträge übernehmen.
4. Prüfen Sie die Zeilen. Je Position stehen dort Bezeichnung, Art, Zyklus, Menge, Preis, Rabatt, nächste Abrechnung und Vertragsbeginn. Einzelne Positionen lassen sich abwählen.
5. Klicken Sie auf Verträge anlegen. Die Verträge stehen danach auf dem Kundenblatt.
6. Bei einem Speicherplatz: Legen Sie ihn am neuen Vertrag über das Server-Symbol und Am Server anlegen an (Kapitel 22, „Speicherplatz am Server anlegen“).
7. Bei einer Domain: Registrieren oder übertragen Sie sie beim Registrar.

Art und Zyklus schlägt Cloudfakt vor. Die Art kommt aus der Shop-Kategorie des Artikels: Webhosting wird ein Speicherplatz, Domains werden Domains, alles andere wird eine Dienstleistung. Der Zyklus kommt vom Artikel. Hat der Artikel keinen gültigen, schlägt Cloudfakt für Speicherplatz und Domain jährlich vor, sonst einmalig. Sie entscheiden in der Maske.

Achtung: Ohne Datum unter Nächste Abrechnung wird ein Vertrag nie abgerechnet. Beim Übernehmen selbst entsteht keine Rechnung. Sie entsteht im gewöhnlichen Rechnungslauf, sobald die Fälligkeit erreicht ist.

Ist die Bestellung schon berechnet, schlägt die Maske die nächste Abrechnung einen Zyklus später vor und nennt die Rechnung (Kapitel 6, „Angebote und Aufträge“).

Ein Auftrag lässt sich nur einmal in Verträge übernehmen.

Die Zeiterfassung hält fest, wer wie lange woran gearbeitet hat, und macht daraus auf Knopfdruck eine abrechenbare Dienstleistung. Sie finden sie unter Organisation → Zeiterfassung, Organisation → Projekte und Organisation → Tätigkeiten.

Der Bereich ist ein Modul. Ohne Freigabe fehlen die drei Menüpunkte. Nur für den Betreiber der Installation: Freigegeben wird am Mandanten das Modul Zeiterfassung (Kalender, Stoppuhr, Projekte).

1. Legen Sie die Tätigkeiten an (11.2). Sie gelten für den ganzen Betrieb.
2. Legen Sie ein Projekt an, ordnen Sie es dem Kunden zu und tragen Sie den Stundensatz ein (11.3).
3. Legen Sie im Projekt Aufgaben an, wenn Sie die Zeit feiner aufteilen wollen.
4. Tragen Sie Mitglieder ein, wenn mehrere am Projekt arbeiten.
5. Erfassen Sie Zeit, mit der Stoppuhr oder von Hand (11.4).

Organisation → Tätigkeiten. Eine Tätigkeit sagt, welche Art Arbeit geleistet wurde: Wartung, Programmierung, Beratung.

Feld	Wirkung
Name	Pflicht
Stundensatz €	der eigene Satz dieser Tätigkeit. Leer heißt: Der Stundensatz des Projekts gilt
Reihenfolge	eine Zahl. Die kleinere steht in den Auswahllisten weiter oben
Abrechenbar	Vorschlag für neue Zeiteinträge mit dieser Tätigkeit
Aktiv	nur aktive Tätigkeiten stehen in den Auswahllisten

Zum Ändern klicken Sie in der Liste auf den Stift, das Formular füllt sich mit den Werten. Eine Tätigkeit, die schon für eine Zeit verwendet wurde, löscht Cloudfakt nicht. Sie wird stillgelegt, trägt die Marke Inaktiv und lässt sich über Aktiv wieder einschalten.

Die Projektliste

Organisation → Projekte zeigt zunächst die aktiven Projekte, je Zeile mit Name, Kennung, Kunde, Aufgaben, Mitgliedern, Gesamtzeit und abrechenbarem Betrag. Oben filtern Sie nach Kunde, Inhaber, Mitglied, Status (Aktiv, Erledigt, Archiviert oder Alle), Wertvoll und Privat. Das Suchfeld sucht in Name und Kennung.

Ein Projekt anlegen

1. Klicken Sie auf Neues Projekt.
2. Tragen Sie den Namen ein und wählen Sie den Kunden.
3. Tragen Sie einen Stundensatz € ein oder wählen Sie einen Abrechnungsartikel. Ohne eigenen Stundensatz gilt der Preis des Artikels.
4. Speichern Sie. Cloudfakt öffnet das neue Projekt. Sie sind sein Inhaber und sein erstes Mitglied.

Das Projektblatt

Das Projektblatt hat vier Reiter: Allgemein, Mitglieder, Aufgaben und Zeiteinträge. Je nach Einstellung der Installation kommt ein fünfter dazu: Kundencenter (Abschnitt „Die Statusseite für den Kunden“ weiter unten).

Im Reiter Allgemein stehen neben Name, Kunde, Stundensatz und Abrechnungsartikel:

Feld	Wirkung
Kennung	ein freies Kürzel. Es steht in der Projektliste, und die Suche findet es
Inhaber	wer das Projekt führt
Farbe	die Farbe der Blöcke im Kalender
Plan (Stunden), Budget (EUR)	Ihre Vorgaben für das Projekt
Rabatt %	geht auf die Dienstleistung, die aus der Zeit gebucht wird. Cloudfakt verrechnet ihn mit dem Kundenrabatt und zählt ihn nicht dazu
Privat	ein privates Projekt sehen nur der Inhaber und die Mitglieder. In den Auswahllisten anderer erscheint es nicht
Aktiv	ohne Häkchen ist das Projekt abgeschlossen und steht nicht mehr in den Auswahllisten
Abrechenbar	Vorschlag für neue Zeiteinträge des Projekts
Wertvoll	ein Merkmal, nach dem die Projektliste filtert

Im Reiter Mitglieder wählen Sie einen Benutzer und klicken auf Hinzufügen. Im Reiter Aufgaben legen Sie Projektaufgaben mit Name und Reihenfolge an. Mit Als erledigt kennzeichnen schließen Sie eine Aufgabe ab, sie trägt dann die Marke Erledigt. Wieder öffnen nimmt das zurück. Auf erledigte Aufgaben lässt sich weiter Zeit buchen. Der Reiter Zeiteinträge listet die Zeiten aller Beteiligten mit Datum, Dauer, Bezeichnung, Tätigkeit, Benutzer und Betrag.

Die Karte Kennzahlen zeigt Gesamtzeit, abrechenbare Zeit mit ihrem Anteil, den abrechenbaren Betrag mit dem durchschnittlichen Stundensatz und was davon noch nicht fakturiert ist.

Übersicht und Controlling

Je nach Einstellung der Installation steht über den Reitern die Karte Übersicht. Die Karten des Projektblatts stehen dann untereinander, Kennzahlen und Kunde unter den Reitern.

Drei Ringe zeigen den Fortschritt:

• Gebuchte Stunden: alle gebuchten Stunden gegen Plan (Stunden). Liegt das Projekt über dem Plan, wird der Ring rot.
• Abrechenbar: welcher Anteil der gebuchten Zeit abrechenbar ist.
• Erledigte Aufgaben: erledigte gegen alle Aufgaben.

Darunter steht die Tabelle Projektcontrolling mit drei Spalten:

Spalte	Was sie zählt
Beauftragt	Plan (Stunden) und Budget (EUR). Ohne Budget rechnet Cloudfakt Plan mal Stundensatz
Ist	alle gebuchten Zeiten
Abgerechnet	Zeiten, die auf eine Rechnung oder in einen Vertrag gebucht sind

Die Zeilen sind Stunden, Erlös, Kosten und Marge in Euro und Prozent. Erlös ist der Wert der abrechenbaren Zeit, gerechnet wie in den Kennzahlen. Kosten sind die Stunden mal Kosten je Stunde des Mitarbeiters, der sie gebucht hat (Kapitel 15, „Mitarbeiter anlegen“). Für Beauftragt gibt es keine Kosten, weil das Budget nicht sagt, wer die Stunden leisten wird.

Hat ein Mitarbeiter keinen Kostensatz, fehlen seine Stunden in den Kosten. Unter der Tabelle steht dann, wie viele Stunden das sind.

Die Zeilen Kosten und Marge sehen nur Administratoren. Aus ihnen ließe sich der Stundensatz eines Kollegen zurückrechnen, und die Sätze pflegt allein die Administration. Alle anderen sehen Stunden und Erlös.

Die Statusseite für den Kunden

Je nach Einstellung der Installation kann der Kunde den Stand eines Projekts im Kundencenter verfolgen (Kapitel 10, „Projekte“). Freigegeben wird jedes Projekt einzeln:

1. Öffnen Sie im Projektblatt den Reiter Kundencenter.
2. Setzen Sie das Häkchen Im Kundencenter zeigen.
3. Haken Sie unter Dokumente dieses Projekts die Dateien des Kunden an, die zum Projekt gehören. Der Kunde sieht davon nur die, die im Kundenblatt auch Im Portal sichtbar sind. Die übrigen tragen den Zusatz im Kundencenter nicht freigegeben.
4. Klicken Sie auf Speichern. Der Reiter trägt dann ein Häkchen.

Der Kunde sieht Name, Stand, Aufgaben, Team, die abrechenbaren gegen die geplanten Stunden, die gewählten Dokumente und die Kommentare. Stundensätze, Beträge, interne Notizen und nicht abrechenbare Zeit sieht er nicht. Ein Projekt ohne Kunden lässt sich nicht freigeben.

Unter Kommentare stehen die Kommentare beider Seiten, die des Kunden mit der Marke Kunde. Schreiben Sie unter Neuer Kommentar und klicken Sie auf Kommentar speichern. Der Kunde liest ihn auf der Statusseite. Er bekommt dazu keine Mail. Schreibt der Kunde, geht eine Mail mit dem Kommentar und einem Verweis auf das Projekt an die E-Mail-Adresse Ihres Betriebs.

Eine Kopie machen legt ein neues Projekt mit denselben Aufgaben und Mitgliedern an, ohne Zeiten. Der Name bekommt den Zusatz „(Kopie)“. Löschen entfernt ein Projekt nur, solange keine Zeiten erfasst sind. Sonst archiviert Cloudfakt es und sagt das in der Meldung.

Der Kalender

Organisation → Zeiterfassung öffnet den Kalender mit den Ansichten Tag, Woche und Monat. Er zeigt nur Ihre eigenen Einträge. Die Zeitachse reicht von 06:00 bis 20:00 Uhr und wächst, wenn ein Eintrag früher beginnt oder später endet. Die Einträge liegen als Blöcke in der Farbe ihres Projekts auf der Achse. Ein Klick öffnet einen Eintrag zum Bearbeiten.

Daneben stehen die Stoppuhr, die Wochenübersicht und die Projektübersicht, die zeigt, wie sich die angezeigte Zeitspanne auf die Projekte verteilt.

Mit der Stoppuhr

1. Klicken Sie im Kalender auf Beginn.
2. Wählen Sie im Dialog Stoppuhr starten Projekt, Aufgabe und Tätigkeit. Alle drei lassen sich dort auch gleich neu anlegen. Ohne Projekt ist zulässig, die Aufgabe ist freiwillig.
3. Der Beginn steht auf jetzt und lässt sich zurückdatieren. Tragen Sie bei Bedarf eine Bezeichnung und eine interne Bemerkung ein und setzen Sie das Häkchen Abrechenbar.
4. Starten Sie die Uhr. Mit Stopp halten Sie sie an. Der Eintrag bekommt sein Ende und erscheint als Block im Kalender.

Die laufende Uhr zählt mit Sekunden. Es läuft immer nur eine Uhr: Starten Sie eine neue, beendet Cloudfakt die laufende.

Über Ergänzen tragen Sie an der laufenden Uhr Angaben nach. Bleibt das Feld Ende leer, läuft die Uhr nach dem Speichern weiter. Speichern und beenden setzt das Ende auf jetzt.

Die Stoppuhr am Projekt

Je nach Einstellung der Installation steht oben auf der Projektseite die Karte Stoppuhr. Sie startet die Uhr für dieses Projekt, ohne dass Sie in den Kalender wechseln.

1. Wählen Sie bei Bedarf eine Aufgabe, tragen Sie eine Bezeichnung ein und prüfen Sie Abrechenbar. Vorbelegt ist, was am Projekt steht.
2. Klicken Sie auf Beginn. Die Karte zeigt jetzt die laufende Zeit.
3. Ist die Arbeit fertig, ergänzen oder ändern Sie unter Zeit verarbeiten Aufgabe, Bezeichnung und Interne Notiz.
4. Klicken Sie auf Anhalten und speichern.

Der Eintrag steht danach im Kalender und auf der Projektseite wie jede andere Zeit. Läuft Ihre Uhr gerade für ein anderes Projekt, sagt die Karte das; ein Start hier hält jene Uhr zuerst an.

Von Hand

Mit Zeiteintrag hinzufügen tragen Sie einen Eintrag nach. Beginn und Ende sind Pflicht, das Ende muss nach dem Beginn liegen. Die Dauer rechnet Cloudfakt.

Ändern und löschen

Einen Eintrag ändern oder löschen Sie im Dialog, der sich beim Klick auf den Block öffnet. Das darf, wer den Eintrag erfasst hat, und jeder Administrator. Ein Eintrag, der schon auf einer Rechnung steht, lässt sich weder ändern noch löschen; die Maske sagt das beim Speichern. Er bleibt so, wie er abgerechnet wurde.

Zeit buchen Sie nur auf Projekte, die Sie sehen dürfen. Ein privates Projekt nimmt Zeit nur von seinem Inhaber und seinen Mitgliedern an. Ändert ein Administrator den Eintrag eines Mitarbeiters auf dessen privatem Projekt, darf das Projekt bleiben, wie es ist.

Die Zeitliste

Je nach Einstellung der Installation steht im Menü unter Organisation der Punkt Zeitliste. Er zeigt die gebuchten Zeiten als Liste, mit Summen und dem Stand der Abrechnung.

1. Wählen Sie Von und Bis. Ohne Angabe zeigt die Liste den laufenden Monat.
2. Grenzen Sie bei Bedarf nach Kunde, Projekt, Abrechenbar und Fakturiert ein. Mit Zeiten mit Projekt und Zeiten ohne Projekt wählen Sie, welche Einträge mitzählen.
3. Klicken Sie auf Anzeigen.

Über der Liste stehen die Summen: Gesamtzeit, Abrechenbare Zeit und Fakturiert. Die Spalte Fakturiert nennt je Zeile, ob die Zeit in eine Rechnung übernommen oder auf eine Dienstleistung gebucht wurde, jeweils mit Datum.

Mitarbeiter sehen nur ihre eigenen Zeiten. Die Administration sieht alle und wählt unter Mitarbeiter einen einzelnen.

Die Auslastung

Je nach Einstellung der Installation steht im Menü unter Zeiterfassung der Punkt Auslastung. Ihn sieht nur die Administration, weil er die Zeiten aller Mitarbeiter zeigt.

Die Seite zeigt eine Tabelle: je Mitarbeiter eine Zeile, je Tag eine Spalte, darin die gebuchten Stunden. Rechts steht die Summe je Mitarbeiter, unten die Summe je Tag. Wochenenden sind grau, der heutige Tag ist unterstrichen.

1. Wählen Sie oben Von und Bis und klicken Sie auf Anzeigen. Ohne Angabe zeigt die Seite zwei Wochen ab dem Montag dieser Woche.
2. Vorige 14 Tage und Nächste 14 Tage blättern weiter.

Gezeigt werden höchstens 62 Tage auf einmal; bei einem längeren Zeitraum kürzt die Seite und sagt das. Gezählt wird jede gebuchte Zeit, auch in privaten Projekten, aber ohne Projekt und Bezeichnung. Eine laufende Stoppuhr zählt erst, wenn sie angehalten ist. Gesperrte Mitarbeiter erscheinen nur, wenn sie im Zeitraum gebucht haben.

Erfasste Zeit wird nicht von selbst zur Rechnung. Sie buchen sie als Dienstleistung auf den Kunden, und der Rechnungslauf rechnet diese Dienstleistung ab wie jeden anderen Vertrag. Rechnungslauf, Kundencenter und Mahnwesen arbeiten mit Verträgen, Zeiteinträge kennen sie nicht.

Woher der Stundensatz kommt

Cloudfakt nimmt den ersten Satz, der vorhanden ist:

1. den Stundensatz der Tätigkeit
2. den Stundensatz des Projekts
3. den Preis des Abrechnungsartikels, in der Preisgruppe des Kunden
4. sonst 0,00 €

Ein nicht abrechenbarer Eintrag ergibt immer 0,00 €.

Als Dienstleistung buchen

1. Öffnen Sie das Projekt und wechseln Sie in den Reiter Zeiteinträge.
2. Im Block Zeit als Dienstleistung buchen steht, wie viele Einträge, Stunden und welcher Betrag bereitliegen. Schränken Sie den Zeitraum bei Bedarf mit von und bis ein. Leer heißt: alles Buchbare.
3. Wählen Sie das Ziel: Neuer Dienst oder eine bestehende aktive Dienstleistung desselben Kunden. Zur Wahl stehen die 50 zuletzt angelegten.
4. Prüfen Sie Bezeichnung, Betrag, Artikel und das Datum unter Fällig am. Der Betrag ist mit der Summe der Einträge vorbelegt.
5. Klicken Sie auf Als Dienstleistung buchen. Cloudfakt öffnet danach die Dienstleistung.

Gebucht werden nur Einträge, die abrechenbar, abgeschlossen und noch nicht gebucht sind. Es entsteht eine einmalige Dienstleistung. Ihre Beschreibung listet je Eintrag Datum, Dauer und Tätigkeit auf. So bleibt die Rechnungsposition belegbar. Gebuchte Einträge bleiben im Projekt stehen, tragen die Marke Gebucht und sind gegen eine zweite Buchung gesperrt.

Achtung: Ein Projekt ohne Kunden lässt sich nicht buchen. Tragen Sie zuerst im Reiter Allgemein den Kunden ein.

Unter Organisation führen Sie Termine und Aufgaben. Beide sind Merkhilfen für den Betrieb und haben mit der Abrechnung nichts zu tun.

Organisation → Termine.

1. Füllen Sie im Formular Neuer Termin den Titel und den Beginn aus. Ende, Erinnerung und Bemerkungen sind freiwillig.
2. Klicken Sie auf Speichern.

Die Liste darüber zeigt wahlweise die Termine unter Anstehend, Vergangen oder Erledigt. Einen Termin haken Sie in der Liste als erledigt ab.

Erinnerung per Mail

Tragen Sie unter Erinnerung Datum und Uhrzeit ein, schickt Cloudfakt zu diesem Zeitpunkt eine Mail mit Titel und Beginn des Termins. Die Mail geht an den Mitarbeiter, dem der Termin zugeordnet ist. Ein im Desk angelegter Termin hat keine solche Zuordnung, die Erinnerung geht dann an die Adresse eines Administrators.

Achtung: Erinnerungen gehen nur hinaus, wenn unter System → Einstellungen → Automatik der Lauf Terminerinnerungen eingeschaltet ist. In der Vorgabe ist er aus und läuft einmal täglich um 07:30 Uhr. Die Mail kommt also mit dem ersten Lauf nach dem eingetragenen Zeitpunkt.

Organisation → Aufgaben. Aufgaben sind Notizen zum Abhaken, mit Fälligkeit und Zuständigkeit.

Eine Aufgabe anlegen

1. Klicken Sie auf Neue Aufgabe.
2. Tragen Sie den Titel ein und wählen Sie bei Bedarf Priorität (hoch, normal oder niedrig), Fälligkeit, Kunde und Bemerkungen. Das Kundenfeld sucht nach Name oder Kundennummer. Ohne Kunde ist die Aufgabe eine allgemeine.
3. Wählen Sie unter Zuständig einen Mitarbeiter oder niemand.
4. Speichern Sie.

Unter dem Titel steht dann „Zuständig: …“, in der Liste und im Reiter Aufgaben am Kunden. Wer die Aufgabe angelegt hat, steht getrennt darunter und ändert sich durch die Zuständigkeit nicht. Gesperrte Mitarbeiter stehen nicht zur Auswahl. Ihre Aufgaben behalten die Zuordnung, bis jemand sie einem anderen gibt.

Zum Ändern klicken Sie in der Zeile auf den Stift. Löschen steht im selben Dialog. Es entfernt die Aufgabe endgültig und fragt deshalb nach. Abhaken lässt sie dagegen in der Liste.

Die Liste filtern

Der Statusfilter zeigt Offen, Erledigt, Alle oder das Archiv, jeweils mit der Anzahl. Offene Aufgaben sind nach Priorität und Fälligkeit sortiert, eine überschrittene Fälligkeit steht rot. Unter Erledigt steht das zuletzt Abgehakte oben, mit Zeitpunkt und dem Namen dessen, der abgehakt hat. Daneben wählen Sie, wessen Aufgaben Sie sehen: Nur meine, einen bestimmten Mitarbeiter oder Alle Mitarbeiter. Die Zahlen im Statusfilter folgen dieser Wahl.

Abhaken und zurückholen

Erledigt in der Zeile hakt die Aufgabe ab. Oben erscheint eine Meldung mit dem Titel der Aufgabe und Rückgängig. An einer erledigten Aufgabe heißt der Knopf Zurückholen, er stellt sie wieder auf die offene Liste.

Wiederkehrende Aufgaben

1. Öffnen Sie die Aufgabe und tragen Sie eine Fälligkeit ein. Ohne sie nimmt Cloudfakt keine Wiederholung an.
2. Wählen Sie unter Wiederholung den Abstand: alle soundso viele Tage, Wochen, Monate, Quartale, Halbjahre oder Jahre. Die Zahl 1 heißt jedes Mal, 2 jedes zweite Mal.
3. Tragen Sie bei Bedarf unter Wiederholen bis ein Enddatum ein. Leer heißt: ohne Ende.
4. Speichern Sie. In der Liste trägt die Aufgabe ein Kennzeichen mit dem Abstand.

Die nächste Aufgabe der Serie entsteht, sobald Sie die aktuelle abhaken. Cloudfakt rechnet dabei ab der Fälligkeit und nicht ab dem Tag des Abhakens. Liegen mehrere Termine zurück, entsteht eine einzige Folgeaufgabe mit dem nächsten bevorstehenden Datum. Sie übernimmt Titel, Priorität, Kunde, Bemerkungen, Zuständigkeit und Wiederholung.

Nehmen Sie den Haken zurück, kommt die Aufgabe samt Wiederholung zurück, und Cloudfakt entfernt die Folgeaufgabe. Wurde die Folgeaufgabe schon bearbeitet oder abgehakt, lehnt Cloudfakt das Zurückholen mit einem Hinweis ab.

Eine Serie beenden Sie, indem Sie die Wiederholung auf kehrt nicht wieder stellen.

Achtung: Haken Sie eine wiederkehrende Aufgabe nie ab, bleibt sie überfällig stehen, und es entsteht keine neue.

Archiv

Lange erledigte Aufgaben wandern ins Archiv. Gelöscht wird dabei nichts: Sie stehen weiter unter dem Filter Archiv und lassen sich von dort zurückholen. Die Frist stellen Sie unter System → Einstellungen → Automatik im Feld Erledigte Aufgaben ins Archiv nach (Tagen) ein, Vorgabe sind 90 Tage, 0 heißt nie. Dazu muss dort der Lauf Erledigte Aufgaben archivieren eingeschaltet sein. In der Vorgabe ist er aus.

Im Reiter Aufgaben am Kunden stehen die offenen Aufgaben zuerst, danach die zuletzt erledigten. Archivierte stehen dort nicht.

Die Startseite des Desks (Übersicht) zeigt die Karte Aufgaben über dem Umsatzdiagramm. So sehen Sie jeden Tag, was offen ist, ohne die Liste zu öffnen.

Block	Was darin steht
Überfällig	der Termin liegt vor heute
Heute fällig	der Termin ist heute
Anstehend	der Termin liegt in den nächsten sieben Tagen
Ohne Termin	Aufgaben ohne Fälligkeit

Die Karte zeigt Ihre eigenen Aufgaben (Feld Zuständig) und alle, die niemandem zugeordnet sind. Aufgaben eines anderen Mitarbeiters stehen nur in der Liste. Eine Aufgabe mit Termin in mehr als sieben Tagen erscheint erst, wenn der Termin näher rückt.

Mit Erledigt in der Zeile haken Sie eine Aufgabe ab. Die Übersicht lädt neu, und oben steht die Meldung mit Rückgängig. Eine wiederkehrende Aufgabe legt dabei ihre Folgeaufgabe an.

Die Zahl neben der Überschrift zählt die Aufgaben der vier Blöcke. Sie ist rot, sobald etwas überfällig ist. Die Karte zeigt höchstens 15 Aufgaben, darunter steht dann „und … weitere“. Alle Aufgaben führt in die Liste.

Die Karte sieht, wer den Bereich Organisation sehen darf. Abhaken kann, wer dort auch ändern darf. Anlegen und Ändern bleiben unter Organisation → Aufgaben.

Dieselben offenen Aufgaben schickt Cloudfakt auf Wunsch jeden Morgen per Mail, zusammen mit dem, was sonst am Tag ansteht. Das ist der Lauf Tagesübersicht (Kapitel 17).

Merksatz:Organisation → Aufgaben sind Merkzettel. Projektaufgaben entstehen im Projektblatt oder im Dialog der Stoppuhr und gehören zur Zeiterfassung (Kapitel 11).

Nach der Anmeldung landen Sie auf der Startseite, im Menü heißt sie Übersicht. Oben stehen vier Kennzahlen: Offene Forderungen, Überfällig, Aktive Kunden und Ablaufende Domains (die nächsten 60 Tage).

Darunter folgt die Karte Aufgaben mit dem, was überfällig ist, heute fällig wird, demnächst ansteht oder keinen Termin hat (Kapitel 12, „Aufgaben auf der Übersicht“). Eine Aufgabe haken Sie dort direkt ab.

Das Umsatzdiagramm zeigt den Nettoumsatz, wahlweise für Letzte 12 Monate (die Vorgabe, laufend bis heute) oder für ein Kalenderjahr, jeweils mit der Summe des Zeitraums im Kopf der Karte. Sie stellen es über das Auswahlfeld rechts oben um. Angeboten werden nur Jahre, in denen Rechnungen liegen. Unter dem Diagramm steht Umsatz je Jahr (netto) mit einer Zeile je Jahr, daneben die Liste der ablaufenden Domains.

Jede Karte erscheint nur, wenn Ihre Rolle den zugehörigen Bereich öffnen darf. Wer keine Rechnungen sehen darf, sieht auch keinen Umsatz.

Alles, was nach der Rechnung kommt, steht unter dem Menüpunkt Buchhaltung direkt unter der Fakturierung:

Menüpunkt	Inhalt
Rechnungs Abgrenzung	Welcher Anteil einer Rechnung in welches Jahr gehört
Zahlungen	Eingegangene Zahlungen mit Status und Zahlart
Kontoauszug	Kontoauszug aus dem Online-Banking einlesen und Zahlungseingänge zuordnen
Auswertungen	Umsatz, Provisionen, Datenqualität, Buchhaltungs-Auswertung, Zusammenfassende Meldung
Eingangsrechnungen	Rechnungen von Lieferanten samt Beleg
Kassabuch	Barbelege mit laufendem Kassastand

In der Fakturierung bleiben Rechnungen, Rechnungslauf, SEPA-Lastschrift, Mahnwesen, Rechnungsdruck, Postversand sowie Angebote und Aufträge.

Die Buchhaltung ist ein eigenes Modul, und jeder Eintrag darin hat zusätzlich sein eigenes. Ein Betrieb kann also nur das Kassabuch oder nur die Auswertungen gebucht haben. Fehlt der Menüpunkt, obwohl einzelne Bereiche gebucht sind, ist die Buchhaltung im Tarif noch nicht freigeschaltet.

Buchhaltung → Auswertungen zeigt drei Karten für das laufende Jahr:

Karte	Inhalt
Top-Kunden nach Umsatz	Die 20 umsatzstärksten Kunden mit Anzahl der Rechnungen und Nettoumsatz
Datenqualität	Prüfungen des Bestands, jede mit der Zahl der betroffenen Datensätze
Provisionen	Vertreter, Provisionssatz, Nettoumsatz und errechnete Provision

Rechts oben führen zwei Symbole weiter: die Waage zur Buchhaltungs-Auswertung (13.4), die Weltkugel zur Zusammenfassenden Meldung (13.5).

Datenqualität

Die Karte prüft acht Dinge. Steht hinter einer Zeile eine Zahl größer als null, führt ein Klick auf die Zeile zur Liste der betroffenen Datensätze, und jede Zeile dieser Liste öffnet das zugehörige Formular.

Prüfung	Was sie findet
Aktive Domains ohne Fälligkeit	Domains, die nie auf eine Rechnung kommen, weil der Verrechnungstermin fehlt
Aktive Services ohne Preis und Artikel	Verträge mit Betrag null und ohne zugeordneten Artikel
Dieselbe Leistung zweimal zum selben Termin fällig	Zwei gleiche Verträge beim selben Kunden, siehe unten
Rücklastschriftgebühr, die keine Rechnung mehr erreicht	Gebühren, die auf keine Rechnung mehr kommen, siehe unten
SEPA-Kunden ohne aktives Mandat	Zahlart Lastschrift, aber kein gültiges Mandat
E-Mail-Versand ohne E-Mail-Adresse	Versandart E-Mail, aber keine Adresse hinterlegt
Steuerfreie Kunden ohne geprüfte UID	Steuerbefreiung ohne bestätigte UID-Nummer
Belegsumme weicht von den Positionen ab	Belege, deren Positionen nicht die Belegsumme ergeben

Gezählt werden nur aktive Kunden und aktive Verträge. Die Karte lohnt sich besonders nach einer Übernahme aus einem anderen System.

Die Prüfung Dieselbe Leistung zweimal zum selben Termin fällig zeigt Verträge, die beim selben Kunden mit gleicher Bezeichnung, gleichem Betrag und gleichem Verrechnungsdatum nebeneinander stehen. Der Rechnungslauf sammelt jeden fälligen Vertrag einzeln ein, dieselbe Zeile erscheint dann zweimal auf der Rechnung. Gezählt werden nur wiederkehrende Verträge mit einem Betrag über null. Nicht jeder Treffer ist ein Fehler: Manche Kunden beziehen dieselbe Leistung wirklich zweimal. Sie entscheiden von Hand.

Die Prüfung Rücklastschriftgebühr, die keine Rechnung mehr erreicht hat diesen Hintergrund: Die Gebühr einer zurückgegebenen Lastschrift kommt auf die nächste Rechnung des Kunden. Die entsteht nur, wenn der Kunde einen laufenden Vertrag mit Verrechnungstermin hat und überhaupt berechnet wird. Häufig geht eine Lastschrift aber zurück, weil das Konto erloschen ist und der Kunde geht. Die Liste nennt Kunde, Beleg, Tag der Rückgabe, Betrag und den Grund: Kunde wird nicht berechnet, Kunde ist inaktiv oder gesperrt oder Kein laufender Vertrag mit Verrechnungstermin. Stellen Sie die Gebühr als eigene Rechnung oder schreiben Sie sie bewusst ab. Diese Prüfung zählt als einzige auch Kunden, die nicht mehr aktiv sind.

Buchhaltung → Auswertungen, Symbol Waage. Die Seite fasst zusammen, was in einem Zeitraum an Belegen entstanden und an Geld geflossen ist.

1. Wählen Sie unter Zeitraster Woche, Monat oder Jahr. Die Kalenderwoche folgt der ISO-Zählung.
2. Tragen Sie Von und Bis ein. Ohne Angabe steht das laufende Jahr nach Monaten da.
3. Klicken Sie auf Anzeigen.

Die erste Tabelle

Je Zeitraum eine Zeile mit diesen Spaltengruppen:

Spaltengruppe	Inhalt
Rechnungen, Gutschriften, Stornos	je Anzahl, Netto, USt und Brutto
Gesamt	die Summe der drei. Gutschriften und Stornos stehen negativ und mindern sie
Eingangsrechnungen	Anzahl, Netto, USt und Brutto der Lieferantenrechnungen
Saldo	Ausgang minus Eingang, netto und brutto
Kassa	Anzahl, Einnahmen, Ausgaben und Kassastand
Mahnungen	Anzahl und Gebühren
Zahlungen	Anzahl und Betrag

Die Kassa steht in einer eigenen Spaltengruppe und zählt weder zur Summe noch zum Saldo. Zu einer Barzahlung gibt es meist auch eine Rechnung, beides zu zählen würde den Umsatz doppelt zeigen. Ohne das Modul Kassabuch entfallen die Spaltengruppe und die Liste der Kassabelege.

Merksatz: Gezählt wird nach dem Belegdatum. Entwürfe bleiben draußen, sie tragen keine Nummer und sind nicht gebucht. Mahnungen und Zahlungen tragen ihr eigenes Datum: In derselben Zeile stehen also nicht unbedingt dieselben Belege.

Unter der Tabelle stehen die Eingangsrechnungen des Zeitraums einzeln, mit Datum, Lieferant, Belegnummer, Kategorie, Beträgen, Zahlungsstand und Notiz. Das Büroklammer-Symbol öffnet den hinterlegten Scan. Darunter folgen die Einträge des Kassabuchs mit dem Übertrag aus der Zeit davor.

Netto und USt je Steuersatz

Die zweite Tabelle nennt Netto und USt je Steuersatz. Das ist die Aufstellung für die Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Die Aufteilung nach Steuersätzen rechnet Cloudfakt aus den Positionen, gebucht ist dagegen die Belegsumme. Fehlen bei einem Beleg die Positionen oder ergeben sie nicht die Belegsumme, steht die Differenz in der Spalte Ohne Aufschlüsselung, in Rot. Die Zeilensumme entspricht deshalb immer der Belegsumme aus der ersten Tabelle. Der Link Betroffene Belege ansehen führt auf die Liste dieser Belege mit Nummer, Datum, Kunde, Belegsumme, Summe der Positionen und Differenz. Es ist dieselbe Liste wie die Prüfung Belegsumme weicht von den Positionen ab in der Datenqualität (13.3). Ein korrigierter Beleg verschwindet daraus.

Die beiden Downloads

Rechts oben stehen zwei Knöpfe:

• Tabelle als CSV gibt die erste Tabelle für die Tabellenkalkulation aus.
• Buchungsjournal (BMD/DATEV) gibt eine Zeile je Beleg, Erlöskonto und Steuersatz aus: Belegdatum, Belegnummer, Debitor, Erlöskonto, Gegenkonto, Netto, USt, Brutto, Steuersatz, Steuercode und Buchungsfall im Klartext.

Das Erlöskonto bestimmt Cloudfakt je Position und nicht je Beleg. Ein am Artikel hinterlegtes Konto geht dem Konto aus den Einstellungen vor.

Achtung: Fehlt für einen Buchungsfall das Erlöskonto, steht über der Tabelle die Warnung Das Buchungsjournal ist unvollständig. mit dem Namen des Falls. Die Spalte bliebe in der Datei leer. Der Knopf Konten pflegen führt zu System → Einstellungen → Konten & BCC.

Unter System → Einstellungen → Konten & BCC lässt sich im Feld Journal ab ein Stichtag hinterlegen. Beginnt der gewählte Zeitraum davor, gibt Cloudfakt kein Journal aus und sagt das über der Tabelle. Zeitraum ab … setzt den Beginn auf den Stichtag, Trotzdem herunterladen gibt die Datei dennoch aus.

Buchhaltung → Auswertungen, Symbol Weltkugel. Die Seite erreichen Sie auch aus der Buchhaltungs-Auswertung.

Wer eine Leistung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Mitgliedstaat erbringt und die Steuerschuld auf den Empfänger überwälzt (Reverse Charge), muss das dem Finanzamt melden: je UID des Empfängers mit der Summe, im Meldezeitraum der Umsatzsteuer-Voranmeldung.

1. Prüfen Sie den Zeitraum. Voreingestellt ist das laufende Quartal. Wer monatlich meldet, stellt Von und Bis um und klickt auf Anzeigen.
2. Lesen Sie die Tabelle. Sie nennt je UID das Land, den Namen, die Kundennummer, die Anzahl der Belege und den Betrag.
3. Laden Sie die Meldung über das Symbol rechts oben (Meldung als CSV) herunter.

Gemeldet wird der Nettobetrag der betroffenen Positionen, nicht die Belegsumme. Eine Rechnung kann eine steuerfreie und eine im Inland steuerpflichtige Zeile zugleich tragen, und nur die erste gehört in die Meldung.

Achtung: Steht über der Tabelle die gelbe Warnung Belege ohne UID des Empfängers, sehen Sie sich diese Belege an, bevor die Meldung hinausgeht. Sie gingen steuerfrei in einen anderen Mitgliedstaat, tragen aber keine UID. In der Meldung fehlen sie, weil es keinen Empfänger zu melden gibt. Entweder fehlt die UID am Kunden, oder der Beleg hätte Steuer tragen müssen.

Export	Wo	Inhalt
Stammdaten je Liste	Knöpfe CSV und XLSX über den Listen Kunden, Domains, Server, Artikel und Lieferanten	Jede gepflegte Spalte
Datenexport	System → Werkzeuge, Reiter Export	Zehn Datenarten als CSV, XLSX oder JSON Lines
Kunden als CSV (Vollexport)	Liste Kunden, zweites CSV-Symbol	Der Kundenstamm mit Anschrift, UID und Zahlweise
Rechnungen als CSV (Vollexport)	Liste Rechnungen, CSV-Symbol	Alle Belege mit Summen und Status
Buchungsjournal	Buchhaltung → Auswertungen, Buchhaltungs-Auswertung	CSV für BMD und DATEV (13.4)
Zusammenfassende Meldung	Buchhaltung → Auswertungen, Weltkugel	Innergemeinschaftliche Leistungen je UID (13.5)
Rechnungsabgrenzung	Buchhaltung → Rechnungs Abgrenzung	XLSX je Jahr
SEPA-Sammler	Fakturierung → SEPA-Lastschrift	pain.008-XML für das Online-Banking

Merksatz: Die beiden Vollexporte und die Seite Werkzeuge stehen nur Administratoren offen. Jeder Abruf eines Vollexports wird mit Benutzer, Anzahl der Datensätze und Zeitpunkt protokolliert.

Datenexport unter Werkzeuge

1. Öffnen Sie System → Werkzeuge und dort den Reiter Export.
2. Wählen Sie das Format: CSV (mit Semikolon, für Excel), Excel (XLSX) oder JSON Lines.
3. Wählen Sie bei Rechnungen und Zahlungen bei Bedarf ein Jahr. Ohne Auswahl kommen alle Jahre.
4. Klicken Sie auf die Datenart: Kunden, Ansprechpartner, Domains, Speicherplätze, Server, Artikel, Lieferanten, Dienstleistungen, Rechnungen oder Zahlungen.

Die Knöpfe CSV und XLSX über den Stammdatenlisten rufen denselben Export für die jeweilige Liste auf. Speicherplätze haben keinen eigenen Knopf, sie exportieren Sie über Werkzeuge.

Ausgegeben wird jede gepflegte Spalte. Beim Artikel sind das über vierzig, samt Abrechnung, Kennzeichen, Provision, Bestand, FiBu-Konten, Webspace-Merkmalen, Langtext und internen Bemerkungen.

Zwei Schreibweisen in den Dateien sollten Sie kennen:

• Nameserver stehen als ns1.ihredomain.at=192.0.2.1, mehrere durch Komma getrennt. Ist keine IP hinterlegt, steht nur der Name.
• Webspace-Merkmale eines Artikels stehen als JSON in einer Zelle, zum Beispiel {"quota_mb":10000,"mailboxes":10}.

Beide Formen liest der Import unverändert wieder ein. Sie können einen Export also in einer Tabelle überarbeiten und zurückspielen.

Inkasso-Fälle

Rechnungen, die die Inkasso-Stufe erreicht haben und noch offen sind, stehen unter Fakturierung → Mahnwesen im Reiter Inkasso-Kandidaten. Einen Knopf für die Datei gibt es dort nicht.

Nur für den Betreiber der Installation: Die Datei zur Übergabe erzeugt der Konsolenbefehl wf2:inkasso-export am Server (Kapitel 8, „Inkasso“).

System → Werkzeuge, Reiter Import. Cloudfakt nimmt Tabellen für sechs Datenarten entgegen: Kunden, Domains, Speicherplätze, Server, Artikel und Lieferanten. Erlaubt sind CSV und XLSX bis 20 MB.

1. Laden Sie über das Symbol zum Herunterladen in der Karte der Datenart die Musterdatei herunter. Sie trägt genau die Spaltenköpfe, die der Import erwartet, und eine Beispielzeile.
2. Füllen Sie die Datei aus und wählen Sie sie in der Karte aus.
3. Klicken Sie auf Testlauf. Cloudfakt prüft die ganze Datei, schreibt aber nichts. Über den Karten steht danach, wie viele Zeilen verarbeitet, angelegt, aktualisiert und übersprungen würden, samt Fehlern je Zeile.
4. Stimmen die Zahlen, wählen Sie die Datei erneut aus und klicken auf Import.

Cloudfakt ordnet jede Zeile über ihren Schlüssel zu: Kundennummer, Domain, Servername, Artikelnummer oder Lieferantennummer. Gibt es den Datensatz schon, wird er aktualisiert, sonst angelegt. Eine leere Zelle lässt den bestehenden Wert stehen.

Merksatz: Zeilen, deren erste Spalte mit BEISPIEL beginnt, überspringt der Import. Die Musterzeile kann also nie einen echten Datensatz überschreiben.

Spaltenköpfe

Die Spaltenköpfe müssen nicht wörtlich stimmen. Groß- und Kleinschreibung, Bindestriche und Leerzeichen spielen keine Rolle. Beim Artikel gilt Artikelnummer ebenso wie ArtNr, Bezeichnung ebenso wie Name, FiBu-Inland ebenso wie FiBuKto.

Achtung: Eine Spalte, deren Kopf Cloudfakt nicht erkennt, wird ohne Meldung übergangen. Nehmen Sie deshalb vor dem echten Import immer den Testlauf und lesen Sie die Zahlen.

Pflicht ist beim Artikel nur die Artikelnummer. Sie entscheidet, ob angelegt oder aktualisiert wird. Bei einem neuen Artikel kommen Bezeichnung und Preis dazu.

Die fünf FiBu-Spalten des Artikelstamms

FiBu-Inland, FiBu-EU-steuerfrei, FiBu-Drittland, FiBu-Privat-EU und FiBu-Privat-Drittland nehmen je ein Erlöskonto auf. Es geht für diesen Artikel dem Konto aus den Einstellungen vor (Kapitel 3, „Konten und BCC-Adressen“). Die Spalten entsprechen eins zu eins den Buchungsfällen dort.

Leer ist der Regelfall: Dann gilt das Konto aus den Einstellungen. Ein eigenes Konto lohnt nur, wo ein Artikel anders gebucht wird als der Rest.

Achtung: Die Felder sind 20 Zeichen lang, genau so lang wie eine österreichische IBAN. Eine versehentlich eingesetzte Bankverbindung übernimmt der Import ohne Fehlermeldung. In die Spalte gehört eine Kontonummer aus dem Kontenplan.

Grenzen einer XLSX-Datei

Eine XLSX-Datei darf höchstens 100.000 Zeilen und 1.000 Spalten haben, und kein Teil des Archivs darf entpackt größer als 50 MB sein. Eine größere Datei weist Cloudfakt mit einem Hinweis ab. Teilen Sie sie oder übergeben Sie sie als CSV.

Rechnungs-PDFs

Rechnungen und Zahlungen lassen sich nicht als Tabelle einlesen. Der Reiter Webfakt Import nimmt fertige Rechnungs-PDFs entgegen und legt sie im Rechnungsarchiv ab.

1. Benennen Sie jede Datei nach dem Muster Rechnungsnummer_Kundennummer.pdf, zum Beispiel 6184_10103.pdf.
2. Laden Sie die Dateien in der Karte PDFs hochladen über Hochladen in den Importordner. Mehrere Dateien auf einmal sind möglich.
3. Klicken Sie auf Webfakt Import starten.

Cloudfakt prüft zu jeder Datei Kunde und Rechnung. Stimmt beides, wandert das PDF ins Archiv. Bei einem Fehler bleibt es im Importordner liegen.

Der Reiter Funktionen unter System → Werkzeuge enthält drei Dinge:

• Cache leeren rechnet zwischengespeicherte Werte neu, etwa die Kennzahlen der Übersicht.
• Datenexport (JSONL) gibt Kunden, Rechnungen und Zahlungen mit einem Datensatz je Zeile aus, für Sicherungen oder einen Umzug.
• Passwörter rollieren erzeugt für jeden Kunden mit Zugang zum Kundencenter ein neues Passwort und schickt es ihm per E-Mail.

Achtung:Passwörter rollieren trifft alle Kunden auf einmal. Die bisherigen Passwörter gelten danach nicht mehr.

System → Vorlagen führt drei Arten von Vorlagen auf einer Seite zusammen. Oben wechseln Sie mit drei Knöpfen zwischen E-Mail-Vorlagen, Textbausteine und Dokument-Vorlagen. Jede Liste hat oben rechts einen eigenen Papierkorb (14.6).

Eine E-Mail-Vorlage ist der Text, den Cloudfakt bei einem bestimmten Anlass verschickt: Rechnung, Gutschrift, Stornorechnung, Zahlungserinnerung und Mahnung, Bestellbestätigung, Zugangsdaten, Kündigungsbestätigung, Verlängerungshinweis und einige mehr. Vorlagen, die das Programm selbst verschickt, tragen in der Liste das Kennzeichen System.

Eine Vorlage bearbeiten

1. Öffnen Sie System → Vorlagen und klicken Sie bei der Vorlage auf Bearbeiten.
2. Ändern Sie Betreff und Inhalt (HTML). Der Editor hat zwei Reiter: Code für den Text und Vorschau für die Ansicht.
3. Lassen Sie das Häkchen Aktiv gesetzt und klicken Sie auf Speichern.
4. Schicken Sie sich über die Karte Test-E-Mail senden eine Probe. Sie kommt mit Beispielwerten an und sieht so aus, wie der Kunde sie bekommt.

Die Vorlage enthält nur den Text der Mail. Beim Versand setzt Cloudfakt ihn in einen Rahmen: oben Ihr Logo (ersatzweise der Firmenname), unten eine Fußzeile mit Firma und Anschrift. Die Vorschau im Editor wirkt deshalb schlichter als die fertige Mail. Ohne Rahmen bleibt nur die Mail, die Sie selbst von Hand schreiben; sie trägt Ihre Signatur.

Platzhalter

Platzhalter in geschweiften Klammern ersetzt Cloudfakt beim Versand, zum Beispiel durch Kundenname, Rechnungsnummer, Betrag oder Fälligkeit. Welche es gibt, steht in der Karte Platzhalter auf derselben Seite, und die Spalte Gefüllt bei nennt die Anlässe.

Nicht jeder Platzhalter passt zu jedem Anlass. {invoice_number} gibt es nur bei Belegen und Mahnungen, {customer_email} nur bei den Zugangsdaten. Ein Platzhalter, den der Anlass nicht füllt, bliebe mit den geschweiften Klammern in der Mail stehen. Cloudfakt weist deshalb an mehreren Stellen darauf hin:

Wo	Was Cloudfakt zeigt
Liste der Vorlagen	Gelbes Kennzeichen Ungefüllte Platzhalter. Mit der Maus darauf sehen Sie die betroffenen Platzhalter
Vorlage bearbeiten	Gelber Hinweis über dem Formular mit allen betroffenen Platzhaltern
Nach dem Speichern	Dieselbe Warnung einmal oben in der Liste
Zugangsdaten und Freischaltung	Cloudfakt hält den Versand an, bis die Vorlage stimmt (Kapitel 5, „Post zum Vertrag“)

Bei selbst angelegten Vorlagen mit eigenem Schlüssel prüft Cloudfakt die Platzhalter nicht.

Begleittext zu Rechnung, Gutschrift und Storno

Jede der drei Belegarten hat ihre eigene E-Mail-Vorlage (Schlüssel invoice, credit_note und storno). Fehlt die Storno-Vorlage oder ist sie abgeschaltet, nimmt Cloudfakt die Vorlage der Gutschrift. Ist auch die passende Vorlage gelöscht oder nicht aktiv, geht ein eingebauter Kurztext hinaus. Der Versand bricht deshalb nie ab.

Wen der Platzhalter für den Kundennamen anspricht

In jeder Mail an einen Kunden setzt Cloudfakt für {customer_name} den Namen eines Menschen ein, nicht die Firma:

Am Kunden hinterlegt	In der Mail steht
Vorname und Nachname (auch neben einer Firma)	Vorname Nachname
nur Firma, dazu mindestens ein Ansprechpartner	der erste Ansprechpartner
nur Firma, kein Ansprechpartner	die Firma

Soll ein Firmenkunde persönlich angesprochen werden, tragen Sie am Kunden Vor- und Nachnamen ein oder legen einen Ansprechpartner an. Das gilt für Rechnung, Mahnung, Zugangsdaten, Bestellbestätigung, Kündigung, Angebot, Datenblatt, Rundsendung, Störungsmeldung und Servicebericht. Auf Belegen, in Listen und in der Anschrift steht weiter die Firma voran.